FUNDAMENTOS EN LAS DIRECTRICES

PARA LA DIRECCIN Y GESTIN DE

PROYECTOS ISO 21500:2013
OBJETIVOS DEL CURSO

Introducir y Estructurar los Contenidos de la Norma ISO 21500

Para el desarrollo de esta competencia, ser necesario conocer y ser capaz de

caracterizar y clasificar los aspectos fundamentales y la organizacin que la
norma ISO 21500 establece para conseguir gestionar y dirigir de forma
apropiada todos aquellos proyectos que una determinada organizacin
pretenda llevar a cabo, todo ello con el propsito de que resulten exitosos.

Describir las Interacciones entre los Grupos de Procesos y Materias

Para el desarrollo de esta competencia, ser necesario conocer y ser capaz de

identificar los procesos de direccin y gestin de proyectos que ISO 21500
recomienda aplicar para un desempeo eficiente, bien a cada una de las fases
en las que se pueda dividir el proyecto, bien a su totalidad.
 CICLO DE VIDA PROYECTO
Ciclo de vida del proyecto -
producto
No debemos confundir ciclo de
vida del proyecto con el ciclo de
vida de un producto.

El ciclo de vida del producto es

el tiempo que transcurre desde
la concepcin del producto
hasta su retiro del mercado.

Generalmente a lo largo del

ciclo de vida de un producto se
originan distintos tipos de
proyectos como se esquematiza ProcesoProceso
dedecontrol
planificacin Usuario
en el grfico a continuacin. Entregables
final
Iniciador
proyecto Inputs Proceso de
iniciacin
Proceso de
cierre
/sponsor
Activos
Registros de
Proceso de procesos
Ejecucin
GESTION DEL PROYECTO

Por tanto se gestiona cada una de las partes del ciclo de vida del producto
como un proyecto independiente.
 CICLO DE VIDA PROYECTO

Proyectos de Inversin Proyectos de Construccin

Fase 1 Fase 1
Idea Factibilidad

Fase 5 Fase 2 Fase 5 Fase 2

Inversin Perfil Lanzamiento Planificacin

Fase 4 Fase 3 Fase 4 Fase 3

Factibilidad Prefactibilidad Produccin Diseo

Proyectos Sistemas Informticos

Fase 1
El ciclo de vida del Anlisis A cada fase se le aplican
proyecto se refiere a los 5 grupos de procesos
las distintas fases del Fase 5 Fase 2
para la direccin de
Instalacin Diseo
proyecto desde su proyectos, como si se
inicio hasta su fin. En tratase de subproyectos,
los grficos podemos puesto que cada fase debe
ver distintos ejemplos Fase 4 Fase 3
producir entregables o
Pruebas Codificacin
de fases de proyectos. resultados.
 RESTRICCIONES DEL PROYECTO
Histricamente las variables de la restriccin triple del
proyecto eran tres: alcance, tiempo y costo.

Por ejemplo el director de proyectos se enfrenta al

conflicto de manejar los intereses contrapuestos de
cuatro variables: alcance, tiempo, costo y calidad.

Slo tres de stas variables podrn fijarse a la vez.

Si el cliente solicita cierto alcance de las tareas a cubrir

con el proyecto, bajo una calidad predeterminada y en
cierto plazo, la variable de ajuste ser la cantidad de
recursos necesarios para hacer el proyecto, incluyendo
no slo los recursos monetarios, sino tambin los
recursos materiales y humanos.

