ALUR BIROKRASI PROPOSAL KEGIATAN HASIL MUSKER

PENJELASAN :
1. Program kerja yang akan diajukan proposal kegiatan dan
anggarannya merupakan program kerja yang telah dibuat dan
dijadwalkan pelaksanaan serta anggarannya oleh UKM/ORMA
dan diajukan kepada Wakil Rektor III setelah diselenggarakan
Musyawarah Kerja (MUSKER) di setiap tahunnya.
2. Pada kurun waktu paling lambat 1 (satu) bulan sebelum jadwal
kegiatan yang akan diselenggarakan, UKM/ORMA membuat
surat pengajuan dana kegiatan hasil MUSKER disertai proposal
kegiatan sebagai lampirannya. Ukuran kertas yang digunakan
adalah F4. Surat dan proposal dibuat rangkap 3 (tiga) untuk
diajukan ke Rektor, arsip kemahasiswaan dan arsip UKM/ORMA.
3. Proposal di ajukan ke kemahasiswaan (BEM & BLEM) untuk
dilakukan pengecekan dan koreksi format serta jadwal kegiatan
dan jumlah anggaran yang diajukan. (penyerahan surat dan
proposal menggunakan buku ekspedisi surat)
4. Sub. Bagian Kemahasiswaan dan Alumni memintakan tanda
tangan Wakil Rektor III pada surat dan proposal yang diajukan.
5. Untuk selanjutnya 1 (satu) rangkap surat dan proposal diajukan
kepada Rektor melalui Tata Usaha Universitas dan diberikan
lembar dan nomor disposisi serta dilakukan pendataan surat
masuk.
6. Sesuai alur administrasi, maka Rektor, Wakil Rektor II dan Ka
BAUK akan memberikan disposisi dan berakhir di Bagian
Keuangan.
7. UKM/ORMA dapat mengambil dana kegiatan dengan terlebih
dahulu mengisi buku kendali administrasi keuangan dan meminta
tanda tangan pembina pada bukti pengambilan uang.
8. Untuk selanjutnya UKM/ORMA dapat menyelenggarakan
kegiatan.
SURAT PERMOHONAN DANA KEGIATAN PROGRAM MUSKER SUSUNAN PROPOSAL KEGIATAN

KOP SURAT UKM/ORMA TANPA KOP SURAT

Nomor : Semarang,
Lamp. : 1 (satu) eksemplar
Hal : Pengajuan Dana Program Musker

Yth. Rektor Universitas Semarang USM

Semarang.

Disampaikan dengan hormat, bahwa UKM/ORMA .................................

Universitas Semarang akan menyelenggarakan kegiatan
.. yang merupakan program kerja hasil MUSKER
PROPOSAL KEGIATAN
UKM/ORMA USM tahun 20...-20..., pada :
hari : .................................................................
tanggal :
waktu : HASIL MUSKER UKM/ORMA USM
tempat : TAHUN 20... 20...
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengajukan dana sebesar Rp. .....
( . ) dengan perincian kegiatan serta dana terlampir.

Demikian pengajuan ini, atas perhatian dan perkenannya disampaikan terima

kasih.

Ketua UKM/ORMA Ketua Panitia

( ..) ( ..)
NIM. NIM.

Mengetahui,
Wakil Rektor III Pembina/Pengelola Fak/Jur

UKM/ORMA ................................................
Iswoyo, S.Pt. MP. ( ..)
NIS. NIS. UNIVERSITAS SEMARANG
20....
 TANPA KOP SURAT TANPA KOP SURAT
LEMBAR PENGESAHAN PROPOSAL KEGIATAN

1. Nama Kegiatan : 1. Latar Belakang : (ceritakan hal-hal yang menyebabkan diselenggarakan-nya

kegiatan)
2. Ketua Panitia 2. Nama kegiatan :
Nama :
NIM : 3. Tema Kegiatan :
Fakultas :
Alamat : 4. Dasar kegiatan : - Hasil Musker UKM/ORMA USM tahun 20... - 20...
- Program kerja UKM/ORMA USM tahun 20... 20...
3. Pelaksanaan
Hari/tanggal : 5. Tujuan : -
Waktu : -
Tempat :
6. Bentuk kegiatan : (Kuliah umum/seminar/pelatihan/pentas musik/dll)
4. Biaya : Rp. (Total Biaya)
(...) 7. Sasaran (peserta): (Jumlah peserta yang diundang/mengikuti kegiatan)
5. Sumber dana
Dana MUSKER : Rp. 8. Pelaksanaan
Kas UKM/ORMA : Rp. Hari/tanggal :
Kontribusi Peserta : Rp. Waktu :
Sponsor : Rp. Tempat :
Jumlah : Rp.
9. Susunan panitia : (terlampir)
Semarang,
Ketua UKM/ORMA Ketua Panitia 10. Susunan Acara : (terlampir)

11. Anggaran biaya : (terlampir)

(.) (..) 12. Penutup : (sampaikan harapan dari kegiatan yang akan dilaksanakan)
NIM. NIM.

Mengetahui, Semarang,
Wakil Rektor III Pembina/Pengelola Fakultas/Jurusan Ketua Panitia Sekretaris,

Iswoyo, S.Pt. MP. ( ..)

