EL EXPEDIENTE DE CONTRATACIN

Dra. Edith Huancauqui Rodrguez

FASES DE LA CONTRATACIN
ESTATAL

Desde
Desde la
la Hasta
Hasta antes
antes de
de la
la
convocatoria
convocatoria suscripcin
suscripcin del
del contrato
contrato

Programacin y Ejecucin
Actos Etapa de Seleccin contractual
Preparatorios

- PAC
- Expediente de Contratacin
- Comit Especial
- Bases
 EXPEDIENTE DE
CONTRATACIN
Qu entendemos por Expediente de Contratacin?

*En sentido amplio: es el conjunto de actuaciones referidas

al proceso de contratacin, desde la decisin de adquirir o
contratar hasta la culminacin del contrato.

En sentido estricto: Expediente que rene la informacin

necesaria para la contratacin de un objeto determinado
(RTM, VR, etc), el que una vez aprobado es remitido al CE
para el inicio de sus labores (fase inicial).
 EXPEDIENTE DE
CONTRATACIN
Cundo se inicia?

*Se inicia con el requerimiento del rea usuaria.

*Progresivamente y en forma cronolgica y ordenada se va
adjuntando toda la documentacin correspondiente a cada fase.
Debe incluir las ofertas no ganadoras.
*Concluye con la conformidad de recepcin de la ltima prestacin,
o con la liquidacin, en caso de obras, y con el pago.
*Permanecer en custodia del OEC, salvo en el periodo en que dicha
custodia est a cargo del Comit Especial.
 EXPEDIENTE DE
Por qu
CONTRATACIN
es necesario contar con un
expediente de contratacin? Cul es su
Finalidad?

1. Contar con la informacin tcnica, econmica y

selectiva que permita a la Entidad obtener una
oferta idnea, con la calidad requerida o mejorada y
a precio adecuado.

2. Reunir todas las actuaciones del proceso de

contratacin, desde el requerimiento del rea
usuaria hasta la culminacin del contrato,
incluyendo las ofertas no ganadoras. Debe estar
bajo custodia del OEC.
 EXPEDIENTE DE
CONTRATACIN
FASE INICIAL

Requisitos mnimos para su aprobacin:

*Requerimientos Tcnicos Mnimos (RTM)

debidamente definidos

*Estudio de Posibilidades que ofrece el mercado

*Certificacin de Crdito Presupuestario

1. REQUERIMIENTOS TCNICOS MNIMOS
El
El REA
REA USUARIA
USUARIA es es responsable
responsable de
de definir
definir con
con precisin
precisin
las
las caractersticas,
caractersticas, condiciones,
condiciones, cantidad
cantidad yy calidad
calidad de
de los
los
bienes,
bienes, servicios
servicios uu obras
obras a a contratar,
contratar, las
las que
que deben
deben
encontrarse descritas en las especificaciones tcnicas,
trminos
trminos de
de referencia
referencia oo expediente
expediente tcnico.
tcnico.
Asimismo,
Asimismo, debe
debe sealar
sealar la
la finalidad
finalidad pblica
pblica de de lala
contratacin.
contratacin.

En la determinacin de las caractersticas tcnicas NO

debe aludirse a marcas o nombres comerciales, diseos,
fabricantes, ni descripcin que oriente la adquisicin o
contratacin de marca, fabricante o tipo de producto
especfico.
EXCEPCION: ESTANDARIZACION
1. REQUERIMIENTOS TCNICOS MNIMOS
Comprenden:

Caractersticas tcnicas
(la propia Entidad las Normas
Otros requisitos:
establece): Reglamentarias:

Bienes: Reglamentos tcnicos Normas tcnicas

Especificaciones (DISCAMEC) nacionales e
Tcnicas Normas Metrolgicas internacionales
Servicios: (INDECOPI) (tienen por fin prever
Trminos de Normas Sanitarias la calidad de procesos
Referencia (Salud) de produccin, etc).
Obras: Reglamentos
Expediente Tcnico sectoriales
1. REQUERIMIENTOS TCNICOS MNIMOS

*Deben ser congruentes, proporcionales y

razonables en funcin al mercado.