Si las restricciones estn dadas en cuanto a tiempo,

recursos disponibles y estndares de calidad, el director
Si a un miembro del equipo le fijan las horas de trabajo,
del proyecto slo podr negociar con los interesados la
el alcance de las tareas y la fecha de entrega, la variable
magnitud del alcance para poder cumplir con los
de ajuste automtica de esta persona ser la calidad del
objetivos en tiempo, forma y dentro del presupuesto.
trabajo.
Por ejemplo, un proyecto de construccin de un edificio
Por ltimo, si el alcance, calidad y recursos disponibles
cuyo alcance inicial era de 20 pisos, podr verse
estn predeterminados para un proyecto, el factor
reducido a slo 10 pisos para poder cumplir con las
tiempo ser la variable de ajuste.
otras restricciones.
 CONTEXTO DEL PROYECTO

Contexto de la direccin de proyectos

Los proyectos estn incluidos dentro de un contexto ms amplio. En el grfico a continuacin se
resume el nivel de jerarqua donde se encuentran enmarcados los proyectos.

Todo proyecto debera estar alineado dentro del plan estratgico de la compaa. El segundo rango de
jerarqua podra ser una cartera que puede incluir distintos programas y/o proyectos.
 CONTEXTO DEL PROYECTO
En una organizacin matricial se mantiene la estructura funcional
pero se crea una estructura orientada a proyectos que utiliza
recursos del resto de la organizacin.

Fuente: Tcnico en Gestin de Proyectos de Pablo Lled

Los proyectos originados

Fuente: Tcnico en Gestin de Proyectos de Pablo Lled desde estructuras funcionales
tradicionales suelen estar
En las organizaciones orientadas sesgados hacia el enfoque y
a proyectos los directores de cultura del departamento
proyecto con gran independencia funcional que lo patrocina. Por
y autoridad. Este tipo de otro lado, cada departamento
estructuras se observa en funcional acta como si fuera
empresas que obtienen sus una isla independiente del
ingresos principalmente de resto de los departamentos.
proyectos. Por ejemplo, grandes
empresas de consultora.
Fuente: Tcnico en Gestin de Proyectos de Pablo Lled
 CONTEXTO DEL PROYECTO

+ VENTAJAS - DESVENTAJAS
Organizacin Funcional
- Proyectos sesgados hacia reas
+ Un slo jefe
funcionales
+ Organizacin agrupada por - Director de proyectos sin
especialidades => autoridad para gestionar recursos
especializacin y presupuesto
Organizacin orientada a proyectos (Proyectizada)
+ Organizacin eficiente - No tener donde ir al finalizar
+ Lealtad hacia el proyecto - Falta de especialistas
+ Comunicaciones ms - Duplicacin de funciones =>
efectivas ineficiente utilizacin de recursos
Organizacin Matricial
+ Control sobre los recursos - Administracin adicional
+ Eficiencia en la utilizacin de - Ms complejo de comunicar y
recursos controlar
+ Mejor coordinacin del
- 2 Jefes
proyecto
+ Mejor comunicacin
- Mayor probabilidad de conflictos
horizontal y vertical
- Las prioridades del gerente
+ Al finalizar el proyecto
funcional pueden diferir de las del
mantengo mi puesto funcional
DP
Fuente: Tcnico en Gestin de Proyectos de Pablo Lled
 CONTEXTO DEL PROYECTO
NIVELES DE COSTO EN EL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO Y
NIVEL DE LA INFLUENCIA DE LOS INTERESADOS
La estructura genrica del ciclo de vida presenta
Elaboracin o produccin Cierre
las siguiente caractersticas respecto a los niveles Inicio
proyecto
Planificacin
proyecto
de costo y dotacin de personal: son bajos al

Costos y personal
inicio del proyecto, alcanzan su punto mximo
segn se desarrolla el trabajo y caen rpidamente
cuando el proyecto se acerca al cierre.
Este patrn tpico est representado en el Grfico
1 por la lnea punteada.

