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Curso: Auditoria Operativa

Tema: Auditoria Operativa En El rea de Compras


Profesor: Lic. Edward Lujan Ordoez

Alumnos: Liz De La Cruz Reyes


Vilma Francia Sulca
Keyla Valdivia Yape
Deisy Villar Perales
Julio Cesar Meoo Palacios

MAYO 2017
AUDITORA OPERATIVA
EN EL AREA DE COMPRAS
CESAR MEOO PALCIOS
AUDITORIA OPERATIVA

Es un examen sistemtico, objetivo, profesional de


las operaciones, procesos o actividades que realizan
las empresas.

Debe recopilar toda la informacin y


Crtica evidencia posible para adquirir una
visin amplia y emitir un buen juicio.

Se elabora siguiendo un plan o programa


Sistemtica
coherentes para lograr los objetivos.

Es objetivo e independiente.
Imparcial Sin intereses econmicos o
personales.
AUDITORIA OPERATIVA

Su objetivo es evaluar las operaciones,


identificando aquellos aspectos crticos o
problemticos y por consiguiente formular
sugerencias o recomendaciones para su
correccin o mejora.

En las siguientes reas


Efectividad operacionales o reas
funcionales.
Busca
1. Compras.
establecer o Eficiencia
incrementar en 2. Produccin.
las empresas: 3. Ventas.

Economa 4. Personal.
5. Finanzas
AUDITORIA OPERATIVA
AUDITORIA OPERATIVA EN EL AREA DE
COMPRAS
Est enfocada en la revisin del cumplimiento de los procedimientos del
rea de Compras, los aspectos relacionados con su funcionalidad y
efectividad de sus procesos, detectando puntos dbiles de control.

Es una herramienta de diagnostico activa, que facilita la deteccin


de problemas y ofrecen oportunidades de mejora.

Las operaciones de adquisiciones y compras actan como ncleo


principal de las operaciones en la cadena de suministro en cualquier
organizacin, e involucra entre el 50 al 80% del costo total de las
operaciones en cualquier Industria.

El proceso de compras no slo se trata de comprar bienes y servicios al precio ms bajo, con
la mayor calidad y menor tiempo sino de la Administracin eficiente, total, honesta de los
recursos a fin de comprar los bienes y servicios al mejor costo total de adquisicin,
incluyendo costos de almacenaje, seguros, fletes, impuestos, costos administrativos de
manejo del inventario, etc., en la cantidad mnima correcta, el menor tiempo y la mejor
calidad.
AUDITORIA OPERATIVA EN EL AREA DE COMPRAS

La revisin que efecta esta auditora va desde la evaluacin de la programacin de compra


(desarrollada con el presupuesto de ventas) hasta los recursos empleados para la adquisicin de los
suministros.

EJEMPLO DE LA
PROGRAMACION
DE COMPRA
KEYLA VALDIVIA YAPE
CICLO DE COMPRAS
Compra: adquisicin de un producto o servicio pagando un precio
estipulado por el vendedor.
Operaciones a realizar en el rea de compras:
1. Proponer objetivos, polticas y metas, aplicarlos y vigilarlos.
2. Formular plan general de compras y programarlas
3. Coordinar los recursos humanos, materiales y tcnicos de acuerdo a las necesidades
4. Establecer registros de precios y condiciones de compras
5. Recibir y tramitar requisiciones de compras
6. Vigilar el cumplimiento de los requisitos para la adquisicin
7. Obtener cotizaciones de diversos proveedores
8. Analizar posibilidades y alternativas de compras
9. Seleccionar al proveedor adecuado
10. Vigilar los pedidos fincados
11. Realiza reclamaciones y en su caso hacer devoluciones de artculos
12. Participar en el establecimiento de polticas
13. Coordinar actividades relacionadas
IMPORTANCIA
El Servicio de Auditora Integral de
Compras no solo revisa los procesos
internos y externos sino tambin el nivel
de honestidad de los Agentes de
Compras y Jefes/Superintendentes de
reas detectando actividades FRAUDE

fraudulentas y as tambin detectando


oportunidades de Reduccin de costo y
oportunidades de Mejora.
REDUCCION DE COSTOS
OBJETIVOS
Proveer informacin profesional, que permite a la empresa el resultado de la
eficiencia de las polticas y procedimientos del proceso de compras y as tener una
opinin experimentada e Independiente.
Proveer una opinin Independiente de la tica, eficiencia y efectividad respecto al
debido uso de los recursos de la empresa en el proceso de compras.
Detectar posibles actividades no ticas o fraudulentas, y mitigar su posible impacto
en un futuro de acuerdo a los errores que puedan llegar a presentar los
procedimientos y polticas implementadas por la empresa.