NIS. NIS. (..) (.)
NIM. NIM.
 TANPA KOP SURAT TANPA KOP SURAT
Lampiran 1 : Susunan Panitia Lampiran 2 : Susunan Acara

SUSUNAN PANITIA SUSUNAN ACARA

Pelindung : Rektor Universitas Semarang JAM KEGIATAN

08.00 09.00 Registrasi peserta
Pengarah : - Wakil Rektor III Universitas Semarang 09.00 09.30 Upacara Pembukaan
- Pembina UKM/ORMA Laporan Panitia
- Ketua UKM/ORMA Sambutan Rektor sekaligus membuka acara
Penyematan tanda peserta
Ketua : Doa
Wakil Ketua : 09.30 10.00 Coffee Break
Sekretaris : 10.00 12.00 Session 1
Bendahara : Pembicara :
Materi :
Seksi-seksi Moderator :
1. Kesekretariatan : 12.00 13.00 Imasol
2. Acara : 13.00 15.00 Session 2
3. Pubdekdok : Pembicara :
4. Konsumsi : Materi :
Moderator :
15.00 15.30 Coffee Break
15.30 16.00 Pembacaan Hasil
16.00 16.30 Upacara Penutupan
 TANPA KOP SURAT
Lampiran 3 : Anggaran Biaya

RENCANA ANGGARAN BIAYA

PEMASUKAN :
1. Dana Musker 2004-2005 Rp.
2. Kas UKM/ORMA Rp.
3. Kontribusi peserta Rp.
4. Sponsor Rp.
Jumlah Rp.

PENGELUARAN :
1. Kesekretariatan
- . Rp. .
- . Rp. .
Rp.
2. Perlengkapan
- . Rp. .
- . Rp. .
Rp. ..dst
Jumlah Rp.

Semarang,
Ketua UKM/ORMA Ketua Panitia

(.) (..)
NIM. NIM.

Mengetahui,
Wakil Rektor III Pembina/Pengelola Fakultas/Jurusan

Iswoyo, S.Pt. MP. ( ..)

NIS. NIS.
ALUR BIROKRASI SURAT KEGIATAN INSIDENTAL
PENJELASAN :
1. UKM/ORMA mendapatkan surat undangan untuk mengikuti
suatu kegiatan maupun kompetisi. Diharapkan dalam surat
tersebut data yang dibutuhkan untuk membuat pengajuan
sudah lengkap termasuk ketentuan penyelenggaraannya.
2. UKM/ORMA dengan membawa data yang dibutuhkan
melakukan konsultasi kepada Kasubag. Kemahasiswaan dan
Alumni guna menentukan beberapa hal untuk menyusun surat
pengajuan dana insidental.
3. UKM/ORMA membuat surat pengajuan dana kegiatan
insidental dilampiri nama peserta, rincian anggaran dan
surat/proposal undangan. Surat dibuat rangkap 3 (tiga) untuk
diajukan ke Rektor, arsip kemahasiswaan dan arsip
UKM/ORMA.
4. Surat di ajukan ke kemahasiswaan (BEM & BLEM) untuk
dilakukan pengecekan dan koreksi format serta ketentuan yang
berlaku dan jumlah anggaran yang diajukan. (penyerahan surat
menggunakan buku ekspedisi surat)
5. Sub. Bagian Kemahasiswaan dan Alumni memintakan tanda
tangan Wakil Rektor III pada surat yang diajukan.
6. Untuk selanjutnya 1 (satu) rangkap surat diajukan kepada
Rektor melalui Tata Usaha Pusat dan diberikan lembar dan
nomor disposisi serta dilakukan pendataan surat masuk.
7. Sesuai alur administrasi, maka Rektor, Wakil Rektor II dan Ka
BAUK akan memberikan disposisi dan berakhir di Bagian
Keuangan.
8. Karena bukan kegiatan terencana, maka Bagian Keuangan harus
mengajukan anggaran dulu untuk pembiayaan kegiatan
insidental.
9. UKM/ORMA dapat mengambil dana kegiatan dengan terlebih
dahulu mengisi buku kendali administrasi keuangan dan
meminta tanda tangan pembina pada bukti pengambilan uang.
10. Untuk selanjutnya UKM/ORMA dapat mengikuti
kegiatan/undangan.
SURAT PERMOHONAN DANA KEGIATAN INSIDENTAL TANPA KOP SURAT
KOP SURAT UKM/ORMA Lampiran 1 : DAFTAR NAMA DELEGASI/TEAM

Nomor : Semarang, . Manager Tim : .......................................... NIM.

Lamp. : 1 (satu) bendel Official : .......................................... NIM.
Hal : Pengajuan Dana Kegiatan Insidental
Peserta/atlet : 1. ...................................... NIM.
Yth. Rektor Universitas Semarang 2. ...................................... NIM.
Semarang. Dst

Disampaikan dengan hormat, bahwa UKM/ORMA .................................

