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GESTION DOCUMENTAL
INTRODUCCION
La necesidad de una gestin documental en
empresas suele surgir cuando se alcanza un
punto crtico en el almacenamiento y
produccin, y aparece la necesidad de
recuperar y reutilizar documentos. La
produccin y archivado incontrolado de
documentos obligar a grandes esfuerzos
futuros para localizar dicha documentacin. Si
un documento no es fcilmente localizable, es
como si no existiese. Lo que se traduce en una
potencial prdida de informacin y, sobre
todo, de productividad
RESERVADO Gestin documental
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GESTION DOCUMENTAL
Es el conjunto de tecnologas, normas y
tcnicas que permiten a la empresa
administrar su flujo de documentos a lo
largo del ciclo de vida del mismo, ya sea
mediante tcnicas manuales o aplicando
tecnologas que permiten alcanzar cotas
ms altas de rendimiento, funcionalidad
y eficiencia.
OBJETIVO DE LA CAPACITACIN
Unificar criterios con el fin de
garantizar que la documentacin,
fuente de historia de nuestra
institucin se pueda conservar de
acuerdo a la normatividad
vigente.
Artculo 15.
Responsabilidad especial y
obligaciones de los servidores
pblicos en el manejo de la
documentacin.
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Gestin documental
Fuente: Direccin de Estudios Estratgicos | Min Defensa Pg. 10
LEY 87 DE 1993
.
El Proyecto de ley que hoy se somete a consideracin
del Congreso pretende modernizar la administracin
pblica acorde con el fin de lograr la calidad total de
las entidades y organismos que la conforman en
todos sus rdenes.
Entre los principios rectores que deben regir la
administracin pblica y que fueron estudiados por la
Comisin Quinta de la Asamblea Nacional
Constituyente se propuso la eliminacin del control
previo por parte de la Contra la Va General de la
Repblica y a su cambio, establecer un control
interno ejercido por las mismas entidades
RESERVADO Gestin documental
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POLITICAS DE OPERACION
1. PLANEACIN
8. VALORACIN
2. PRODUCCIN
7. PRESERVACIN
3. GESTIN Y
TRAMITE
6. DISPOSICIN
DOCUMENTAL
5. TRANSFERENCIA 4. ORGANIZACIN
T.R.D.
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unidad administrativa.
TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
(Del Archivo de Gestin al Archivo central)
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VALOR PRIMARIO
VALOR SECUNDARIO
(histrico o relevancia para ciencia y tecnologa)
Es el que interesa a los investigadores de informacin
retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o
primario. Los documentos que tiene este valor se conserva
permanentemente.
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disposicin final.
TABLA DE RETENCION
_ACTA DE ELIMINACIN
_AUTORIZACION COMIT DE
ARCHIVO
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PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Los documentos producidos por una institucin y sus
dependencias no deben mezclarse con los de otras.
SERIE SIMPLE
2. ACTAS
2.21 Acta de Entrega
2.35 Acta de Capacitacion
SERIE COMPLEJA
17 CONTRATOS
Subserie
17.1 Contrato Arrendamiento
17.2 Contrato de Bienes o Servicios
Documentos Facilitativos
producidos en cumplimiento de
funciones idnticas o comunes en
todas las entidades.
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SI EXISTEN OTRAS FOLIACIONES,
ESTAS DEBERN BORRARSE O
EN SU DEFECTO ANULARSE
MEDIANTE UNA LNEA OBLICUA.
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INFORME 22
ESTADSTICO
CUANDO LA ORIENTACIN
MINISTERIO DE DEFENSA
DISCIPLINARIO INTERNO
INFORME ESTADSTICO
OFICINA DE CONTROL
DEL DOCUMENTO ES
HORIZONTAL, DEBER
FOLIARSE EN EL NGULO
NACIONAL
SUPERIOR DERECHO CON
RESPECTO A LA DIRECCIN
DE LA INFORMACIN QUE
CONTIENE.
Unidades De
Archivo de Gestin Conservacin; Cajas
Ref. X-100
de archivo
Elaboradas en cartn
corrugado, recubierto Archivo Central e Histrico
para nminas Ref. X-300
en su cara interna por
una pelcula a base de
parafina y ceras
vegetales.
Archivo de Gestin
Ref. X-200
Adicionalmente, cada
caja tendr en su
interior dos fuelles
elaborados en el
mismo cartn.
CONTENIDO CONSULTA
2. ACTAS
2.21 Actas Entrega
* Acta Entrega de Cargo
1 2
Archivo central
Ref. X-200
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GLOSARIO