ELABORACIN E

IMPLEMENTACIN DEL PLAN DE

MEJORA
 I. OBJETIVO

Elaboracin, desarrollo y seguimiento

de los planes de mejora en las
empresas a partir de los resultados
obtenidos en la evaluacin de la
gestin, con el fin de optimizar su
desempeo y mejorar la calidad de
los servicios y productos.
 II. PLAN DE MEJORA.

2.1 Definicin: Es un conjunto de acciones planeadas, organizadas, integradas y sistematizadas que

implementa la organizacin para producir cambios en los resultados de su gestin, mediante la
mejora de sus procedimientos y estndares de servicios.
Consensuadas: Las acciones a ejecutar deben ser debatidas y consensuadas entre todos los
involucrados.
Coherentes: Las acciones a ejecutar deben ser coherentes con las mejoras identificadas en el
proceso de evaluacin y los objetivos que se pretenden lograr.
Realistas: Las acciones deben ser viables para poder realizarlas.
Flexibles: deben ser susceptibles de ser modificadas por imprevistos internos y del entorno, sin que
se pierda el objetivo original.
2.2 Objetivo:

El objetivo principal del plan es desarrollar

un conjunto de acciones para el
seguimiento y control de las reas de
mejora detectadas durante el proceso de
evaluacin, en procura de lograr el
mejoramiento continuo de la organizacin
 2.3 Componentes:

Actividades: Acciones que se llevan a cabo para resolver la debilidad o rea de mejora
identificada.
Objetivo: Define claramente el resultado que se persigue con la accin de mejora que se
ejecuta.
Metas: es un conjunto de acciones o actividades orientadas a concretar un objetivo
determinado.
Capacidad de Ejecucin: Lo determina y se refiere a los recursos materiales, financieros,
humanos, tecnolgicos, otros.
Productos: Se refiere a los indicadores de resultados programados para alcanzar como
consecuencia de la mejora.
Fecha Inicio/Fin: Cada actividad o accin de mejora colocada en el plan debe quedar
enmarcada dentro de una fecha de inicio de su ejecucin y la fecha en que debe terminar.
Responsables: A cada actividad o accin de mejora se le debe asignar un responsable de su
ejecucin y logro.
Medios de Verificacin: Se refiere a los medios para verificar el cumplimiento de las actividades
o indicadores, tales como: documentos, sistemas, etc.
 2.4 Difusin y Comunicacin:

La elaboracin del Plan de Mejora debe responder a preguntas, tales como:

Qu se debe incluir?
Quin o quines deben ser involucrados?
Dnde se va a desarrollar (cuales unidades o reas estn afectadas)?
Cmo se va a desarrollar o se ejecutarn las acciones?
Cundo o en qu perodo de tiempo se llevar a cabo (inicio-fin)?
Por qu es necesario realizar tales o cuales acciones?
Cunto cuesta implementar el plan en trminos operativos (recursos materiales,
financieros, humanos, tecnolgicos, otros)?
En base a estas preguntas, el Plan de Mejora se compone de las siguientes fases:
 FASE 1:
Conformar el Equipo de Mejora.
Es el responsable de elaborar, desarrollar y dar seguimiento al Plan
de Mejora y debe estar integrado, por miembros del comit de
evaluacin.
Debe incluir miembros del Comit de Calidad.
personal directivo.
tcnicos o profesionales de las reas o procesos que requieren ser
mejorados, de entre los cuales, debe elegirse un Coordinador, que
ser el lder de todo el proceso, quien gestionar los recursos
necesarios, los asignar y realizar las gestiones pertinentes.
Para facilitar la operatividad del proceso, es recomendable que el
nmero de integrantes no sobrepase a seis (6)
Elaborar el Plan
La elaboracin del Plan incluye, adems de las acciones o actividades a
ejecutar, los responsables de su ejecucin, una breve descripcin de la
mejora a realizar, los plazos para su ejecucin y los indicadores de
seguimiento.
Deber acompaar un cronograma o calendario para las reuniones de
seguimiento.
 Identificar y seleccionar las reas de mejora.

