La Planificacin Estratgica

como
instrumento
de
la
gestin por resultados
Elaborado por el Mtro. Alvaro Fernando Mungua
Martnez
Tomado del Manual de Planificacin Estratgica e
Indicadores de Desempeo en el Sector Pblico
del ILPES CEPAL
Junio del 2013

 La Planificacin Estratgica, PE, es una

herramienta de gestin que permite apoyar
la toma de decisiones de las organizaciones
en torno al quehacer actual y al camino que
deben recorrer en el futuro para adecuarse a
los cambios y a las demandas que les
impone el entorno y lograr la mayor
eficiencia, eficacia, calidad en los bienes y
servicios que se proveen.

 La
Planificacin
Estratgica
consiste
en
un
ejercicio
de
formulacin y establecimiento de
objetivos de carcter prioritario,
cuya caracterstica principal es el
establecimiento de los cursos de
accin (estrategias) para alcanzar
dichos objetivos.

 A partir de un diagnstico de la situacin

actual (a travs del anlisis de brechas
institucionales),
la
Planificacin
Estratgica establece cuales son las
acciones que se tomarn para llegar a
un futuro deseado, el cual puede estar
referido al mediano o largo plazo.

 La
definicin
de
los
Objetivos
Estratgicos, los indicadores y las
metas, permiten establecer el marco
para la elaboracin de la Programacin
Anual Operativa que es la base para la
formulacin
del
proyecto
de
presupuesto.

 Las caractersticas centrales de la gestin orientada a resultados son:

Identificacin de objetivos, indicadores y metas que permitan evaluar los
resultados, generalmente a travs del desarrollo de procesos
planificacin estratgica como herramienta para alinear las prioridades a
los recursos y establecer la base para el control y evaluacin de las
metas.
Identificacin de niveles concretos de responsables del logro de las
metas.
Establecimiento de sistemas de control de gestin internos donde
quedan definidas las responsabilidades por el cumplimiento de las metas
en toda la organizacin, as como tambin los procesos de
retroalimentacin para la toma de decisiones.
Vinculacin del presupuesto institucional a cumplimiento de objetivos.
Determinacin de incentivos, flexibilidad y autonoma en la gestin de
acuerdo a compromisos de desempeo.

 En el marco de las actividades de

planificacin de las organizaciones es
necesario
distinguir
entre
la
planificacin
estratgica
y
la
planificacin operativa. Aun cuando
ambas tratan de determinar los mejores
cursos de accin, la primera se refiere al
largo y mediano plazo y la segunda se
relaciona con el corto plazo.

Cuando hablamos de planificacin

estratgica nos estamos refiriendo
a las grandes decisiones, al
establecimiento de los Objetivos
Estratgicos
que
permiten
materializar la Misin y la Visin.

Cuando hablamos de planificacin

operativa nos estamos refiriendo a
la determinacin de las metas de
corto plazo, las cuales permiten
hacer operativas las estrategias. A
partir de esto es posible realizar la
programacin de las actividades y la
estimacin del presupuesto que se
requiere para llevarlas a cabo.

Vinculo entre la Planificacin Estratgica y el Control de Gestin

Metas /
Programacin

Planificaci
n
Estratgic
a

Consideracin de
nuevos productos y
objetivos
estratgicos

Revisin de
presupuest
os y
programas
Presupues
to

Evaluacin
Medidas
correctivas

Ejecucin

NIVELES
ORGANIZACIONA
LES
Presidencia

Directores

Nivel Operativo

ACTIVIDAD DE
PLANIFICACIN Y
CONTROL
Planificacin

Control de
Gestin

Control de
Actividades

TIPOS DE
INDICADORES
Indicadores
Gestin Global
de la Entidad o
Resultado Final
Resultado Final
o Impacto
Indicadores por
Centro de
Responsabilidad
Eficiencia,
Eficacia,
Economa,
Calidad
Indicadores
Operacionales,
Programacin.

 La planificacin estratgica en el mbito

pblico es una herramienta que nos ayudar
al establecimiento de prioridades, objetivos
y estrategias como apoyo a la definicin de
los recursos que necesitamos para lograr los
resultados esperados, por lo tanto debe ser
un proceso simple e incorporado en la rutina
de la toma de decisiones directivas en el
proceso presupuestario.

Desde esta perspectiva, debemos

contar
con
estndares
de
confiabilidad para identificar aspectos
claves
que
apoyen
la
gestin
organizacional,
tales
como
la
definicin de la Misin, Objetivos
Estratgicos, Estrategias, definicin
de metas e indicadores.

Dnde
queremos ir,
que
resultados
queremos
Cmo
lograr?
llegaremos?
Cmo
mediremos el
desempeo
logrado?

Visin
Valores
de
la
organizacin, como espera ser
reconocida , futuro deseado de
la organizacin
Objetivos Estratgicos Logros
que espera la Entidad para
cumplir con su misin Claros,
realistas,
desafiantes
y
congruentes entre s.
Estrategias Plan de Accin para
implementar
los
Objetivos
Estratgicos, y determinar el
presupuesto
Indicadores de Desempeo para
medir los logros, evaluar y tomar
acciones correctivas

Amenazas y Oportunidades, Fortalezas y

debilidades Anlisis del Entorno y del
Medio Interno

Quines
somos? Qu
hacemos y
para quienes?
Dnde
estamos?

