MANAJEMEN MOTIVASI

DAN ORGANISASI

LKMM BEM UNNAR

April 2006

ARASY ALIMUDIN
We have been trying to push
BEM UNNAR from the top.
But to move BEM faster, we also need to push
from the base, and we require management
motivate and organization
 Apa Itu Manajemen ?
Mary Parker Follet :

the art of getting things

done trough the others..
seni mencapai sesuatu melalui orang lain
 Definisi Umum

Manajemen adalah proses merencanakan,

mengorganisasi, mengarahkan, dan
mengendalikan kegiatan untuk mencapai
tujuan organisasi dengan menggunakan
sumberdaya organisasi
 Kata Kunci
Proses yg merupakan kegiatan yang
direncanakan
Fungsi manajemen
Melalui Aktivitas tersebut
Sumberdaya Organisasi
Kaitan Manajemen & Organisasi

Proses
Manajemen

Input Perencanaan Tujuan

Sumber- Pengorganisasian Efektif dan
daya Pengarahan Efisien
Pengendalian
 Siapa Manajer ?
Orang yang melakukan kegiatan
manajemen atau proses manajemen.

Manajemen menginginkan tujuan

tercapai dengan efektif dan effisien
 Efektif & Efisien
Efektif : (doing the right things
mengerjakan sesuatu yang benar)

Efisien : (doing things right

mengerjakan sesuatu dengan
benar)
Proses Manajemen

Peng-
Planning
organisasian

Pengen- Peng-
dalian arahan
Perencanaan (Planning)

Kegiatan menetapkan tujuan

organisasi dan memilih cara yang
terbaik untuk mencapai tujuan
tersebut. Pengambilan Keputusan (bagian dari
perencanaan)
 Pengorganisasian
(Organizing & Staffing)

Kegiatan mengkoordinir sumberdaya, tugas, dan

otoritas diantara anggota organisasi agar tujuan
organisasi dapat dicapai dengan cara yang efisien dan
efektif.

Organizational Design
Kegiatan menyesuaikan struktur organisasi
dengan tujuan dan sumberdaya organisasi
 Bagan Organisasi

Direktur Utama

Manajer Manajer Manajer Manajer

Pemasaran Keuangan Produksi Adm. Persoanlia

Departemen Departemen Departemen Departemen

Pemasaran Keuangan Produksi Adm & Person
 Pengarahan (Leading)

Kegiatan memberi pengarahan (directing),

mempengaruhi orang lain (influencing), dan
memotivasi orang tersebut untuk bekerja
(motivating)
 Pengendalian (Controlling)

Kegiatan yang bertujuan untuk melihat

apakah kegiatan organisasi sesuai dengan
rencana.

Fungsi Pengendalian :

Menentukan standart prestasi

Mengukur prestasi yg telah dicapai
Membandingkan point-2 dengan point-1
Melakukan perbaikan jika ada penyimpangan
Proses Manajemen dalam praktek

1. Dalam praktek gambaran proses

manajemen tersebut tidak begitu terlihat
2. Seringkali manajer sibuk kesana-kemari, yg
sepertinya tdk punya waktu utk berfikir dan
merencanakan sesuatu dengan tenang
3. Aktivitas manajer dalam praktek sepertinya
reaktif (action oriented)
4. Keempat fungsi manajemen dilakukan
secara interaktif kadang-kadang secara
simultan.
 Jenis-jenis Manajemen

Berdasarkan Hirarki :
Top Management
Middle Level Management
Lower Level / First Line

Berdasarkan Fungsi :
Manajer Umum
Manajer Fungsional
 Manajemen Puncak

Bertanggung jawab terhadap

organisasi secara keseluruhan
Menentukan tujuan, strategi, dan
kebijakan secara umum
Menentukan keputusan-keputusan
strategis
Manajemen Menengah

