PROTOCOLOS

NOTARIALES

ANTECEDENTES

En
En Roma:
Roma: segn
segn Escriche
Escriche esta
esta palabra
palabra viene
viene de
de la
la voz
voz
griega
griega Protos,
Protos, que
que significa
significa primero
primero en
en su
su lnea
lnea y
y de
de la
la
latina
latina Collium
Collium o
o Collatio,
Collatio, comparacin
comparacin o
o cotejo.
cotejo. Otros
Otros del
del
latn
latn protocollum
protocollum que
que significa
significa hoja
hoja encolada
encolada o
o
engomada.
engomada.
Entre
Entre los
los romanos,
romanos, protocollum,
protocollum, era
era lo
lo que
que estaba
estaba escrito
escrito
aa la
la cabeza
cabeza del
del papel
papel donde
donde sola
sola ponerse
ponerse el
el tiempo
tiempo de
de su
su
fabricacin
fabricacin

En el derecho antiguo: En lo estrictamente notarial, el protocolo

fue antiguamente un registro de notas, del cual se ocup con
cierta precisin del rey sabio en las Partidas ms adelante la
nueva recopilacin dispuso que cada escribano haya de tener y
tenga un libro de protocolo encuadernado , pliego de papel
entero, en el cual haya de escribir y escriba por extenso las notas
de las escrituras que ante el pasasen , y se hubieren de hacer ; en
la cual nota se contenga toda la escritura que hubiere de otorgar
por extenso, especificando todas las condiciones, partes y
clusulas que las dichas partes asientan.

Etimologa

En
trminos
etimolgicos,
la
expresin protocolo est compuesta
por dos palabras que tienen origen
griego, protos, que significa primero o
principal, y kollas, que significa
pegar.

Definicin
El artculo 36 de la ley de notarios
establece
lo
siguiente:
Es la coleccin ordenada de
registros sobre la misma materia
en los que el notario extiende los
instrumentos
pblicos
protocolares con arreglo a ley

Importancia
Permite coleccionar los instrumentos en
orden cronolgico y su conservacin y
pera la importancia del instrumento
pblico notarial recae en el valor jurdico
del instrumento notarial, en los efectos que
ste produce, y en la seguridad jurdica
que brinda

Registros protocolares

Son los instrumentos que se incorporan al

protocolo notarial, es decir que habiendo
cumplido una serie de formalidades rigurosas y
solemnes ingresan al archivo propiamente de
Escrituras Pblicas

Registros protocolares

De escrituras
pblicas
De testamentos
De actas de
protestos

Registros protocolares

De actas de transferencia de bienes

muebles registrables

De actas y escrituras de
procedimientos no contenciosos.

Forma de llevar los

registros

El registro se compondr de
cincuenta
fojas
ordenadas
correlativamente
segn
su
numeracin

a) En veinticinco pliegos de papel emitido por el colegio de

notarios, los mismos que se colocarn unos dentro de otros, de
modo que las fojas del primer pliego sean la primera y la ltima; que
las del segundo pliego sean la segunda y la penltima y as
sucesivamente

b) En cincuenta hojas de papel emitido por el

colegio de notarios, que se colocarn en el orden de
su numeracin seriada, para permitir el uso de
sistemas de impresin computarizado

caractersticas

Se llevan por bienios y

las fojas se numeran
segn su orden en el
bienio
Cada 10 registros forman
un tomo que tambin se
enumeran
correlativamente

Impresin por cuenta de

cada colegio bajo la
forma de papel sellado.

Autorizado con sello y

firma, en la primera foja, por
un miembro de la Junta
Directiva del Colegio de
Notarios.

Formalidades

En 25 pliegos de papel emitido por el

Colegio de Notarios, los miembros que
se colocan unos dentro de otros

En 50 fojas de papel emitido por el

Colegio de Notarios que se colocan en
orden a su numeracin seriada para
permitir el uso de sistemas de impresin
computarizada

Se incorporan al
protocolo.
Son eminentemente
formales.
Gozan de la garanta de
la autenticidad.

