PROCESO DE ADMINISTRACION

ORGANIZACION
Organizacin

Una vez que se ha establecido lo que se quiere hacer, dicho

de otra manera: los objetivos que se pretenden alcanzar durante
la etapa de la planeacin, ser necesario determinar como
hacerlo, que medidas utilizar para lograr hacer lo que se desea;
esto solo es posible a travs de la organizacin.

La palabra organizacin tiene tres acepciones:

- Etimolgica que proviene del griego organn que significa

instrumento

- Organizacin como una entidad o grupo social

- Organizacin como un proceso

Conceptos:

Agusta Reyes Ponce: Organizacin es la estructuracin de las

relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y
actividades de los elementos materiales y humanos de un
organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia
dentro de los planes y objetivos sealados.

Eugenio Sisto Velasco: Organizar es agrupar y ordenar las

actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos
creando unidades administrativas, asignando en su caso
funciones, autoridad, responsabilidad y jerarqua, y
estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe
existir.

Isaac Guzman V.: Organizacin es la coordinacin de las

actividades de todos los individuos que integran una empresa
con el propsito de obtener el mximo de aprovechamiento
posible de los elementos materiales, tcnicos y humanos en la
realizacin de los fines que la propia empresa persigue.
 Joseph L. Massie: La estructura y asociacin por lo cual un
grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre
los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades
hacia objetivos comunes.

Harold Koontz y Cyril ODonnell. Organizar es agrupar las

actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar
a cada grupo un administrador con la autoridad necesaria
para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como
vertical toda la estructura de la empresa.

Lyndall Urwick: Disposicin y correlacin de las actividades de

una empresa.
CLASIFICACION DE LAS ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

1. Estructura

2. Coordinacin

3. Agrupacin y asignacin de actividades y

responsabilidades
1. Estructura
La estructura organizacional implica el establecimiento del
marco fundamental en el que se habr de operar el grupo social,
ya que se establece la disposicin y la correlacin de las
funciones, jerarquas y actividades necesarias para lograr los
objetivos

2. Coordinacin
La estructura propicia la armona y la adecuada sincronizacin
de las actividades, a fin de facilitar el trabajo de la mejor manera
posible

3.Agrupacin y asignacin de actividades y responsabilidades.

Organizar, implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar
funciones a fin de promover la especializacin. Adems, origina
la necesidad de establecer niveles de autoridad y
responsabilidad dentro de la empresa.
 Con estos elementos se puede definir a la
organizacin como:

El establecimiento de la estructura necesaria para la

coordinacin racional de las actividades, mediante la
determinacin de jerarquas, disposicin, correlacin y
agrupacin de actividades, con el fin de poder realizar y
simplificar las funciones del grupo social
 IMPORTANCIA

Es de carcter continuo, jams se puede decir que ha terminado, dado

que la empresa y sus recursos estn sujetos a cambios constantes, lo que
obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la
organizacin

Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los

objetivos del grupo social

Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades

eficientemente, con un mnimo de esfuerzo

Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e

incrementando la creatividad

Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y

responsabilidades
PRINCIPIOS DE ORGANIZACION

1. Del Objetivo
2. Especializacin
3. Jerarqua
4. Paridad de autoridad y responsabilidad
5. Unidad de mando
6. Difusin
7. Amplitud o tramo de control
8. De la coordinacin
9. Continuidad
1. DEL OBJETIVO

Todas y cada una de las

actividades establecidas
en la organizacin
deben relacionarse con
los objetivos y propsitos
de la empresa
1. ESPECIALIZACION

El trabajo de una
persona debe limitarse,
hasta donde sea
posible, a la ejecucin
de una sola actividad
3. JERARQUIA

Es necesario establecer
centros de autoridad de
los que emanen la
comunicacin necesaria
para lograr los planes
4. PARIDAD DE AUOTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

A cada grado de
responsabilidad conferido,
debe corresponder el
grado de autoridad
necesario para cumplir
dicha responsabilidad
5. UNIDAD DE MANDO
Al determinar un centro
de autoridad y decisin
para cada funcin, debe
asignarse un solo jefe, y
que los subordinados no
debern reportar a mas
de un superior.
6. DIFUSION

Las obligaciones de cada

puesto que cubren
responsabilidad y autoridad
deben publicarse y ponerse
por escrito, a disposicin de
todos aquellos miembros
de la empresa
7. AMPLITUD O TRAMO DE CONTROL
Hay un lmite en
cuanto al nmero de
subordinados que
deben reportar a un
ejecutivo

8. DE COORDINACION

Las unidades de una

organizacin siempre
debern mantenerse
en equilibrio
9. CONTINUIDAD
Una vez que se ha
establecido, la estructura
organizacional requiere
mantenerse, mejorarse y
ajustarse a las condiciones
del medio, la organizacin
que es apropiada para la
empresa en un momento
dado, puede no serlo
posteriormente
ETAPAS DE LA ORGANIZACION

Divisin del trabajo

Es la separacin y delimitacin de las actividades, con el

fin de realizar una funcin con la mayor precisin,
eficiencia y el mnimo esfuerzo, dando lugar a la
especializacin y perfeccionamiento en el trabajo.