La influencia de los interesados, al igual que los Procesos

riesgos y la incertidumbre son mayores al inicio del

de
Direccin Tiempo Grafico 1
proyecto. Estos factores disminuyen durante la
vida del proyecto. Grfico 2 lnea roja. Alto Influencia del Stakeholder, Riesgo e incertidumbre

La capacidad de influir en las caractersticas finales

Grado de influencia
del producto del proyecto, sin afectar
significativamente al coste, es ms alta al inicio del
proyecto y va disminuyendo a medida que el Grafico 2
proyecto avanza hacia su conclusin. El Grfico 2 Costos de
ilustra la idea de que el coste de los cambios y de los cambios

corregir errores suele aumentar sustancialmente

Bajo
segn el proyecto se acerca a su fin. Tiempo
 CONTEXTO DEL PROYECTO
IMPORTANCIA DE LA INFLUENCIA DE LOS INTERESADOS
Pasos para el anlisis de los Stakeholders
1 - Identificarlos
2 - Impacto Clasificar 3 - Evaluacin
Roles, rea, intereses,
segn: influencia, Cmo podran
conocimientos,
intereses, reaccionar o influir
expectativas,
participacin, etc. sobre el proyecto?
influencia

Fuente: Tcnico en Gestin de Proyectos de Pablo Lled Fuente: Tcnico en Gestin de Proyectos de Pablo Lled Fuente: Tcnico en Gestin de Proyectos de Pablo Lled

Los interesados son todas aquellas personas u organizaciones cuyos intereses puedan ser afectados de
manera positiva o negativa por el proyecto, como as tambin todos los que influyan sobre el proyecto y
todos los que perciban que se vern afectados por el proyecto.

Se debe identificar a los interesados desde el comienzo del proyecto para analizar sus expectativas y su
poder de influencia sobre el proyecto y gestionar su participacin en el proyecto.
 PROCESOS DE LA DIRECCION DEL PROYECTO

Grupos de Grupos de Grupos de Grupos de Grupos de

Los grupos de procesos procesos procesos procesos procesos de procesos
generales para la direccin Nivel de
de inicio de planeacin de ejecucin control de cierre

de proyectos se interaccin
superponen e interactan de los
procesos
de manera constante en la generales
prctica, aunque -en
teora- se estudien por
separado.
Inicio Final
Tiempo

Proceso de control
Es importante mencionar que un
grupo de procesos generales
contiene los procesos especficos de Proceso de Proceso de Proceso de Proceso de
inicio planificacin Ejecucin cierre
la direccin de proyectos vinculados
por sus entradas y salidas. De esta
manera, el resultado de un proceso
especfico generalmente constituye
la entrada de otro.
Los grupos de procesos generales son diferentes a las fases del proyecto. Si los proyectos son grandes o
complejos se dividen en subproyectos o fases. Por ejemplo, proyectos para rediseo de un producto que
incluyen investigaciones de mercado, diseo y produccin de prototipos, etc. En estos casos todos los grupos de
proceso generales se deben repetir en cada subproyecto o fase.
 PROCESOS DE LA DIRECCION DEL PROYECTO
Ejemplo de un diagrama de secuencia de procesos especficos en el grupo de procesos generales de inicio
Diagrama de Secuencia lgica procesos generales de inicio relacionados con los grupos de materias

Grupos de procesos generales

Inicio

1. Desarrollar el acta de
Integracin Inicio constitucin del proyecto 1
Parte 8. Identificar las partes
interesada interesadas
Grupo de materias

Alcance

14. Establecer el equipo del

Recursos proyecto

Tiempo

costo
Riesgo
Calidad
Adquisiciones
Comunicacin

Se describe en este diagrama la posible secuencia lgica de los procesos especficos de direccin y gestin
de proyectos referentes al grupo de procesos generales de Inicio relacionados con los grupos de materias.
 PROCESOS DE LA DIRECCION DEL PROYECTO

Diagrama de Secuencia lgica procesos generales de inicio

1. Desarrollar el acta de 8. Identificar las partes 14. Establecer el equipo

Inicio
constitucin del proyecto interesadas del proyecto 1

Entradas: Entradas: Entradas: Entrada al

1.Enunciado del trabajo 1. Acta de Constitucin 1.Requisito de Recursos proceso
del proyecto: SOW del proyecto. 2.Organigrama del proyecto general de
(Statement of Work) 2. Organigrama del 3.Disponibilidad de recursos planeacin
2.Documento fases proyecto. 4.Planes del proyecto
anteriores o Caso de
Negocio
3.Contrato

