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INTRODUCCION A LA

GESTIN
Y EVALUACIN DE
PROYECTOS
Ing. Lady Rodrguez
Objetivos:

Utilizar la metodologa para definir, planificar,


organizar, controlar, seguir y evaluar un
proyecto.

Utilizar la metodologa en casos de estudio


prcticos.

Usar Microsoft Project 2010 como herramienta


para la planificacin, seguimiento, control y
evaluacin de proyectos.
Con una planificacin
cuidadosa y detallada,
se puede ganar

Con una planificacin


descuidada y menos
detallada no se puede
ganar

Cunto ms segura ser la


derrota si no se planifica nada!

Por el modo en que se realice la


planificacin de antemano podemos
predecir la victoria o la derrota
MARCO CONCEPTUAL

PMI
Creado en 1968
Formular estndares profesionales en Gestin de Proyectos
Generar conocimiento a travs de la investigacin
Promover la profesionalizacin de la gestin de proyectos
(certificaciones)

PMBOOK Guide
Body of knowledge
Fundamentos de direccin de Proyectos
Buenas Prcticas
5 Edicin
PASO A PASO
1. Ingeniera de Proyecto

2. Creando proyectos con


Microsoft Project 2010

3. Herramientas de Microsoft
Project

4.Administracin de:
Alcances, Tiempo y Costos
Ingeniera de proyectos.

Introduccin
La bsqueda de la excelencia se logra cuando
las actividades que se desarrollan en conquista
de un objetivo son diseadas, planificadas y
ejecutadas de forma que se optimice el uso de
recursos.

La velocidad, la calidad y los costos son


desafos del mundo de los negocios actual.

Las empresas que buscan la excelencia


trabajan por proyectos en la actualidad.
Ingeniera de proyectos.

Proyecto: Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para


crear un producto, servicio o resultado nico*

Trabajo Operativo: ejecutar de manera permanente


actividades permitiendo generar un producto establecido
o se centra en la provisin de un servicio repetitivo

* Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide)
Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Pgina 3
Ingeniera de proyectos.
Caractersticas de un proyecto:
Singular: conjunto de eventos que se
presenta una vez
Intervienen equipos de trabajo
multifuncionales
Sus actividades se relacionan en cierta
secuencia
Orientado a cumplir alguna meta u objetivo y
luego finalizar
Da como resultado un
producto o servicio.
Temporales .
Ingeniera de proyectos.
Ciclo de vida de un proyecto:
Ingeniera de proyectos
Estructuras Organizacionales

Organizacin Funcional

Organizacin
orientada a
proyectos

Organizacin Matricial
Ingeniera de proyectos

Trabajando en base a proyectos


Una necesidad crtica impulsa a la alta gerencia a
crear un equipo de direccin de proyectos.
La necesidad surge de un problema o situacin (interna o
externa) que amenaza a la organizacin.
Puede tratarse de un producto o servicio nuevo, de un
proceso o sistema novedoso, del desarrollo de nuevos
mercados, requerimientos de reducir el tamao de la
organizacin.

El manejo adecuado de un proyecto


siempre asegura la adquisicin y el uso
eficaz de los recursos y el logro de los
objetivos y alcances, en tiempo y con alta
Ingeniera de proyectos
Administracin de proyectos.
Es el conjunto de:
Mtodos,
Tcnicas,
Habilidades,
Herramientas,
Procedimientos,
Controles y Recomendaciones,

Permite generar una secuencia ordenada de


fases, actividades y tareas, que la experiencia y el
sentido comn consideran como buenas prcticas,
normalmente con restricciones de tiempo y
costos.
Ingeniera de proyectos
Administracin de proyectos.

En LA PMO trabajamos BIEN,


RPIDO y BARATO...

