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Grupo de Trabajo del Comit Sectorial

de Expediente, Documento y Archivo Electrnicos

Reunin del 19 de Enero de 2016

Orden del da
1. Constitucin y Funcionamiento del Grupo de Trabajo
2.
3.
4.
5.

Archivo nico y Estrategia TIC, con un horizonte de interconexin de archivos


Poltica de Gestin de Documentos de Convergencia
Esquema de Metadatos de Ingreso
Ampliacin del Sistema de Informacin Administrativa (SIA) enfocado al
archivo
6. Soluciones para el documento y expediente electrnicos, y soluciones para el
archivo
7. Evento e-ARK y relaciones con la Unin Europea
8. Ruegos y Preguntas

Punto 1

CONSTITUCIN Y FUNCIONAMIENTO
DEL GRUPO DE TRABAJO

1. Constitucin del Grupo de Trabajo


Organismo

Participantes

Organismo

Participantes

Andaluca

Manuel Perera Domnguez, Servicio de


Coordinacin de Administracin Electrnica
M Isabel Valiente Fabero, Servicio de Archivos

Extremadura

Gustavo Barbero Loro

Alberto Andrs Sevillano

Galicia

Aragn

Antonio Fernndez Requejo

Jorge Chacn Souto, Jefe Dpto. Nuevas Tecnologas


A Justicia

M Angel Lozano Cantn


Pilar Sanz Jimnez

Isabel Pillado Quintns, Jefa Dpto.A. Electrnica

Madrid

Magdalena Gmez Valenzuela

Pepa Marn Cruz, Jefa rea Administracin


Electrnica
Borja Mayor Barba, Subdirector Gral. de Calidad
de los Servicios
Roberto Gmez Cuevas (ICM)

Asturias

Canarias

Francisco Jos Hidalgo Lpez


Alfonso Daz Rodrguez, Jefe Seccin Archivos
Centrales

Mario Fidel (ICM)

Carmen Ruiz-Bentez de Lugo Marmo

Nicols Lpez Manzanares (ICM)

Rosa M. Galindo Rodrguez


Guillermo Hernndez Fidalgo
Rafael Carlos del Rosario Verd, Director del
Servicio de Desarrollo y Mantenimiento
Cantabria

Euskadi

Jose Angel Rodrguez, Sistemas Informticos

Javier Saro Baldor, Jefe del Servicio de Informtica

Irune Zumalde,rea de Documentacin

Borja Gonzlez Alonso, Jefe de Seccin de


Proyectos

Iaki Ortiz,Proyectos

1. Constitucin del Grupo de Trabajo


Organismo

Participantes

Generalitat
Valenciana

Miguel ngel Vivas Vega


Mara Snchez Poveda
Carmen Prez Vzquez
Noem Galn Serrano

Navarra

Sebastin Romero, Javier (DGITIP-Serv. Organizacin e Innovacin)

Susana Herreros Lopetegui


Aitziber Oscoz Asiain
La Rioja

Mercedes Martnez Prez, Servicio Atencin al Ciudadano


Alicia Ruiz Domingo, Seccin de Archivo
Beln Dueas Castro, Servicio de Ordenacin, Calidad y Evaluacin
Juan Ignacio Larrea Elejalde, D.G. TIC
Juan Carlos Oliva Prez, D.G. TIC

Castilla-La
Mancha

Miguel ngel Page

Castilla y Len

Lola Carnicer Arribas,Directora del Archivo General

1. Constitucin del Grupo de Trabajo

Organismo

Participantes

MECD

Severiano Hernndez
Ricard Prez Alczar
Beatriz Franco
Blanca Desantes

MINHAP
S.G. Informacin, Documentacin y
Publicaciones

Gerardo Bustos Pretel (Gerardo.bustos@minhap.es)

Rosa M Martn Rey (rosamaria.martin@minhap.es)


Jos Luis Garca Martnez
(joseluis.garcia7@seap.minhap.es)
MINHAP
Direccin de Tecnologas de la
Informacin y Comunicaciones

Aitor Cubo Contreras


(secretaria.sgiadsc@seap.minhap.es)
Javier Hernndez Dez
(javier.Hernandez@seap.minhap.es)
Laura Flores Iglesias (laura.flores@seap.minhap.es)

1. Constitucin del Grupo de Trabajo


Bienvenida al Grupo de Trabajo:
Acceso CIRCABC:
Grupo de Trabajo del Comit Sectorial de Expediente, Documento y Archivo Electrnicos
https://circa.administracionelectronica.gob.es/circabc/

Ingreso y Participacin:
Mediante invitacin a los participantes anteriores que existan en CIRCABC.
Mediante aprobacin de la solicitud de acceso al grupo:
Grupo de Trabajo del Comit Sectorial de Documento, Expediente y Archivo Electrnicos
Para ello, cada uno no inscrito en el grupo deber:
1.
2.

Registrarse en CIRCABC en la direccin anterior


Solicitar el acceso al grupo localizndolo en Listar Categoras > Cooperacin CCAA/EELL

1. Constitucin del Grupo de Trabajo


Registrarse

Una vez se ha registrado como usuario, podr acceder a CIRCABC,y posteriormente:

Listar Categoras (Cooperacin CCAA y EELL)

1. Constitucin del Grupo de Trabajo


Modos de Trabajo

Se intentarn formar subgrupos de trabajo especficos.