Salidas: Salidas: Salidas:

1. Acta de Constitucin 1. Registro de 1.Asignaciones del personal
del Proyecto partes interesadas 2.Contratos de personal

ISO concibe un proceso especfico como se esquematiza en el grfico a continuacin:

Aplicacin de Herramientas
Entradas y Tcnicas Salidas

Cuando existen procesos relacionados, las salidas de un proceso suelen ser entradas del prximo proceso.
 PROCESOS DE LA DIRECCION DEL PROYECTO
Elementos de los procesos especficos del grupo general de Inicio
Proceso Especfico: Identificar las Partes Interesadas
La finalidad de este proceso especfico es definir y determinar
las organizaciones, grupos e individuos que identifican a todas
las partes interesadas que son afectadas y/o afectan al
proyecto.
Ciertos stakeholders estn involucrados activamente durante
todo el ciclo de vida del proyecto. Sin embargo, otros pueden
solo hacerlo en determinadas etapas y momentos del mismo.
Las partes interesadas pueden ser internas o externas al
proyecto, a la organizacin que lo lleva a cabo y tener distintos
niveles de autoridad.
Entradas:
Enunciado del trabajo del proyecto: SOW (Statement of Work),
describe los entregables que debe proporcionar el proyecto, lo
facilita el patrocinador o el cliente.
Documento fases anteriores o Caso de Negocio
Contrato: Acuerdo establecido con el cliente
Salidas:
Acta de Constitucin del Proyecto: Establece la relacin y
vincula los objetivos estratgicos con el proyecto, identificando
obligaciones, restricciones, supuestos y otros aspectos
relevantes.
Proceso Especfico: Desarrollar el Acta de Constitucin del
Proyecto
Este proceso especfico, perteneciente al grupo de procesos de
inicio, consiste fundamentalmente en desarrollar un
documento formal que autoriza la existencia de un
determinado proyecto o una nueva fase, identifica al director
o directores del proyecto, otorgndoles la autoridad para la
asignacin de los recursos pertenecientes a la organizacin que
se consideren necesarios y remarcando sus responsabilidades
y registra documentalmente las necesidades de negocio,
objetivos y resultados esperados.
Entradas:
Acta de Constitucin del proyecto.
Organigrama del proyecto.
Salidas:
Registro de partes interesadas: Informacin de identificacin
como nombre, cargo, rol en el proyecto; Requisitos principales;
Expectativas; Influencia potencial; Clasificacin: internos,
externos, neutrales, reticentes, partidarios, detractores etc
 PROCESOS DE LA DIRECCION DEL PROYECTO
Elementos de los procesos especficos del grupo general de Inicio

Proceso Especfico : Establecer el equipo del proyecto.

Este proceso pretende conseguir los recursos humanos que sern imprescindibles y necesarios para
completar y finalizar el proyecto con xito.

Entradas:

Requisito de Recursos: donde se establecen las necesidades y caractersticas que los recursos debern
tener.
Organigrama del proyecto: Representa grficamente los miembros del equipo y sus relaciones de
comunicacin. Disponibilidad de recursos: calendarios de los recursos. Planes del proyecto: para
desarrollar el plan de gestin de los RRHH.

Salidas:

Asignaciones del personal: asegurar que el proyecto est dotado de personal.

Contratos de personal: negociacin del personal asignado.

Este ejemplo nos sirve para ilustrar el desarrollo de los Procesos Especficos
dentro del Grupo de Procesos Generales teniendo en cuenta el Grupo de
Materias, esto significa que debe realizarse tarea semejante con los 36 Procesos
Especficos faltantes, alcance que debe ser desarrollado en un curso de mayor
duracin al presente.
FIN PRESENTACIN