Marco
Normativo
e
Institucional Anlisis de las
leyes,
y
normativas
Prioridades Gubernamentales
Identificacin
de
la
contribucin
de
la
organizacin
a las prioridades
Misin Descripcin
concisa y
del
PED
clara de la razn de ser de la
Entidad, propsito fundamental

Requisitos de la
Planificacin Estratgica
en el mbito pblico

El uso de la planificacin
estratgica apoya la toma
decisiones
en
diferentes
niveles
de
decisiones
gubernamentales
y
los
enfoques metodolgicos que
pueden apoyar este proceso
son
variados.

Las mejores prcticas en la

aplicacin de Planificacin
Estratgica
a
nivel
gubernamental insisten en la
necesidad de que la tcnica
utilizada se apegue a los
siguientes requisitos:

1.
Definir
los
responsables
de
los
Programas, reas o direcciones que tienen a
cargo la produccin de los bienes y servicios

2.
El
proceso
de
planificacin
estratgica debe ser la base para la
definicin de los planes operativos y
la programacin presupuestaria.

Por lo tanto:

Su realizacin debe ajustarse

con
el
calendario
presupuestario.

La metodologa y contenido del

proceso
debe
responder
preguntas bsicas para avanzar
hacia un presupuesto orientado
a resultados: qu productos
generamos, para quienes, en
qu condiciones, que resultados
comprometemos.

3. La PE debe permitir la definicin

de los resultados esperados de la
gestin anual.

si los objetivos que se identifiquen

son irrelevantes desde el punto de
vista de lo sustantivo del quehacer
institucional o son poco desafiantes
respecto
de
las
mejoras
institucionales y/o del programa, los
indicadores
que
permitirn
monitorear y evaluar el desempeo
tambin sern dbiles.

4. Para saber si hemos cumplido con

los
Objetivos
propuestos
es
necesario que la PE sea la antesala
del control de la gestin.

Las metas y las lneas de accin

de corto plazo deben estar
alineadas con las definiciones
estratgicas. Este alineamiento
debe permitir la identificacin
de los aspectos financieros y
Establecer los indicadores como fase
operativos para materializar el
final de la PE, implica definir cuales
presupuesto.
son Indicadores Estratgicos y cuales
sern parte de los Indicadores
Operativos del control de actividades
necesarias para la implantacin de los
planes, proyectos, etc.

Planificacin Estratgica y
Planificacin Operativa
Anual

Los planes operativos anuales son

herramientas
utilizadas
en
el
Presupuesto por Programas y
constituyen
un
conjunto
de
actividades que valorizan los
insumos que se requieren para la
realizacin de stas.

El Plan Operativo Anual (POA), debe

estar articulado adecuadamente
con definiciones estratgicas tales
como la misin, los productos y
usuarios, y los objetivos estratgicos.

En la prctica se observa que el POA es

utilizado como un equivalente a la
planificacin
estratgica
y
encontramos documentos extensos que
transcriben
la
Misin,
Visin,
diagnsticos institucionales y listados de
objetivos que en general no tienen la
caracterstica de estratgicos, siendo
que representan funciones permanentes.

Formato tipo de un Proceso de Planificacin Estratgica, Planificacin

Operativa y tipo de indicadores claves para el monitoreo y la evaluacin

AMBITOS
PLANIFICACIO
N
INSTITUCION
AL

TIPOS DE
INDICADORES

METAS

MISION INSTITUCIONAL

RESULTADO FINAL

MEDIANO

VISION

RESULTADO
INTERMEDIO

LARGO PLAZO

OBJETIVOS
ESTRATEGICOS

OPERATIV
O

MISION
PROGRAMA
OBJETIVOS
ESTRATEGICOS

INDICADORES

PRODUCTOS

RESULTADO
INTERMEDIO

MEDIANO
PLAZO

PRODUCTO

CORTO
PLAZO,

GESTION
ANUALES

1.
El
plan
operativo
anual
es
la
base para la
elaboracin del
Anteproyecto
de
Presupuesto,
de
ah
la
importancia
que haya una
adecuada
sintona
con
las prioridades
establecidas a
nivel
de
la
Planificacin
Estratgica.
4. Las direcciones
Ejecutoras
de
Programas
deben
estimar cual es el
volumen
preliminar
de la produccin final
o intermedia, o las
prestaciones que se
debern
cumplir
anualmente
para
satisfacer
los
requerimientos
determinados por el
Plan
Estratgico,
especficamente
a

Los
proyectos
de
inversin
debern
quedar
claramente
determinados
en
esta fase.

2.
La
Planificacin
estratgica
debe
ser
realizada,
tanto a nivel
Institucional,
as como a
nivel de las
direcciones
Ejecutoras de
los
Programas.

3. El Plan Operativo
Anual,
es
un
instrumento
que
debe
sistematizar
los
aspectos
operativos
relacionados con las
actividades
que
permiten
materializar
los
productos en una
expresin anual.

Problemtica en la Planeacin de Organismos Pblicos

Las
instituciones
elaboran su
POA sin
referencia
del PE
institucional.

La Unidad de
Presupuesto est
desvinculada de la
Unidad de
Planificacin.

No siempre los Programas

Presupuestarios
tienen
Unidades Ejecutoras, con
claras
responsabilidades
directivas, por lo que no hay
un
traslado
de
los
compromisos establecidos a
nivel institucional, con la
parte ejecutora.

Componentes del Proceso

de Planificacin
Estratgica

La misin es una descripcin de la

razn de ser de la organizacin,
establece
su
quehacer
institucional, los bienes y servicios
que
entrega,
las
funciones
principales que la distinguen y la
hacen diferente de otras instituciones
y justifican su existencia.

2. Qu hace:
descripcin de
los Productos
Finales
(Bienes y
servicios que
entrega)

1. Cul es el
propsito de
la
Organizacin

MISIN
4. Cul es el
efecto que se
espera lograr:
(resultado final)
en la poblacin
objetivo a la que
se dirige su
accionar, a travs
de los productos
provistos.