*Deben incidir sobre los objetivos, funciones y

operatividad de los bienes, servicios u obras.

*Deben cumplir con las normas nacionales

aprobadas por autoridades competentes.
Ejemplo: El certificado de calidad ISO no
puede
ser considerado RTM
1. REQUERIMIENTOS TCNICOS MNIMOS
Hay grados de discrecionalidad en la determinacin de
caractersticas tcnicas?

Cul es el grado de discrecionalidad del rea usuaria, del

OEC, inclusive del rgano especializado para la
determinacin de las caractersticas tcnicas?
1. REQUERIMIENTOS TCNICOS MNIMOS
El expediente de contratacin en la fase inicial debe incluir, lo
siguiente:

Sistema de En obras y actividades

contratacin derivadas de proyectos
Modalidad de de inversin :
Seleccin
Modalidad de Declaracin de
ejecucin contractual viabilidad del SNIP
Disponibilidad Expediente Tcnico
Presupuestal Disponibilidad del
Tipo de proceso terreno
Resumen ejecutivo
 2. ESTUDIO DE POSIBILIDADES QUE
OFRECE EL MERCADO

Para:
- Determinar valor referencial
- Pluralidad de marcas y postores
- Ajuste a caractersticas
- Propuesta de factores
- Distribucin de la buena pro.
* VALOR REFERENCIAL

El valor referencial es el costo estimado

aprobado por la Entidad para la
contratacin de bienes, servicios u obras
sobre la base de los precios de mercado.

El OEC debe determinar el valor

referencial.

El OEC puede solicitar apoyo que requiera

del rea Usuaria, este ltimo est obligado
a dar apoyo bajo responsabilidad.
 * VALOR REFERENCIAL
Para su determinacin, el OEC debe emplear
como mnimo dos (02) fuentes:

Presupuestos y Precios
cotizaciones Histricos
actualizadas

Estructura de Precios
Costos SEACE, etc.
 * VALOR REFERENCIAL
Alter
na
exist tivas por
e n t to s
se g
n el
es
e s cu en es
ni v e D m en
de l vo l
com
ercia
lizac EL ESTUDIO DEBE
in
CONSIDERAR TAMBIN
CONSIDERAR TAMBIN Garantas
LOS SIGUIENTES
ASPECTOS:M
ejoras e
n las
Disponibilidad c ondicion
es de
inmediata venta
 * VALOR REFERENCIAL

Las cotizaciones que se efectan en el estudio de las

posibilidades que ofrece el mercado, requieren como
condicin bsica:

* Que exista un mercado competitivo.

* Que el proveedor que hace la cotizacin NO conozca que
sta servir para estimar un VR.

En muchos casos, es difcil que se cumplan estas

caractersticas. Por ello se generan distorsiones en la
estimacin del VR.
 * VALOR REFERENCIAL
QU DEBE INCLUIR ?

El costo del Bien o Servicio, adems de su margen

de comercializacin o utilidad.

Tributos, Seguros, Costos de Transporte al punto

de entrega, Inspecciones, Pruebas solicitadas,
Costos Laborales y cualquier otro concepto.

En casos de servicios de Intermediacin Laboral, el

VR debe calcularse respetando todas las normas
laborales.
Valor referencial en la AMAZONIA
 * VALOR REFERENCIAL
CARACTERISTICAS ESPECIALES

El VR es de carcter PBLICO.
Puede ser declarado de carcter RESERVADO
cuando la naturaleza de la contratacin lo haga
necesario, cuando se trate de bienes, servicios u
obras que revisten complejidad o cuando conlleven
innovaciones tecnolgicas (justificacin debida).
El VR siempre ser informado al SEACE
 * VALOR REFERENCIAL
ANTIGEDAD:

BIENES Y SERVICIOS:
03 meses desde aprobacin del
Expediente de Contratacin.

CONSULTORA DE OBRA:
06 meses desde aprobacin del
expediente de contratacin.

