11

PENGORGANISASIAN YANG
MENINGKATKAN UNJUK-KERJA
SISTEM
ADANG BACHTIAR
Bandar Lampung
2017
 TOPIK BAHASAN

Pengorganisasian sistem
Masalah-masalah potensial struktur vertikal

Halaman:22
Halaman:
 Pengorganisasian sistem
Struktur organisasi (hierarchical/vertical
structure)
Membagi habis beban kerja kedalam uraian
berbagai tugas yang spesifik dan berurutan dan
mengelompokkannya kedalam unit/
seksi/bagian/departemen
Organisasi menjadi terbagi-bagi secara spesifik
kedalam unit/seksi/dst
Masing-masing unit/dst bekerja sesuai tupoksi
dan tujuannya
Koordinasi dan integrasi dilakukan agar setiap
unit/dst bekerja untuk kepentingan organisasi
secara utuh

Halaman:33
Halaman:
 Manajerial
Hirarki

Perilaku Manajerial
Akuntabilitas
Cara Bekerja
Struktur Hirarki
Sistem Insentif

Diskoordinasi
Ego program
Orientasi power
& politik
Organizational
bancruptcy

Halaman:44
Halaman:
 Diskusi Kelompok (10)

Uraikan masalah-
masalah potensial yang
dapat timbul pada
sistem struktur hirarki
yang kental

Halaman:55
Halaman:
 Masalah-masalah Potensial
Kontrol koordinasi yg ketat berakibat kurang lentur
Akuntabilitas kelompok kecil (unit/dst)
Isolasi sosial
Komunikasi yang terhambat
Konflik sumber-daya
Tidak ada yg bertanggung jawab untuk kegiatan yang
bersifat lintas-fungsional
Kepentingan klien tidak sinkron/utuh, ttp terpecah
Tumbuh kembang organisasi keseluruhan: terhambat
(stunting)
Kegiatan PSM yg tidak terintegrasi dg unit layanan
Supply dari suprastruktur vertikal

Halaman:66
Halaman:
 LINGKUNGAN

SUBSISTEM
SUBSISTEM SUBSISTEM
SUBSISTEM
STRATEGI
STRATEGI TEKNOLOGI
TEKNOLOGI
KK SUBSISTEM
SUBSISTEM OUTPUT
INPUT
INPUT MANAJERIAL OUTPUT
MANAJERIAL
SUBSISTE
SUBSISTE SUBSISTEM
SUBSISTEM
MM STRUKTUR
STRUKTUR
BUDAYA
BUDAYA

LINGKUNGAN

Umpan Balik
Halaman:77
Halaman:
 Pendekatan Sistem

Organisasi terdiri dari berbagai sub-sistem

Sub-sistem tsb bekerja mengikuti arus kerja
horizontal mulai dari pemasok (supplier) - faktor
input organisasi - proses dalam organisasi -
output organisasi - klien/customer organisasi
Kemudian melalui arus umpan balik sub-sistem
menilai unjuk-kerja (performance) organisasi
Arus kerja horizontal menembus ego sektarian
(unit/ dst) dan menuntut kerjasama lintas-
fungsional

Halaman:88
Halaman:
 Diskusi Kelompok (10)

Uraikan cara-cara yang

mungkin dilakukan
untuk penguatan
horizontal pada sistem
yang berdasarkan
struktur hirarki yang
kental