Melaksanakan tujuan, strategi, dan

kebijakan yang telah ditetapkan oleh
manajer puncak serta
mengkkordinasikan dan
mengarahkan aktivitas manajer
tingkat bawah dan juga karyawan
operasional
 Manajemen Tk. Bawah

Mengawasi karyawan secara langsung

Mengawasi dan mengkoordinasi
kegiatan operasional yang dilakukan
oleh karyawan
 Manajer Umum

Mengawasi unit (divisi) tertentu

yang mempunyai beberapa
bidang sekaligus
Bertanggung jawab terhadap aktivitas
(pemasaran, keuangan, operasi)
divisinya
 Tingkatan dan Ketrampilan
Manajemen

Konseptual Tk. Atas

Hub. MAnusiawi Tk. Menengah

Opersional Tk. Bawah

 Ketrampilan Manajemen
Conseptual Skills :
Kemampuan mengkoordinasikan dan mengin-tegrasikan
kegitan serta kepentingan organisasi.
Melihat organisasi secara keseluruhan, ketergantungan
antar bagian, melihat masa depan, dan bagaimana
lingkungan mempengaruhi organisasi

Human Skills :
Kemampuan memahami orang lain, bekerjasama dengan
orang lain, mendorong serta memotivasi orang lain, baik
secara individual maupun kelompok

Tehnical Skills :
Kemampuan memahami serta melakukan kegiatan
operasional
 Managerial Role
Otoritas
Formal

Interpersonal Informasi Pengambilan

Keputusan
 Interpersonal Roles
Figureheat :
Peran figur bapak, lebih merupakan peranan manajer
sebagai simbol pimpinan serta menjadi simbol dan
personifikasi organisasi yang dipimpinnya.
Leader :
Manajer diharapkan menjadi pemimpin anak buahnya;
melakukan rekruitmen, training, memberikan motivasi
untuk bekerja mencapai tujuan organisasi
Liaison :
Memainkan peranan penghubung baik dengan pihak di
dalam organisasi maupun dengan pihak diluar organisasi.
 Informational Roles
Monitor :
Manajer selalu aktif mencari informasi yg bermanfaat
untuk organisasi.

Disseminator :
Manajer mendistribusikan informasi yang diperolehnya
kepada pihak lain, khususnya kepada bawahanya.

Spokesman :
Manajer sebagai wakil organisasi dalam menyampaikan
informasi ke pihak luar.
 Decision Roles
Enterpreunership :
selalu berusaha memajukan organisasinya

Disturbance hadler :
mampu menyelesaikan gangguan yg mungkin muncul

Resource Allocator :
mampu mengalokasikan sumberdaya yg terbatas

Negotiator :
mampu melakukan negoisasi dgn pihak terkait
 PENGORGANISASIAN
Orang-orang yang melakukan tugas-tugas yang berbeda
yang dikoordinir untuk mencapai tujuan organisasi
1. Pembagiaan kerja dalam organisasi
2. Pengkombinasian secara logis ke dalam departemen
3. Pendelegasian wewenang
4. Penetapan koordinasi dan sistem pengawasan
SUMBER STRUKTUR ORGANISASI

STRUKTUR
KEBIASAAN
ORGANISASI

Kebijakan,Prosedur Karyawan mendapatkan Rencana rencana

peraturan Apa yg hrs dilakukan lain

Supervisor
Karyawan
Contoh BAGAN ORGANISASI
DIREKTUR

WK.DIREKTUR WK.DIREKTUR WK.DIREKTUR

PRODUKSI PENJUALAN KEUANGAN

MANAJER MANAJER
PENJUALAN PENJUALAN
WIL.A WIL.B

MANAJER MANAJER
PABRIK A PABRIK B

SUPERVISOR SUPERVISOR

KARYAWAN KARYAWAN
MANFAAT BAGAN ORGANISASI

Memperlihatkan nama jabatan dari masing-masing

manajer
Memperlihatkan siapa bertanggung jawab pada siapa
Memperlihatkan siapa yg bertanggung jawab dalam
departemen apa
Memperlihatkan departemen2 apa yg telah dibentuk
Memperlihatkan jalur perintah
Karyawan dapat mengetahui jabatannya dan
tempatnya dalam organisasi
WEWENANG DLM ORGANISASI