Se podr aportar documentacin,
Contactos con otros usuarios del grupo
Se dispondr de una Agenda
Se dispondrn de foros temticos

Periodicidad de las Reuniones


Se proponen reuniones del GT trimestralmente para informar de los avances, novedades del
grupo de trabajo AGE, as como de los grupos de trabajo Sectoriales.

1. Constitucin del Grupo de Trabajo


Enumeracin de los trabajos que se quieren abordar:
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.

Pilotos de funcionamiento e integracin de Archive (punto 6 del orden del da)


Esquema de Metadatos de Ingreso (punto 4 del orden del da)
Lneas Estratgicas (punto 2 del orden del da)
El uso de SIA (punto 5 del orden del da)
Implantacin de Herramientas (punto 6 del orden del da)
Gua de Aplicacin del eMGDE para entornos mono-entidad (punto 3 del orden del da)

Se pondrn en marcha distintos foros en la herramienta de CIRCABC


que permita la interaccin mediante bibliotecas de documentos, foros
de trabajo, etc.

1. Constitucin del Grupo de Trabajo

Punto 2

ARCHIVO NICO Y ESTRATEGIA TIC, CON UN


HORIZONTE DE INTERCONEXIN DE ARCHIVOS

Seguridad jurdica y esfuerzo


colectivo multidisciplinar

Resultado de un esfuerzo colectivo de todas


las Administraciones Pblicas multidisciplinar
(expertos de tecnologa, administracin, archivos,
normativa...)

Fuente:
https://www.boe.es/legislacion/codigos/codigo.
php?id=029_Codigo_de_Administracion_Electronic
a

El documento-e en el marco
legal
El marco legal trata:
Gestin de documentos-e
Documento-e
Copias soporte electrnico <->
papel
Expediente-e
Archivo-e
Metadatos
Digitalizacin
+ Otros temas: destruccin, referencia
temporal, imgenes aportadas por los
ciudadanos

Crea:
Fuente:
https://www.boe.es/legislacion/codigos/codigo.php?id=029_
Codigo_de_Administracion_Electronica

Ley 39/2015, de 1 de octubre, del


Procedimiento Administrativo Comn de las
Administraciones Pblicas

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2015-10565

Ley 39/2015, de 1 de octubre, del


Procedimiento Administrativo Comn de las
Administraciones Pblicas
Sobre archivo de documentos en la parte expositiva:
Se introduce como novedad la obligacin de cada Administracin
Pblica de mantener un archivo electrnico nico de los
documentos que correspondan a procedimientos finalizados, as como la
obligacin de que estos expedientes sean conservados en un formato que
permita garantizar la autenticidad, integridad y conservacin del documento.
A este respecto, cabe sealar que la creacin de este archivo electrnico
nico resultar compatible con los diversos sistemas y redes de
archivos en los trminos previstos en la legislacin vigente, y
respetar el reparto de responsabilidades sobre la custodia o
traspaso correspondiente. Asimismo, el archivo electrnico nico resultar
compatible con la continuidad del Archivo Histrico Nacional de acuerdo
con lo previsto en la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico
Espaol y su normativa de desarrollo.

Ley 39/2015, de 1 de octubre, del


Procedimiento Administrativo Comn de las
Administraciones Pblicas

Artculo 17. Archivo de documentos.


1. Cada Administracin deber mantener un archivo electrnico
nico de los documentos electrnicos que correspondan a
procedimientos finalizados, en los trminos establecidos en la
normativa reguladora aplicable.
2. Los documentos electrnicos debern conservarse en un formato que permita
garantizar la autenticidad, integridad y conservacin del documento, as como su consulta
con independencia del tiempo transcurrido desde su emisin. Se asegurar en todo caso
la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso
desde diferentes aplicaciones. La eliminacin de dichos documentos deber ser autorizada
de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable.
3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, debern contar con medidas
de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que
garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, proteccin y conservacin
de los documentos almacenados. En particular, asegurarn la identificacin de los
usuarios y el control de accesos, as como el cumplimiento de las garantas previstas en la
legislacin de proteccin de datos.

Ley 39/2015, de 1 de octubre, del


Procedimiento Administrativo Comn de las
Administraciones Pblicas

Adhesin de CC.AA. y EE.LL.

Disposicin adicional segunda. Adhesin de las Comunidades Autnomas y Entidades Locales a las plataformas y registros de la Administracin
General del Estado.

Para cumplir con lo previsto en materia de registro electrnico de apoderamientos, registro


electrnico, archivo electrnico nico, plataforma de intermediacin de datos y punto
de acceso general electrnico de la Administracin, las Comunidades Autnomas y las
Entidades Locales podrn adherirse voluntariamente y a travs de medios electrnicos a
las plataformas y registros establecidos al efecto por la Administracin General del Estado.
Su no adhesin, deber justificarse en trminos de eficiencia conforme al artculo 7 de la
Ley Orgnica 2/2012, de 27 de abril, de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad
Financiera.
En el caso que una Comunidad Autnoma o una Entidad Local justifique ante el Ministerio
de Hacienda y Administraciones Pblicas que puede prestar el servicio de un modo ms
eficiente, de acuerdo con los criterios previstos en el prrafo anterior, y opte por mantener
su propio registro o plataforma, las citadas Administraciones debern garantizar que ste
cumple con los requisitos del Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional
de Seguridad, y sus normas tcnicas de desarrollo, de modo que se garantice su
compatibilidad informtica e interconexin, as como la transmisin telemtica de las
solicitudes, escritos y comunicaciones que se realicen en sus correspondientes registros y
plataformas.

