MS PROJECT

HERRAMIENTA DE DISEO Y
GESTIN DE PROYECTOS
Marzo 2015

E. Ulloa

PROYECTO
ES EL ESFUERZO TEMPORAL
NECESARIO PARA ALCANZAR
UN OBJETIVO O LA CREACIN
DE UN PRODCTO NICO.
E. Ulloa

ESFUERZO
CONJUNTO DE RECURSOS TANTO
HUMANOS COMO MATERIALES
NECESARIOS PARA EL LOGRO DEL
OBJETIVO PLANTEADO.

E. Ulloa

TEMPORAL
EXISTE LIMITACIONES EN EL TIEMPO
UNA FECHA DE INICIO Y UNA FECHA
DE FINALIZACIN.
EL DESARROLLO DEL PROYECTO
CONSUME TIEMPO.
E. Ulloa

OBJETIVO O
PRODUCTO
EL PROYECTO PERSIGUE CUMPLIR
UN OBJETIVO O LOGRAR UN
PRODUCTO PARA SATISFACER UNA
NECESIDAD DE UNA POBLACIN,
DE UN MERCADO O UN CLIENTE.
E. Ulloa

RECURSOS
PERSONALES O HUMANOS

Pedro, mara, ingeniero, albail, etc.

MATERIALES
MATERIALES: Cemento, cable, postes, clavos,
EQUIPAMIENTO: Mescladora, pala excabadora,
ECONMICO: Dinero o recursos financieros

COSTOS

Sueldos, salarios, alquiler, precios, viticos,

pasajes, dietas, tiket areo, etc.
E. Ulloa

TEMPORALIDAD
UN PROYECTO QUEDA DELIMITADO ENTRE
UNA FECHA DE COMIENZO Y UNA FECHA DE
FINALIZACIN.
NORMALMENTE, A PARTIR DE UNA FECHA
DE COMIENZO SE ENLAZAN TAREAS Y SE
OBTIENE UNA FECHA DE FINALIZACIN.
HAY CASOS EN LA QUE SE DETERMINA LA
FECHA DE FINALIZACIN Y SE CALCULA
RETROSPECTIVAMENTE LA FECHA DE
COMIENZO.
E. Ulloa

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
PROCESO:
PROCESO
PLANEAR
ORGANIZAR
ADMINISTRAR

TAREAS Y RECURSOS
PARA ALCANZAR UN OBJETIVO
CONCRETO
CON RESTRICCIONES DE:
DE
TIEMPO
RECURSOS O COSTOS

E. Ulloa

TRINGULO DEL PROYECTO

TIEMPO
Para

completar el proyecto

DINERO
Presupuesto

basado en costos de recursos,

personas, equipamientos y materiales para
realizar las tareas

MBITO
Los

objetivos y tareas del proyecto

Trabajo necesario para realizarlos
E. Ulloa

TRIANGULO DEL PROYECTO

ro
ne
Di

po
em
i
T

mbito

E. Ulloa

MS PROJECT
SOFTWARE PARA LA GESTIN DE PROYECTOS
PERMITE ORGANIZAR LA INFORMACIN SOBRE:

ASIGNACIN DE TIEMPOS A LAS TAREAS

RECURSOS ASOCIADOS

COSTOS ASOCIADOS

TANTO DE TRABAJO COMO DE MATERIALES

PARA QUE SE PUEDAN CUMPLIR LOS PLAZOS Y
PRESUPUESTOS
Y CONSEGUIR LOS OBJETIVOS
E. Ulloa

BASE DE DATOS DE MSP

MS Project almacena los datos del
proyecto en su base de datos
Calcula y controla la programacin, los
costos, mediante la creacin de un Plan.
Cuanto ms informacin se proporcione
ms preciso ser el Plan.
Acta como una hoja de clculo

E. Ulloa

ACCESO A LA INFORMACIN
VISTAS, presentan informacin del proyecto en
un formato fcil de interpretar.
Diagramas o grficos
Hojas, filas y columnas
Formularios, papel.

TABLAS, conjunto de columnas que muestran

informacin especfica de tareas, recursos y
asignaciones.
FILTROS, especifican la informacin de una
tarea o de un recurso que se debe mostrar o
resaltar en una vista.
E. Ulloa

COMO PROGRAMA MSP

El comienzo y fin de una tarea teniendo en
cuenta:
Dependencias

entre tareas
Delimitaciones e interrupciones (feriados)

Programa c/tarea utilizando la formula:

Duracin = Trabajo / Esfuerzo de recurso
Duracin,
Duracin

cantidad de tiempo que transcurre antes

de que la tarea concluya
Trabajo, esfuerzo necesario durante un perodo de
tiempo para realizar una tarea
Esfuerzo de recurso, cantidad de recursos
asignados a la tarea y su asignacin
E. Ulloa

EJEMPLO
Si tres pintores trabajan dos das en una tarea, con un
esfuerzo de 8 horas diarias, el trabajo de cada recurso es
16 horas (2 das * 8 horas)
El esfuerzo total de los recursos es de 24 horas al da (3
pintores * 8 horas)
El trabajo total en la tarea es 48 horas (2 das * 8 horas *
3 pintores)
La duracin es 2 das: 48 horas / (3 pintores * 8 horas)
E. Ulloa