Wewenang adalah hak untuk mengambil

keputusan,hak untuk mengarahkan
pekerjaan orang lain, dan hak untuk
memberi perintah.
Sumber-sumber wewenang :
1. Posisi atau urutan orang tersebut
2. Atribut pribadi (kharisma)
3. Keahlian atau pengetahuan
PENDELEGASIAN WEWENANG

PEMILIK

DEWAN DIREKSI

DIREKTUR

WK.DIREKTUR

MANAJER

SUPERVISOR
KARYAWAN
KEPEMIMPINAN
Suatu proses pengarahan dan
pemberian pengaruh pada kegitan-
kegiatan dari sekelompok anggota
yang saling berhubungan tugasnya
 Implikasi Definisi Kepemimpinan

Kepemimpinan menyangkut orang lain

(bawahan atau pengikut), kesediaan
bawahan untuk menerima pengarahan dari
pemimpin.
Kepemimpinan menyangkut pembagian
kekuasaan yang tidak seimbang antara
peminpin dan anggota kelompok
Selain memberikan pengarahan pemimpin
dituntut untuk dapat mempergunakan
pengaruh, apa dan bagaimana bawahan
melaksanakan perintahnya
 PENDEKATAN-PENDEKATAN
STUDI KEPEMIMPINAN

Pendekatan Kesifatan,
Pendekatan Perilaku,
Pendekatan Situsasional
(Contingensi)
 PENDEKATAN SIFAT-SIFAT
KEPEMIMPINAN

Mencoba membandingkan sifat-

sifat orang yang menjadi
pemimpin dengan sifat yang
menjadi pengikut
Mengidentifikasi ciri dan sifat yang
dimiliki oleh para pemimpin efektif
Sifat-sifat Kepemimpinan (Edwin Ghiselli):
Kemampuan dalam kedudukannya
sebagai pengawas,
Kebutuhan akan prestasi dalam
pekerjaan
Kecerdasan
Ketegasan
Kepercayaan diri
Inisiatif
Sifat-sifat Kepemimpinan (Keith Davis):

Kecerdasan
Kedewasaan dan keluasan hub sosial
Motivasi diri dan dorongan breprestasi
Sikap-sikap hubungan manusiawi
 PENDEKATAN PERILAKU
KEPEMIMPINAN

Fungsi-funsi kepemimpinan,
Gaya-gaya kepemimpinan

Teori teori kepemimpinan :

Teori X-Y (Douglas McGregor)
Studi Michigan (Rensis Likert)
Kisi-kisi Manajerial (Blacke-
Mouton)
Studi Ohio State
Fungsi-fungsi Kepemimpinan,

Task related, fungsi yang

berhubungan dengan tugas yg
menyangkut pemberian saran
penyelesaian informasi dan
pendapat
Group Mainttenance, yng
berhubungan dg fungsi
pemeliharaan kelompok, membantu
kelompok berjalan lebih lancar
Gaya-Gaya Kepemimpinan,

Task Oriented, mengarahkan

bawahan dan mengawasi secara
tertutup untuk menjamin bahwa
tugas dilaksanakan sesuai dg yang
diinginkannya
Employee Oriented, Lebih
memperhatikan dan memotivasi
bawahan dan memberikan
kesempatan berpartisipasi dlm
pembuatan keputusan
 TEORI-TEORI KEPEMIMPINAN

Teori X-Y (Douglas McGregor)

Teori X :
Rata-rata manusia malas
Orang hrs dipaksa, diawasi,
diancam
Manusia lebih menyukai
diarahkan, ingin menghindari tg
jwb, mempunyai ambisi kecil,
menginginkan keamanan dan
jaminan hidup
 Teori X-Y (Douglas McGregor)