Universitas Semarang telah menerima undangan dari ..................................... Semarang,
(atau instruksi dari Wakil Rektor III USM) untuk mengikuti kegiatan
.. yang akan diselenggarakan, pada : Ketua UKM/ORMA Ketua Panitia
hari :
tanggal :
waktu :
tempat : (.) (..)
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengajukan dana sebesar Rp. NIM. NIM.
....................... ( . ) dengan perincian kegiatan Mengetahui,
serta dana terlampir. Wakil Rektor III Pembina/Pengelola Fakultas/Jurusan

Demikian pengajuan ini, atas perhatian dan perkenannya disampaikan

terima kasih.
Iswoyo, S.Pt. MP. ( ..)
NIS. NIS.
Ketua UKM/ORMA Ketua Panitia

( ..) ( ..)
NIM. NIM.

Mengetahui,
Wakil Rektor III Pembina/Pengelola Fakultas/Jurusan

Iswoyo, S.Pt. MP. ( ..)

NIS. NIS.
 TANPA KOP SURAT
Lampiran 2 : RENCANA ANGGARAN BIAYA

PEMASUKAN :
1. Dana Insidental Rp.

PENGELUARAN :
1. Transportasi Rp.
2. Makan .... orang x 3 x .... hari x Rp. ................ Rp.
3. Penginapan .... kamar x ... hari x Rp. .............. Rp.
4. Sekretariat Rp.
dst..... Rp. ..

Jumlah Rp.

Semarang,
Ketua UKM/ORMA Ketua Panitia

(.) (..)
NIM. NIM.
Mengetahui,
Wakil Rektor III Pembina/Pengelola Fakultas/Jurusan

Iswoyo, S.Pt. MP. ( ..)

NIS. NIS.

__________________________________________________________

Lampiran 3 :

SURAT/PROPOSAL UNDANGAN/KEGIATAN
ALUR BIROKRASI PROPOSAL DANA PENGEMBANGAN MAHASISWA

PENJELASAN :
1. UKM/ORMA dengan membawa data yang dibutuhkan
melakukan konsultasi kepada Kasubag. Kemahasiswaan dan
Alumni guna menentukan beberapa hal untuk menyusun surat
dan proposal pengajuan dana pengembangan mahasiswa.
2. UKM/ORMA membuat surat dan proposal pengajuan dana
pengembangan mahasiswa paling lambat 1 (satu) bulan
sebelum jadwal kegiatan. Ukuran kertas yang digunakan
adalah F4. Surat dan proposal dibuat rangkap 3 (tiga) untuk
diajukan ke Wakil Rektor II, arsip kemahasiswaan dan arsip
UKM/ORMA.
3. Surat di ajukan ke kemahasiswaan (BEM & BLEM) untuk
dilakukan pengecekan dan koreksi format serta ketentuan yang
berlaku dan jumlah anggaran yang diajukan. (penyerahan surat
menggunakan buku ekspedisi surat)
4. Sub. Bagian Kemahasiswaan dan Alumni memintakan tanda
tangan Wakil Rektor III pada surat yang diajukan.
5. Untuk selanjutnya 1 (satu) rangkap surat diajukan kepada Wakil
Rektor II melalui Tata Usaha Universitas dan diberikan lembar
dan nomor disposisi serta dilakukan pendataan surat masuk.
6. Sesuai alur administrasi, maka Wakil Rektor II dan Ka BAUK
akan memberikan disposisi dan berakhir di Bagian Keuangan.
7. Karena bukan kegiatan terencana, maka Bagian Keuangan harus
mengajukan anggaran dulu untuk pembiayaan kegiatan
insidental.
8. UKM/ORMA dapat mengambil dana kegiatan dengan terlebih
dahulu mengisi buku kendali administrasi keuangan dan
meminta tanda tangan pembina pada bukti pengambilan uang.
9. Untuk selanjutnya UKM/ORMA dapat menyelenggarakan
kegiatan.
SURAT PERMOHONAN DANA PENGEMBANGAN MAHASISWA SUSUNAN PROPOSAL DANA PENGEMBANGAN MAHASISWA

KOP SURAT UKM/ORMA TANPA KOP SURAT

Nomor : Semarang, .
Lamp. : 1 (satu) eksemplar
Hal : Pengajuan Dana Pengembangan Mahasiswa

Yth. Wakil Rektor II USM

Universitas Semarang
Semarang.

Disampaikan dengan hormat, bahwa UKM/ORMA .................................

Universitas Semarang akan menyelenggarakan kegiatan
PROPOSAL KEGIATAN
.. yang merupakan program kerja Dana
Pengembangan Mahasiswa UKM/HMJ ............. USM tahun 20...-20..., pada : .................................................................
hari :
tanggal : DANA PENGEMBANGAN MAHASISWA
waktu : TAHUN 20... 20...
tempat :

Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengajukan dana sebesar Rp.

....................... ( . ) dengan perincian kegiatan
serta dana terlampir.

Demikian pengajuan ini, atas perhatian dan perkenannya disampaikan

terima kasih.

Ketua UKM/ORMA Ketua Panitia

( ..) ( ..)
NIM. NIM.