3. Para quines:
identificacin de
los Usuarios o
beneficiarios a
quines van
dirigidos los
productos
finales (bienes y
servicios)

Qu aspectos no deben ser incluidos en una misin?

Los Subproductos o productos intermedios

Los usuarios internos de la entidad
Los mejoramientos que la entidad piensa
realizar para ser ms eficiente o eficaz (estos
deben quedar registrados como objetivos
estratgicos)

La visin corresponde al futuro

deseado de la organizacin. Se
refiere a cmo quiere ser
reconocida la entidad, representa
los valores con los cuales se
fundamentar
su
accionar
pblico.
Qu no debe faltar?
Los valores de la entidad
Cmo quiere ser vista o percibida la institucin
en el futuro

Compromete
pblicamente
las
aspiraciones
institucionale
s, dando un
efecto de
cohesin a la
organizacin.

Complementa el
efecto
comunicacional
de la misin y
enmarca el
quehacer
institucional en
los valores que la
sociedad espera
de la entidad
pblica.

Importancia de la
declaracin de
Visin para la
gestin institucional

Permite
distinguir y
visualizar el
carcter
pblico y
cmo la
intervencin
gubernament
al se justifica
desde el
punto de
vista de lo
que entrega
a la sociedad

 Ejemplo 1: Institucin de Agricultura:

Queremos ser reconocidos como una organizacin consolidada, dinmica, con
liderazgo y reconocimiento nacional e internacional en fomento de la agricultura
sustentable, que es capaz de proporcionar de manera eficiente un programa
integral de servicios a productores campesinos.
Ejemplo 2: Institucin de Turismo:
Ser reconocido como lder en el desarrollo turstico en la regin, constituyndonos
en un destino turstico preferido por la conservacin y manejo sustentable de los
recursos naturales y consolidar el xito de la actividad turstica en el pas mediante
un modelo de gestin pblica descentralizado, efectivo y eficiente.
Ejemplo 3: Institucin de Educacin:
Un Ministerio de Educacin Pblica renovado y moderno al servicio de los
estudiantes y sus familias, de los docentes, de los directores de centros educativos
y, en general de las comunidades. Un Ministerio caracterizado por una gestin
administrativa eficiente, oportuna y transparente, que promueve el desarrollo
integral del ser humano y las capacidades humanas necesarias para vivir e
integrarnos en una sociedad global.

 Los objetivos estratgicos,

constituyen el siguiente paso
a definir, una vez que se ha
establecido cul es la Misin.
La pregunta a responder es:

Dnde queremos ir? Qu

resultados esperamos
lograr?

Dnde queremos ir,

que resultados
queremos lograr?

Objetivos
Estratgicos
Logros que espera la
Entidad para cumplir
con su misin Claros,
realistas, desafiantes y
congruentes entre s.

Los objetivos estratgicos son los logros que el Instituto Electoral,

espera concretar en un plazo determinado (mayor de un ao), para el
cumplimiento de su misin de forma eficiente y eficaz.

VISIN

LARGO
PLAZO
10, 12, 15
AOS

MISIN

MEDIANO
PLAZO
5, 6 AOS

OBJETIVOS
ESTRATGICOS

CORTO PLAZO
2, 3 AOS

Los objetivos estratgicos empleadas en los manuales

metodolgicos de varios pases, es posible distinguir las
siguientes caractersticas:
Se vinculan directamente con la misin.
Estn orientados a definir los resultados esperados para
concretar la misin en un perodo determinado de tiempo.
Expresan las variables relevantes o crticas del desempeo
esperado y stas son la base para la definicin de indicadores
de resultado final o impacto.
Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos
de accin preferentes en un plazo determinado (en general a
mediano plazo), sobre los cuales se establecen los grandes
tems de los recursos necesarios.

Cuando una entidad se propone establecer sus objetivos estratgicos, debe

partir necesariamente de un diagnstico institucional, que permita identificar
las brechas desde el punto de vista organizacional

Anlisis
Situacional

Dnde y Cmo
estamos?

Dnde
queremos estar,
y dnde
debemos estar

OBJETIVOSYESTRATE
GIAS
Anlisis de Problemas Anlisis FODA
Definicin de:
Programas
Plan
Indicadores
Metas

DIAGNOSTICO
Anlisis
Situacional

A qu problemas crticos
respondemos a travs de los
bienes y servicios que la
institucin entrega?
Qu capacidades tenemos?
Qu calidad e impactos
tenemos?
Cmo somos eficaces y
eficientes?
Cules son las expectativas
de los usuarios
del servicio?
Cmo se miden los

Prioridades
Institucionale
s

Problemas
que
atendemos
hoy

Fortalezas y
Debilidades
Capacidades
Recursos
Oportunidades
y Amenazas

Impactos
Resultados

Necesidade
s de la
poblacin
objetivo
Entorno
social,
econmico,
tecnolgico
y poltico

Restricciones
presupuestarias e
Incentivos

Cmo se redactan los objetivos estratgicos?

A nivel institucional
Sealar la expresin de logro, evidenciar el cambio o
transformacin que se espera con las polticas a cargo de la
Institucin, como por ejemplo:
o Mejorar los estndares de competitividad, disminuir niveles de
pobreza, garantizar niveles de seguridad, etc.
Evitar su redaccin en trminos de Contribuir, Fomentar,
Procurar.
Responder a la ciudadana hacia dnde se dirigen los recursos
asignados de la Institucin en su globalidad.
Responder a un problema o aspecto especfico relacionado con el
cumplimiento de la misin.
Responder sobre el Beneficio esperado para los usuarios a los
cuales van dirigidas las polticas y/o programas de la institucin.
Permitir a los usuarios y/o beneficiarios conocer hacia donde se

Los
objetivos
estratgicos constituyen
la
base
para
el
establecimiento de los
indicadores
que
permitirn
medir
el
avance de las acciones
gubernamentales hacia
los resultados.