Teori Y :
Usaha phisik dan mental dlam bekerja
adalah kodrat
Orang akan melakukan pengendalian
diri
Keterikatan pada tujuan dan prestasi
Rata-rata dlm kondisi yg layak
Ada kapasitas besar utk imajinasi,
kreatifitas, cerdik
Hanya menggunakan sebagian potensi
intelektualnya
 4-Sistim Manajemen dr Likert :

Manajer membuat semua keputusan

dan memrintah bawahan utk
melaksanakan
Tetap menentukan perintah tetapi
memberi kebebasan bawahan
Menetapkan tujuan dan memberikan
perintah setelah hal tsb didiskusikan
dg bawahan
Cara bagaimana organisasi
seharusnya berjalan
 Managerial Grid Blake Mouton :

Manajemen jatuh miskin, perhatian rendah thd

karyawan dan produksi
Manajemen santai, serba mengijinkan, dg
tekanan pd pemeliharaan keuangan dan
kepuasan pegawai
Manajemen organisasi & manusia,
memperhatikan baik thd produksi maupun
karyawan
Manajemen ketaatan, sebagai seorang otokrat
pemegang tugas yg keras
Manajemen team, demokratik, memberikan
perhatian penuh thd produksi, semangat kerja
dan kepuasan karyawan
 Studi Ohio State :

Faktor pertimbangan (Considration),

menggambarkan hubungan yg
hangat antara seorang atasan dan
bawahan, saling percaya,
kekeluargaan, dll.
Struktur Pemakrasaan (Initiating
Structure), menjelaskan bahwa
seorang pemimpian itu mengatur
dan menentukan pola organisasi,
komunikasi, struktur peran dlm
pencapaian tujuan organisasi
 PENDEKATAN SITUASIONAL
CONTINGENCY

Faktor situasi
Faktor Karyawan
Faktor Tugas
Faktor Organosasi
Variabel Lingkungan lainnya
Hubungan Pemimpin-Bawahan-Situasi

KEMAMPUAN
DAN KUALITAS
PEMIMPIAN

KEMAMPUAN
SITUASI DAN KUALITAS
BAWAHAN
 Faktor Yg Mempengaruhi Perilaku
Kepemimpinan

Faktor Makro :
o Sosial Kebudayaan
o Kondisi Perekonomian
o Organisasional
Faktor Mikro :
o Pengharapan dan perilaku atasan
o Pengharapan dan perilaku bawahan
o Kepribadian dan latar belakang
pemimpin
o Tingkatan organisasi dan besarnya
kelompok
MOTIVASI

Keadaan dalam pribadi seseorang

yang mendorong kinginan individu
untuk melakukan kegiatan tertetu
guna mencapai tujuan
 MODEL MOTIVASI

Model Tradisional,
Model Hubungan
Manusiawi,
Model Sumberdaya
Manusia
 MODEL TRADISIONAL

Mengisyaratkan bahwa manajer

menentukan bagaimana pekerjaan
harus dilakunan dan digunakan sistim
pengupahan insentif untuk memotivasi
para pekerja - semakin produktif semakin
banyak penghasilan
Menganggap pekerja malas dan hanya
dapat dimotivasi dengan uang
 MODEL HUB. MANUSIAWI

Mengisyaratkan bahwa manajer perlu

memotivasi bawahan dengan
pemenuhan kebutuhan sosial mereka
shg merasa berguna dan penting
Bawahan diberi kebebasan untuk
membuat keputusan sendiri dalam
pekerjaan, dan memperhatikan
kelompok organisasi informal
 MODEL SUMBER DAYA MANUSIA