OBRAS:
06 meses desde la fecha de
determinacin del presupuesto de obra
consignada en el expediente tcnico.
 * VALOR REFERENCIAL

LMITES:

* Para Bienes y Servicios, las propuestas que

excedan VR sern devueltas, sin lmite mnimo

* Obras: No deben exceder el 10% del VR, ni

menor al 90%

* Consultora: No menor del 90%

 * VALOR REFERENCIAL
Errores Frecuentes:

* Se determina en base a estudio desactualizado o en

funcin a pocas cotizaciones.
* No se sustenta el procedimiento seguido para su clculo.
* Si el valor referencial est en moneda extranjera, no se
indica el tipo de cambio que debe emplearse para efectuar
el pago.
* Para su determinacin no se toma en cuenta los precios
histricos (contratos).
* Para suministros de combustible, alimentos, entre otros, no
se indica el procedimiento a seguir para el reajuste.
 3. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

Contenido de la Certificacin Presupuestal:

* Fuente de Financiamiento
* Cadena Funcional Programtica y del gasto
* Monto al cual asciende la certificacin con las
anotaciones del caso
 EXPEDIENTE DE
CONTRATACIN
En su fase inicial, ser aprobado

por el Titular de la Entidad u rgano

competente (por delegacin).

En proceso declarado desierto:

Slo si se ha modificado algn extremo del expediente

de contratacin, la siguiente convocatoria contar con
nueva aprobacin del expediente.
 EXPEDIENTE DE
CONTRATACIN
NO OLVIDAR:
Aprobado el Expediente de Contratacin, se incorporarn

todas las actuaciones que se realicen desde la designacin

del Comit Especial hasta la culminacin del contrato.

Los contratos de bienes y servicios culminan con la

conformidad de recepcin de la ltima prestacin y el pago

correspondiente. Los contratos de ejecucin o consultora de

obras culminan con la liquidacin y pago correspondiente.

 EXPEDIENTE DE
CONTRATACIN

Expediente
Expediente de
de COMITE
APROBACION
APROBACION COMITE ESPECIAL
ESPECIAL
Contratacin
Contratacin

Formulacin: (funcionario
rea usuaria, OEC, competente)
Presupuesto

Nota:
Cada Entidad debe definir los procedimientos y plazos para la
determinacin y aprobacin del Exp. Contrat. y designacin del
Comit Especial (Directivas, Instructivos).
 INQUIETUDES

Es posible que la aprobacin de expediente de

contratacin y las Bases de una AMC que deriva
de otro proceso de seleccin por declaratoria de
desierto (licitacin pblica, concurso pblico o
adjudicacin directa) sean aprobados por quien
haya sido facultado para dicha aprobacin; o
debe ser aprobado por la instancia que aprob
el expediente de contratacin y las Bases del
proceso de seleccin original?

Referencia: OPININ N 094-2011/DTN

 INQUIETUDES

En los procesos de seleccin a convocarse en la

Amazona, es legalmente correcto que las bases
deben establecer un valor referencial
considerando el IGV, y otro valor referencial sin
considerar el IGV?

Referencia: OPININ N 007-2012/DTN

FUNCIONARIOS Y RGANOS
RESPONSABLES
FUNCIONARIOS Y RGANOS
RESPONSABLES

Art. 5 del Reglamento:

1. Titular de la Entidad
2. rea usuaria
3. rgano encargado de las
contrataciones
4. Comit Especial
 TITULAR DE LA ENTIDAD

*Es la ms alta autoridad ejecutiva de la Entidad.

*Aprueba, autoriza y supervisa los procesos de
contrataciones.