Pero Usted puede elegir


solamente dos de nuestros
atributos!
Ingeniera de proyectos
Administracin de proyectos.
Ingeniera de proyectos
Factores crticos para una
administracin exitosa de proyectos

EL INICIO ES LA PARTE MAS


IMPORTANTE DEL TRABAJO

PLATN
Objetivos claros y alcance definido.
Administrador (jefe) del proyecto competente.
Integracin adecuada del equipo del proyecto.
Apoyo gerencial.
Disposicin de recursos suficientes
Canales de comunicacin adecuados
Disposicin y utilizacin de mecanismos de
control y retroalimentacin.
Ingeniera de proyectos

Etapas y Fases de la direccin de proyectos

PLANEACION
DEFINIR
PLANEAR
EJECUCION
ORGANIZAR

CONTROLAR

CONCLUIR

Cada fase se compone de 5 pasos, es decir, la


direccin de proyectos se compone de 25 pasos.
Cada fase con sus correspondientes pasos generan
documentacin acerca del proyecto.
Ingeniera de proyectos
Etapas y Fases de la direccin de proyectos
Ingeniera de proyectos
Enunciar la necesidad, problema u
oportunidad de plantear un proyecto.
Un proyecto surge para dar solucin a la
necesidad de enfocar un problema o
situacin (interna o externa) que amenaza a
la organizacin, o bien le ofrece una
oportunidad valiosa.
Puede tratarse de un producto o servicio
nuevo, de un proceso o sistema novedoso,
del desarrollo de nuevos mercados,
requerimientos de reducir el tamao de la
organizacin.
Es necesario enunciar la necesidad,
problema u oportunidad.
Ingeniera de proyectos
Alcance del Proyecto

es una definicin
del resultado final
o misin del
proyecto.
es definir los
entregables al
usuario final y
enfocar el plan del
proyecto
Ingeniera de proyectos
Fije el alcance del proyecto

Ejemplo:

Al usuario no le interesa que se est


tratando de desarrollar un nuevo
sistema contable, le interesa tener al
final del da informacin sobre los
inventarios y ventas. " Su meta debe
ser proveer al cliente un sistema que
satisfaga sus necesidades ", disear un
nuevo sistema contable es lo que usted
hace para lograrlo.
Ingeniera de proyectos
Definir los objetivos
Alcance del proyecto principales para
Objetivos satisfacer las
necesidades del
cliente
Los resultados esperados a lo Entregables
largo de la vida del proyecto
Se define como eventos significativos
en un proyecto que ocurren en punto Eventos Crticos
en el tiempo.

Para asegurar un desempeo Requerimientos tcnicos


adecuado
Cuando el alcance del proyecto no se define Lmites y exclusiones
claramente, se generan falsas expectativas y se
destinan recursos y tiempo a atender problemas
que no tenan que haberse atendido.
Revisiones con el cliente
El propsito es lograr el
entendimiento y acuerdo sobre del proyecto
las expectativas
Ingeniera de proyectos
Objetivos del proyecto
Los objetivos son metas pequeas y constituyen principios
que sirven de gua para encaminar los esfuerzos de los
miembros del proyecto en su contribucin para alcanzar la
meta del proyecto.
Precisar los objetivos ayuda a determinar el contingente del
proyecto, es decir, destrezas que se requieren.

Los objetivos descomponen la meta en una serie de tareas


especficas, indican a cada grupo o persona qu hacer,
cuando hacerlo y como evaluar los avances.
La realizacin de todos los objetivos equivale a
completar la meta del proyecto.
(Estructura de divisin del trabajo)
Ingeniera de proyectos
Mapeo de Procesos (Sistema)

SEGUIMIENTO Y CONTROL: procesos


requeridos para monitorear, analizar y
regular el progreso y desempeo del
proyecto, para identificar reas en las que
el plan requiera cambios y para iniciar los
cambios correspondientes
PLANIFICACI
N: procesos
requeridos para
establecer el CIERRE: procesos
alcance, redefinir realizados para
los objetivos y finalizar todas las
INICIACIN: procesos definir curso de actividades a
realizados para definir accin para travs de todos
un proyecto o una fase alcanzar los los grupos de
ya existente objetivos procesos, a fin de
cerrar formalmente
EJECUCIN:
el proyecto o una
procesos
fase del mismo
realizados para
completar el
trabajo definido en
el plan con el fin
de cumplir las
especificaciones
Ingeniera de proyectos
Acta de Constitucin del Proyecto
Principal Objetivo es definir con la mayor claridad posible los productos para el
usuario final y enfocarse en los planes de proyecto