LAS TAREAS
Se suceden a lo largo de la vida del proyecto
Todas tienen una tarea que se ejecuta antes
(excepto la primera)
La tarea que se ejecuta antes se llama
PREDECESORA.
Todas tienen una tarea que se ejecuta
despus (excepto la ltima)
La tarea que se ejecuta despus se llama
SUCESORA.
E. Ulloa

VNCULOS ENTRE TAREAS

FIN A COMIENZO (FC)

Una tarea no puede comenzar hasta que acabe otra

(predecesora)

COMIENZO A COMIENZO (CC)

Una tarea no puede comenzar hasta que comience otra

FIN A FIN (FF)

Una tarea no puede finalizar hasta que no finalice otra

COMIENZO A FIN (CF)

Una tarea no puede finalizar hasta que no comience otra

E. Ulloa

E. Ulloa

MAS EJEMPLOS
FIN A COMIENZO (FC)

El vertido de hormign no puede comenzar hasta que no

haya concluido la tarea de encofrado.

COMIENZO A COMIENZO (CC)

Cuando comienza la contratacin de personal puede

comenzar la tarea de capacitacin.

FIN A FIN (FF)

Hasta que no finalice las obras de jardinera no finalizan

los alquileres de herramientas de jardinera.

COMIENZO A FIN (CF)

El seguimiento de satisfaccin de los clientes no termina

hasta que no comience y tenga lugar la auditora.
E. Ulloa

HERRAMIENTAS CONCEPTUALES
Ruta crtica,
crtica

tareas que determinan la fecha de fin prevista del

proyecto .

Margen de demora,
demora

cantidad de tiempo que se puede retrasar

una tarea antes de que se encuentre en la ruta crtica.

Duracin,
Duracin cantidad de tiempo necesaria para terminar una tarea.
Hitos,
Hitos tareas que no tienen duracin, marcan el inicio o trmino

de

alguna fase del proyecto.

Tareas fijas,
fijas

conllevan la misma cantidad de tiempo,

independientemente de cunto personal o recursos se vean implicados.

Tareas condicionadas por los recursos,

recursos

cuando su

duracin se ve afectada por la adicin o retirada de recursos.

Dependencia,
Dependencia relaciones entre las tareas de un proyecto.
E. Ulloa

HERRAMIENTAS GRFICAS
DIAGRAMA DE GANTT,
GANTT

representa las tareas de un

proyecto mediante barras que reflejan la duracin de las tareas
individualmente. Los hitos aparecen a modo de objetos en forma de
diamante.

DIAGRAMAS DE RED,
RED

muestran el flujo de las tareas y la

relacin entre stas, cada tarea se encuentra en un cuadrado
llamado NODO y las lneas que conectan los nodos indican el flujo
de las tareas.

ESTRUCTURAS DE DESGLOSE DE TRABAJO

(EDT), similar a un organigrama, con estructura de rbol.

E. Ulloa

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Disciplina que examina la naturaleza de los
proyectos y ofrece formas de controlar el
progreso. Organiza y sistematiza los
procedimientos para reducir la incertidumbre.
Programacin
Presupuestos
Administracin de recursos
Seguimiento y elaboracin de
informes del progreso
E. Ulloa

Tareas de la administracin
de proyectos
Planificacin con antelacin,
antelacin

permite estimar con ms

precisin el tiempo y los recursos necesarios para terminar el proyecto.

Ver el progreso,
progreso

desde diferentes perspectivas ser posible ver si

se van a cumplir los objetivos.

Reconocer conflictos,
conflictos

mediante la identificacin temprana de

conflictos de tiempo y recursos, se podrn probar simulaciones para
resolverlos antes que se escapen al control.

Hacer ajustes,
ajustes

permite realizar ajustes en la programacin de los

tiempos y los costes de las tareas, actualizando automticamente el resto
de las tareas del proyecto.

Generar informes,
informes

crear informes sobre el estado del proyecto

para facilitar la toma de decisiones a los miembros del equipo.
E. Ulloa

FASES DE UN PROYECTO
1.
2.
3.

Establecer el objetivo,
objetivo claro especfico y mensurable.
Definir el mbito,
mbito parmetros de tiempo calidad y coste.
Planificacin,
Planificacin pasos necesarios y recursos para lograr el
objetivo.

Modificacin,
Modificacin revisin y determinacin de lnea de base.
5. Seguimiento,
Seguimiento determinar desde el principio mtodo y
mecanismo de seguimiento.
4.

6.

Revisar para aprender de los errores,

errores lecciones
aprendidas y mejores prcticas.

E. Ulloa

Objetivos del seguimiento de

recursos
Identificar una falta potencial de recursos
que posibilite el incumplir con las fechas
programadas o dilate la duracin del
proyecto.
Identificar recursos infrautilizados.
infrautilizados

E. Ulloa