Ejemplos:
Congreso de la Repblica: Presidente
Poder Judicial: Presidente
Empresas del Estado: Gerente General
Gobierno Regional: Presidente
Gobierno Local: Alcalde
 TITULAR DE LA ENTIDAD

DELEGACIN
El Titular de la Entidad puede delegar facultades que
le concede la norma de contrataciones, siendo
indelegables los siguientes:

* Autorizacin de exoneraciones.
* Declaracin de nulidad de oficio.
* Aprobacin de prestaciones adicionales de obra.
* Emisin de pronunciamientos sobre las observaciones
a las Bases Administrativas.
* Decisin de encargar procesos a entidad privada
nacional o internacional
 AREA USUARIA y OEC
rea
rea Usuaria:
Usuaria:
Realiza
Realiza el
el requerimiento
requerimiento (determina
(determina necesidades,
necesidades, caractersticas
caractersticas
tcnicas
tcnicas yy la
la cantidad
cantidad de
de lo
lo que
que se
se va
va a
a adquirir
adquirir o
o contratar).
contratar).
Indica
Indica Finalidad
Finalidad Pblica
Pblica de
de la
la Contratacin
Contratacin

Definicin:
Definicin:
Estudio de las posibilidades C.T.
C.T.
OEC Caractersticas
Caractersticas Tcnicas
Tcnicas
OEC que ofrece el Mercado V.R.
V.R.
Valor
Valor referencial
referencial

NECESIDAD
Consolidar en el PAC
Determinacin del
Responsable
Responsable del
del Fraccionamiento:
Fraccionamiento: No
No se
se tipo de proceso de
debe
debe dividir
dividir una
una contratacin
contratacin para
para dar
dar lugar
lugar al
al seleccin: LP, CP,
cambio
cambio del
del tipo
tipo de
de proceso
proceso de
de seleccin.
seleccin. ADP, ADS, AMC.
 FUNCIONARIOS Y/O SERVIDORES
DEL OEC
Directiva N 001-2011-OSCE/CD
Directiva N 001-2011-OSCE/CD

A PARTIR DEL 2013: Obligatoriamente debern ser profesionales

y/o tcnicos debidamente certificados.

REQUISITOS:

1. Capacitacin tcnica en contrataciones pblicas o gestin

logstica: no < 80 horas lectivas (5 ltimos aos)

2. Experiencia laboral general: no < a 3 aos

3. Experiencia laboral en materia de contrataciones pblicas o en

logstica privada: no <1 ao
FUNCIONARIOS Y/O SERVIDORES DEL
OEC
PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACION VIRTUAL OSCE:
www.seace.gob.pe/ www.osce.gob.pe
EL COMIT ESPECIAL
 COMIT ESPECIAL
DESIGNACIN:
*A travs del funcionario competente:
segn niveles de competencia

*Se realiza:
*Por escrito
*En funcin a las personas

Existe jerarqua entre los miembros del comit?

 COMIT ESPECIAL
TIPOS:

Comit Especial (ad hoc): Para cada proceso

de seleccin, se da en cualquier tipo de proceso,
salvo menor cuanta (opcional).

Comit Especial Permanente: Para varios

procesos de seleccin; solo est permitido en las
Adjudicaciones Directas y las Menores Cuantas.

Cundo no es necesario conformar Comit Especial?

Para procesos de menor cuanta y en las contrataciones
exoneradas.
 COMIT ESPECIAL
Tres miembros: uno del rea usuaria y otro del
OEC. Por lo menos 01 debe conocer tcnicamente
el objeto de la contratacin.
La designacin debe cuidar que exista
correspondencia entre cada miembro titular y su
suplente (efecto espejo).
Debe instalarse al da siguiente de la designacin,
notificada junto con el Expediente de Contratacin.

NO OLVIDAR:
En la conformacin del Comit Especial Permanente
slo se exige que 01 sea representante del OEC..
 COMIT ESPECIAL
* NO PUEDEN SER
MIEMBROS:
Titular de la Entidad
Funcionarios: Control y fiscalizacin
Funcionarios que aprobaron el
expediente, Bases, Comit Especial

Funcionarios, servidores o expertos

independientes sancionados.
 COMIT ESPECIAL

INTERVENCIN DE MIEMBROS
SUPLENTES:

Si el titular est ausente, su suplente lo

reemplazar, respetndose la conformacin.