Lista de verificacin:

1. Objetivo del proyecto

2. Productos a entregar

3. Momentos importantes

4. Requerimientos tcnicos

5. Lmites y exclusiones

6. Revisiones con el cliente


Ingeniera de proyectos
Matriz Prioridades en un proyecto

Restriccin Parmetro original est fijo (fechas,


alcance, presupuesto).
Oportunidad de Parmetro a ser optimizado (tiempo,
mejora costos).
Significa aadirle valor al proyecto
Aceptable Parmetro que no cumpla el valor original
es tolerable (fecha terminacin, exceder
ppto).
Tiempo Desempeo Costo

Restriccin
Oportunidad de
mejora

Aceptable
Ingeniera de proyectos
Matriz Prioridades en un proyecto

El desarrollo de una matriz de prioridades para las decisiones de


un proyecto, antes de que comience, es un ejercicio til

Proporciona un foro para fijar con claridad las prioridades con


los clientes y con la alta direccin a fin de CREAR
EXPECTATIVAS COMUNES y EVITAR MALOS ENTENDIDOS

Es esencial para el proceso de planeacin en donde es


posible hacer ajustes en el alcance, el programa y la
asignacin del presupuesto

Resulta til a la mitad del avance del proyecto cuando se


trata de entender un problema a resolver
Ingeniera de proyectos
Registro de los interesados
Se refiere a aquellas personas o grupos de personas que estn
vinculadas o influyen de alguna manera en las operaciones de
una organizacin, desde los empleados, pasando por
proveedores y entidades de apoyo hasta llegar a clientes.

Una organizacin puede tener varios tipos de grupos de


inters involucrados en distintos niveles o compromisos desde
la relacin simple y espordica hasta la que llega a involucrar
la toma de decisiones:
Por su responsabilidad
Por influencia
Por cercana
Por dependencia
Por representacin
Ingeniera de proyectos
WBS Estructura de Desglose de Trabajo
IDENTIFICADOS
Alcance
Productos a
Entregar
Dividir
sucesivamente el
proyecto en
pequeos y ms
pequeos elementos
de trabajo
Ingeniera de proyectos
WBS Estructura de Desglose de Trabajo

Nivel Descomposicin jerrquica Descripcin


1 Proyecto Proyecto completo

Principales productos a entregar


2 Producto a entregar

Subproducto a Productos de apoyo a entregar


3
entregar
4 Menor nivel de responsabilidad de la
Subproducto ms administracin
pequeo a entregar
Agrupamiento de paquetes de trabajo
5 para supervisar el progreso y la
Cuenta de costos* responsabilidad

Actividades identificables de trabajo


Paquete de trabajo
Ingeniera de proyectos
Paquete de Trabajo en el EDT (WBS)

Definir el trabajo (QU)

Identificar el tiempo
requerido para terminar
el paquete (CUNDO)

Identificar el presupuesto
que se debe aplicar a lo
largo del tiempo para
completar el paquete
(COSTO)
Ingeniera de proyectos
Paquete de Trabajo en el EDT (WBS)
Identificar los recursos
necesarios para terminar un
paquete de trabajo
(CUNTO)

Identificar a la persona
responsable de las unidades
de trabajo (QUIN)

Identificar los puntos de


monitoreo para medir el
progreso (HITOS)
Ingeniera de proyectos
Matriz de responsabilidades
En muchos caso, el tamao y el alcance del proyecto no justifican una EDT, una
herramienta que los administradores de proyectos y los lderes de las fuerzas de tarea
utilizan mucho en proyectos pequeos en la: Matriz de Responsabilidades