Ley 39/2015, de 1 de octubre, del


Procedimiento Administrativo Comn de las
Administraciones Pblicas

Ley 40/2015, de 1 de octubre, de


Rgimen Jurdico del Sector Pblico

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2015-10566

Ley 40/2015, de 1 de octubre, de


Rgimen Jurdico del Sector Pblico
Artculo 46. Archivo electrnico de documentos.
1. Todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarn por
medios electrnicos, salvo cuando no sea posible.
2. Los documentos electrnicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o
intereses de los particulares debern conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el
mismo formato a partir del que se origin el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad
e integridad de la informacin necesaria para reproducirlo. Se asegurar en todo caso la posibilidad
de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes
aplicaciones.
3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, debern contar con medidas de
seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la
integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, proteccin y conservacin de los documentos
almacenados. En particular, asegurarn la identificacin de los usuarios y el control de accesos, el
cumplimiento de las garantas previstas en la legislacin de proteccin de datos, as como la
recuperacin y conservacin a largo plazo de los documentos electrnicos producidos por las
Administraciones Pblicas que as lo requieran, de acuerdo con las especificaciones sobre el ciclo de
vida de los servicios y sistemas utilizados

Ley 40/2015, de 1 de octubre, de


Rgimen Jurdico del Sector Pblico

Disposicin adicional novena. Comisin Sectorial de administracin electrnica.


1. La Comisin Sectorial de administracin electrnica, dependiente de la Conferencia Sectorial de
Administracin Pblica, es el rgano tcnico de cooperacin de la Administracin General del
Estado, de las Administraciones de las Comunidades Autnomas y de las Entidades Locales en
materia de administracin electrnica.
2. El Comisin Sectorial de la administracin electrnica desarrollar, al menos, las siguientes funciones:
a) Asegurar la compatibilidad e interoperabilidad de los sistemas y aplicaciones empleados por las
Administraciones Pblicas.
b) Impulsar el desarrollo de la administracin electrnica en Espaa.
c) Asegurar la cooperacin entre las Administraciones Pblicas para proporcionar informacin
administrativa clara, actualizada e inequvoca.
3. Cuando por razn de las materias tratadas resulte de inters, podr invitarse a las organizaciones,
corporaciones o agentes sociales que se estime conveniente en cada caso a participar en las
deliberaciones de la Comisin Sectorial.

Disposicin final decimoctava. Entrada en vigor.


1. La presente Ley entrar en vigor al ao de su publicacin en el Boletn Oficial del Estado, a
excepcin del punto cuatro .

Calendario Ley 39/2015 y Ley 40/215

PLAN DE TRANSFORMACIN DIGITAL DE LA


AGE Y SUS OO.PP. (ESTRATEGIA TIC 2015 2020)

PLAN DE TRANSFORMACIN DIGITAL DE LA


AGE Y SUS OO.PP. (ESTRATEGIA TIC 2015 2020)

Hito asociado:

Primera
Declaracin de servicios compa
1. Servicio unificado de telecomunicaciones
rtidos
2. Servicio de seguridad gestionada
3. Servicio de alojamiento de infraestructuras TIC
4. Servicio de nube hbrida (Nube SARA)
5. Servicio de correo electrnico unificado
6. Servicio multicanal de atencin al ciudadano
7. Servicio de gestin del registro
8. Servicio de gestin de notificaciones
9. Servicio de gestin de nmina
10. Servicio integrado de gestin de personal
11. Servicio comn de gestin econmicopresupuestaria
12. Servicio comn de generacin y validacin de
firmas electrnicas
13.Servicio de gestin de expediente y
documento electrnico
14.Servicio de gestin de archivo

Acciones en la Unin Europea


El Marco Europeo de Interoperabilidad (COM(2010) 744 final) vigente incluye un

principio sobre la conservacin de la informacin

El borrador de la nueva versin del Marco Europeo de Interoperabilidad mantiene el


principio relativo a la conservacin de la informacin (actualizado).
Accin 2.15 del Programa ISA

Proyecto europeo e-ARK

Punto 3

POLTICA DE GESTIN DE
DOCUMENTOS DE CONVERGENCIA

3. Poltica de Gestin de Documentos de Convergencia


A. Polticas de Gestin de Documentos: Ministerio de Hacienda y
Administraciones Pblicas, otros organismos de AGE y otras
administraciones. Necesidad de la Poltica.
B. Estado de Situacin del Grupo de Trabajo ENI para la modificacin y
mejora del eMGDE.
C. Anexo MINHAP para la Poltica de Gestin de Documentos del
MINHAP: Estrategias generales.
D. Comentarios a la Gua de Aplicacin del eMGDE para Mono-Entidad.