Mengisyaratkan bahwa karyawan dapat

dimotivasi oleh banyak faktor, tidak
hanya uang atau keinginan untuk
mencapai kepuasan, ttp juga kebutuhan
untuk berprestasi dan memperoleh
pekerjaan yg berarti
Karyawan lebih menyukai pemenuhan
kepuasan dari suatu prestasi kerja yg baik
 Teori-teori Motivasi
Teori Petunjuk (prescriptif), mendasarkan
dengan teori coba-coba dalam memotivasi
bawahan
Teori Isi (Content), berkenaan dengan
pertanyaan apa penyebab perilaku
Teori Proses (Process), berkenaan dengan
bagaimana perilaku dimulai dan
dilaksanakan atau menjelaskan aspek
bagaimana dari motivasi
 TORI-TEORI ISI

Teori Hirarkhi Kebutuhan Maslow :

Kebutuhan manusia dapat disusun
dalam suatu hirarki dari beutuhan
terendah sampai tertinggi
Setelah kebutuhan terpuaskan
berhenti menjadi motivator utama
perilaku
 Hirarkhi Kebutuhan Maslow :
Kebutuhan fisiologis
Kebutuhan keamanan dan rasa
aman
Kebutuhan sosial
Kebutuhan harga diri
Kebutuhan aktualisasi diri dan
pemenuhan diri
 Teori Motivasi-Pemeliharaan dr Herzberg :
Faktor penyebab kepuasan kerja
prestasi
penghargaan
pekerjaaan kreatif & menantang
tanggung jawab
kemajuan dan peningkatan
 Faktor pemeliharaan :
kebijakan dan admns organisasi
kualitas pengendalian tehnik
kondisi kerja
hubungan kerja
status pekerjaan
keamanan kerja
kehidupan pribadi
penggajian
 Teori Prestasi dr Mc.Clelland :
Menyukai pengambilan resiko yg
layak, menyukai tantangan,
menginginkan tanggung jwb pribadi
Mempunyai kecenderungan utk
menetapkan tujuan-tujuan prestasi
Mempunyai kebutuhan thd umpan
balik
Mempunyai ketrampilan,
kemampuan dan perencaan jk
panjang
 TORI-TEORI PROSES

Teori Pengharapan Victor Vroom;

Pengharapan bahwa peningkatan
usaha akan mengarah kepada
peningkatan balas jasa
Penilaian individu terhadap balas jasa
sebagai hasil dari usaha-usahanya
 Teori Pembentukan Perilaku :
Penguatan positip : penghargaan
Penguatan negatip : menghindari
Pemadaman : peniadaan penguatan
Hukuman : konsekuensi
 Tehnik Pembentukan Perilaku (Clay
Hammer):
Jangan memberikan penghargaan yg
sama kepada semua orang
Tanggapan kegagalan utk mengubah
perilaku
Beritahu karyawan syarat mendapatkan
penghargaan
Bertahukan jika melakukan kesalahan
Jangan memberi hukuman didepan
karyawan lain
Bertindaklah adil
 Teori Porter-Lawler :
Implikasi bagi manajer:
pemberian penghargaan sesuai
kebutuhan bawahan
penentuan prestasi yg diinginkan
pembuatan tingkat prestasi yg dapat
dicapai
penghubungan penghargaan
dengan prestasi
analisa faktor2 yg berlawanan dgn
efektifitas penghargaan
penentuan penghargaan yg
memadai
 Implikasi bagi organisasi:
sistem penghargaan organisasi
harus dirancang untuk memotivasi
perilakuyg diinginkan
pekerjaan itu sendiri dapat dibuat
sebagai pemberian penghargaan
atasan langsung mempunyai
peranan penting dalam proses
motivasi
 Teori Keadilan :
orang akan cenderung membandingkan
antara :
masukan-masukan yg mereka berikan
pada pekerjaannya dalam bentuk
pendidikan, pengalaman, latihan dan
usaha
hasil/penghargaan yang mereka
terima degan yg diterima oleh
karyawan lain