- Jerarquizacin: Es la disposicin de las funciones de una

organizacin por orden de rango, grado o importancia.
* Niveles Jerrquicos deben ser mnimos e indispensables
* Se debe definir claramente en tipo de autoridad (lineal,
funcional o staff)
- Departamentalizacin: Es la divisin y el agrupamiento
de las funciones y actividades en unidades especificas,
con base en su similitud

- Secuencia:
- Listar todas las funciones de la empresa
- Clasificarlas
- Agruparlas segn un orden jerrquico
- Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas a
departamentos
- Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y
obligacin, entre las funciones y los puestos
- Establecer lneas de comunicacin e interrelacin entre los
departamentos
- El tamaa, la existencia y el tipo de organizacin de un
departamento deben relacionarse con el tamao y las necesidades
especficas de la empresa y de las funciones involucradas
Tipos de Departamentalizacin

Funcionales
Por Productos
Geogrfica o por territorios
Clientes
Por Procesos o equipos
Secuencia
Coordinacin

La coordinacin nace de la necesidad de sincronizar y

armonizar los esfuerzos para realizar eficientemente una
tarea

Tipologa de la organizacin

Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de

estructuras organizacionales que se pueden implantar en
un organismo social y en su aplicacin originan una serie
de problemas organizativos que el administrador debe
identificar y dar soluciones
Organizacin Lineal o Militar

Problemas Organizativos
- Centralizacin de la autoridad en el supervisor
- Se depende de un hombre clave
- No fomenta la especializacin de los empleados
- Falta de delegacin de autoridad a empleados
- Se presenta comunicacin informal (verbal)
- Prdida de objetos
- Supervisin excesiva de subordinados
Organizacin funcional o de Taylor
- Duplicidad de autoridad
- Violacin del principio de la unidad de mando
- Confusin de ordenes
- Fuga de responsabilidades
- Indisciplina
- Continuacin de la comunicacin informal (verbal)
- Duplicidad de funciones
- Conflictos entre autoridades
- Falta de coordinacin entre departamentos
- Atraso de actividades
- Entre otros..
Organizacin lineofuncional
Organizacin Staff
Organizacin por Comits
Organizacin Matricial
REORGANIZACION

La organizacin (como etapa del proceso administrativo)

que una vez fue eficiente en la empresa, puede ya no
serlo. Cuando esto sucede es necesario aplicar los
siguientes pasos para reorganizar.

Planeacin de la reorganizacin
1. Diagnstico panormico de la organizacin actual
2. Alcance de la reorganizacin
3. Identificacin de problemas organizativos del alcance
seleccionado
4. Aceptacin de la decisin de reorganizar
5. Determinar quien debe manejar la reorganizacin
6. Determinacin de los objetivos de estudio
7. Programacin
Desarrollo de la reorganizacin
1. La muestra
2. Diseo de las tcnicas de recopilacin de informacin
3. Tabulacin de la informacin
4. Anlisis de la informacin

Presentacin del diagnstico a los directivos (informe)

Diseo de las tcnicas de organizacin propuesta o

modificaciones a las existentes

Ejecucin del diseo propuesto

Vigilancia sobre las modificaciones

TECNICAS DE ORGANIZACION

Organigrama Vertical
Organigrama Horizontal
Organigrama Mixto
MANUALES
Son documentos detallados que contienen en forma
ordenada y sistemtica, informacin acerca de la
organizacin de la empresa.

De acuerdo a su contendor pueden ser:

a) De organizacin (general o especfico)

b) De descripcin de puestos
c) De procedimientos
UTILIDAD
Describen la estructura de funciones de toda la empresa o
departamentos a lo que se refiere el manual

Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de

la empresa

Delimitan actividades, responsabilidades y funciones

Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican

lo que se debe hacer y cmo se debe hacer.