NOTA: Los objetivos estratgicos deben

ser monitoreados y evaluados a travs
de indicadores. Tanto la institucin
como los ciudadanos, usuarios, deben
conocer el progreso que tienen las
entidades y los programas en el
cumplimiento
de
sus
objetivos
estratgicos, dado que all estn
depositadas las prioridades en la
asignacin de los recursos.

El objetivo estratgico
permite
constatar
la
intencin de un cambio
o transformacin en la
calidad,
eficiencia,
economa, o resultado
en los productos con los
cuales se relaciona

El objetivo estratgico,
debe
expresarse
en
trminos concretos de
resultados esperados y
no ser establecidos en
trminos de funciones
permanentes
del
Programa.

Ejemplos
Objetivos estratgicos
institucionales
OE
1:
Fortalecer
y
desarrollar
el
funcionamiento
de
los
mercados
agrarios,
y
aumentar la cobertura y
calidad de la provisin de
bienes y servicios pblicos
para el agro.
OE 2: Reducir los niveles de
pobreza rural y aumentar la
calidad del empleo rural
OE
3:
Apoyar
la
institucionalidad
y
la
organizacin privada y pblica
del Sector Agrario.
OE 4: Mejorar los niveles de
gestin y el aprovechamiento
sostenible de los recursos
naturales que proteja el medio

Objetivos estratgicos
programas (Direcciones)
Del objetivo estratgico 1:
OEP
1.1
Generar
mayores
oportunidades de acceso a los
mercados externos con certificacin
de calidad, acuerdos comerciales,
incentivos a la agro exportacin, y
reduccin de los efectos de plagas y
enfermedades en los 10 cultivos y
crianzas de importancia econmica
priorizados.
OEP 1.2 Ampliar la cobertura de
asesora para obtener seguridad
jurdica de la propiedad rural y
formacin de un mercado de tierras.
OEP 1.3 Implementar un sistema de
informacin agraria til y accesible a
los productores que produzca y
difunda seales del comportamiento
del mercado de los productos
campesinos,
considerando
el
ordenamiento de rubros y cadenas

Las estrategias son las directrices que ayudan a elegir

las acciones adecuadas para alcanzar las metas de la
organizacin. Permiten la definicin de las metas, los
Programas y planes de accin y la base para las prioridades
en la asignacin de recursos.
Ejemplo

Objetivo Estratgico 1:

Estrategias

Alcanzar
estndares
ISO/9001 de Supervisin del
Instituto Electoral.

Establecimiento de convenios
internacionales
para
la
estandarizacin
de
los
procesos.

 Posicin de la institucin
respecto de la competencia o
de
entidades
similares
(respecto de los costos,
coberturas, satisfaccin de los
clientes, etc.)

Los diferentes tipos de

estrategias deben
considerar aspectos
como por ejemplo:

NOTA: El beneficio social es

determinante a la hora de establecer la
rentabilidad del producto y la existencia
de la institucin.

Anlisis de los productos

(bienes y servicios): costo,
cobertura
geogrfica,
tecnologa utilizada, etc.
Anlisis de los usuarios: nivel
de satisfaccin, capacidad de
cubrir la demanda potencial,
etc.

Los planes de accin se realizan

una vez que tenemos claro
cuales sern las estrategias que
permitirn cerrar las brechas
entre lo que deseamos alcanzar
y las dificultades que enfrena la
organizacin actual y el entorno.

Estos planes son carcter operativo y se

desarrollan a nivel de cada uno de los
centros de responsabilidad que tienen a
cargo la generacin de un producto final, y
establecen los respectivos requerimientos
de recursos humanos y financieros que
permiten posteriormente la formulacin del
presupuesto.

En el mbito de la medicin del sector pblico un Indicador

de Desempeo puede ser definido como:
Una herramienta que entrega informacin cuantitativa
respecto del desempeo (gestin o resultados) en la entrega
de productos (bienes o servicios) generados por la Entidad,
cubriendo aspectos cuantitativos o cualitativos.

FOCO DE LA
EVALUACION

Evaluacin del desempeo: (gestin y

resultados)
MEDICION DEL DESEMPEO
LOGRADO POR LA
INSTITUCION

PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE

PRODUCCION
INSUMO
S
PROCESO
S
PRODUCT
OS
RESULTA
DOS

Algunos elementos que

no
debemos
olvidar
respecto
de
las
caractersticas de los
indicadores:

NOTA: Es importante considerar que el

indicador por s solo no permite la
evaluacin, solo permite demostrar el
comportamiento de una variable sujeto de
medicin
contra
ciertos
referentes
comparativos.

Los
indicadores
son
factores medibles y la
idea
es
que
midan
aspectos de resultados
claves para la toma de
decisiones.
Los
indicadores
identifican lo que ser
medido, no cunto ni en
qu direccin. Las metas
asociadas
a
esos
indicadores
nos
representan
lo
que
esperamos
obtener
como desempeo.
Para que los indicadores
tengan utilidad en la
entrega de informacin
sobre
desempeo,
idealmente
deben
ser
factores que se pueden
medir de forma continua.