Equipo del proyecto


Tarea Alfonso Carlos Carmen Erika Esteban
Identificar a los clientes objetivo R S S
Desarrollar el borrador del cuestionario R S S
Prueba piloto del cuestionario R S
Hacer los ajustes necesarios al cuestionario R S S S
Imprimir el cuestionario final R
Preparar los sobres para los cuestionarios R
Enviar los cuestionarios R
Recibir y monitorear los cuestionarios R S
Capturar los datos respondidos R
Analizar los resultados R S S
Preparar el borrador del reporte S R S S
Preparar el reporte final R S

R - Responsable
S - Apoyo
Ingeniera de proyectos
Matriz de responsabilidades

Organizacin
Enrtregables Diseo Desarrollo Documentar Ensamble Pruebas Compras Calidad Manufactur
DISEO ARQUITECTNICO 1 2 2 3 3
ESPECIFICACIONES DE HARDWARE 2 1 2 3
ESPECIFICACIONES DE USO 1 3 3
ESPECIFICACIONES DE UTILERAS 2 1 3
DISEO DE HARDWARE 1 3 3 3
DRIVERS 3 1 2
GESTIN DE MEMORIA 1 3 3
DOCUMENTACIN DE SISTEMA OPERATIVO 2 2 1 3
PROTOTIPOS 5 4 1 3 3 3 4
PRUEBAS DE ACEPTACIN 5 2 2 1 5 5

1 - Responsable
2 - Apoyo
3 - Debe ser consultado
4 - Debe ser notificado
5 - Debe aprobar
Ingeniera de proyectos
Red del Proyecto
DEFINICIN DE ACTIVIDADES

Es una pieza de trabajo definida que consume tiempo,


pero no necesariamente requiere el esfuerzo de
quienes la realizan

Cuando todas las actividades detalladas se han


definido para cada uno de los paquetes de trabajo, el
paso siguiente es representarlas de manera grfica en
un diagrama de red que muestre la secuencia
apropiada y las interrelaciones necesarias para lograr
Ingeniera de proyectos
Red del Proyecto
SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES
Las actividades tienen una relacin de precedencia, es
decir, se vinculan en un orden de precedencia para mostrar
cules actividades deben terminarse antes de que otras
puedan iniciarse
Las flechas que vinculan las actividades muestran la
direccin de precedencia
Una actividad no puede iniciarse hasta que se hayan
terminado todas las que la preceden y estn
vinculadas a ella mediante flechas
El equipo de proyecto deber crear una lista de todas las
actividades por realizar incluyendo para cada actividad
Ingeniera de proyectos
Diagramas de Red
Actividad Duracin Precedentes
A 2 -
B 3 A
C 2 B
D 3 A
E 5 D
F 4 A
G 7 C, E, F
H 4 G
Ingeniera de proyectos
Diagramas de Red
B C

3 2

T=
A D E G H
IN
2 3 5 7 4

4
Actividad
ITE FTE
Duracin
ITA FTA

ITE=Inicio Temprano
ITA=Inicio Tardo
FTE=Fin Temprano
FTA=Fin Tardo
Ingeniera de proyectos
Diagramas de Red
Ingeniera de proyectos
Diagramas de Red
Ingeniera de proyectos
Diagramas de Red
Actividad Descripcin Das Predecesor
a
Ejercicio en clase A Urbanizacin de la zona 2
B Acometida de energa en 1.5 A
Una empresa urbanizacin
constructora ha C Construccin de los bloques 1 A
elaborado un proyecto de viviendas
D Acometida de energa en 0.5 B
para construir una casas
serie de casas E Pavimentado de las calles 5 D
F Pavimentado de las aceras 4 E
Las actividades que
tiene que realizar son G Construccin de reas 1.5 B,C
comunes
las siguientes: H Trabajos en servicios 0.5 G
auxiliares de la urbanizacin