Son una fuente de informacin, pues muestran la

organizacin de la empresa

Ayudan a la coordinacin interdepartamental

Reducen costos al incrementar la eficiencia

Son fuente de consulta y un medio de adiestramiento

CONTENIDO
Portada

Indice de Contenido

Introduccin

Objetivo

Cuerpo del manual

Anexos

Glosario

Simbologa
PROCEDIMIETOS

Los procedimientos permiten establecer la secuencia

para efectuar las actividades rutinarias y especificas; se
establecen de acuerdo con la situacin de cada
empresa, de su estructura organizacional, clase de
producto, turnos de trabajo, disponibilidad del equipo y
material, incentivos y muchos otros factores.
IMPORTANCIA

Delimitan el orden lgico que deben seguir las

actividades

Promueven la eficiencia y especializacin

Delimitan responsabilidades, evitan duplicidad de las

actividades

Determinan cmo deben de ejecutarse las actividades

y tambin cuando y quin debe realizarlas

Son aplicables en actividades que se presentan

repetitivamente
GRAFICAS DE FLUJO

Son conocidas tambin, como grficas de flujo. Estas se

pueden definir como la representacin simblica y
grfica de la secuencia lgica que sigue un conjunto de
actividades.
IMPORTANCIA
Registra y transmite, sin distorsiones, su seguimiento,
aplicacin y evaluacin referente al funcionamiento de
las actividades de la oficina representada
Ayuda en la sistematizacin de las actividades
Genera coordinacin de las reas responsables de
cada una de las actividades
Uniforma y controla el cumplimiento de las actividades
Fomenta la comunicacin formal entres los empleados
Evita consulta de los empleados a los jefes superiores
Erradica la duplicidad de esfuerzos y actividades
Elimina o reduce el atraso de actividades
Equilibra el grado de autoridad y responsabilidad de
cada puesto
Mayor rapidez en tomar decisiones
Ayuda en la induccin al puesto y en adiestramiento y
capacitacin del personal
SIMBOLOGIA
TIPOS DE DIAGRAMA

Lineales
o verticales
De bloque u orizontales
FORMAS
Es un documento impreso con espacios en blanco para
colocar informacin variable, que deber ser transmitida
a otros individuos, departamentos o empresas

VENTAJAS
Sirve como informacin de respaldo
Elimina la comunicacin informal
La responsabilidad de comparte
Evita conflictos entre el personal.
Disminuye el atraso de actividades
Las actividades se uniforman
Reduce la incertidumbre del personal
Sirve para homogenizar y formalizar la comunicacin
entre las personas
CUADRO DE DISTRIBUCIONDE ACTIVIDADES
A travs de esta tcnica se analizan los puestos que
integra un departamento o seccin, para lograr una
divisin de funciones y mejorar la estructura de los grupos
de trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas de
cinco hasta quince personas

VENTAJAS
a) Define la naturaleza de los trabajos y de los
departamentos a que corresponden
b) Elimina duplicidad e ineficiencia en el trabajo
c) Normaliza y estandariza procedimientos
d) Distribuye adecuadamente las cargas de trabajo de
los distintos puestos
e) Delimita funciones, evitando fugas de responsabilidad
Para elaborarlo se requiere:

1. Se elabora una lista de deberes o actividades que realiza

ese grupo o seccin

1. Se hace una lista de las grandes tareas que corresponden

a cada tarea

2. Se vacan dichas listas en la forma de la carta de

distribucin de actividades

3. Se completa la informacin con la observacin y la

entrevista

4. Se suman verticalmente las horas de cada actividad y las

que corresponden a cada persona

5. Se analiza el cuadro para saber que puede mejorarse,

cambiares, redistribuirse, etc.

6. Con los cambios sugeridos se elabora un nuevo cuadro

Cuadro de Distribucin de Actividades
ANALISIS DE PUESTO

El anlisis de puesto es un cuestionario que sirve para

obtener informacin sobre los componentes del puesto,
desde el titulo del puesto, jefe inmediato, subordinados y
funciones o actividades; as como los requisitos de las
cualidades humanas necesarias para desempearlo
satisfactoriamente, tales como estudio o conocimiento
necesario, sexo, edad, experiencia, habilidades perfil de
puesto.
UTILIDAD
Mejorar los sistemas de trabajo
Dlimitar funciones y
responsabilidades
Evitar fugas de autoridad y
responsabilidad
Fundamentar programas de
entrenamiento
Retribuir adecuadamente al
personal
Mejorar la seleccin del personal
Conocer las aptitudes del
trabajador para que haga bien
las cosas
Evitar duplicidad de autoridad
Dar a conocer con precisin las
actividades a realizar
Identificar las responsabilidades,
las habilidades, los
conocimientos, y los niveles de
desempeo del trabajador.
DESCRIPCION DE PUESTOS
Gracias por
su atencin