Mengetahui,
Wakil Rektor III Pembina/Wakil Dekan UKM/HMJ ................................................
UNIVERSITAS SEMARANG
20....
Iswoyo, S.Pt. MP. ( ..)
NIS. NIS.
 TANPA KOP SURAT TANPA KOP SURAT
LEMBAR PENGESAHAN PROPOSAL KEGIATAN

1. Nama Kegiatan : 1. Latar Belakang : (ceritakan hal-hal yang menyebabkan diselenggarakan-nya

kegiatan)
2. Ketua Panitia 2. Nama kegiatan :
Nama :
NIM : 3. Tema Kegiatan :
Fakultas :
Alamat : 4. Dasar kegiatan : - Hasil Musker UKM/ORMA USM tahun 20... - 20...
- Program kerja UKM/ORMA USM tahun 20... 20...
3. Pelaksanaan
Hari/tanggal : 5. Tujuan : -
Waktu : -
Tempat :
6. Bentuk kegiatan : (Kuliah umum/seminar/pelatihan/pentas musik/dll)
4. Biaya : Rp. (Total Biaya)
(...) 7. Sasaran (peserta): (peserta wajib dari SLTA/sederajad)
5. Sumber dana
Dana Pengembangan Mahasiswa : Rp. 8. Pelaksanaan
Kas UKM/HMJ/Dana Musker : Rp. Hari/tanggal :
Kontribusi Peserta : Rp. Waktu :
Sponsor : Rp. Tempat :
Jumlah : Rp.
9. Susunan panitia : (terlampir)
Semarang,
Ketua UKM/ORMA Ketua Panitia 10. Susunan Acara : (terlampir)

11. Anggaran biaya : (terlampir)

(.) (..) 12. Penutup : (sampaikan harapan dari kegiatan yang akan dilaksanakan)
NIM. NIM.

Mengetahui, Semarang,
Wakil Rektor III Pembina/Wakil Dekan Ketua Panitia Sekretaris,

Iswoyo, S.Pt. MP. ( ..)

NIS. NIS. (..) (.)
NIM. NIM.
 TANPA KOP SURAT TANPA KOP SURAT
Lampiran 1 : Susunan Panitia Lampiran 2 : Susunan Acara

SUSUNAN PANITIA SUSUNAN ACARA

Pelindung : Rektor Universitas Semarang JAM KEGIATAN

08.00 09.00 Registrasi peserta
Pengarah : - Wakil Rektor III Universitas Semarang 09.00 09.30 Upacara Pembukaan
- Pembina UKM/Wakil Dekan Laporan Panitia
- Ketua UKM/HMJ Sambutan Rektor sekaligus membuka acara
Penyematan tanda peserta
Ketua : Doa
Wakil Ketua : 09.30 10.00 Coffee Break
Sekretaris : 10.00 12.00 Session 1
Bendahara : Pembicara :
Materi :
Seksi-seksi Moderator :
1. Kesekretariatan : 12.00 13.00 Imasol
2. Acara : 13.00 15.00 Session 2
3. Pubdekdok : Pembicara :
4. Konsumsi : Materi :
Moderator :
15.00 15.30 Coffee Break
15.30 16.00 Pembacaan Hasil
16.00 16.30 Upacara Penutupan
 TANPA KOP SURAT
Lampiran 3 : Anggaran Biaya

RENCANA ANGGARAN BIAYA

PEMASUKAN :
1. Dana Pengembangan Mahasiswa Rp.
2. Kas UKM/HMJ/Dana Musker Rp.
3. .......................... Rp.
4. Sponsor Rp.
Jumlah Rp.

PENGELUARAN :
1. Kesekretariatan
- . Rp. .
- . Rp. .
Rp.
2. Perlengkapan
- . Rp. .
- . Rp. .
Rp. ..dst
Jumlah Rp.

Semarang,
Ketua UKM/ORMA Ketua Panitia

(.) (..)
NIM. NIM.

Mengetahui,
Wakil Rektor III Pembina/Wakil Dekan

Iswoyo, S.Pt. MP. ( ..)

NIS. NIS.
ALUR BIROKRASI LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN

PENJELASAN :
1. Setelah kegiatan dilaksanakan, UKM/ORMA melakukan evaluasi
kegiatan dan mengumpulkan data/dokumentasi/berkas yang
akan digunakan untuk membuat laporan.
2. UKM/ORMA membuat LPJ pengajuan dana pengembangan
mahasiswa paling lambat 10 (sepuluh) hari kalender setelah
pelaksanaan kegiatan. Ukuran kertas yang digunakan adalah F4.
LPJ dibuat rangkap 3 (tiga) untuk diajukan ke Bagian Keuangan
(nota asli), arsip kemahasiswaan (foto asli) dan arsip
UKM/ORMA.
3. LPJ di ajukan ke kemahasiswaan (BEM & BLEM) untuk dilakukan
pengecekan dan koreksi format serta ketentuan yang berlaku
dan laporan keuangan. (penyerahan surat menggunakan buku
ekspedisi surat)
4. Kemahasiswaan memintakan tanda tangan Wakil Rektor III
pada surat yang diajukan.
5. UKM/ORMA mengirim LPJ ke Bagian Keuangan dan mengisi
buku kendali administrasi keuangan. (penyerahan LPJ
menggunakan buku ekspedisi surat)
SUSUNAN PROPOSAL DANA PENGEMBANGAN MAHASISWA TANPA KOP SURAT
LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN KEGIATAN
TANPA KOP SURAT
1. Nama kegiatan :

2. Dasar pelaksanaan : - Program kerja UKM/HMJ USM tahun 20... 20...

- ...........................................