3.A) POLTICAS DE GESTIN DE


DOCUMENTOS

Dnde estamos? El problema

Estamos perdiendo documentose para el futuro


Atomizacin: cada uno a su bola
Han faltado criterios generales
Soluciones inacabadas:
tramitacin sin archivo
Soluciones independientes:
e-Babel
33

octubre 2015

Dnde vamos?

Soluciones: Colaboracin
Hablar el mismo idioma
Archivo final
Sin interoperabilidad no hay
administracin electrnica

G. Bustos
34

Documento-e: gestin y archivo

Noviembre 2015

La respuesta est en la
norma
Obligados por ley (Real Decreto 4/2010, de 8 de
enero, por el que se regula el ENI en el mbito de
administracin-e. Captulo X. Art. 21)

Directrices de una organizacin, con


distribucin de responsabilidades,
para la creacin y gestin de
documentos autnticos, fiables y
disponibles a lo largo del tiempo, en el
marco de sus actividades
35

MINHAP: poltica de gestin de documentos-e

octubre 2015

La respuesta: frmula
MINHAP
Ejes GTCA y CPAE (actual CPAD)
Todo MINHAP y sus organismos
Grupo de trabajo interdisciplinar
Profesionales del archivo.
Profesionales TIC
Ponencias sobre grandes temas
Debate, trabajo, 20 sesiones 5h (12/13 a 10/14).
Consenso entre los componentes
36

G. Bustos

Documento-e: gestin y archivo

Noviembre 2015

Grupo documento poltica global

MINHAP
SGT
AEAT
DG Catastro
SGTIC
DTIC
IGAE
SEAP
D.G. Funcin Pblica
INAP
MECD
Archivos Estatales
Tecnologas
M. Presidencia
SGT
julio 2015
SG Tecnologas

El resultado: documento y ponencias

http://
38

MINHAP: poltica de gestin de documentos-e

www.minhap.gob.es/Documentacion/Publico/SGT/POLITICA%20DE%20GESTIO
N%20DE%20DOCUMENTOS%20MINHAP/politica%20de%20gestion%20de%20docume
ntos%20electronicos%20MINHAP.pdf

octubre 2015

http://www.minhap.gob.es/Documentacion/Publico/SGT/POLITICA%20DE%20GESTION
%20DE%20DOCUMENTOS%20MINHAP/politica%20de%20gestion%20de%20documentos%20e
ectronicos%20MINHAP-ponencias%20complementarias%20al%20documento.pdf

Documento poltica gestin documento-e

1.

POLTICA DE GESTIN DE DOCUMENTOS


ELECTRNICOS
1.1.
1.2.
1.3.

Roles y responsabilidades

1.4.1. Actores
1.4.2. Responsabilidades

1.5.

39

1.3.1. Perodo de validez


1.3.2. Identificador del gestor de la Poltica

1.4.

Referencia
Alcance de la Poltica
Datos identificativos de la Poltica

1.6.
1.7.
1.8.
1.9.
1.10.

2.

2.1. Firma electrnica


2.2. Protocolo de digitalizacin de
documentos
2.3. Copiado autntico de documentos

3.

3.1.
3.2.

Procesos de gestin documental

1.5.1.
1.5.2.
1.5.3.
1.5.4.
1.5.5.
1.5.6.
1.5.7.

Captura
Registro
Clasificacin
Descripcin
Acceso
Calificacin
Conservacin

1.5.7.1. Estrategias de conservacin

1.5.8. Transferencia
1.5.9. Destruccin o eliminacin

Asignacin de metadatos
Documentacin
Formacin
Supervisin y auditora
Gestin de la Poltica

PROCEDIMIENTOS
INSTRUMENTALES PARA LA GESTIN
DE DOCUMENTOS

REFERENCIAS
Legislacin
Documentos de Inters

octubre 2015

Anexos del documento global


ANEXO 1. Programas de gestin
documental existentes en el MINHAP y
sus organismos y entidades
dependientes.
ANEXO 2. Relacin de registros
MINHAP
ANEXO 3. Cuadro de clasificacin
funcional
ANEXO 3. TRANSITORIO Repertorio
de series documentales del MINHAP
ANEXO 4. Perfil de aplicacin de
metadatos del MINHAP (subconjunto
del eEMGDE)
a. Perfil de aplicacin del MINHAP
(subconjunto del eEMGDE)
b. Propuesta de modificacin del eEMGDE
40

ANEXO 5. Recursos de
recuperacin de la informacin.
ANEXO 6. Documentos
relacionados con la poltica de
seguridad de los documentos
electrnicos del departamento.
ANEXO 7. Calendario de
conservacin.
ANEXO 8. Formularios de
identificacin de series y de peticin
de dictamen de la CSCDA
ANEXO 9. Medidas a incluir en un
plan de preservacin.
ANEXO 10. Tcnicas de borrado
seguro.
octubre 2015

Libro de ponencias

Presentacin. La utilidad de las ponencias relacionadas con el expediente-e .Gerardo Bustos


Pretel

Ponencia 1. Determinacin del Esquema Institucional de Metadatos. Andoni Prez de Lema