Porcentaje de atencin de cobertura de cursos de cultura cvica

Cursos de
cultura
cvica
escuelas
primarias
pblicas

INDICADOR

FORMUL
A

Porcentaj
e de
atencin
de
cobertura
de cursos
de cultura
cvica

N de
escolares
que
reciben
cursos en
el
estado/Tota
l de
escolares
con
potencial
de
demanda

Qu
tipo de
anlisis
podem
os
realizar
a partir
de este
indicad
or?

PRODUCT
O

DESEMPE
O

META
S

2010 2011
25% 50%

2012
Logrado
75%
75%

Con base en estos propsitos de anlisis es que podemos

determinar el tipo de indicador que interesa construir:

Porcentaje de
Cobertura de
atencin en
reas crticas
desde la nula
construccin
ciudadana.

EFICACI
A

Costo por
Beneficia
rio

EFICIENCI
A

Porcentaje
de los
beneficiari
os que
declaran
estar muy
satisfechos
con los
cursos
(claridad,
objetividad
, CALIDAD
etc.)

Porcentaje
de los
cursos
impartidos
que estn
en el
estndar
nacional
pedaggic
o
CALIDAD

Porcentaje
de
material
didctico
que se
provee
que tienen
un nivel
de
ejecucin
presupues
taria
entre
ECONOM
95
A y 100%

Tipos de Indicadores

Indicadores que entregan

informacin del desempeo
desde el punto de vista de
la actuacin pblica en
la generacin de los
productos:
Insumos (Inputs)
Procesos o actividades
Productos (outputs)
Resultados finales
(outcomes)

Indicadores desde el
punto de vista del
desempeo de dichas
actuaciones en las
dimensiones:
Eficiencia
Eficacia
Calidad
Economa.

EFICACIA
Grado de cumplimiento de los
objetivos de la organizacin,
sin referirse al costo de los
mismos. Por esta razn podemos
obtener indicadores de eficacia,
tanto de los productos (outputs),
o bien de los resultados ya sea
intermedios o finales (impactosoutcomes)
CALIDAD
Capacidad de la institucin por
responder en forma consistente,
rpida y directa a las
necesidades de los usuarios
A) Mediciones Indirectas.
Mejorar los atributos y
caractersticas de los productos.
B) Mediciones Directas.
Grado de satisfaccin de los
usuarios.

EFICIENCIA
Describe la relacin entre dos
magnitudes:
La produccin fsica de un
producto(bien o servicio) y
Los insumos o recursos que se
utilizaron para alcanzar ese nivel
de produccin
Mayor cantidad de servicios dado el
mismo nivel de recursos
Alcanzar un determinado nivel de
servicios utilizando la menor cantidad
de recursos posible
ECONOMIA
Mide la capacidad de la institucin para
movilizar adecuadamente sus recursos
financieros para lograr el cumplimiento
de sus objetivos

Ejemplos

INDICADORES DE EFICACIA
PRODUCTO

RESULTADO
INTERMEDIO

RESULTADO FINAL
O IMPACTO

Porcentaje de exreclusos
participando en el
programa de
reinsercin/Total
poblacin exreclusa
potencialmente
beneficiaria del
Programa

Tasa anual de
variacin de exreclusos con
contrato de
trabajo

Porcentaje de
desempleo de la
poblacin ex
reclusa que
aprob Programa

Talleres de
capacitacin
realizados/Talleres
de capacitacin
programados

Participantes que
consiguen
certificarse /Total
de participantes

(Productividad de
los participantes
ao t
-Productividad
participantes ao
t-1/Productividad
participantes ao
t-1)*100

Indicadores de Eficiencia
EFICIENCIA-Producto
Medio carga de trabajo
Nmero de
inspecciones/nmero de
inspectores
Nmero de expedientes
resueltos por
semestre/dotacin de
personal en la tarea
Tasa de variacin de casos
ingresados por juez.
Carga de trabajo ponderada
por la complejidad
Tasa de congestin (Nmero
de casos registrados en el
ao+pendientes inicio
perodo)/Asuntos resueltos
en el ao

EFICIENCIA costo medio

Costo total programa
Becas/nmero de beneficiarios
Costo total inspecciones/Total
de inspecciones
Costo total de auditoria/Total
de auditorias
Tasa de variacin anual del
costo pblico por tipo de caso

RESULTADO
FINAL O IMPACTO
(OUTCOME)

RESULTADOS
INTERMEDIOS
PRODUCTO
(OUTPUT)
PROCESO

INSUMO
(INPUTS)

Cmo estn cambiando

las condiciones objetivas
que estamos
interviniendo y la
solucin de los
problemas?
Cmo est cambiando el
estado o comportamiento
de los beneficiarios?
Cuntas unidades de
productos y servicios
estamos generando?
Con qu rapidez lo
estamos haciendo?
Cuanto nos cuesta?
Cuntos recursos
invertimos, cuanto
personal? contratamos,
cuantos materiales?

1.Establecer
las
definiciones
estratgicas
como
referente para
la medicin

3.Formular el
indicador para
medir el
producto u
objetivo y
describir la
frmula de
clculo.

2.Establecer
las reas de
desempeo
relevantes a
medir

10. Comunicar
e Informar el
desempeo
logrado

Construccin
de
Indicadores:
10 pasos
bsicos

9.Evaluar:
establecer
referentes
comparativos
y establecer
juicios

4.Validar los
indicadores
aplicando
criterios
tcnicos

5.Recopilar los
datos

8.Establecer
supuestos

7.Sealar la
fuente de los
datos

6.Establecer
las metas o el
valor deseado
del indicador y
la periodicidad
de la medicin

PASO 1: Establecer las definiciones estratgicas como

referente para la medicin

Una primera pregunta que debe

hacerse la persona que desarrollar
los indicadores es si las definiciones
estratgicas
bsicas
de
la
organizacin estn claras: Misin,
Visin,
Objetivos
Estratgicos,
Estrategias y Plan de Accin.