USM 3. Tujuan : -
-

4. Sasaran/peserta : ...........................
LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN KEGIATAN 5. Pelaksanaan
Hari/tanggal :
................................................................. Waktu :
Tempat :
DANA .........................................
TAHUN 20... 20... 6. Susunan Acara : (terlampir)

7. Anggaran biaya : (terlampir)

8. Hasil kegiatan : -
-

9. Hambatan : -
-

10. Solusi : -
-

11.Penutup

Semarang,
Ketua Panitia Sekretaris,

UKM/ORMA ................................................
UNIVERSITAS SEMARANG
20.... (..) (.)
NIM. NIM.
 TANPA KOP SURAT TANPA KOP SURAT
Lampiran 1 : Susunan Acara Lampiran 2 : Anggaran Biaya

REALISASI SUSUNAN ACARA REALISASI ANGGARAN BIAYA

PEMASUKAN :
JAM KEGIATAN 1. Dana Musker/Insdt/DPM Rp.
08.00 09.00 Registrasi peserta 2. Kas UKM/ORMA Rp.
09.00 09.30 Upacara Pembukaan 3. Kontribusi peserta Rp.
Laporan Panitia 4. Sponsor Rp.
Sambutan Rektor sekaligus membuka acara Jumlah Rp.
Penyematan tanda peserta
Doa PENGELUARAN :
09.30 10.00 Coffee Break 1. Kesekretariatan
10.00 12.00 Session 1 - . Rp. .
Pembicara : - . Rp. .
Materi : Rp.
Moderator : 2. Perlengkapan
12.00 13.00 Imasol - . Rp. .
13.00 15.00 Session 2 - . Rp. .
Pembicara : Rp. ..dst
Materi : Jumlah Rp.
Moderator :
15.00 15.30 Coffee Break Semarang,
15.30 16.00 Pembacaan Hasil Ketua UKM/ORMA Ketua Panitia
16.00 16.30 Upacara Penutupan

(.) (..)
NIM. NIM.

Mengetahui,
Wakil Rektor III Pembina/Pengelola Fak/Jur

Iswoyo, S.Pt. MP. ( ..)

NIS. NIS.
 ATENSI UNTUK LEMBAR RAB
Bila lebih dari 1 lembar maka ada akumulasi perhitungan sementara dengan
menyertakan dipindahkan dan pemindahan pada lembar berikutnya

CONTOH REALISASI ANGGARAN BIAYA

PEMASUKAN :
TANPA KOP SURAT 1. Dana Musker/Insdt/DPM Rp.
Lampiran 3 : Dokumentasi (minimal 4 foto ukuran 4 R) 2. Kontribusi peserta Rp.
Jumlah Rp.
PENGELUARAN :
1. Kesekretariatan
- . Rp. .
Rp.
TANPA KOP SURAT 2. Perlengkapan
- . Rp. .
Lampiran 4 : Nota/Kuitansi Rp. ..dst
Dipindahkan Rp.
Urutan Nota :
1. Bukti Pengambilan Uang/Debet Kredit dari Bag. Keuangan USM
2. Semua nota/kuitansi sesuai urutan di laporan keuangan ditempel Halaman selanjutnya
dengan rapi dan tidak saling tertumpuk. Pemindahan Rp.
3. Akomodasi
- . Rp. .
Ketentuan : Rp.
1. Jumlah yang dilaporkan hanya sebesar Anggaran yang diterima (sesuai 4. Transportasi
Debet Kredit) - . Rp. .
2. Pendapatan lain tidak perlu dicantumkan/dilaporkan. Rp. ..dst
3. LPJ dengan foto asli tetapi nota copy untuk kemahasiswaan Jumlah Rp.
4. LPJ dengan foto copy tetapi nota asli untuk Bag. Keuangan
Semarang,
Ketua UKM/ORMA Ketua Panitia

(.) (..)
NIM. NIM.
Mengetahui,
Wakil Rektor III Pembina/Pengelola Fak/Jur

Iswoyo, S.Pt. MP. ( ..)