La Entidad evaluar motivo de ausencia, sin

impedir participacin de su suplente.

El miembro titular reemplazado, podr

reincorporarse al comit como miembro
suplente, previa autorizacin posterior a la
evaluacin sealada.
 COMIT ESPECIAL
COMPETENCIAS:

Elaborar las Bases

Convocar al proceso
Absolver Consultas y Observaciones
Evaluar propuestas
Otorgar la Buena Pro
Declarar desierto el proceso
Consultar o proponer las modificaciones de
caractersticas tcnicas o del valor referencial
Otros actos necesarios
 COMIT ESPECIAL

EL COMITE ESPECIAL NO TIENE

COMPETENCIA DIRECTA PARA MODIFICAR:

Cantidad, plano o dimensin de bien, servicio

u obra.
Caractersticas y especificaciones
Valor referencial
Fuente de Financiamiento
Tipo de proceso
 COMIT ESPECIAL
PRINCIPIOS QUE INSPIRAN LA ACTUACIN
DEL COMIT ESPECIAL:

Colegialidad
Especialidad
Solidaridad
Autonoma
Confidencialidad
 COMIT ESPECIAL

Cmo se toman las decisiones?

Para procesos en general
Para Sesionar: Todos
Para Adoptar Acuerdos:
Unanimidad
Mayora

Nota:
Los actos debern figurar en actas suscritas, con las
votaciones y la fundamentacin de los votos en
contra.
 COMIT ESPECIAL
El colegiado tomar en cuenta que:
 COMIT ESPECIAL

CAUSALES DE REMOCIN:

Caso Fortuito o Fuerza Mayor

(Art. 1315 del Cdigo Civil)

Cese en el servicio declarado con documento

motivado

Los miembros del Comit pueden declinar,

renunciar su designacin ?
 COMIT ESPECIAL

Cundo cesan las funciones del Comit

Especial?

*Con la Buena Pro consentida

*Cancelacin del proceso
 INQUIETUDES
Se design un Comit Especial Permanente para llevar a cabo los
procesos de seleccin de Adjudicaciones Directas de la Entidad,
para el actual ejercicio presupuestal. Uno de los miembros
titulares de dicho Comit (contratado bajo el rgimen del D. Leg.
728), hace uso de su periodo vacacional, debidamente autorizado,
la consulta es si a su retorno
le corresponde de forma automtica asumir sus funciones en
calidad de titular en el Comit Especial para los nuevos procesos
de seleccin a convocarse, an cuando el miembro reemplazante
contina laborando normalmente?

Referencia: OPININ N 004-2011/DTN

 INQUIETUDES

Cmo subsanar la participacin del

Comit Especial si al final quedan dos
miembros y los dems no quieren
participar?

Referencia: OPININ N 048-2011/DTN

 RESPONSABILIDAD DE LOS
FUNCIONARIOS Y/O SERVIDORES
BASES ADMINISTRATIVAS
BASES
QU ASPECTOS REGULAN LAS BASES?

Requerimiento del bien, servicio u

obra materia de la contratacin.
Reglas de procedimiento.
Derechos y obligaciones de las
partes.
 APROBACIN DE LAS BASES

*Titular de la Entidad -
Nunca quien elabora las
Bases

*Por escrito
*Delegacin
 METODOLOGA DE
EVALUACIN
Para
Para Subasta
Subasta
Inversa
Inversa
Para
Para
Factores
Factores de
de
Evaluacin
Evaluacin
Para
Para acreditar
acreditar
cumplimiento
cumplimiento
de
de RTM
RTM
 METODOLOGA DE
EVALUACIN
Qu implica una buena
eleccin? Criterios

Puntaje 5, 10, 15, 20, ....

Factores de Documentos
Evaluacin Sustentatorios

Los factores deben guardar criterios de objetividad,

congruencia, razonabilidad y proporcionalidad
 FACTORES DE EVALUACIN
BIENES
Las mismas que en el anterior Reglamento, as como:

Mejoras a las caractersticas tcnicas y condiciones

previstas en las Bases.