?
?
?

Indicadores
de
Desempeo

Misin

Quienes somos,
que hacemos y
para quienes

Como sabemos
que llegamos

Objetivo
s

Estrategi
as
Donde queremos
ir
Cmo podemos
llegar
La medicin del desempeo es parte de un largo
proceso de planeamiento

PASO 2: Establecer las reas de desempeo relevantes

a medir

Los indicadores de desempeo en una

organizacin estn presentes en toda la
extensin del sistema de control de gestin,
y como tal aportan a los tres niveles de
decisiones de la planificacin estratgica,
control de gestin y operativa.

Misin

Aspectos
relevantes
de
medicin
(*)

Indicadore
s

Tipo
mbito de
Control/
desempe
o

Formula

Promover en
Resultados a
Tasa Variacin Resultado
(Poblacin
la
nivel del
de la
Final o
que practica
poblacin en
estilos de
poblacin
Impacto
deporte ao n
general
vida activa de entre x aos
/Poblacin
estilos de
la poblacin
que practica
ao n-1)vida
deporte en
1*100)
activa por
forma
medio de la
peridica
prctica
peridica
del ejercicio
fsico, el
(Poblacin
deporte y la
Prcticas
participante
recreacin
peridica del
Porcentaje de Resultado
Programa
en todas sus
ejercicio
la poblacin
Intermedio
Deporte que
Manifestacion fsico,
objetivo que
practica
es,
deporte y la
prctica
actividad
contribuyend recreacin
alguna
deportiva dos
o al
actividad
veces a la
mejoramiento
deportiva de
semana/Pobla
(*) Esta columna es solo de apoyo para identificar la relevancia del indicador respecto de las
de
la calidad
forma
cin inscrita
variables de los objetivos

 Los indicadores deben informar sobre las diferentes reas de la

organizacin.
El nmero de indicadores debe limitarse a una cantidad que
apunte a lo esencial y que ayude a captar el inters de los
diferentes usuarios a los cuales va dirigido.
El conjunto de indicadores debe cubrir las dimensiones del
desempeo de manera integrada.
Los indicadores deben facilitar el conocimiento del desempeo
de los procesos (resultados intermedios) para identificar los
cuellos de botella, las demoras y tiempo de cola, y el ciclo de
maduracin del servicio.
Los indicadores deben informar sobre como se avanza, es decir,
ser medidas del nivel de progreso hacia los resultados finales.
El nmero de indicadores que construyamos debe ser capaz de
ser utilizados y controlados

INSUMO

INDICADORES

CUANTOS
RECURSOS
NECESITAMO
S
Costos
planilla
Costos
unidades de
productos
Nmero de
funcionarios
Licitaciones
realizadas

PROCESO

PRODUCT
O

CUAN BIEN LO
HACEMOS

QUE HACEMOS

Costo por
vivienda

Nmero de
viviendas

Costo por
kilometro
construido
Tiempo de
respuesta
Fallo judicial

Kilmetros
construidos
Resoluciones
Sentencias
judiciales

Tiempo promedio

USUARIOS

TIPO

Actividades

Insumos o
inputs

Sistema
de
informaci
n interna
Entidades
Contralor
a

Eficiencia
Calidad
Economa
Presupuest
o (productos
finales)
Sistema de
informacin
interna
(productos
intermedios)

RESULTAD
O
INTERMED
COMO CAMBIAN
IO
LOS

COMPORTAMIENT
OS DE LA
VARIABLE,
USUARIO
Porcentaje de
viviendas con
estndares de
calidad en la normal
Porcentaje de
viviendas con
entorno urbano
mejorado
Porcentaje de
usuarios de
tribunales que
acceden a la justicia
Porcentaje de
tribunales de familia
que resuelven

RESULTA
DO FNAL
HAY ALGUNA
MEJORIA CAMBIO
EN LAS
CONDICIONES
INICIALES
Disminucin del dficit
habitacional estado X
Porcentaje de usuarios
que reciben vivienda
declaran satisfaccin
por calidad y entorno
Tasa de variacin en la
percepcin de los
ciudadanos respecto
de la justicia.
Porcentaje de
reduccin de
criminalidad

Eficacia
(cobertura,
focalizacin)
Calidad

Eficacia
Eficiencia
Calidad

Eficacia
Eficiencia
Calidad

Presupuest
o

Presupuest
o

Presupuest
o

Sistema de
informacin
interna
(productos
intermedios,
productos
finales)

Sistema de
informacin
Directivo

Sistema de
informacin
Directivo
Organismo
de
planificacin,

 PASO 3: Formular el indicador para medir el

producto u objetivo y describir la frmula de
clculo.
Una vez que tengo claro cules son los aspectos
relevantes que deben ser medidos qu mbitos se
van a medir y cules dimensiones, corresponde
construir cada uno de los indicadores
Lo anterior implica establecer el nombre del
indicador, las frmulas, las fuentes de los datos o
medios de verificacin y los supuestos

 Formular el nombre del indicador y la frmula de clculo:

El nombre del indicador debe ser lo ms ilustrativo posible sobre
lo que se quiere medir, y la frmula debe permitir informar
sobre los parmetros o variables que se estn midiendo
El nombre del indicador debe ser lo ms ilustrativo posible de lo
que se quiere medir.
Debe ser claro, preciso y autoexplicativo
Que cualquier persona entienda qu se mide con ese indicador
Si se usan siglas o aspectos tcnicos, deben definirse en una nota
explicativa

 Por ejemplo:
Porcentaje de aeropuertos que cuentan con
sistema ILS
Es fundamental en este caso incorporar una
nota:
ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizaje
instrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en
condiciones de baja visibilidad.