Ponencia 2. Planteamiento de firma electrnica en la poltica de gestin de documentos


electrnicos del MINHAP. Carmen Conejo Fernndez y lvaro Tapias Sancho

Ponencia 3. Tratamiento global del registro. Documento sobre el registro como trmite y como
procedimiento de gestin . Luis Romera Iruela y Rosa Martn Rey

Ponencia 4. Elaboracin de un Repertorio de Series Documentales para el Departamento. Luis


Romera Iruela y Rosa Martn Rey

Ponencia 5. Estrategia de conservacin de documentos en repositorio, conforme al calendario de


conservacin. Alejandro Millaruelo Gmez

Ponencia 6. Tratamiento y gestin del correo electrnico como documento electrnico. lvaro
Reig Gonzlez y Alejandro Millaruelo Gmez

Ponencia 7. Proceso de transferencia de documentos electrnicos . Cristina Martnez Merencio

Ponencia 8. Destruccin o eliminacin segura de documentacin electrnica y soportes


informticos. Alejandro Millaruelo Gmez y Andoni Prez de Lema Senz de Viguera

Ponencia 9. Valoracin documental. Jos Luis Garca Martnez

41

octubre 2015

Qu camino seguir?
Avanzar/aplicar el marco de documento-e
Poltica de gestin de documentos-e =
=

herramienta, no el fin

El paquete de directrices y concreciones tcnicas que va poner la interoperabilidad


al servicio del ciudadano
Objetivos:
Evitar
dispersin
el2015
mismo lenguaje
MINHAP:
poltica de la
gestin
de documentos-e / interoperar / hablar todos
octubre
42

La respuesta: el modelo
Estructura del contenido

43

Poltica de gestin de documento electrnico MINHAP

CSCDA

diciembre 2014

Polticas de gestin de documentos-e

mbito universitario
Murcia
Navarra
Pas Vasco

Administracin local

Cartagena
Diputacin de Barcelona
Arganda del Rey
Diputacin de Valencia

Administracin autonmica
Catalua
Canarias

Administracin General del Estado


Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas
Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte
Ministerio de la Presidencia

3.B) Estado de Situacin de modificacin eMGDE

Puesto en comn con el grupo de GATN, se estn consolidando las


modificaciones propuestas del eMGDE para soportar lo necesario, una
vez han empezado a surgir las Polticas de Gestin de Documentos.

3.C) Anexo a la Poltica del MINHAP


Objetivos
Surge como necesidad de concretar un modo de trabajo comn para los distintos organismos,
y sistemas de informacin en lo relativo a los siguientes aspectos:
Establecimiento de un marco operativo comn para la Gestin de Documentos y Expedientes a
Largo Plazo (Archivo), basado en OAIS.
Gestin de los Metadatos Adicionales a los Obligatorios en relacin al Documento y Expediente
Electrnicos
Gestin de los Metadatos Complementarios, segn eMGDE para su Ingreso y Gestin.
Establecimiento de los Esquemas, anlogos a los de las NTI de Expediente y Documentos para:
Los paquetes de informacin relativos al Ingreso y Archivado de Expedientes a largo plazo.
Metadatos adicionales para eExp y eDoc.
Metadatos complementarios basados en eMGDE.

Estado de Situacin
Se ha circulado el borrador para recibir comentarios por parte del Grupo de Trabajo de
Archivos, y se est en el proceso de consolidacin de la informacin.

3.C) Anexo a la Poltica del MINHAP


Contenido: Modelo OAIS a implementar.
Paquetes SIP/AIP/DIP.

ISO 14721

3.C) Anexo a la Poltica del MINHAP


Contenido: Introduccin de estructura de datos de metadatos
adicionales al documento y expediente electrnicos

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>


<xsd:schema xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/XMLSchema" xmlns:eniexpmeta="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente-e/metadatos"
targetNamespace="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente-e/metadatos" elementFormDefault="qualified" attributeFormDefault="unqualified">
..
<xsd:attribute name="Id" type="xsd:ID" use="optional"/>
<!-- Enumeracin de Estados del expediente -->
<xsd:simpleType name="enumeracionEstados">
<xsd:restriction base="xsd:string">
<xsd:enumeration value="E01"/>
<xsd:enumeration value="E02"/>
<xsd:enumeration value="E03"/>
</xsd:restriction>
</xsd:simpleType>
<xsd:complexType name="MetadatosAdicionales">
<xsd:sequence>
<xsd:element name="metadatoAdicional" type="eniexpmeta:MetadatoAdicional" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="MetadatoAdicional">
<xsd:simpleContent>
<xsd:extension base="xsd:string">
<xsd:attribute name="id" type="xsd:string"/>
</xsd:extension>
</xsd:simpleContent>
</xsd:complexType>
</xsd:schema>

3.C) Anexo a la Poltica del MINHAP


Contenido: Especificacin del esquema que implemente la NTI de
Poltica de Gestin de documentos, su relacin con el conjunto de
Metadatos e-EMGDE para su Archivado (SIP/AIP/DIP):

3.C) Anexo a la Poltica del MINHAP


Contenido: Esquema para la definicin de los metadatos del eMGDE

3.D) Gua de Aplicacin para la implantacin Mono-Entidad del eEMGDE


PGD-e

1.5.Procesos de gestin documental


1.5.3. Clasificacin
>> 1.5.4. Descripcin
1.5.5. Acceso
1.5.6. Calificacin
1.5.7. Conservacin
1.5.8. Transferencia
1.5.9. Destruccin

