Desarrollo Gua de

Aprendizaje 2
Instructor
Amanda Lucia Idarraga
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
Gestion Documental en el Entorno Laboral
2016

EL DATO
Unidad
pequea,
elemental y
de
gran
importancia, ya que con la ausencia de uno solo,
puede dificultar la debida fluidez, claridad,
solidez y precisin de la informacin.
Adems, un dato puede ser representado a
travs de un smbolo, letra o numero para as
identificar una cantidad o cualidad.

Clases de Datos
Numricos:

son aquellos que nos

permiten estimar una calificacin, una
medida, un porcentaje o una operacin.
En Cadena: se denominan de esta
manera por que generalmente estn
incluidos en un texto y permiten que
este tenga una secuencia lgica dentro
del contenido.
Lgicos: estos permiten emitir un juicio
de razn que puede estar contenido en
uno o varios criterios.

Etapas de un dato

LA INFORMACIN
Conjunto

de datos debidamente
organizados que apoyan el objetivo de
la comunicacin en una actividad, una
investigacin o estableciendo de
manera comparativa una situacin o
un fenmeno.
La informacin cumple con el objetivo
de transmitir un mensaje, que va a
permitir tomar una decisin, tanto a
nivel personal como empresarial que
conllevara a un punto de dificultad,
pero a su vez a una solucin.

Tipos de Informacin
Personal:

es aquella que nos da a

conocer ciertos rasgos de un personaje
o personajes especficos, cualidades,
sentimientos y actuaciones.
Institucional: rene en sus
contenidos aportes acerca de las
acciones de tipo administrativo,
operativo y funcional de una entidad.
Documental: facilita informacin
acerca de uno o varios documentos.

EL
Instrumento que contiene la
DOCUMENTO
informacin necesaria para
realizar la transmisin del
conocimiento humano, y que
de
manera
precisa
da
testimonio e ilustra una
circunstancia o una situacin
facilitando el acceso a temas
especficos.
A
nivel
empresarial
el
documento
recopila
la
informacin necesaria para
lograr
transmitir
una
informacin en la gestin
empresarial.

Tipos de Documentos
Documento

de Archivo:
Se puede definir como un soporte u objeto de
conservacin que registra evidencias de
diferente ndole propias de una organizacin,
que giran entorno a la funcin administrativa y
son producto de una gestin de orden cultural,
jurdico, histrico entre otros.
Documento electrnico:
es aquel que esta constituido por la informacin
que se genera, recopila, analiza e incluso se
enva a travs de dispositivos de carcter digital
o electrnico, previamente seleccionado y
seriado, acorde con los daos contenidos en el.

CONTEXTUALIZACIN
En la oficina donde labora hay una serie de
documentos desorganizados, dentro los cuales
se evidencian, notas, cintas magnticas,
mapas, borradores, dibujos, apuntes rpidos,
planos, fotografas, cuadros, videos y discos
duros. A usted se le ha asignado la tarea de
darles una clasificacin adecuada, la cual la
debe exponer a su supervisor de Archivo.
Teniendo en cuenta lo anterior, determine:
Cul sera la clasificacin de los documentos
mencionados segn el soporte?

JUSTIFICACIN
Asumiendo el rol propondra clasificar la informacin
de la siguiente forma, con el fin de facilitar su
ubicacin y consulta y establecer una mtodo de
conservacin adecuada de acuerdo al soporte.
Document Document Document Document Otros
os
os
os de
os de
soportes
Textuales Grficos
Imagen
Cinta
Notas

Dibujos

Cuadros

Borradores Mapas

Fotografas

Apuntes
rpidos

Videos

Planos

Cintas
Discos
Magnticas Duros

EJERCICIO
INTERACTIVO

TRANSFERENCIA DEL
CONOCIMIENTO
Observe la imagen que se presenta a
continuacin y explique con sus
palabras cul es el procedimiento que
se evidencia en la misma.

Respuesta:
Se puede ver el proceso que se lleva a
cabo cuando queremos transformar los
datos en informacin til. Los datos por
si solos no nos dicen nada, por lo tanto
en la parte de procesamiento se
observa como se va dando una
organizacin o clasificacin a la datos
transformndola en informacin til que
pueda ayudar a la toma de decisiones.

TIPOLOGAS DOCUMENTALES
Correspondencia

Comercial: su importancia radica ya

que son aquellas que proporcionan informacin y muestran
la gestiona administrativa, presupuestal, mercantil as como
la ejecucin y productividad de la empresa o entidad.
Documentos Contables: su importancia es que sirven
como soporte para el registro de las operaciones
comerciales que se produce en la empresa. Por ejemplo: las
facturas, los recibos de caja, los comprobantes, entre otros.
Documentos Especiales: su importancia es porque
pueden almacenar informacin en medios diferentes al
papel y que en momento determinado pueden servir de
prueba o evidencia, como los soportes electrnicos las
imgenes o audiovisuales.
Documentos Legales: son importantes por que su
contenido puede llegar a tener un valor de prueba y
demostrar la existencia de un suceso o hecho.

APORTES GENERALES
Generalmente las fallas que se presentan en el proceso
de los documentos archivsticos, es la falta de claridad
en la organizacin de la informacin. No se realiza una
clasificacin, ordenacin y descripcin adecuada de la
documentacin, lo cual lleva a las personas a darle un
valor equivocado a algunos documentos que no
requieren conservarse debido a que ya cumplieron su rol
de apoyo a una gestin.
Es indispensable que las organizaciones cuenten con
personal preparado en archivstica, el cual sea capaz de
liderar y ejecutar cambios que permitan optimizar
recursos, permitir el acceso rpido a la informacin y al
mismo tiempo a travs de ideas innovadoras, logre llegar
a las personas, elevando el valor de un rea que en
algunas partes se encuentra estigmatizada.