Halaman:99
Halaman:
 Penguatan Struktur Vertikal Melalui
Integrasi Horizontal
Pendekatan Kekuatan Kelemahan
Tim Ad-hoc 1. Kerjasama lintas Lebih reaktif dp.
fungsional proaktif
2. Orientasi
pemecahan masalah
Komite tetap/ Penguatan koordinasi 1. Mendorong lepas
Pantap struktur dasar
2. Mendorong pasif
tiap struktur dasar
Manajemen Penguatan fungsional 1. Belum mendorong
matriks dan koordinasi melalui perbaikan sistem
kegiatan/proyek total
2. Struktur kompleks
3. Kurang integrasi
antar proyek/
kegiatan
Halaman:10
Halaman: 10
 Penguatan Struktur Vertikal Melalui
Pemilikan Sistem (System Ownership)
Pendekatan Kekuatan Kelemahan
Sistem Lintas- 1. Terbentuknya sub-sistem 1. Pengaruh dan
Fungsional tersendiri kompleksitas vertikal
2. Mendorong perbaikan masih terasa
unjuk-kerja melalui 2. Memerlukan budaya
kerjasama tim kerjasama tinggi
3. Orientasi pada klien
Sistem 1. Mengurangi kekakuan 1. Skala ekonomi (-)
berorientasi masing-2 fungsi/ struktur 2. Tdk cocok u/
produk/layanan 2. Mengurangi kompleksitas organisasi spesialistik
struktur 3. Integrasi thd sistem
3. Membangun tim dan lain (-)
fleksibilitas 4. Orientasi klien
4. Mengurangi tinggi hirarki mungkin (-)
Sistem (1-4 diatas) (1-3 diatas)
berorientasi 5. Sangat respons thd
klien kebutuhan klien
Halaman:11
Halaman: 11
 Keunggulan Pendekatan Kepemilikan
Sistem (System Ownership)
Tanggung jawab untuk peningkatan unjuk-kerja: jelas
Tiap orang/kelompok berfikir/bersikap/bertindak
kesisteman yg mencakup organisasi secara total
Identifikasi system owner untuk setiap sistem kritis yg ada
Menguraikan sistem secara rinci
Identifikasi seluruh sub-sistem yg diperlukan
Menguraikan bentuk dan jenis ketergantungan masing-2
sub-sistem
Prioritisasi sub-sistem berdasarkan kontribusinya
Identifikasi kelemahan masing-2 sub-sistem dan sebab-
sebabnya
Mengembangkan strategi sistem
Mengembangkan sistem penilaian sistem
Merekomendasi perubahan-2 menuju perbaikan

Halaman:12
Halaman: 12
 Contoh Sistem Perbaikan Mutu(1)
Langkah-1: Menyusun tanggung-jawab proses manajerial
kesisteman
Menyusun kriteria kepemilikan sistem tsb
Identifikasi siapa pemilik kesisteman tsb
Menyusun uraian tugas
Langkah-2: Menyusun kebutuhan klien dan proses sistem
Menyusun arus SIPOC
Melakukan analisis kebutuhan klien
Mengurikan kebutuhan klien dan kebutuhan sistem
Langkah-3: Menyusun indikator sistem
Memilih indikator yg efektif
Menilai indikator yg ada dalam sistem
Mengembangkan sistem RR termasuk sistem kepuasan
klien

Halaman:13
Halaman: 13
 Contoh Sistem Perbaikan Mutu(2)
Langkah-4: Penilaian kesesuaian produk/layanan dg
kebutuhan klien (conformance analysis)
Kumpulkan data ttg operasi/proses produksi/layanan
Identifikasi sebab variasi abnormal dan perbaiki
Bandingkan produk/layanan dari proses yg stabil dengan
kebutuhan klien
Langkah-5: Inovasi untuk peluang perbaikan sistem
Kumpulkan data berkaitan masalah-masalah dalam
proses produksi/layanan
Identifikasi area/sub-area yg akan diperbaiki/
dikembangkan
Idenifikasi poses dalam area/sub-area yang akan
diperbaiki/dikembangkan

Halaman:14
Halaman: 14
 Contoh Sistem Perbaikan Mutu(3)
Langkah-6: Buat prioritas yg akan diperbaiki/dikembangkan
dan menetapkan obyektif-nya
Identifiksi alternatif-alternatif perbaikan
Pilih prioritas
Susun obyektif-nya
Buat PoA-nya
Langkah-7: Implementasi perbaikan/pengembangan mutu
Penggerakan tim
Buat PDCA-nya
Implementasi
Review (=C) secara berkala

Halaman:15
Halaman: 15