FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

CONTROL
Leslie Vernica Montao Victoria
Ruth Yenny Lpez Olivera
Yoker Rolando Morales Patic
CONTROL
El control es la apreciacin del resultado de
ejecutar los planes en relacin con los objetivos
previamente establecidos, determinando las
causas de las posibles desviaciones y las medidas
oportunas para su correccin.
PROPSITO DE CONTROL
Evaluar el logro de objetivos
Prever desviaciones en la ejecucin de recursos

Optimizar la utilizacin de recursos

Proponer y sugerir alternativas administrativas

Establecer diagnsticos continuos

Promover la creatividad e innovacin

SISTEMAS DE CONTROL
El control se define como la etapa final del
proceso administrativo en el cual se aprecia el
resultado de la ejecucin de los planes,
comparando ese resultado con los objetivos y
estrategias planteados.

Tenemos dos tipos

La supervisin
La evaluacin
SISTEMAS DE CONTROL
Supervisin

Es un sistema de control en las organizaciones

Forma de control por excelencia

Enfoque humanista

Enfoque que prevalece

Es una direccin democrtica

SISTEMAS DE CONTROL
Objetivos de la supervisin

Desarrollo del personal, logro de la eficiencia

Promover la calidad del servicio para los usuarios

Proteger y apoyar el logro de objetivos

Aplicar medidas correctivas

SISTEMAS DE CONTROL
Principios de la supervisin
Planeacin.

Liderazgo

Enseanza

Comunicacin

La supervisin es funcin de personal:

Altamente calificado

Conocedor del trabajo que se realiza

Capacitado en liderazgo y manejo de conflictos

Altamente creativo
SISTEMAS DE CONTROL
Requisitos de los planes de supervisin
Ser global

Amplia difusin

No mas de 6 meses

Fundamentarse en documentos normativos

De tipo constructivo

Reforzamiento de conductas deseables

SISTEMAS DE CONTROL
Evaluacin
Proceso sistemtico de medicin y comparacin de
resultados en relacin con los objetivo.
Se evalan:
Logros

Objetivos

Recursos

Necesidades

La evaluacin es constante, dinmica, objetiva,

oportuna y permanente
SISTEMAS DE CONTROL
Tipos de evaluacin
Directa. Investigacin en el campo especifico de
trabajo. Utilizando las entrevistas, las reuniones,
la observacin, el recorrido y la enseanza.
Indirecta. Se aplica por medio de la consulta de
documentos, estadsticas y planificacin

Objetivo de la evaluacin
Control de variables

Apoyar la toma de decisiones

Presentacin de los resultados

MTODOS DE CONTROL
Dos mtodos: el archivo y la auditoria
Archivo. Conjunto de documentos ordenados y
clasificados que produce una institucin

Se clasifica:
Segn el destino en:
Pasivo o en almacn
Segn el sistema de acceso en:
Pblico
Privado
Secreto
MTODOS DE CONTROL
Auditoria. Procedimiento tcnico que sirve para
evaluar la marcha de un trabajo.
Tipos de auditoria
Externa. Consiste en el examen de los estados
financieros de una entidad.
Interna.
Administrativa. Evala los controles administrativos,
la estructura de la organizacin, las polticas, los
planes y la ejecucin.
Contable. Evala datos presupuestales y su ejecucin
Profesional. Evala la practica del profesional,
conforme a un objetivo de calidad
TCNICAS DE CONTROL MAS EMPLEADAS
Informes

Concepto. Son documentos escritos con datos y cifras

ordenadas y significativa, tiles para avaluar o tomar
decisiones.

Requisitos.
Los informes oportunos
Corresponder a la realidad y ser precisos

ntegros

Comparables

Importantes y congruentes

Presentar la informacin sistemtica y organizada

TCNICAS DE CONTROL MAS EMPLEADAS
Informes

Objetivos.

