Sistema de Trmite

Documentario

Oficina Nacional de Gobierno

Electrnico e Informtica (ONGEI)

Ing. GUSTAVO ADOLFO BERMDEZ ALCCER

 Oficina Nacional de
Gobierno
Electrnico e
Informtica
AGENDA

I. Antecedentes y Normatividad
II. Qu es el Sistema de Trmite Documentario?
III. Descripcin Funcional del Sistema de Trmite
Documentario
IV. Beneficios
V. Requisitos tcnicos
VI. Proceso de Implementacin del Sistema de Trmite
Documentario

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I. Antecedentes y Normatividad

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I. Antecedentes y Normatividad

En el marco de la Poltica Nacional de

Gobierno Electrnico 2013-2017 y la
Poltica Nacional de Modernizacin de la
Gestin Pblica, se identific la
necesidad que los documentos se
gestionen a travs de un Sistema de
Trmite Documentario, promoviendo
procesos de gestin, control y
trazabilidad de documentos emitidos
entre las unidades organizacionales
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I. Antecedentes y Normatividad

RM N 048-2013-
PCM, que aprueba el
Plan Nacional de
Simplificacin
Administrativa 2013 -
2016

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I. Antecedentes y Normatividad

RM N 125-2013-
PCM, se aprueba Plan
de Implementacin
de la Poltica Nacional
de Modernizacin de
la Gestin Pblica
2013 - 2016

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AGENDA

I. Antecedentes y Normatividad
II. Qu es el Sistema de Trmite Documentario?
III. Descripcin Funcional del Sistema de Trmite
Documentario
IV. Beneficios
V. Requisitos tcnicos
VI. Proceso de Implementacin del Sistema de Trmite
Documentario

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Qu es el Sistema de Trmite Documentario?

Herramienta tecnolgica, para apoyar la gestin de trmites que

gestiona una institucin, la que permite agilizar ciertos procesos
dentro de la organizacin

Permite gestionar las solicitudes de

los Administrados (documentos
externos) y los requerimientos de
oficinas internas

Sirve de base para el desarrollo de un

Sistema Informtico replicable en otras
entidades del estado

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AGENDA

I. Antecedentes y Normatividad
II. Qu es el Sistema de Trmite Documentario?
III. Descripcin Funcional del Sistema de Trmite
Documentario
IV. Beneficios
V. Requisitos tcnicos
VI. Proceso de Implementacin del Sistema de Trmite
Documentario

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n Funcional del Sistema de Trmite Documentario

Registro de documentos de entrada (ingresan a entidad); interno

(entre oficinas) y salida (salen de entidad)

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n Funcional del Sistema de Trmite Documentario

Carga en el Sistema documentos escaneados o archivos

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Consultas y bsquedas de documentos registrados a todo nivel

(diferentes criterios para bsqueda)

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Reportes en Excel y PDF de las consultas

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Consulta del estado de un trmite va internet

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n Funcional del Sistema de Trmite Documentario

Algunos perfiles de usuarios principales.-

Trmite Documentario: perfil de aquellas personas que reciben

documentos externos y los registran en el Sistema, para luego
derivarlos a las diferentes reas de la entidad, segn el trmite
solicitado.

Punto de Control: perfil de aquellas personas o funcionarios

responsables de un grupo de trabajadores (especialistas), los que
integran una seccin (rea funcional, jefatura, subgerencia,
gerencia, etc.)

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Profesional: perfil de aquellas personas, cuya especialidad en

algn tema funcional o tcnico sirve para la atencin especfica de
algn trmite solicitado a la entidad

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AGENDA

I. Antecedentes y Normatividad
II. Qu es el Sistema de Trmite Documentario?
III. Descripcin Funcional del Sistema de Trmite
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IV. Beneficios
V. Requisitos tcnicos
VI. Proceso de Implementacin del Sistema de Trmite
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IV. Beneficios

Mejora flujo de informacin y comunicacin, la pone a disposicin

de usuarios de Sede Central y oficinas anexas. Cumple con la
poltica de transparencia en cuanto a publicacin de informacin
oportuna

Acceso rpido a la informacin, facilitando la administracin de

documentos (distribucin, control, flujo, roles de seguridad y
mantenimiento) y establece una colaboracin eficiente

Administracin controlada por los mismos usuarios responsables;

adquiriendo suficiencia organizacional para mantener esta
solucin operativa.

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IV. Beneficios

Reduce la complejidad en la administracin de la informacin

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IV. Beneficios

Disminuye los tiempos de bsqueda de informacin

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IV. Beneficios

Reduce los costos de recursos y horas hombres para elaborar

informacin

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AGENDA

I. Antecedentes y Normatividad
II. Qu es el Sistema de Trmite Documentario?
III. Descripcin Funcional del Sistema de Trmite
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IV. Beneficios
V. Requisitos tcnicos
VI. Proceso de Implementacin del Sistema de Trmite
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V. Requisitos Tcnicos

PHP para Windows, versin php-5.2.17-Win32-VC6-x86.msi

Servidor de Aplicaciones (Windows):

Servidor de aplicaciones APACHE

Versin httpd-2.2.21-win32-x86-no_ssl

Espacio fsico 1 GB (espacio libre para instalacin)

Memoria 2 GB

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V. Requisitos Tcnicos

Servidor de Base de Datos:

Servidor de BD SQL Server 2008 R2, opcionalmente SQL Server Express 2008

Software .Net 3.5 SP1 para Bases de Datos

Espacio fsico 6 GB (espacio libre para instalacin)

Memoria 1 GB SQL Server Express 2008 4GB ediciones superiores

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AGENDA

I. Antecedentes y Normatividad
II. Qu es el Sistema de Trmite Documentario?
III. Descripcin Funcional del Sistema de Trmite
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IV. Beneficios
V. Requisitos tcnicos
VI. Proceso de Implementacin del Sistema de Trmite
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VI. Proceso de Implementacin del Sistema de Trmite Documentario

Cul es el procedimiento para obtener el Sistema de Trmite

Documentario y los Certificados Digitales para poder utilizar la Firma
Digital?:

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Solicitar informacin
de Sistema de Trmite Informar sobre el Sistema
Documentario que de Trmite Documentario
Realizar demo y
use Firma Digital Sistema cumple y Certificados Digitales
atender consultas
Solicitarnuestras expectativas? Indicar URL para
Verificar que se
demo estamos listos para
ENTIDAD recibi el oficio descargar cdigo fuente
implementarlo? e instructivos
SOLICITANTE Solicitar a ONGEI con Realizar asesoras tcnicas
oficio, implementacin de en fechas coordinadas.
Sistema Validar que el Sistema
Realizar etapa
Ejecutar piloto deest configurado y probado
de capacitacin
Comunicar uso del STD Generar acta de etapa
Al culminar etapa de
conformidad a de configuracin y capacitacin
piloto generar acta
Realizar despliegue
PCM-ONGEI realizada Registrar resultado
a todas las reas.
de implementacin y cerrar
proyecto
Coordinar con RENIEC
convenio de obtencin de
Activar certificados
Certificados Digitales Procesar solicitud de
digitales Certificados y dar conformidad
a convenio

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VI. Proceso de Implementacin del Sistema de Trmite Documentario

Quienes lo tienen implementado?:

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VI. Proceso de Implementacin del Sistema de Trmite Documentario

Quienes estn prximos a completar su implementacin?:

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MUCHAS GRACIAS
Ing. Gustavo Adolfo Bermdez Alccer
Correo: gbermudez@pcm.gob.pe

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Presidencia del Consejo de Ministros

www.ongei.gob.pe
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