UNIDAD V.

- ANLISIS,
DISEO Y CONTROL DE
FORMAS.
 CONCEPTO.
Es la herramienta o medio de comunicacin impreso
a travs de un instrumento de reproduccin grafica o
plasmado en un formato electrnico, que por lo
general contiene informacin fija escrita y espacio
para informacin variable. En el momento que una
forma se completa se convierte en un documento.
De acuerdo con el tipo de informacin y grado de
dificultad para su llenado, puede acompaarse de
un instructivo.
 IMPORTANCIA DE LAS FORMAS.

Por lo general, las operaciones administrativas que se efectan en una

organizacin requieren documentos para dejar constancia de su ejecucin.
Cuando estas operaciones son numerosas y repetitivas se utilizan formas
impresas, cuyo uso incide de manera directa tanto en la simplificacin del
trabajo como en la calidad de la informacin que se maneja.
Su contenido
La cantidad que de ellas se utiliza
El costo que representan
El grado en que permiten imprimir celeridad y cohesin a las acciones
Que constituyen un vehculo confiable para generar y transmitir informacin
 OBJETIVO DE SU UTILIZACIN.
Es el vehculo de transmisin de datos e
informacin organizacional mas sencillo, claro
y funcional, ya que permite ordenar,
sistematizar y orientar el manejo de cualquier
otro recurso en trminos fsicos o electrnicos.
Adems, cumplen con la finalidad de
constituirse en una fuente de consulta para
efectos legales y administrativos.
 PROPSITO DEL ANLISIS Y CONTROL DE
FORMA.
Contar con los formatos adecuados en funcin de las necesidades
de la organizacin.
Identificar y proteger la informacin vital.
Mejorar la gestin de los procesos y de los procedimientos.
Contribuir a racionalizar las cargas de trabajo.
Administrar efectivamente los recursos y sistemas destinados al
manejo de la informacin de la entidad.
Interrelacionar correctamente la gestin documental con la
estructura organizacional.
Evaluar la gestin documental de la organizacin.
 FUENTES DE INFORMACION.
Por lo general, las fuentes a las que recurre una organizacin suelen
ser diversas, entre las mas comunes son:
De uso interno (por ejemplo, el control para pedidos de papelera)
Diseadas para la presentacin de resultados (informe a rganos
de gobierno)
Producto de un consultor externo (forma de un procedimiento)
De uso comercial comn (forma para solicitud de empleo)
Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y reporte
de acciones (declaraciones de impuestos)
Requeridas por una instancia externa para su uso
exclusivo (encuesta de alguna cmara o confederacin)
Propuestas por un fabricante de papel o diseador profesional
(formas continuas para captura de informacin)
 REQUERIMIENTOS PARA SU USO: INTERNO Y
EXTERNO.
INTERNOS:
El instrumento jurdico que las crea.
Las pautas dictadas por el rgano de gobierno.
La desagregacin de funciones derivadas de su base legal.
La determinacin de objetivos y programas.
La definicin de procesos.
Los sistemas que se desarrollan para apoyar los procesos y programas.
La traduccin en procedimientos y, por ende, en operaciones de las
actividades.
El establecimiento de estrategias de negocios.
El proceso de toma de decisiones.
EXTERNOS:
Por cambios en las condiciones del entorno.
Por decisiones tendentes a la globalizacin.
Por pactos o convenios nacionales o internacionales.
En atencin a demandas de clientes o proveedores.
 DISEO.

Preparacin de una forma segn su

objeto, tipo de informacin que
contendr, origen, mtodo de llenado,
procedimiento en el que se utilizar,
nmero de copias, usuarios y resultados
esperados.