CARACTERSTICAS
DEL INSTRUMENTO
PBLICO
PROTOCOLAR:

Son medios de prueba

ante terceros.
Son pblicos.
Son ejecutivos.
Producen efectos
jurdicos.
Son inscribibles.
Su contenido perdura a
travs deltiempo.
Ostentan lacalidadde
prueba plena.

COPIAS QUE SE EMITEN DE LOS INSTRUMENTOS

PBLICOS PROTOCOLARES

Testimonio

Boleta

Partes

Es una transcripcin ntegra del instrumento

pblico protocolar original que se emite a los
interesados, en la cual el Notario da fe que esta
copia es igual a su original y deja constancia de
la fecha y foja en que corre el instrumento
matriz.

Es una transcripcin que se emite a los

interesados y que contiene un resumen del
instrumento original o puede tambin contener
la transcripcin de las clusulas o trminos que
el interesado solicite.

Que tiene exactamente el mismo contenido que

el Testimonio, pero que es remitido a
losRegistros Pblicos para efectos de su
inscripcin

EL ARCHIVO NOTARIAL

Conjunto ordenado de documentos a cargo del notario.

Los Registros.

Los
Tomos
de
Minutas
extendidas en el Registro.
Los Documentos Protocolizados.
Los ndices que seala la ley,
cronolgicos y alfabtico, respecto
de los documentos protocolares y
cronolgico para los registros de
protestos.

PROTOCOLIZACIONES

ACTA DE
PROTOCOLIZACIN

Es la clara fe de haber
examinado
el
notario
el
documento que as se lleva a
autenticarse, con constancia de
quedar unidos al protocolo, con
el nmero de folios que le
correspondan. Cabe protocolizar
testamentos,
documentos
privados y pblicos de cualquier
otro orden , impresos, planos ,
fotografas
y
elementos
probatorios anlogos. Es la
incorporacin al registro de
escrituras
pblicas
de
documentos
que
la
ley,
resolucin
judicial
o
administrativa ordenan, Art. 64.

Voluntaria
FORMAS DE
PROTOCOLOZACIONES

Judicial
Administrativa

FORMALIDAD DE LAS
PROTOCOLIZACIONES
NOTARIALES

Lugar, fecha.
Nombre del notario.
Materia del documento.
Los nombres de los
intervinientes.
Nmero de fojas de que consta.
Nombres del Juez y del
Secretario.
Mencin a la resolucin que
ordena la protocolizacin y si est
consentida o ejecutoriada; y
Denominacin de la entidad o
autoridad administrativa que
dispone la protocolizacin

ACTAS Y
CERTIFICACIONES
De conformidad con lo dispuesto en el artculo 96 de la Ley del
Notariado Peruana, las actas y certificaciones notariales que por
su naturaleza son instrumentos pblicos extra protocolares son
susceptibles de incorporarse al protocolo notarial, a solicitud de
parte interesada, cumplindose los requisitos que sobre el
particular rigen.

Las principales actas que pueden ser incorporadas al protocolo

notarial, son las siguientes:

De autorizacin paraviajesde menores

De autorizacin para matrimonio de menores
De destruccin de bienes
De entrega
De juntas, directorios, asambleas, comits y dems
actuaciones corporativas
De licitaciones y concursos
De remates, subastas e inventarios
De sorteos y de entrega de premios.

Asimismo, las certificaciones notariales susceptibles de ser

incorporadas al protocolo son las siguientes:

La entrega de cartas notariales

La expedicin de copias certificadas
La legalizacin de firmas
La legalizacin de reproducciones
La legalizacin de apertura de libros u hojas sueltas
La constatacin de supervivencia.

Por el testamento una persona puede disponer de sus bienes, total

oTESTAMENTOS:
parcialmente, para despus de sumuerte, y ordenar su propia

sucesin.
Son incapaces para otorgar testamento:

Los menores de edad, Salvo el caso previsto en el artculo 46 del

Cdigo Civil
Los comprendidos en los artculos 43, incisos 2 y 3, y 44 incisos
2, 3, 6 y 7 del mismo cuerpo legal.
Los que carecen, de la lucidez mental y de la libertad necesarias
para el otorgamiento de este acto.
El carcterpersonaly voluntario del acto testamentario, se
manifiesta en que las disposiciones testamentarias deben ser la
expresin directa de la voluntad del testador, quien no puede
dar poder a otro para testa

producido el fallecimiento del testador adquiere

El Testamento
vigencia
inmediata. por Escritura Pblica:

El registro de testamentos, ser llevado en forma

directa por el Notario.
El Notario observar estrictamente en el otorgamiento
del testamento por escritura pblica y el cerrado las
formalidades prescritas por el Cdigo Civil.
Se prohbe al Notario informar o manifestar el
contenido o existencia de los testamentos mientras
viva el testador.
ElInforme o manifestacin deber hacerse por el
Notario, slo con la presentacin del acta de
defuncin del testador.
El testimonio o boleta del testamento, en vida del
testador, slo ser expedido a solicitud de ste.

Por ser un acto jurdico formal, el testamento por escritura pblica, requiere para su validez que cumpla

con las formalidades esenciales siguientes:

Que estn reunidos en un solo acto, desde el principio hasta el fin, el

testador, el Notario ante quien se otorga y dos testigos hbiles, stos
no deben ser parientes del testador hasta el cuarto grado de
consanguidad y segundo de afinidad, adems que no pueden ser
cnyuges entre s.
Que el testador exprese por s mismo su voluntad, dictando su
testamento al Notario o dndole personalmente por escrito las
disposiciones que debe contener.
Que cada una de las pginas del testamento sea firmada por el
testador, los dos testigos y el Notario.

Que el testamento sea ledo clara y distintamente por el Notario, el testador

o el testigo testamentario que l elija.
Que durantela lectura, al fin de cada clusula, se verifique, viendo y
oyendo al testador manifestar, que el contenido en ella, es la fiel expresin
de su voluntad.
Que el Notario deje constancia de las indicaciones que, luego de lalectura,
pueda hacer el testador, y salve cualquier error en que se hubiera incurrido.
Que el testador, los testigos y el Notario firmen el testamento en el mismo
acto.
Si el testador es ciego o analfabeto, el testamento deber lersele dos veces,
una por el Notario y otra por el testigo testamentario que el testador
designe; del mismo modo si el testador es sordo ser ledo en alta voz por
l mismo, en el registro del Notario; si el testador no sabe firmar o no
puede hacerlo lo har a su ruego el testigo testamentario que l designe;
cualquiera sea el caso se har mencin en el testamento

Testamento Cerrado:

Tratndose
del
testamento cerrado el
Notario transcribir al
Registro
de
Testamentos,
copia
literal
del
acta
transcrita
en
su
registro
con
indicacin de la foja
donde corre.

El testamento cerrado, tambin requiere el

cumplimiento de ciertas formalidades,
tales como:
Finalmente, cabe precisar, que el testamento para su otorgamiento no requiere de
minuta, slo que el testador le manifieste o entregue personalmente al Notario las
disposiciones de su ltima voluntad.

El Notario solicitar la inscripcin del testamento en escritura pblica al

Registro de Testamentos, mediante parte que contendr:

La fecha de su otorgamiento,
Las fojas donde corre extendido en el Registro,
El nombre del Notario
El nombre del testador con sus generales de ley
Los nombres y generales de ley de los testigos
Los inmuebles y dems bienes que hubiese enumerado al otorgar el testamento
La constancia de su suscripcin
En caso derevocatoria, indicar en el parte esta circunstancia.

Que el documento en que ha sido extendido est firmado en cada una de

sus pginas por el testador, bastando que lo haga al final si estuviera
manuscrito por l mismo, y que sea colocado dentro de un sobre
debidamente cerrado o de una cubierta clausurada, de manera que no
pueda ser extrado el testamento sin rotura o alteracin de la cubierta.
Que el testador entregue personalmente al Notario el referido documento
cerrado, ante dos testigos hbiles, manifestndole que contiene su
testamento.
Si el testador es mudo o est imposibilitado de hablar, esta manifestacin
la har por escrito en la cubierta.
Que el Notario extienda en la cubierta del testamento un acta en que
conste su otorgamiento por el testador y su recepcin por el Notario, la
cual firmarn el testador, los dos testigos y el Notario, quien la transcribir
literalmente en un acta en su registro, firmndola las mismas personas.
Que el cumplimiento de las formalidades indicadas en los puntos 2 y 3 se
efecten estando reunidos en un solo acto el testador, los dos testigos y el
Notario, quien dar al testador copia certificada del acta.

