MAESTRA EN GESTIN PBLICA

DR. LUIS ANTONIO MERINO

SOLSOL

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

UNIDAD 9 : SISTEMA NACIONAL DE

RACIONALIZACIN
 SISTEMA NACIONAL DE
RACIONALIZACIN
2

Un sistema de racionalizacin tambin

llamado de Organizacin y Mtodos es el
que se encarga de la organizacin y los
procedimientos administrativos dentro de
una institucin o empresa, es decir de ver
por el adecuado ordenamiento interno para
lograr una operatividad eficiente.
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Para lograr lo anterior la racionalizacin

se encarga de analizar los problemas
estructurales y los procedimientos de la
institucin a fin de optimizar la
infraestructura administrativa para el logro
de los objetivos pre-establecidos.
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El Sistema de Racionalizacin permite

gestionar rpido con el menor costo
posible.
En otras palabras permite la agilizacin
de trmites, mejores procedimientos, una
mayor efectivizacin de las estructuras y
por ende un mayor rendimiento de las
entidades de la Administracin Pblica.
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La Organizacin y Mtodos surge con un

criterio de eficientismo en el uso de los recursos
a fin de racionalizar gastos en las reas de
servicios orientndose hacia la productividad y
la calidad total, para ello se va a entender
como:
Eficacia: el grado de alcance de los objetivos.
Eficiencia: la cantidad de recursos para el logro
de los mismos y a su relacin con estos.
 OBJETIVOS DE LA O y M
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Las unidades de organizacin y mtodos

obedecen a dos objetivos fundamentales:
1.Servir de vinculacin entre el rgano central d
modernizacin administrativa y las dependencias
en la ejecucin de las prioridades del
mejoramiento administrativo.
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Analizar los problemas originados en la

estructura de la organizacin y los problemas
derivados del flujo o proceso administrativo; as
como los problemas del cambio de actitud y
comportamiento en el marco de la
modernizacin administrativa.
 ACTIVIDADES DE O y M
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Las actividades de la O y M dentro de una

institucin comprenden las siguientes
actividades:
1.Respecto a la estructura de la organizacin:
Anlisis la estructura, para lo cual debe:
Estudiar la estructura jerrquica.
Reordenar los niveles jerrquicos.
Crear o suprimir rganos.
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Modificar la estructura de dependencia

Fijar la red de interrelacin.
Analizar las funciones.
La asignacin de funciones comprende el anlisis
y determinacin de las funciones, la descripcin
del cargo, la descripcin de la red de
interrelaciones del cargo, la fijacin de tarea para
cada funcin asignada, la autoridad y
responsabilidad requerida para la funcin y el perfil
de requerimientos personales o tcnicos para
desempear la funcin.
 ACTIVIDADES DE O y M
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2. Respecto a los procedimientos: deteccin

de errores respecto a :
Control interno.
Reiteracin de tramites.
Archivos repetitivos.
Pasos innecesarios.
Superposicin de funciones.
 DISEO DE FORMULARIOS
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El formulario es una pieza importante dentro de un procedimiento

por tanto su diseo debe ajustarse a su desarrollo siguiendo
secuencialmente su desarrollo. Para lo anterior debe tenerse en
cuenta:
Diseo adecuado para sistematizar la informacin que
contenga.
Aspectos legales.
Tipo de informacin a archivar.
Periodo de retencin.
 ORDENAMIENTO Y DISTRIBUCIN DE
OFICINAS.
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Es una actividad mediante la cual se determina

la mejor distribucin fsica de los espacios,
amoblamientos, equipos, ficheros, medios de
comunicacin, etc. de manera de facilitar la
circulacin de personas y actuaciones,
determinando tambin la facilidad de acceso al
equipamiento necesario para desarrollar las
actividades incluidas en los procedimientos.
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En esta actividad se verifica:

Distribucin fsica de oficinas.
Recorrido fsico de la informacin.
Circulacin de personas.
Accesibilidad de equipos.
Espacios de espera.
 MEDICIN DEL TRABAJO
ADMINISTRATIVO.
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Es un conjunto de tcnicas sistemticas que

permiten establecer los tiempos de ejecucin de
las tareas administrativas y en base a ello
establecer las dotaciones necesarias para
desarrollar las actividades previstas dentro de una
organizacin.
Todo este espectro de actividades se puede
realizar usando las tecnologas de la informacin,
para lo cual se debe tener en cuenta:
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Los documentos viajan por la red.