La frmula de clculo es una relacin matemtica

de las variables que deben entregar como
resultado lo que dice el nombre del indicador:
En el ejemplo anterior la frmula sera:
Total de aeropuertos con sistema ILS / Total de
aeropuertos del pas) * 100

Paso 4. Validar los indicadores aplicando criterios tcnicos

Un chequeo mnimo desde el punto de vista de su

validez para la toma de decisiones y la rendicin de
cuentas debera cumplir al menos con los siguientes:

Estar vinculados a la misin

Medir resultados intermedios y finales
Ser mensurables
Los datos deben ser vlidos y confiables
Tener identificados a los responsables por su cumplimiento
Estar dirigidos a prioridades que reflejen una gestin
integrada (mbito de eficiencia, eficacia, calidad, economa)
til para el personal, clientes internos y externos,
interesados, y hacedores de polticas

CRITERIOS DE VALIDACIN PARA LA CONSTRUCCIN

DE INDICADORES

Pertinenci
a

Relevanci
a

Debe referirse a los procesos y productos

esenciales que desarrolla cada institucin
para reflejar el grado de cumplimiento de
sus objetivos institucionales.
La medicin de todos los productos o
actividades que realiza la institucin genera
una saturacin de informacin, tanto al
interior de la organizacin como fuera de
sta.
Asegurarse que estoy midiendo los
objetivos vinculados a lo estratgico.
Cuando se trata de organizaciones que
tienen ms de un producto o servicio, es
conveniente desarrollar un conjunto de
indicadores globales que represente su
accionar estratgico vinculado a su misin.

Homogeneid
ad

Independen
cia

Este criterio implica preguntarse cul es la unidad de

producto (atenciones mdicas, asesoras legales, visitas
inspectivas, etc.) y, ms importante, procurar que dichas
unidades de producto sean equivalentes entre s en
trminos los recursos institucionales que consumen
(horas hombre, cantidad de insumos materiales, etc.). Se
debe procurar que sean de igual "costo" en un sentido
amplio del trmino.
Si no se da la equivalencia, para alcanzar las metas se
tender a ejecutar slo las acciones que demandan
relativamente menos recursos, postergando o anulando
las ms costosas o complejas, que a menudo son las que
tienen un mayor impacto sobre la gestin institucional.

Los indicadores deben responder en lo

fundamental a las acciones que desarrolla y
controla la institucin o a las variables del
entorno que se vean afectadas directamente por
esas acciones.
No puede estar condicionado a factores
externos, tales como la situacin general del
pas, la labor legislativa del parlamento o la
actividad conexa de terceros (pblicos o
privados).

Costo

Confiabilida
d

La obtencin de la informacin para la

elaboracin del indicador debe ser a costos
que tengan correlacin con los recursos que
se invierten en la actividad.

Digno de confianza, independiente de

quin realice la medicin. En principio la
base estadstica de los indicadores debe
estar en condiciones de ser auditada por
las autoridades de la institucin y
examinada por observadores externos.

Simplicida
de
Integralida
d

Oportunida
d

Existe una tensin entre ambos criterios: se

deben cubrir los aspectos ms significativos
del desempeo (integrar todas las
dimensiones del desempeo), pero la
cantidad de indicadores no puede exceder la
capacidad de anlisis de los usuarios, tanto
internos como externos. Los indicadores
deben ser de fcil comprensin, libre de
complejidades.
Debe ser generado en el momento
oportuno dependiendo del tipo de
indicador y de la necesidad de su medicin
y difusin.

Noredundancia

Focalizad
o en
reas
controlabl
es

Debe ser nico y no repetitivo.

Focalizado en reas susceptibles de

corregir en el desempeo de los
organismos pblicos generando a la vez
responsabilidades directas en los
funcionarios y el personal.

Participaci
n

Su elaboracin debe involucrar en el proceso

a todos los actores relevantes, con el fin de
asegurar la legitimidad y reforzar el
compromiso con los objetivos e indicadores
resultantes. Esto implica adems que el
indicador y el objetivo que pretende evaluar
sea lo ms consensual posible al interior de
la organizacin.

Paso 5. Recopilar los datos

Los datos pueden provenir de

distintas fuentes:
Informacin contablepresupuestaria
Estadsticas de produccin fsica,
cargas de trabajo del personal
Encuestas, estudios especiales
Benchmarking, etc.

Paso 6. Establecer las metas

Expresan el nivel de desempeo a alcanzar.

Se vinculan a los Indicadores, proveen la base
para la planificacin operativa y el presupuesto.
Cuatro caractersticas generales:

Especifica un desempeo medible.

Especifica la fecha tope o el perodo de Cumplimiento
Debe ser realista y financiables, pero representar un
desafo significativo.

Para identificar las metas puedo considerar

los siguientes elementos:
Desempeo histrico
Lnea base
Objetivos definidos
Desempeo logrado en instituciones similares,
procesos o programas

PASO 7: Establecer la fuente de los datos o medios de verificacin

Pueden provenir por ejemplo de:

Registros de la institucin (posibles de
auditar)
Estadsticas oficiales
Encuestas (realizadas por entes externos)

Paso 8: Establecer supuestos

Los supuestos son:

Aspectos no controlables por la institucin
Variaciones del tipo de cambio, o de determinados precios
pueden afectar niveles de ingresos esperados, tarifas, etc.
Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hay
probada posibilidad (norma o procedimiento externa) que
puede alterar la programacin)
Flujo de recursos internacionales, etc.

