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Documentacin de los Sistemas de

Informacin
Facilitador: Lic. Francisco Bez

Contenido
Documentacin de los SI
Importancia de la Documentacin de los SI
Tipos de Documentacin de los SI
Contenido de los Manuales de Usuarios
Estandarizacin de la Documentacin

Facilitador: Lic. Francisco Bez

Documentacin

La documentacin es un
conjunto de elementos
registrados
sobre
cualquier soporte que
permita instruir o informar
acerca de algo, en
funcin
de
las
necesidades especficas
de aquellos que la
utilizan.

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Documentacin de los SI
Es
el
conjunto
de
informacin que nos dice
qu hacen los sistemas,
cmo lo hacen y para quin
lo hacen.
La documentacin consiste
en material que explica las
caractersticas tcnicas y la
operacin de un sistema.

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Importancia de la documentacin en los SI

Es
esencial
para
proporcionar entendimiento
de un sistema a quien lo
vaya
a
usar
para
mantenerlo, para permitir
auditoria del sistema y para
ensear a los usuarios
como interactuar con el
sistema y a los operandos
como hacerlo funcionar.

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Importancia de la documentacin en los SI

Constituye el respaldo
formal de la informacin

Facilita el conocimiento,
interpretacin, comprensin y
divulgacin del sistema.

Es el elemento integrador que


permite la apreciacin unitaria
y conjunta del sistema.

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Importancia de la documentacin en los SI


Constituye un elemento imprescindible para el control
interno en general y del sistema en particular; provee los
antecedentes que permiten conocer como se ha diseado
el sistema y como debera estar operando, o sea facilita el
parmetro de referencia contra el cual se analizar y/o
enjuiciar su comportamiento real.

Sirve de base para auditar


los sistemas de informacin.
Elimina los riesgos de dependencia
con respecto a determinados individuos
que conocen el sistema.
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Importancia de la documentacin en los SI


Es un elemento fundamental para la
adecuada capacitacin de los usuarios del
sistema y facilita la comunicacin con los
mismos.

Provee antecedentes esenciales, concretos


y permanentes para evaluar eventuales
modificaciones
a
sistemas
en
su
funcionamiento y/o para decidir la sustitucin
de los mismos.

Constituye el nico medio idneo de consulta general


para poder tomar conocimiento actualizado de los
sistemas en funcionamiento en la organizacin.
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Importancia de la documentacin en los SI

Aumenta la seguridad y
eficiencia en el
mantenimiento de los
sistemas y reduce su costo.

Resulta imprescindible como


elemento de juicio para la
evaluacin de sistemas
stndars o programas producto
susceptible de ser adquiridos.

Para obtener resultados prcticos, la


documentacin vigente debe mantener su utilidad en
el tiempo y no solo en un momento determinado. No
se concibe un sistema que no est documentado.
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Tipos de documentacin de los SI


La de programas, que
explica la lgica de un
programa e incluye
descripciones,
diagramas de flujo,
listados de programas
y otros documentos.

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Tipos de documentacin de los SI


Para usuarios, en forma general
explica
la
naturaleza
y
capacidades del sistema y cmo
usarlo.

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Contenido de los Manuales de Usuarios


Polticas y normas referentes al desarrollo del sistema,
su implantacin, operacin y mantenimiento:
1. Procedimientos
para instalar el
sistema de
informacin.

2. Procedimientos
para operar el
sistema de
informacin.

3. Procedimientos para
mantener el sistema
de informacin.
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Contenido de los Manuales de Usuarios


1. Portada: Nombre del documento y quin lo elaboro.
2. Introduccin: Describe el uso del documento, para qu sirve y de
qu trata.
3. Anlisis y requerimientos del sistema: Qu se necesita para
poder instalarlo y usarlo. (Requerimientos tcnicos y
habilidades).
4. Explicacin del funcionamiento: Mapa de navegacin y
descripcin de las pantallas bien explicadas. Se explican todas
las opciones que puede desarrollar el usuario del sistema.
5. Preguntas frecuentes (Opcional).
6. Glosario.

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Estandarizacin de la Documentacin
Significa
que
los
smbolos
convencionales se usan en todos
los diagramas de flujo para
prescribir el sistema y que en la
documentacin se usen formas
estandarizadas.
An cuando las normas de
documentacin varan de una
instalacin a otra, es esencial que
dentro de una organizacin, se
utilice un solo mtodo. El uso de
procedimientos y documentacin
estandarizada proporciona la base
de una comunicacin clara y rpida,
adiestramiento menos costoso del
personal de sistemas, reduccin de
costos de almacenamiento, y otros.
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Estandarizacin de la Documentacin
Consideraciones
Generales

Debe ser escrito de tal


manera, que cualquier
persona pueda entenderlo
con la menor dificultad
posible.
Es recomendable, detallar
todos aquellos pasos que
se llevan a cabo para usar
el programa.

Especificar los alcances y


las limitaciones que tiene
el programa.
Imaginarse
que
las
personas que lo van a leer
no tienen el mas mnimo
conocimiento
sobre
computadores.
Usar una narrativa breve
y clara.

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