La descripcin es un proceso de gestin


documental que se nutre principalmente de la
informacin aportada durante la asignacin de
los metadatos necesarios para la gestin de los
documentos electrnicos. Gua de aplicacin de la NTI PGD-e

Esquema institucional de metadatos


MINHAP
Soporte para todos los procesos de
gestin documental identificados en la NTI
de PGD-e

3.D) Gua de Aplicacin para la implantacin Mono-Entidad del eEMGDE

Modelo conceptual

Australian Government Recordkeeping Metadata Standard (AGRkMS)

Esquema de metadatos para la gestin del documento electrnico (e-EMGDE)

3.D) Gua de Aplicacin para la implantacin Mono-Entidad del eEMGDE

Implementacin multi/mono-entidad

Australian Government Recordkeeping Metadata Standard (AGRkMS)

3.D) Gua de Aplicacin para la implantacin Mono-Entidad del eEMGDE


metadatos mnimos obligatorios

NTI de documento-e

NTI de expediente-e
METADATO
Versin NTI
Identificador
rgano
FechaAperturaExpedie
nte
Clasificacin
[]

3.D) Gua de Aplicacin para la implantacin Mono-Entidad del eEMGDE

1. ESQUEMA DE METADATOS MINHAP

eEMGDE18 - TIPO DOCUMENTAL


eEMGDE20 - ESTADO DE ELABORACIN
eEMGDE22 CLASIFICACIN
eEMGDE22.1 - CDIGO DE
CLASIFICACIN
eEMGDE.N - VERSIN NTI
eEMGDE.N - RGANO
eEMGDE.N - ORIGEN DEL DOCUMENTO
eEMGDE.N - IDENTIFICADOR DEL
DOCUMENTO ORIGEN
eEMGDE.N - ESTADO DEL EXPEDIENTE
eEMGDE.N - INTERESADO

2. ESQUEMA DE METADATOS MECD

e-EMGDE18 - TIPO DOCUMENTAL


e-EMGDE20 - ESTADO DE ELABORACIN
e-EMGDE22 CLASIFICACIN (Para expediente)
e-EMGDE22.1 - CDIGO DE CLASIFICACIN
e-EMGDE23 VERSIN NTI
e-EMGDE24 RGANO
e-EMGDE25 ORIGEN DEL DOCUMENTO
e-EMGDE26 IDENTIFICADOR DEL DOCUMENTO
ORIGEN (Si estado de elaboracin es EE02, EE03
o EE04)

3. ESQUEMA DE METADATOS DE LA DGT

EMDGT.7
EMDGT.7.1
EMDGT.7.2
EMDGT.7.3

Entidad relacionada
Id Entidad origen
Id Entidad destino
Tipo relacin

EMDGT.19
EMDGT.20
EMDGT.21
origen
EMDGT.22
EMDGT.22.1
EMDGT.22.2
EMDGT.23
EMDGT.24
EMDGT.25
EMDGT.25.1
EMDGT.25.2

Tipo documental ENI


Estado de elaboracin
Identificacin del documento
Clasificacin
Cdigo de Clasficacin
Denominacin de clase
Version NTI
Origen del documento
rgano
Codigo de rgano
Denominacin de rgano

3.D) Gua de Aplicacin para la implantacin Mono-Entidad del eEMGDE

PROPUESTA

RESPETAR EL PLANTEAMIENTO MULTI-ENTIDAD EN LA REVISIN EN PROCESO DEL eEMGDE, POR CONSIDERARLO EL MODELO MS COMPLETO AL QUE SE DEBE TENDER.

AVANZAR EN LA ELABORACIN UNA GUA DE IMPLANTACIN DEL ESQUEMA EN


ENTORNOS MONO-ENTIDAD, CONSECUENTE CON LAS APROXIMACIONES MS VIABLES
ENSAYADAS HASTA AHORA, DE FORMA PARALELA A LA CONSOLIDACIN DE LA NUEVA
VERSIN DEL e-EMGDE

Punto 4

ESQUEMA DE METADATOS DE
INGRESO

Se establece el perfil de aplicacin del


MINHAP, basado en el eEMGDE.
Este perfil de aplicacin contiene tres
bloques diferenciados de metadatos:
-Obligatorios de acuerdo con las NTI de
documento-e y expediente-e
-Complementarios mnimos necesarios
para la transferencia de documentos-e y
expedientes-e, entre repositorios con
cambio de custodia.
-Complementarios recomendados para la
gestin ptima de documentos-e y
expedientes-e

4. A Esquema de Metadatos de Ingreso en Archivo


Metadatos obligatorios ENI
Metadatos para la gestin de documentos-e y expedientes-e
Metadatos heredados de la serie documental
eEMGDE8. Seguridad
eEMGDE9. Derechos de acceso, uso y reutilizacin
eEMGDE13. Calificacin

Metadatos con valores propios para cada expediente-e y documento-e


eEMGDE4.2.Fechas.Fecha Fin
eEMGDE3.1.Nombre.NombreNatural

4. Esquema de Metadatos de Ingreso en Archivo


Distincin importante:
Entre los Metadatos considerados obligatorios para su Archivo definitivo y los de Pre-Ingreso
en Archivo.
En este punto estamos estableciendo cules se consideran, desde el punto de vista
Archivstico y el reparto de trabajo entre los sistemas generadores de Expedientes
Electrnicos y Archivo.