El testamento cerrado quedar en poder del Notario.

El testador puede pedirle, en cualquier tiempo, la restitucin de su testamento
cerrado, lo que har el Notario ante dos testigos, extendiendo en su registro un
acta en que conste la entrega, la que firmarn el testador, los dos testigos y el
Notario.
Esta restitucin produce la revocacin del testamento cerrado, aunque el
documento interno puede valer como testamento olgrafo, siempre y cuando sea
redactado por escrito de puo y letra del testador, fechado y firmado por el propio
testador.
Para que produzca efectos, debe ser protocolizado, previa comprobacin notarial,
dentro del plazo mximo de un ao contado desdela muerte del testador.

Inscripcin del testamento cerrado y de la ampliacin:

Los testamentos cerrados, se inscribirn inmediatamente despus de haberse
otorgado; para ello, los Notarios remitirn al Registro de Testamentos, copia de la
cubierta del testamento cerrado.
En caso de fallecimiento del que otorga un testamento cerrado, se ampliar su
inscripcin, cuando su comprobacin o apertura haya sido realizada por el
Notario y mandado protocolizar. El parte ser expedido por el Notario en cuyo
oficio se hizo la protocolizacin.

PROTESTO:
En este registro se extendern las actas de protesto de los ttulos-valores,
cumplindose las formalidades sealadas en las normas pertinentes.
Se podrn llevar registros por separado para ttulos valores distintos,
para hacer posible su uso enformulariosimpresos.

El acta de protesto contendr los elementos siguientes:

Lugar, fecha y hora de la diligencia

Nombre del solicitante
Nombre de la persona contra quien se dirige el protesto
Nombre de la persona con quien se entienda y su respuesta a los
motivos de la falta de sta.
Transcripcin del ttulo; y
Firma del Notario, o en su caso la del Secretario Notarial que efecte la
diligencia.

Entre los principales ttulos valores que son objeto de

protestos podemos nombrar:

LA LETRA DECAMBIO- REQUISITOS PARA SU EMISIN:

Laletra de cambiodebe contener:

La denominacin de "Letra de Cambio"

La orden incondicional de pagar una cantidad dedinerodeterminada o
determinable en los casos de reajustes decapitallegalmente admitidos.
El nombre de la persona a cuyo cargo se gira la letra (girado o librado)
La indicacin del vencimiento
La indicacin del lugar de pago
El nombre de la persona a quien o a la orden de quien debe hacerse el pago
(tomador)
La indicacin de la fecha y del lugar de emisin de la letra, y;
El nombre y la firma de quien emite la letra (girador o librador).

CONCLUSIONES:

Queda claro que el protocolo de un notario, se forma con los documentos notariales originales
(escrituras pblicas y actas notariales), que contienen los derechos que crean, modifican,
trasmiten o se extinguen. Matrices que el notario no entrega ms bien los conserva, para
facilitar su reproduccin, porque, la propiedad de stos corresponde al Estado. El notario
conserva este protocolo por un tiempo razonable para exhibir, entregar los traslados
(reproducciones que se materializan en partes notariales, testimonios. boletas notariales) con
los cuales se otorga la fe de la reproduccin, contrastando con el original que mantiene.
Despus de un tiempo esta funcin de conservacin o reproduccin se trasmite a la autoridad
encargada del Archivo de la Nacin.

El protocolo se forma con todos los volmenes de las actuaciones del Notario, conteniendo
cada uno todas las actas que se escrituren entre el primer da de enero y el 31 de diciembre de
cada ao, ambas fechas inclusive. Dichas actas deben llevar el nmero que les corresponda,
escrito en letras y por estricto orden de fecha. Las hojas deben ser foliadas, es decir marcadas
con el nmero que les pertenezca y escribrsele en letras y guarismos o dgitos.
En sentido estricto, el libro-protocolo del notario, tal como indica la ley, contendr los
originales de las actas autnticas que escriture entre el primero de enero y el 31 de diciembre
de cada ao, ambas fechas inclusive. A seguida de cada acta se colocarn los documentos que
se anexen al mismo como comprobantes.