Paso 9: Monitorear y Evaluar

El monitoreo de los indicadores es el

proceso que nos permite ir verificando
el comportamiento de stos en alguna
frecuencia determinada, la cual puede
ser mensual, trimestral, semestral,
anual, etc.

Cmo interpretar los resultados?

En primer lugar no hay una medida nica que
demuestre por si sola el desempeo de la institucin,
por lo que es fundamental contar con una combinacin
de ellas que muestre el desempeo desde el punto de
vista de la gestin, as como de los resultados.
Esto principalmente por que ciertos indicadores
pueden ser contradictorios entre ellos y tenemos que
asegurarnos sobre que el desempeo en su conjunto
ha sido adecuado.

Ejemplo:

INTEGRALIDAD DE LAS METAS

Aumentar la cobertura del programa de
raciones a un 55% de la poblacin escolar.
Llegar a un costo promedio de $5
Alcanzar1000 caloras por racin

INDICADOR DE
EFICACIA
Poblacin escolar en
programa / poblacin
escolar total

INDICADOR DE
EFICIENCIA
Costo promedio de
las raciones: gasto
total programa /
nmero de raciones

INDICADOR DE
CALIDAD
* Caloras por
racin. *
Porcentaje de
aceptacin de los
escolares
(encuesta)

PASO 10: Comunicar e informar

La
comunicacin
e
informacin del desempeo
logrado, es un tema clave,
que est relacionado con la
elaboracin de informes.

EJEMPLO
Sistema de Justicia Criminal del Reino Unido
Misin:
Reducir del crimen y el temor al crimen y sus costos econmicos y
sociales y entregar justicia de forma segura y eficiente promoviendo
seguridad en las leyes.
Objetivos Estratgicos y Metas:
Objetivo 1: Reducir el crimen en un 15% en las reas de alta
criminalidad para 2007-2008
Objetivo 2: Mejorar la entrega de la justicia incrementando
porcentaje de captura (medido por el nmero de crmenes por los
cuales los victimarios son capturados por la justicia) a 1.25
millones16, para 2007-2008
0bjetivo 3: Tranquilizar a la poblacin, reduciendo el temor del
crimen y los comportamientos antisociales, y construir confianza en
el sistema de justicia criminal sin comprometer la imparcialidad.

Establecimiento de responsables por el cumplimiento de los

Objetivos:
En este caso los responsables del cumplimiento de las metas son:
La Secretara de Interior, la Secretara de Estado de Asuntos
Constitucionales y el Contralor General.
El monitoreo y evaluacin de estas metas se realiza a travs del
instrumento: Public Services Agreement (PSA)17, el cual se
acompaa de un documento denominado Technical Notes
donde se establecen los trminos usados por las metas de los
compromisos.
Este instrumento seala entre otros, que el logro de las metas
depende de forma crtica de que se cumplan un rango de
servicios de lnea, vinculados a metas que son prioridad nacional,
las cuales se coordinan con las prioridades y necesidades locales.

Ejemplo de cmo se establecen las metas y su monitoreo y evaluacin:

En primer lugar se establece cual es la institucin responsable de las metas. En
este caso el Home Office es responsable del cumplimiento del PSA 1, PSA 3 y
PSA 4 y contribuye al PSA 1.
En segundo lugar se definen como sern medidos cada una de las categoras de
los indicadores de impacto:
Nivel de crimen: es medido usando la Encuesta Britnica del Crimen, incluye
crmenes contra las personas y contra la propiedad.
El nivel de crimen tambin puede ser medido por los registros policiales del
crimen, pero estos indicadores son mejores para sacar las cargas de trabajo de la
polica y pueden ser usados para el anlisis de los aspectos de crmenes a nivel
local. El tipo de crmenes que cubren los registros policiales son muy similar a los
que cubre la encuesta por los tanto pueden ser comparados.
Se define adems lo que se entiende por reas de alta criminalidad, las cuales son
40 que tienen los mas altos ndices de criminalidad per cpita de poblacin y los
ms altos niveles de crmenes (cada uno de los cuales se define con el mismo
peso), como medicin se usa la comparacin de la encuesta en 2003 y 2004.

Se establece la lnea base, en este caso 2002/2003, no obstante el

2003/2004 puede ser usado para las reas de mayor criminalidad
Finalmente se establecen cuales son los criterios de xito
a) La meta estar bien lograda si entre el ao base y el ao
2007/2008 la reduccin del crimen es mayor o igual del 15%.
b) El promedio de reduccin en las 40 reas de ms alta
criminalidad es mayor que el promedio de reduccin en el resto de
las reas, las cuales son medidas por los registros de crimen
comparados con la encuesta.
PSA2: Tranquilizar a la poblacin, reduciendo el temor del crimen y
los comportamientos antisociales, y construir confianza en el
sistema de justicia criminal sin comprometer la imparcialidad.

Definicin de responsables:
Se establece que esta meta aplica a Inglaterra y Gales. La responsabilidad por
los factores de xito a) a la C) estn vinculados con el Home Office, los d) a la f)
estn compartidos entre el Home Office, el Departamento de Asuntos
Constitucionales y el Crown Prosecution Service.
Definiciones y Sistemas de Medicin
Se seala que todos los elementos de las metas, con excepcin de la e) sern
medidos usando la Encuesta Britnica del Crimen. Se utilizar la Encuesta de
Ciudadanos de la Home Office para medir la meta e)
La Lnea Base se establece para el ao 2002/2003 o cuando el dato de la
primera lneas base est disponible
Factores crticos de xito