Contribuir la base para la toma de decisiones con

informacin real, integra, veraz y oportuna
La informacin proporciona datos significativos para
actualizar los planes y programas
Servir para coordinar esfuerzos a rodos los niveles de

autoridad
Sintetizar informacin importante

Ahorrar tiempo en el anlisis de la organizacin

TCNICAS DE CONTROL MAS EMPLEADAS
Informes

Tipos de informes

Cualitativos
Cuantitativos

De control

De planeacin

Provocados

Solicitados
TCNICAS DE CONTROL MAS EMPLEADAS
Informes

Cualitativos. Datos relevantes en forma narrativa

con inclusin o no de cifras o datos estadsticos.
Cuantitativos. Datos numricos organizados y
presentados en forma estadstica.
De control. En forma rutinaria y previamente
programada para medir los avances
Provocados. Se realizan cuando existen desviaciones
en el logro de objetivos o metas
Solicitados. Solo se incluye el hecho, actividad o
funcin sobre la cual se sedea conocer a fondo
TCNICAS DE CONTROL MAS EMPLEADAS
Periodicidad

Segn el propsito de los informes, estos pueden ser:

Diario
Semanales

Mensuales

Trimestrales

Semestrales

Anuales
TCNICAS DE CONTROL MAS EMPLEADAS
Periodicidad

Segn el propsito de los informes, estos pueden ser:

Diario
Semanales

Mensuales

Trimestrales

Semestrales

Anuales
TCNICAS DE CONTROL MAS EMPLEADAS
Estructura del informe
Preliminares. Incluyen la portada, las referencias, los
directorios y el contenido
Introduccin. Puede presentarse en forma
convencional o con justificacin
Cualitativo. Son los datos en forma narrativa que son
sealados por temas, captulos, ttulos y subttulos
Cuantitativo. Puede presentarse en seccin separada
o integrado al texto del informe cualitativo
Cuadros y grficos
Conclusiones y sugerencias
Fuentes de informacin
Anexos
TCNICAS DE CONTROL MAS EMPLEADAS
Estructura del informe

No todos los informes se presentan de la misma

forma que la mencionada, ya que algunas
organizaciones tienen formato especiales en los
cuales solo se vacan los datos para el informe

Independientemente de la estructura mencionada,

que puede servir de apoyo a quienes inician a
elaborar informes, es importante adquirir habilidad
al realizarlo
TCNICAS DE CONTROL MAS EMPLEADAS
Estructura del informe

Los aspectos que se deben incluir en un informe

Preliminares. Se integran por la portada, el directorio, tabla

de contenido, introduccin y listas de tablas o grficos
Informe. Se inicia por una justificacin, los objetivos, la
descripcin de los aspectos que se desea informar, los
avances, los contratiempos, las conclusiones y las
sugerencias
Seccin tcnica. Se incluyen tablas o figuras que ilustren los

aspectos sobre los cuales se esta informando

Seccin de referencias y apndices. Se incluyen la

bibliografa y los anexos correspondientes

TCNICAS DE CONTROL MAS EMPLEADAS
Estructura del informe

Tipos de informe

Provocado. Consiste en hacer notar la necesidad de entregar

resultados

Solicitado. Es aquel que se desprende de una solicitud que

generalmente se origina en el nivel jerrquico superior
TCNICAS DE CONTROL MAS EMPLEADAS
Estructura del informe

Tipos de informe

De rutina. Se realiza en forma fijada por un periodo

determinado
Observacin.

Datos estadsticos

Control de cantidad

Control de calidad

Control de tiempo

Control de inventarios
PASOS DEL CONTROL
Establecer parmetros de medicin
Aplicar los sistemas del control

Evaluar los resultados

Si detectamos errores, desviaciones u objetivos sin

lograr se aplican las medidas conducentes para
enderezar el camino.
DESCRIPCIN DEL ESQUEMA DE CONTROL
Establecimiento de parmetros de control
Medicin por sistemas

Comparacin

Mejoras y correcciones

El control es la ultima de las funciones

administrativas y la que cierra el ciclo del proceso
administrativo
PRINCIPIOS DEL CONTROL
Del equilibrio
Normativo

De la garanta del objetivo

De eficiencia

De economa

De la armona de planes

De la jerarqua

Del control de punto critico

De accin

De excepcin
RESUMEN

Sistemas Mtodos Medios

Informes
Supervisin Archivo

Estadsticas

Evaluacin Auditora Planes y

programas