Metadatos
Obligatorios: Los del ENI, con especial importancia del Cdigo SIA.
Complementarios (del eMGDE):
Fecha Fin para el Expediente (metadatoseEMGDE:eEMGDE4.2.Fechas.Fecha Fin)
Nombre Natural (metadatoseEMGDE:eEMGDE3.1.Nombre.NombreNatural)

El resto de los metadatos establecidos en cada Poltica para su Gestin en Archivo, se heredan
o deducen de la Serie Documental en la que se almacena el mismo.

Modelo OAIS

ISO 14721

Modelo OAIS
ISO 14721

Punto 5

AMPLIACIN DEL SISTEMA DE INFORMACIN


ADMINISTRATIVA, ENFOCADO AL ARCHIVO

5.

Ampliacin del Sistema de


Administrativa, enfocado al archivo

Informacin

a) Introduccin a SIA y su importancia.


b)Comentarios y presentacin de un par de pantallas
de la aplicacin, y presentacin en la DTIC como
punto de contacto de SIA desde el punto de vista
tcnico
c) Introduccin a la inclusin del archivo en SIA: la
propuesta de trabajo.

5.A. Introduccin a SIA y su importancia.


Un nico catlogo centralizado de trmites administrativos vigentes.
Permite integrar la informacin de los tres niveles de la Administracin Pblica.
Herramienta de simplificacin administrativa
Herramienta de apoyo a la toma de decisiones mediante el sistema de indicadores
Herramienta de implementacin de la eAdministracin
Sistema de informacin al ciudadano nutriendo el Punto de Acceso General (PAG)
Da soporte a otras funcionalidades: Plataforma de Intermediacin de Datos,
Archivo, Notifica

A 31-12-2015 estn incorporados al SIA un total de 4401 procedimientos y servicios pblicos,


de los que 3.287 corresponden a la Administracin General del Estado, 1111 son de las Comunidades
Autnomas y de las Ciudades Autonmicas de Ceuta y Melilla
El siguiente grfico refleja la distribucin del nmero total de tramitaciones de la Administracin General del
Estado por Ministerios

MINECO; 9%
MPR; 2%
MDEF; 3%
MAEC; 1%

MAGRAMA; 5% MJUST; 7%

MINHAP; 24%

MSSSI; 6%
MEYSS; 7%
FOMENTO; 8%
MINETUR; 9%

MIR; 6%

MECD; 13%

Avances de contenidos en SIA 2015

Nueva versin SIA 3 como mecanismo de transparencia con un enfoque ms orientado al


ciudadano y que sirve de soporte al Punto de Acceso General (PAG)-

Elaboracin de una Gua de contenidos del SIA.

Revisin de los procedimientos de Alto Impacto y de los incluidos en el Plan de simplificacin

Revisin detallada de la informacin y simplificacin de campos contenidos en el SIA.

Creacin del grupo de Gobernanza del sistema

Sistema de informacin al ciudadano nutriendo el Punto de Acceso General (PAG)

Introduccin de nuevos indicadores para la obtencin y anlisis de datos que ayuden a la


Administracin en la toma de decisiones.

5.B. SIA desde el punto de vista tcnico.

5.B. SIA desde el punto de vista tcnico.


Qu es SIA?

5.B. SIA desde el punto de vista tcnico.


Aplicacin SIA

Certificado
electrnico

Usuario /
Contrasea

Arquitectura
de SIA

BBDD
SIA

Servicios web

Sistemas de los
Departamentos

Consulta / Insercin

5.B. SIA desde el punto de vista tcnico.


Informacin agrupada en pestaas

5.B. SIA desde el punto de vista tcnico.


Nuevo Grupo de datos

Datos de Archivo >

5.B. SIA desde el punto de vista tcnico.


Cdigo SIA Codificacin nica

Sedes electrnicas

5.B. SIA desde el punto de vista tcnico.


Algunos datos
N de trmites

N de usuarios

AGE: 3.285
CCAA: 1.127
EELL: 2
Universidades: 1

AGE: 771
CCAA: 58
EELL: 7
Universidades : 3

Para cualquier duda o cuestin:


gestion.sia@seap.minhap.es

5.C. Introduccin a la inclusin del archivo en SIA:


la propuesta de trabajo.
OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
1. Enriquecer la descripcin de los procedimientos SIA con aspectos
relativos a la gestin del expediente electrnico.
2. Hacer una previsin del ciclo de vida del Expediente en funcin del
procedimiento al que corresponda
3. Caminar hacia la elaboracin de un cuadro de clasificacin de
funciones de toda la actividad administrativa
4. Clasificar los expedientes en origen de forma automtica, para
facilitar su tratamiento coherente.