De las reas de mejora identificadas en el proceso de evaluacin, el plan debe

contener una seleccin jerarquizada de aquellas que sean consideradas
prioritarias o que puedan ser abordadas en un plazo no mayor de dos (2)
aos.

tomando en cuenta su importancia, en relacin a la misin, visin y objetivos

estratgicos de la entidad (impacto que generar en la organizacin).

Del mismo modo, el logro de algunos indicadores o resultados pueden estar

sujetos a la obtencin de otros.

Para ayudar en este proceso, es recomendable hacer las siguientes preguntas:

1. Cul es el problema?
2. Por qu se est produciendo?
3. Quin o qu lo est causando?
 Detectar las principales causas raz de cada problema o
rea de mejora identificada:
Una vez identificado el problema o rea de mejora, es necesario
conocer las posibles causas que lo originan y seleccionar las
alternativas ms apropiadas para su solucin.
Existen diversas herramientas y tcnicas de anlisis que se pueden
aplicar, entre las que citamos las ms comunes:
Anlisis FODA: Es un anlisis sistemtico de las fortalezas y
debilidades internas; as como de las amenazas y oportunidades del
entorno, en relacin al problema (producto o servicio):
F = Fortalezas institucionales
O= Oportunidades, elementos aprovechables
D= Debilidades institucionales
A= Amenazas externas o del entorno que pueden afectar la institucin
Diagrama causa efecto, Diagrama de Ishikawa o Espina de Pescado:
Es una representacin grfica que muestra la relacin cualitativa e hipottica de los
diversos factores (causas) que pueden ocasionar un efecto o fenmeno determinado
(resultado especfico).
Una especie de espina central que representa el problema a analizar. Centra la
atencin de todos los componentes del grupo en el problema
 El rbol del problema o Diagrama del rbol:
Es una representacin grfica que muestra el
despliegue de todos los factores o elementos
que contribuyen a un objetivo de forma
ordenada y precisa.

En este caso, los factores o elementos son las

causas o races.

El tronco es el problema.

Las ramas son los efectos que ocasionara la

persistencia del problema.

Tanto en las races como en las ramas, pueden

diferenciarse varios niveles de desagregacin.
 El Diagrama de Flujo:

Es una representacin grfica de la

secuencia de pasos que se realizan para
obtener un cierto resultado.
 La Lluvia o Tormenta de ideas:

Es una tcnica de grupo para generar ideas nuevas o innovadoras

sobre un determinado tema, en un ambiente relajado, en el que cada
persona del grupo puede aportar una idea de cualquier ndole, que
estime conveniente para el caso tratado.

En la sesin se debe aportar una idea por ronda, por lo cual, se debe
ser claro al exponerla.

En principio todas las ideas son vlidas y en un anlisis posterior se

determinar la calidad de las ideas expuestas y se elaborar una lista
de las ideas seleccionadas.

La lluvia o tormenta de ideas se dar por finalizada cuando ningn

participante tenga ideas que aportar
 Formular el objetivo

Una vez identificadas las causas del problema, se debe tomar la

decisin de por dnde empezar a mejorar y en base a ello, formular
los objetivos y fijar el perodo de tiempo tomando en cuenta que los
mismos deben cumplir las siguientes caractersticas:
Viables: posibilidad de ser cumplidos.
Cotejables: en tiempo y grado de cumplimiento
Flexibles: susceptibles de modificacin ante contingencias no
previstas sin apartarse del enfoque inicial.
Comprensibles: cualquier agente implicado debe poder entender
qu es lo que se pretende conseguir.
Obligatorios: Voluntad de alcanzarlos, haciendo lo necesario para
su consecucin.
 FASE 2.

Desarrollo del Plan de Mejora.

La fase de desarrollo est relacionada con la ejecucin

del plan de accin y el entrenamiento necesario para su
puesta en marcha e involucra la asignacin de tareas y
responsabilidades a los miembros del equipo.
La asignacin de recursos (materiales, econmicos,
humanos y tecnolgicos).
La recoleccin, anlisis y aplicacin efectiva de la
informacin para la solucin del problema o resolucin de
la mejora.
As como la elaboracin del cronograma de
implementacin. Existen varias, entre las que estn:
Planificacin Estratgica y Operativa.