NIS. NIS.
ALUR BIROKRASI PENGGUNAAN SARANA PRASARANA PUSAT

PENJELASAN :
1. UKM/ORMA yang akan mengadakan kegiatan, jauh-jauh hari
berkonsultasi dengan bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan
sehubungan dengan sarana prasarana yang akan digunakan.
2. Selanjutnya UKM/ORMA langsung mengisi formulir
penggunaan sarana prasarana sebagai bukti booking di bagian
Rumah Tangga dan Perlengkapan apabila sudah ada kepastian
penggunaan.
3. UKM/ORMA membuat surat dan ditanda tangani/diketahui
oleh Pembina/pengelola fakultas/jurusan.
4. Surat di ajukan ke kemahasiswaan untuk dilakukan pengecekan
dan koreksi format serta ketentuan yang berlaku.
5. Kemahasiswaan memintakan tanda tangan Wakil Rektor III
pada surat yang diajukan.
6. Surat dikembalikan kepada UKM/ORMA dan selanjutnya 1
(satu) rangkap surat diajukan kepada Wakil Rektor II melalui
Tata Usaha Universitas dan diberikan lembar dan nomor
disposisi serta dilakukan pendataan surat masuk di Tata Usaha
Pusat paling lambat 14 (empat belas) hari kalender sebelum
jadwal kegiatan. Dan 1 (satu) rangkap sebagai tembusan ke
Bagian Ruah Tangga dan Perlengkapan (penyerahan surat
menggunakan buku ekspedisi surat)
7. Sesuai alur administrasi, maka Wakil Rektor II dan Ka BAUK
akan memberikan disposisi dan berakhir di Bagian Rumah
Tangga dan Perlengkapan.
8. Pada 2 (dua) hari sebelum kegiatan dilaksanakan, UKM/ORMA
melakukan konfirmasi ulang ke Bagian Rumah Tangga dan
Perlengkapan.
9. UKM/ORMA dapat mengunakan sarana prasarana pada saat
pelaksanaan kegiatan.
 SURAT PENGGUNAAN SARANA PRASARANA PUSAT TANPA KOP SURAT
KOP SURAT UKM/ORMA
Lampiran :
Nomor : Semarang,
Lamp. : 1 (satu) lembar PERLENGKAPAN YANG DIBUTUHKAN
Hal : Penggunaan Ruang Auditorium dan peralatan
1. Air Conditioner
Yth. Wakil Rektor II 2. Kursi merah .... buah
Universitas Semarang 3. Kursi VIP Coklat .... buah
Semarang. 4. Meja Tamu VIP .... buah
5. Meja Panjang Penerima Tamu .... buah
Disampaikan dengan hormat, bahwa UKM/ORMA ................................. 6. Meja MC .... buah
Universitas Semarang akan menyelenggarakan kegiatan 7. LCD Projector .... buah
.., pada : 8. Screen Projector .... buah
hari : 9. Sound system 1 Set
tanggal : 10. Mic Wareles .... buah
waktu : 11. Mic Kabel .... buah
tempat : 12. Kabel Sound Laptop .... buah
peserta : ...... orang 13. Tiang bendera .... buah
14. Bendera Merah putih & USM .... buah
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengajukan penggunaan 15. Podium .... buah
Auditorium Ir. Widjatmoko Universitas Semarang beserta perlengkapan 16. Tiang Backdrop dekorasi .... buah
terlampir.

Demikian pengajuan ini, atas perhatian dan perkenannya disampaikan Semarang,

terima kasih. Ketua Panitia
Ketua UKM/ORMA Ketua Panitia
Sekretaris,

( ..) ( ..)
NIM. NIM.

Mengetahui,
(..) (.)
Wakil Rektor III Pembina/Pengelola NIM. NIM.
Fakultas/Jurusan

Iswoyo, S.Pt. MP. ( ..)

NIS. NIS.
Tembusan :
Kabag. Rumah Tangga dan Perlengkapan
ALUR BIROKRASI PENGGUNAAN SARANA PRASARANA FAKULTAS

PENJELASAN :
1. UKM/ORMA yang akan mengadakan kegiatan, jauh-jauh hari
berkonsultasi dengan TU Fakultas sehubungan dengan sarana
prasarana yang akan digunakan.
2. Selanjutnya UKM/ORMA langsung mengisi formulir
penggunaan sarana prasarana sebagai bukti booking di TU
Fakultas apabila sudah ada kepastian penggunaan (apabila for
disediakan oleh Fakultas).
3. UKM/ORMA membuat surat dan ditanda tangani/diketahui
oleh Pembina/pengelola fakultas/jurusan.
4. Surat di ajukan ke kemahasiswaan untuk dilakukan pengecekan
dan koreksi format serta ketentuan yang berlaku.
5. Kemahasiswaan memintakan tanda tangan Wakil Rektor III
pada surat yang diajukan.
6. Surat dikembalikan kepada UKM/ORMA dan selanjutnya 1
(satu) rangkap surat diajukan kepada Dekan Fakultas melalui TU
Fakultas dan diberikan lembar dan nomor disposisi serta
dilakukan pendataan surat masuk di TU Fakultas paling lambat
14 (empat belas) hari kalender sebelum jadwal kegiatan. Dan
1 (satu) rangkap sebagai tembusan ke Bagian Rumah Tangga
dan Perlengkapan. (penyerahan surat menggunakan buku
ekspedisi surat)
7. Sesuai alur administrasi, maka Dekan Fakultas dan Ka TU
Fakultas akan memberikan disposisi dan berakhir di Sub Bagian
Umum dan Keuangan Fakultas.
8. Pada 2 (dua) hari sebelum kegiatan dilaksanakan, UKM/ORMA
melakukan konfirmasi ulang ke Sub Bagian Umum dan
Keuangan Fakultas.
9. UKM/ORMA dapat mengunakan sarana prasarana pada saat
pelaksanaan kegiatan.
 SURAT PENGGUNAAN SARANA PRASARANA FAKULTAS TANPA KOP SURAT
KOP SURAT UKM/ORMA
Lampiran :
Nomor : Semarang, .
Lamp. : 1 (satu) lembar PERLENGKAPAN YANG DIBUTUHKAN
Hal : Penggunaan Ruang Kuliah ...... dan peralatan
1. Air Conditioner
Yth. Dekan Fakultas ............................... 2. Kursi kuliah .... buah
Universitas Semarang 3. Kursi Lipat .... buah
Semarang. 4. Meja .... buah
5. LCD Projector .... buah
Disampaikan dengan hormat, bahwa UKM/ORMA ................................. 6. Screen Projector .... buah
Universitas Semarang akan menyelenggarakan kegiatan 7. Sound system 1 Set
.., pada : 8. Mic Kabel .... buah
hari :
tanggal :
waktu : Semarang,
tempat : Ketua Panitia Sekretaris,
peserta : ...... orang

Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengajukan penggunaan ruang

Kuliah ........ beserta perlengkapan terlampir.

Demikian pengajuan ini, atas perhatian dan perkenannya disampaikan (..) (.)
terima kasih.
NIM. NIM.

Ketua UKM/ORMA Ketua Panitia

( ..) ( ..)
NIM. NIM.
Mengetahui,
Wakil Rektor III Pembina/Pengelola
Fakultas/Jurusan

Iswoyo, S.Pt. MP. ( ..)

NIS. NIS.
Tembusan :
Kabag. Rumah Tangga dan Perlengkapan
ALUR BIROKRASI PENGADAAN SARANA PRASARANA
PENJELASAN :
1. UKM/ORMA membuat data barang inventaris yang dimiliki dan skala
kebutuhan yang diharapkan sebagai bahan berkonsultasi dengan
pembina/pengelola fakultas/jurusan untuk menentukan barang yang
dibutuhkan. Namun terlebih dahulu dilakukan survei harga dan jenis
sekaligus data pembanding baik jenis maupun harga sebagai bahan
pertimbangan.
2. UKM/ORMA membuat surat dan ditanda tangani/diketahui oleh
Pembina/pengelola fakultas/jurusan serta ditujukan kepada Wakil
Rektor II.
3. Surat di ajukan ke kemahasiswaan untuk dilakukan pengecekan dan
koreksi format.
4. Kemahasiswaan memintakan tanda tangan Wakil Rektor III pada surat
yang diajukan.
5. Surat dikembalikan kepada UKM/ORMA dan selanjutnya 1 (satu)
rangkap surat diajukan kepada Wakil Rektor II melalui Tata Usaha
Universitas dan diberikan lembar serta nomor disposisi serta
dilakukan pendataan surat masuk di Tata Usaha Pusat. Dan 1 (satu)
rangkap sebagai tembusan ke Bagian Rumah Tangga dan
Perlengkapan (penyerahan surat menggunakan buku ekspedisi surat)
6. Sesuai alur administrasi, maka Wakil Rektor II dan Ka BAUK akan
memberikan disposisi dan berakhir di Bagian Rumah Tangga dan
Perlengkapan.
7. Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan melakukan konfirmasi ulang
atas kebutuhan yang diharapkan dengan sarana yang telah dimiliki
serta skala kebutuhan dariUKM/ORMA dengan melakukan
pengecekan langsung termasuk harga barang yang akan dibeli.
8. Hasil konfirmasi ulang menjadi dasar pengajuan dana pembelian
perlengkapan UKM/ORMA kepada Wakil Rektor II. Bila telah disetujui
Wakil Rektor II dan Ka. BAUK, maka Bagian Rumah Tangga dan
Perlengkapan melakukan pengadaan barang sesuai disposisi.
9. Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan melakukan pendataan
barang inventaris.
10. Barang diserahterimakan kepada UKM/ORMA
TANPA KOP SURAT
Lampiran :
DAFTAR PERLENGKAPAN

NO PERALATAN KONDISI JUMLAH KEBUTUHAN KURANG

1
2
3
4
5
6
dst

Semarang,
Ketua Ukm/ORMA

(..)
NIM. .
ALUR BIROKRASI KERUSAKAN SARANA PRASARANA

PENJELASAN :
1. UKM/ORMA menemukan kerusakan barang inventaris akibat
usia pemakaian (bukan kelalaian/hilang).
2. UKM/ORMA mengisi formulir kerusakan.
3. Formulir ditanda tangani/diketahui oleh kemahasiswaan/
pengelola fakultas.
4. Formulir diserahkan dan ditandatangani Bagian Rumah Tangga
dan Perlengkapan.
5. Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan melakukan
pengecekan barang inventaris yang rusak, apabila dapat
diperbaiki maka barang tersebut dikembalikan kepada
UKM/ORMA.
6. Apabila barang tidak dapat diperbaiki, Bagian Rumah Tangga
dan Perlengkapan mengajukan surat penggantian barang
dengan jenis yang sama Kepada Wakil Rektor II melalui Tata
Usaha Pusat.
7. Sesuai alur administrasi, maka Wakil Rektor II dan Ka BAUK
akan memberikan disposisi dan berakhir di Bagian Rumah
Tangga dan Perlengkapan.
8. Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan melakukan pembelian
barang pengganti bila anggaran sudah disetujui dan dicairkan
oleh Bagian Keuangan.
9. Selanjutnya barang diserahterimakan kepada UKM/ORMA yang
terlebih dahulu dilakukan pendataan barang inventaris.
ALUR BIROKRASI PENUGASAN PENDAMPING/PEMATERI