5.C. Introduccin a la inclusin del archivo en SIA:


la propuesta de trabajo.
OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
1. Enriquecer la descripcin de los procedimientos SIA con aspectos
relativos a la gestin del expediente electrnico.
2. Hacer una previsin del ciclo de vida del Expediente en funcin del
procedimiento al que corresponda
3. Caminar hacia la elaboracin de un cuadro de clasificacin de
funciones de toda la actividad administrativa
4. Clasificar los expedientes en origen de forma automtica, para
facilitar su tratamiento coherente.

5.c. Introduccin a la inclusin del archivo en SIA: la


propuesta de trabajo.
PUNTOS BSICOS DE LA PROPUESTA
1. Creacin de un nuevo grupo de atributos GRUPO 7. DATOS PARA LA GESTIN DE EXPEDIENTES
2. Creacin de un nuevo perfil de usuario PERFIL ARCHIVERO
Funcin: denominacin/cdigo de funcin
Anexo: funciones comunes/especficas desplegadas en niveles
jerrquicos

Usuarios Gestor/Archivero

Usuario Archivero

Valores primarios (administrativo, fiscal, jurdico, otros)


Plazo de prescripcin de valores primarios
Acceso (Libre/Limitado)
Acceso (Causa de limitacin Ley transparencia)
Acceso (Causa legal de limitacin)
Acceso (reutilizacin)
Valor secundario: S/No
Dictamen de conservacin (ET, EP, CP, PD)
Plazo de ejecucin del dictamen de conservacin
Referencia al dictamen de conservacin

Punto 6

SOLUCIONES PARA EL DOCUMENTO Y


EXPEDIENTE ELECTRNICOS, Y SOLUCIONES
PARA ARCHIVO

Soluciones Tcnicas para eExp, eDOC y Archivo

- Gestin de Expedientes en Trmite


(SGDE)

- Gestin de Expedientes Archivados


(SGDA)

NTI de Documento Electrnico


NTI de Expediente Electrnico
NTI de Poltica de Gestin de Documentos Electrnicos
Poltica de gestin documental del MINHAP
Configurable para aplicacin de cualquier otra poltica

Herramientas para
Validacin de los esquemas de Documento y Expediente
Generacin de Informes PDF sobre eDoc y eEXP
Generacin de documentos electrnicos (generacin XML, interpretacin de metadatos,
interpretacin de firmas electrnicas)
Almacenamiento de documentos electrnicos
Generacin de expedientes electrnicos (generacin XML, interpretacin de metadatos,
interpretacin de firmas electrnicas)
Almacenamiento de Expedientes, y la gestin del ndice del Expediente.
Generacin de CSV siguiendo la norma de la Generacin de CSV de la SEAP (MINHAP)
Permite su Uso:
Con o Sin Persistencia de datos (generacin al vuelo, o no)
G-InSide para generacin al vuelo sin persistencia.

Va Web o Va Web Services.

Servicios de Intercambio de Expedientes


Con la Administracin de Justicia, a travs del Cargador de Expedientes del MJU
A travs de la Puesta a Disposicin, entre cualquier administracin.
Generacin de Claves de Acceso al Expediente
En revisin y mejora de funcionalidades
Va Web
Va Web Services

Demostracin on-line.

Demo

Acceso

Operaciones

Generar nuevo documento ENI

Generar nuevo expediente ENI

Almacenamiento Doc y Exp

Herramienta para la gestin de Archivos:

Gestin de estados conservacin expediente


Gestin de metadatos de archivado
Ejecucin de polticas de conservacin
Gestin de Firmas Electrnicas, sellados
Cambios de formato de documentos
Gestin completa del cuadro clasificacin
Intercambio de actas de cambio de custodia
Generacin de DIPs para difusin
Gestin de solicitudes de Derecho de Acceso
Gestin de la Puesta a Disposicin

Modo de Uso: Cloud y mediante instalacin con la publicacin en el


CTT del Cdigo bajo licenciamiento EUPL.

Poltica de Gestin Documental MINHAP

Generacin de SIPs
Paso 1
G-Inside: generar un expediente en formato ENI

Paso 2
Generador de SIP: generar un paquete SIP a partir el
Expediente ENI del paso 1

Demo

Pilotos
Inspeccin General de Servicios
Parque Mvil del Estado
SEAP Aplicacin Actas
UNED
Red NEREA, Junta de Andaluca
MECD

Protocolo Adhesin

Demo

Administracin

Centros de archivo

Centros de archivo

Metadatos configurables
A nivel de centro de
archivo

Metadatos configurables
A nivel de serie
documental

Expedientes

Punto 7

EVENTO E-ARK Y RELACIONES


CON LA UNIN EUROPEA

Evento e-ARK y relaciones con la Unin Europea


Grupos de trabajo:

WP1 - Project Co-Ordination


WP2 - Use Cases and Pilots
WP3 - Transfer of Records to Archives (SIP)
WP4 - Archival Records Preservation (AIP)
WP5 - Archival Records Access Services (DIP)
WP6 - Archival Storage, Services and Integration
WP7 - Evaluation and Assessment
WP8 - Dissemination and Exploitation

Alineacin espaola
Evento 1, 2 y 3 Marzo:
Da 1 - Jornada conjunta
Das 2 y 3 - Jornadas reunin anual E-ARK

Punto 8

RUEGOS Y PREGUNTAS

Ruegos y Preguntas