Es una herramienta de gestin que apoya la toma de

decisiones, ya que permite formular los objetivos prioritarios
y las metas, a mediano y corto plazo, y los indicadores; as
como, establecer las lneas de accin (estrategias) y los
recursos para lograrlos.

Anlisis y Rediseo de Procesos.

Es una herramienta de mejora continua, que se aplica

mediante la medicin del funcionamiento de los procesos, a
travs del establecimiento de objetivos o estndares
(indicadores de procesos).
La organizacin debe centrar su atencin en mejorar los
procesos crticos, es decir, que inciden directamente en el
logro de su misin, visin y objetivos estratgicos, y que por
tanto, afecten la prestacin de sus servicios.
Cuadro de Mando Integral (Balance Score Card).

Es una herramienta mediante la cual la institucin transforma su

misin y sus estrategias en objetivos e indicadores tomando en
consideracin cuatro perspectivas:
Cliente (ciudadano/cliente) = Propuesta de valor (calidad,
tiempo, imagen, relacin, etc.).

Interna (procesos internos) = Procesos/servicios, innovacin,

tecnologa, medioambiente, salud en el trabajo, riesgos, etc.

Econmica (financiera) = Productividad, valor a largo plazo

para los usuarios.

Recursos humanos (Aprendizaje) = Liderazgo, clima

organizacional, gestin del conocimiento, sistemas de calidad, etc.
Benchmarking (Aprender Mejores Prcticas).

Mediante esta herramienta la institucin hace

comparaciones o trata de emular actividades,
procesos o servicios de una unidad interna o de
otra organizacin, con el objetivo de mejorar su
desempeo o agregar valor a sus procesos o
servicios.
 FASE 3:
Seguimiento del Plan de Mejora.
El seguimiento al Plan de Mejora implica hacer una revisin peridica de
los avances logrados en su desarrollo, en trmino de indicadores y
resultados; y tambin de las dificultades que se han presentado.
Seguimiento Interno.
Durante la revisin interna, cada responsable de una o ms actividades o
acciones, deber rendir un informe al Coordinador del Equipo, quien a su
vez, habr de hacer la retroalimentacin correspondiente e informar a los
dems involucrados, as como a las autoridades, el nivel de cumplimiento
del mismo.
Seguimiento Externo.
LA organizacin a travs de la Direccin de Evaluacin de la Gestin
Institucional, har una especie de monitoreo del Plan de Mejora, mediante
el acompaamiento permanente al Equipo de Mejora desde las fases de
elaboracin e implementacin hasta la preparacin del informe/ memoria
de ejecucin del plan.
Aplicacin del Ciclo PDCA en la Solucin de
Problemas o reas de Mejora.
El ciclo PDCA comprende las fases de la gestin
orientada a resultados o a la mejora continua, en la
cual:
P corresponde a la fase de Planificacin.
D a la fase de implementacin o desarrollo.
C la fase de control y verificacin para los ajustes
necesarios
A la fase de ajustes y correcciones,
De modo que, en la solucin de los problemas
podemos definirlo de la siguiente manera:
P = Identificar el problema, identificar las
posibles causas y elaborar el plan de accin
D = Implementacin del plan, realizacin de las
acciones
C = Verificacin de los avances del plan de
accin, confirmar si el problema se solucion
(Si ya se solucion, se vuelve a la observacin
o estandarizacin)
A = Cierre del problema o solucin del rea de
mejora, aprendizaje, aplicacin de metodologa
a otros problemas
 FASE 4:

Elaboracin del Informe de Implementacin del Plan.

En base a los informes generados por cada responsable, el
Coordinador del Equipo de Mejora elaborar un informe global
del proceso realizado, en base al siguiente contenido:
De los Integrantes del Equipo con las responsabilidades que le
fueron asignadas, las fases del proceso realizado y la duracin
del mismo.
los recursos econmicos, materiales utilizados.
los indicadores o productos que fueron alcanzados.
una breve explicacin de los inconvenientes durante el
proceso y los anexos que fueran necesarios.