I Trabajos en la urbanizacin 6 F,H


interna
J Acometida del gas en las 4 C
viviendas
K Acometida de energa interna 2 J
en las viviendas
L Carpintera en las viviendas 3 K
M Control y verificacin 5 L,I
Ingeniera de proyectos
Diagramas de Gantt Tpico

Es un diagrama de barras horizontales en el cual


la lista de actividades se indica a un lado del
eje vertical y las barras se colocan a lo largo
del eje horizontal.
Avance real Duracin de
Precedente la actividad 5
Actividad 1
Actividad 2 1
Actividad 3 2
Actividad 4 2
Actividad 5 3,4
t
Inicio estimado de la actividad 2 Fin estimado de la actividad 2
Ingeniera de proyectos
Diagrama de Gantt con pilares que muestran las
precedencias

3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

A-1
A-2
B-1
B-2
C-1
C-2
D-1

Gran parte de C-1 no puede empezar


hasta haber alcanzado el pilar en
la actividad A-2.
Bedworth y Bailey
Ingeniera de proyectos
Los smbolos del diagrama de Gantt

Producto
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

1. Comprar motor X
2. Comprar acero para el marco Y
3. Fabricar el marco :
4. Fabricar crter :
5. Comprar piezas fundidas para la base :
6. Maquinar piezas fundidas para la base :
7. Ensamblar :
8. Inspeccionar :
9. Empacar y embarcar :

Presente Real
Inicio Planeado
Fin
Ingeniera de proyectos
Los smbolos del diagrama de Gantt

: fecha de iniciacin programada de una operacin


: fecha programada de terminacin de una
operacin
: no se debe programar operacin en este periodo (por ejemplo,
:por M.P.) programado de trabajo
tiempo
: avance real
: fecha del ltimo avance registrado (Tambin se usa el smbolo
V)

Actividad 1 M
Actividad 2
Actividad 3

Demora causada por los materiales (M)


Ingeniera de proyectos
Auditoras del Proyecto
AUDITORIA DE PROYECTOS
EN PROCESO POSTERIORES
Permiten cambios correctivos Mas a detalle y profundas
cuando son necesarios Enfatizar en la mejora de la
Se concentran Gestin de los Proyectos futuros
Progreso Revisan el desempeo los
Desempeo beneficios estratgicos esperados
Revisa si las condiciones han realmente se entregaron?
cambiado (prioridades, misin)
EL INFORME DE AUDITORIA
PUEDE RECOMENDAR EL
CIERRE DE UN PROYECTO
Ingeniera de proyectos
Administrar el Riesgo
Ingeniera de proyectos
Administrar el Riesgo
Ingeniera de proyectos
Administrar el Riesgo

Hemos considerado todos los riesgos


potenciales, salvo el riesgo de evitar todo
riesgo
Ingeniera de proyectos
Valoracin del Riesgo

5 Zona roja (Riesgo mayor)

4
Probabilidaddequeel riesgosematerialice

3 Zona amarillo (Riesgo moderado)

1 Zona verde (Riesgo menor)

1 2 3 4 5
Impacto
Ingeniera de proyectos
Respuestas ante el Riesgo

Reducir la probabilidad de que el riesgo se


Mitigar materialice o reducir el impacto que la
materializacin del riesgo tendra sobre el proyecto
Transferir Siempre y cuando esto no aumente la probabilidad
de que el riesgo se materialice

Compartir
Similar al anterior, pero en este caso el riesgo no se
transfiere completamente
Retener
Desarrollar un plan de contingencia que se
implementar en caso de que el riesgo se
materialice
Ingeniera de proyectos
Proceso de Control de un Proyecto

Cul es el status actual del proyecto en


trminos de fechas y costos?

Cunto costar terminar el proyecto?

Cundo terminar el proyecto?

Hay problemas potenciales que deban


ser atendidos ahora?
Ingeniera de proyectos
Proceso de Control de un Proyecto

Cules y dnde estn las causas por las


cuales se excedi el costo y se rebas la
fecha programada?