Detectar actividades no ticas


OBJETIVOS
Proveer Informacin Independiente respecto a la tica y Eficiencia del personal que
integra el proceso de compras de la compaa.
Recomendacin en oportunidades de reduccin en costos en el proceso de
adquisiciones.
Mejorar el flujo de efectivo.
Proveer la seguridad a la Alta Direccin de Compras No Fraudulentas, ticas con
igualdad de oportunidades para los proveedores.
Reportar el nivel de Cumplimiento de Compras as como el Cumplimiento a la
Evaluacin de Proveedores.
VILMA FRANCIA SULCA
BENEFICIOS
Detecta conflictos de intereses
Acelera procesos de compra
Detecta oportunidades de mejoras de precios
Incrementa la productividad
Provee una base slida para la mejora de la comunicacin
Apoya en la reduccin de Inventario e Inventario Obsoleto
Mejora el Flujo de Efectivo
Mejora la Utilidad de la empresa
Elimina sobrefacturacin y arreglos especiales Proveedores-
Agentes de Compras
Aumenta la eficiencia de los agentes y departamento de
compras
Minimiza tiempo de respuesta de compras (Interdepartamental)
Mejora la comunicacin del departamento con Almacn,
Produccin, Mantenimiento, Logstica, Gerencia, Etc.
PROCEDIMIENTO
Adopta un enfoque de evaluacin de riesgos para las funciones
del departamento de compras
Evala la estructura del control interno del departamento de
compras. Usa el marco integrado COSO para la evaluacin.
Realiza pruebas de esos controles en relacin a las actividades
de alto riesgo que estn siendo auditadas.
Analiza los resultados de la prueba de controles para identificar
cualquier debilidad o falla de control
Lleva a cabo pruebas sustanciales de los datos detallados para
las actividades del negocio que estn siendo auditadas.
Lleva a cabo una conferencia de salida con los gerentes del
departamento de compras.
Escribe el reporte de la auditora al nivel apropiado de la
gerencia y/o al concejo de directores.
LIZ DE LA CRUZ REYES
POLITICAS Y PROGRAMAS DE AUDITORIA DE COMPRAS
POLITICAS:
Analizar y discutir la efectividad y adecuacin de las polticas.
Realizar comentarios y recomendaciones en cuanto al mejoramiento de dichas
polticas.

PROGRAMA:
Familiarizacin y anlisis de la informacin existente relativa a las compras
Analizar los expedientes de auditoras anteriores
Elaboracin de cuestionarios y guas de entrevistas
Comprobacin de datos provenientes de diferentes fuentes
Conocer la distribucin de las cargas de trabajo
Conocer la preparacin del personal que maneja la funcin compras
Otros que aplique el auditor segn el caso.
DEISY VILLAR PERALES
MODELO DE REQUERIMIENTO DE INFORMACION
FECHA DE EMISION

PROVEEDOR

FECHA DE CIERRE

SOCIEDAD AUDITORA
NUMERO DE FACTURA
DEL CUAL SOLICITA LA
INFORMACION

NOMBRE Y FIRMA DEL


GERENTE GENERAL
CONCLUSIONES
Para realizar la auditora al rea de compras es necesario conocer
todo el proceso del ciclo de Compras, desde la programacin del
rea de ventas hasta la adquisicin de los bienes o servicios.
Una adecuada auditoria del rea de compras permitir a la
organizacin tener un mejor control del proceso de compras a fin de
evitar fraudes.
Ayuda a la efectividad de los procedimientos y polticas de las
empresas.
Gracias a los reportes oportunos nos facilita en poder reducir
costos
La auditora nos permite que en una futura fiscalizacin, poder
tener toda la documentacin en orden, y evitar la prdida de
informacin o documentacin faltante.
RECOMENDACIONES
Se recomienda documentar cada procedimiento o actividad a fin de que stos
puedan sustentar fehacientemente las operaciones para futuras auditorias.
Se recomienda implementar por lo menos una vez al ao procedimientos de
auditoria lo que ayuda a tener una actualizacin constante de lo adecuado que
resultan las polticas.
Se recomienda tener todos los procesos debidamente ordenados y
actualizados (correcto control) y plasmados en polticas y procedimientos
validados por la organizacin.
Se recomienda capacitar al personal que interviene en los procesos de
compras a fin de que cumplan con los procesos y lineamientos al momento de
efectuar las adquisiciones desde la evaluacin de proveedores, revisin de
propuestas y contratos, a efectos de buscar las mejores ofertas a menores
costos.
Se recomienda implementar polticas y sistemas de control, como el manejo
de checklist de documentos, flujogramas, entre otros; para evitar la prdida de
documentacin, de manera que se pueda contar con la informacin cuando sea
requerida y hacer frente a fiscalizaciones y auditoras futuras.
Gracias

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