Las tareas se direccionan automticamente en
forma inteligente.
Las demoras de las tareas disparan alertas o
avisos automticos.
Los tiempos de proceso disminuyen
sustancialmente.
Los procesos se pueden monitorear en cualquier
momento.
 MANUALES
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Constituyen una de las herramientas con que se cuenta en las

organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones
administrativas y operativas.
Son fundamentalmente un instrumento de comunicacin. Si bien
existen distintos tipos de manuales podemos definirlos como un
cuerpo sistemtico, que contiene:
La descripcin de las actividades que deben ser desarrolladas por
los miembros de la organizacin.
Los procedimientos a travs de los cuales esas actividades son
cumplidas.
Los tipos ms utilizados de manuales son:
Manual de Organizacin y Funciones.
Manual de Procedimientos.
17

La descripcin de las actividades que deben ser

desarrolladas por los miembros de la
organizacin.
Los procedimientos a travs de los cuales esas
actividades son cumplidas.
Los tipos ms utilizados de manuales son:
Manual de Organizacin y Funciones.
Manual de Procedimientos.
 ORGANIGRAMAS
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Son la representacin grfica de la estructura

de una organizacin, es donde se pone de
manifiesto la relacin formal existente entre las
diversas unidades que la integran, sus
principales funciones, los canales de
supervisin y la autoridad relativa de cada
cargo.
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Son considerados instrumentos auxiliares

del administrador, a travs de los cuales
se fija la posicin, la accin y la
responsabilidad de cada rea de trabajo.
20

Las normas que elabora el Sistema de

Racionalizacin son los siguientes:
- Formulacin documentos gestin.
- ROF.
- MOF.
- CAP.
- Plan de Trabajo Institucional.
- Manual de Procedimientos.
- TUPAS.
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REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y
FUNCIONES, debe:
- Evitar la duplicidad de funciones y
minimizar los conflictos de competencia.
- Establecer niveles de responsabilidad y
autoridad.
- Reflejar estructura orgnica coherente con
el objetivo institucional y servicios pblicos.
22

- Evitar estructuras piramidales que

burocratizan instituciones por alargar
cadenas de mando.
- Debe ser flexible a la accin de la
entidad y poder adecuarse a cambios
polticos, econmicos y tecnolgicos.
23

CUADRO PARA ASIGNACIN DE

PERSONAL, a fin de que:
Se asigne los cargos que reflejen:
- Complejidad y trascendencia de resultados
a obtener los rganos de lnea.
- Cantidad de servicios y/o productos que
cada rgano debe brindar.
- Las funciones de control, apoyo y asesora
relacionados con sistemas.
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- Se introduzca sistemas computarizados

para procesamiento de datos.
Debe Constituir un instrumento para
manejar presupuesto de remuneraciones
- No debe comprender con rganos con
uno o dos cargos porque burocratizan.
- Debe permitir que los cargos sean los
adecuados para cada rgano.
25

MANUAL DE ORGANIZACIN Y
FUNCIONES, QUE:
- Determinen funciones especficas,
responsabilidades, autoridad y requisitos
de cargos dentro de la organizacin.
- Proporciona informacin a personal de
funciones, ubicacin, interrelaciones.
26

- Ayuda a la simplificacin de
procedimientos.
- Facilita proceso de induccin del
personal nuevo, adiestramiento y
orientacin de personal.
- No es para crear nuevas unidades.
- Se elabora en cada unidad orgnica.
27

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, es:

- Documento descriptivo y sistematizado,
de carcter instructivo e informativo.
- Siguen pasos de la ejecucin de
procesos.
- Deben tener informacin completa,
concisa y clara.
- Fcil manejo e identificacin.
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- Pequeo volumen.
- Permite intercambio para su
actualizacin.
Deben contener:
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TUPAS, comprende:
-Los procedimientos de iniciativa de parte,
para satisfacer intereses y derechos.
- Descripcin clara y taxativa de requisitos
de cada procedimiento.
- Calificacin de cada procedimiento, de
evaluacin previa o aprobacin
automtica.
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- Sealar si existe silencio positivo y

negativo.
- El pago de derechos de trmite.
- Vas de recepcin.
- Autoridad competente para resolver.
- Formularios empleados.