Qu se obtuvo a cambio del dinero que


hemos gastado?
Ingeniera de proyectos
Proceso de Control de un Proyecto

Si el costo ya se excedi antes de que el


proyecto concluya se puede pronosticar
el excedente final al concluir el proyecto?

Pueden ser identificados los problemas


potenciales antes de que sea demasiado
tarde para corregirlos?
Ingeniera de proyectos

Proceso de control
Establecer una base de
comparacin

Medir el avance y el desempeo

Comparar lo planeado contra lo


real

Tomar las acciones pertinentes


Establecer un plan inicial
(programa, presupuesto)

Iniciar el proyecto

Esperar al
siguiente periodo Durante cada periodo de
de entrega de entrega de informes
informes
Incorporar cambios al
Reunir datos sobre el
plan del proyecto
desempeo real
(alcance, programa,
(programa, costos)
presupuesto)

Calcular el programa,
presupuesto y
pronsticos del proyecto

Analizar el estatus real


comparado con el plan
(programa, presupuesto)

No Acciones
correctivas

Si
Identifica las acciones
correctivas e incorporar
los cambios relacionados
Ingeniera de proyectos
Administracin del Cambio

Cambios en el alcance
del proyecto
Implementacin de los
planes de contingencia
que impacta en el
costo y en el programa
originales
Cambios para mejora
sugeridos por los
miembros del equipo
Ingeniera de proyectos
Se
origina Administracin del Cambio
el
cambio

Se somete una
solicitud del
cambio

Se revisa la
solicitud del
cambio

Se le
aprueb
a No
Si
Actualizar
registro de las
solicitudes de
cambios

Se
distribuy
e para la
accin
Ingeniera de proyectos
Cierre

Qu actividades se
requieren para cerrar el
proyecto?

Quin ser responsable de


estas actividades?

Cundo iniciar y
terminar el cierre del
proyecto?

Cmo ser entregado el


proyecto?
Procesos necesarios para gestionar el
proyecto
Estratgico Riesgo:
Estratgico:
Recursos:
Personal:
Interdependencia:
Alcance:
Tiempo:
Costo:
Comunicacin:
Relacionados con los recursos Identificacin
Fija el yrumbo
Establecimiento
Inicio
Desarrollo
Estimacin
Planificacin
desarrollo
del
del
yade
de concepto
control
costo
seguir
las
la
de
los
del
lariesgos
plan
de
Evaluacin
Planificacin
todos
Estructura
de
Desarrollo
dependencias
Elaboracin
comunicacin
gestin
los recursos
ydel
de
del
control
e entre
los
proyecto
presupuesto
riesgos
del
las
con el personal Tratamiento
implementacin
pertinentes
Asignacin
alcance
actividades
Control
Gestin de
de los
las
la
personal
deinformacin
costos
interacciones
los
delriesgos
SGC
:
con la interdependencia Control
competencia
Gestin
Definicin
Estimacin de
dedela
los
los
decomunicacin
las
riesgos
la
cambios
duracin
actividades
con el alcance
Desarrollo
Cierre del
Control deproceso
del
las actividades
programa
y
Control
proyectodel programa
con el tiempo
con el costo
con la comunicacin
con el riesgo
Procesos necesarios para gestionar el
proyecto
Medicin
Mejora
Mejora:
Compras: pory Anlisis:
parte de la
organizacin con las compras
Utilizar
Medicin,la informacin
yencargada
recopilacin
Planificacin originaria:de los
y las
control de
proyectos
del proyecto:
validacin
compras
Pasos para
a tomar la mejora
de datos
para para la
la De mejora
continua
Informacin
Documentacin
mejora de la
continua de
delos
los
De medicin y anlisis
organizacin
requisitosde
procesos encargada
delos comprasa la
lasproyectos
originaria
Evaluacinpara permitir la
de proveedores De mejora continua por parte de la
mejora continua
Contratacin organizacin originaria
Control del contrato De mejora continua por parte de la
organizacin encargada del proyecto