Experiencia del Postor: monto acumulado en 08 aos,

hasta 5 veces el VR, con mx. 20 contrataciones, sin
importar nmero de documentos que las sustenten.

Cumplimiento de la Prestacin: Certificados o

constancias de prestaciones sin incurrir en penalidades.
NO mayor a 20 contrataciones.
 FACTORES DE EVALUACIN
CUMPLIMIENTO DE LA PRESTACIN:

Ojo: para asignacin de puntaje tomar en

consideracin frmula sugerida por OSCE:
PCP= PF x CBC
NC
Donde:
PCP=Puntaje a otorgarse al postor
PF=Puntaje mximo del Factor
NC=Nmero de contrataciones presentadas para
acreditar la experiencia del postor
CBC=Nmero de constancias de buen cumplimento de la
prestacin
 FACTORES DE EVALUACIN
SERVICIOS EN GENERAL:
Factores Referidos al Postor
Experiencia:
Monto
Monto facturado
facturado en
en un
un perodo
perodo de
de hasta
hasta 08
08 aos
aos
No
No mayor
mayor aa 55 Veces
Veces el
el Valor
Valor Referencial
Referencial
Mximo
Mximo 10
10 servicios
servicios
Cumplimiento del servicio:
Certificados o constancias que acrediten haber brindado el
servicio sin incurrir en penalidades. Mximo 10.

Factores
Factores Referidos
Referidos al
al Personal
Personal
Mejoras
Mejoras aa las
las condiciones
condiciones previstas
previstas en
en las
las Bases
Bases
Otros,
Otros, tales
tales como:
como: equipamiento,
equipamiento, infraestructura
infraestructura
 FACTORES DE EVALUACIN
Servicios de consultora
* Experiencia en la actividad
* Hasta 15 aos
* Hasta 5 Veces el Valor Referencial
* Mximo 10 servicios
* Experiencia en la Especialidad
* Hasta 10 aos
* Hasta 2 Veces el Valor Referencial
* Mximo 10 servicios
Personal Propuesto
Mejoras a las condiciones previstas en las Bases
Factores Referidos al Objeto de la convocatoria
Cumplimiento del Servicio: Certificados o constancias que
acrediten haber brindado el servicio sin incurrir en
penalidades. Mx 10 servicios
 FACTORES DE EVALUACIN
Factores de Obras (LP y ADP)
Experiencia en obras en general:
Ejecutados hasta en los ltimos 10 aos
Hasta 5 Veces el Valor Referencial
Experiencia en obras similares:
Ejecutados hasta en los ltimos 10 aos
Por un mximo acumulado equivalente al Valor
Referencial. Cada obra 15% del VR

Factores
Factores Referidos
Referidos al
al Personal
Personal Propuesto
Propuesto
Cumplimiento
Cumplimiento dede ejecucin
ejecucin de
de Obras:
Obras:
Certificados
Certificados o
o constancias
constancias por
por ejecucin
ejecucin de
de obras
obras sin
sin
penalidad.
penalidad. Mximo
Mximo 1010
 INQUIETUDES

CONSIDERANDO QUE LA EXPERIENCIA DE POSTOR NO ES CONDICION

TECNICA MINIMA, SOLICITO A OSCE SE SIRVA CONFIRMAR SI ES POSIBLE
ACREDITAR DICHA LA EXPERIENCIA, TRATNDOSE DE CONTRATACION DE
BIENES, DE MANERA DISTINTA QUE LA ESTABLECIDA POR EL
REGLAMENTO DE LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO.
CONCRETAMENTE, A TRAVS DE LA PRESENTACION DE UNA
DECLARACION JURADA QUE PRECISE TANTO EL BIEN OBJETO DE VENTA
COMO LO FACTURADO Y COBRADO POR ESTA, SIN OBSERVACIONES NI
CUESTIONAMIENTOS POR PARTE DEL ADQUIRIENTE.

Referencia: OPININ N 010-2012/DTN

MUCHAS GRACIAS POR
SU ATENCION ! ! ! ! !