PENJELASAN :
1. UKM/ORMA yang akan mengajukan penugasan
pendamping/pemateri diwajibkan untuk berkonsultasi dengan
kemahasiswaan
2. Setelah sepakat untuk penunjukan tugas, UKM/ORMA
menghubungi yang bersangkutan.
3. UKM/ORMA membuat surat dan ditanda tangani/diketahui
oleh Pembina/pengelola fakultas/jurusan serta ditujukan
kepada Wakil Rektor II.
4. Surat di ajukan ke kemahasiswaan untuk dilakukan pengecekan
dan koreksi format.
5. Kemahasiswaan memintakan tanda tangan Wakil Rektor III
pada surat yang diajukan.
6. Surat dikembalikan kepada UKM/ORMA dan selanjutnya 1
(satu) rangkap surat diajukan kepada Wakil Rektor II melalui
Tata Usaha Universitas dan diberikan lembar serta nomor
disposisi serta dilakukan pendataan surat masuk di Tata Usaha
Pusat. Dan 1 (satu) rangkap sebagai arsip (penyerahan surat
menggunakan buku ekspedisi surat)
7. Sesuai alur administrasi, maka Wakil Rektor II dan Ka BAUK
akan memberikan disposisi dan berakhir di Tata Usaha Pusat.
Selanjutnya TU Pusat akan membuat surat Tugas dan
ditembuskan ke Bagian Keuangan.
8. Paling lambat 3 (tiga ) hari sebelum kegiatan, UKM/ORMA
melakukan konfirmasi ulang.
9. Bila semuanya sudah siap maka UKM/ORMA dapat
menjalankan kegiatan.
ALUR BIROKRASI PENUGASAN MAHASISWA

PENJELASAN :
1. UKM/ORMA yang akan mengajukan penugasan anggotanya
atau UKM lain diwajibkan untuk berkonsultasi dengan
kemahasiswaan
2. Setelah sepakat untuk penunjukan tugas, UKM/ORMA
menghubungi yang bersangkutan atau yang ditugaskan.
3. UKM/ORMA membuat surat dan ditanda tangani/diketahui
oleh Pembina/pengelola fakultas/jurusan serta ditujukan
kepada Wakil Rektor III.
4. Surat di ajukan ke kemahasiswaan untuk dilakukan pengecekan
dan koreksi format.
5. Kemahasiswaan memintakan disposisi/persetujuan Wakil
Rektor III. (penyerahan surat menggunakan buku ekspedisi
surat)
6. Sesuai disposisi, Bagian Kemahasiswaan akan membuatkan
surat tugas.
7. Surat Tugas ditandatangani oleh Wakil Rektor III.
8. Paling lambat 3 (tiga ) hari sebelum kegiatan, UKM/ORMA
melakukan konfirmasi ulang.
9. Bila semuanya sudah siap maka UKM/ORMA dapat
menjalankan kegiatan.
 SURAT PENUGASAN PENDAMPING/PEMATERI SURAT PENUGASAN MAHASISWA
KOP SURAT UKM/ORMA KOP SURAT UKM/ORMA

Nomor : Semarang, Nomor : Semarang,

Lamp. : - Lamp. : -
Hal : Penugasan Pendamping/Pemateri Hal : Penugasan UKM KSR/Menwa/Musik/dll

Yth. Wakil Rektor II Yth. Wakil Rektor IIi

Universitas Semarang Universitas Semarang
Semarang. Semarang.

Disampaikan dengan hormat, bahwa UKM/ORMA ................................. Disampaikan dengan hormat, bahwa UKM/ORMA .................................
Universitas Semarang akan menyelenggarakan kegiatan Universitas Semarang akan menyelenggarakan kegiatan
.., pada : .., pada :
hari : hari :
tanggal : tanggal :
waktu : waktu :
tempat : tempat :

Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengajukan penugasan menjadi Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengajukan penugasan Anggota
pemateri/pendamping pada kegiatan tersebut, yaitu : UKM KSR/Menwa/........ sebanyak ....... orang untuk membantu pelaksanaan
................................... jabatan ..........................Universitas Semarang kegiatan tersebut.
................................... jabatan ..........................Universitas Semarang
Demikian pengajuan ini, atas perhatian dan perkenannya disampaikan
Demikian pengajuan ini, atas perhatian dan perkenannya disampaikan terima kasih.
terima kasih.
Ketua UKM/ORMA Ketua Panitia
Ketua UKM/ORMA Ketua Panitia

( ..) ( ..)
( ..) ( ..) NIM. NIM
NIM. NIM. Pembina/Pengelola Fakultas/Jurusan
Mengetahui,
Wakil Rektor III Pembina/Pengelola
Fakultas/Jurusan ( ..)
NIS.

Iswoyo, S.Pt. MP. ( ..)

NIS. NIS.