Diagnostico Sistmico

Se caracteriza por:

Los procesos de cambio son cada vez mas dinmicos; estructuras, formas,
instrumentos y medios se renuevan constantemente.

Economa globalizada e interdependiente en sus procesos de produccin,

inversin, comercializacin, flujos financieros y desarrollos tecnolgicos.

Economa nacional e internacional mas competitiva, exigencias en

productividad.

Leyes de mercado que obligan a profundizar o cambiar estrategias y

polticas, a planear, a crear e innovar, a tener capacidad de adaptacin,
velocidad de respuesta y sensibilidad para anticiparse a necesidades
futuras, as poder sobrevivir y desarrollarse.

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Debido a las caractersticas mencionadas exige a empresas y
gobiernos a realizar diagnsticos peridicos.

En cada diagnostico se deben determinar los puntos dbiles y

fuertes, analizarse con respecto a los escenarios futuros,
determinar las amenazas y oportunidades para iniciar el cambio
que eleve la competitividad.

Este nuevo enfoque consiste en implantar, utilizar y desarrollar

mtodos y tcnicas de evaluacin cuantitativa y cualitativa, que
reflejan de manera objetiva, el nivel real de la administracin y
operacin de la empresa.

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 QUE ES EL DIAGNOSTICO SISTEMICO?

Para comprender el Diagnostico Sistmico primero se debe

saber diferenciar entre las tres auditorias tradicionales.

Auditoria Financiera
Evala las operaciones, transacciones y registros
financieros.
Su objetivo es determinar la situacin financiera y verificar
si la informacin que se produce es confiable, oportuna y
til.
Expresan un dictamen sobre los estados financieros.

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 QUE ES EL DIAGNOSTICO SISTEMICO?

Auditoria Operacional
Adopta un enfoque horizontal
Evala la operacin de origen y en su flujo a travs de los diversos rganos de la empresa.

Auditoria Administrativa
Adopta un enfoque vertical que puede ser:
Inductivo (por ejemplo; anlisis de sistemas y procedimientos para juzgar polticas y logro de objetivos)
Deductivo (por ejemplo; evaluacin del proceso administrativo en el nivel directivo mas amplio y
descendiendo a los niveles funcionales para juzgar la congruencia de lo particular a lo general)
Comprende el estudio general de la empres, entorno, objetivos econmicos sociales, administracin del
personal y recursos, mtodos de operacin y control, calidad y cantidad de informacin para la toma de
decisiones .

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 QUE ES EL DIAGNOSTICO SISTEMICO?

El diagnostico sistmico no es ninguna de estas auditorias ni la suma de ellas, pues cubre una gama mas
amplia de objetivos y metas, y como consecuencia; su forma y contenidos son mas variados

El diagnostico sistmico es una metodologa por medio de la cual se estudian, analizan y evalan fuerzas,
debilidades, amenazas y oportunidades de las empresas, sirve como instrumento por medio del cual:

Evala el grado de y forma en que una empresa, publica o privada, cumple con sus objetivos.
Permite conocer si los programas y recursos son administrados con eficiencia, eficacia y economa.
Verifica si se acatan las disposiciones legales y reglamentarias aplicables.
Verifica si la obligacin de rendir cuentas es razonablemente cumplida.
Evala la suficiencia y efectividad de los sistemas de control interno administrativo, financiero y
operacional

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QUE ES EL DIAGNOSTICO SISTEMICO?

Revisa el sistema de informacin gerencial para la toma de decisiones.

Es un sistema de evaluacin y control que tiene un enfoque constructivo
Una funcin revisora de mayor amplitud, de nuevos enfoques
cualitativos y con la participacin de un grupo multidisciplinario de
profesionales expertos.
Es una revisin general de todas las reas y sus interrelaciones, la cual
permite tener un visin clara, simple y precisa del organismo con el
propsito de detectar las reas criticas o reas problema.
Se enfoca a la deteccin de hallazgos y situaciones relevantes que
limiten el desarrollo de la empresa en su conjunto o el de alguna rea
especifica.
Permite elaborar diagnsticos y recomendaciones sustentadas en
evaluaciones sistematizadas y con una metodologa.

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 QUE ES EL DIAGNOSTICO SISTEMICO?

La participacin de los directivos de la empresa durante el proceso es

indispensable, ya que son los que conocen la empresa.

Para la ejecucin del diagnostico sistmico es necesario la

participacin de un grupo multidisciplinario de expertos, se requiere
que estos especialistas emitan sus su opinin respecto a la
problemtica general y especifica del organismo, as como las
posibles alternativas de accin y soluciones.

La aplicacin peridica del Diagnostico Sistmico y el seguimiento

para verificar el cumplimiento de las recomendaciones formuladas
forman ciclos de revisin permanente que tienen, como
consecuencia, que las evaluaciones subsecuentes sean cada vez mas
especificas y se realicen en menor tiempo.

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 QUE ES EL DIAGNOSTICO SISTEMICO?

Para determinar el alcance hay que tener en cuenta los siguientes puntos:

Los fundamentos legales objetivos, metas, programas y controles.

El estado del entorno.
El rea geogrfica que abarca.
La complejidad estructural y funcional.
El grado de desarrollo organizacional
La dimensin y alcance de las interrelaciones y operaciones internas y externas.
La disposicin de los recursos necesarios para la realizacin
El tiempo necesario
Las facilidades que se tengan para obtener la informacin.
Lo que espera obtener el cliente que contrata la evaluacin.

El Diagnostico Sistmico debe se flexible en su alcance; ya que depender de la cantidad de elementos y

factores a evaluar, y estar condicionado a situaciones e inters que determinara el grado de
profundidad y la dimensin en cada empresa.

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 QUE ES EL DIAGNOSTICO SISTEMICO?

Determinar si la empresa esta operando con las utilidades que debiera o en todo caso si esta cumpliendo con los
objetivos sociales que se planteo.
Identificar reas especificas que pueden mejorarse y en donde la aplicacin del diagnostico sistmico pueda rendir los
resultados mas tiles.
Comprobar la eficacia en el cumplimiento de los objetivos y metas planteadas, y detecta las existencias de
oportunidades para mejorar.
Examinar la eficiencia del personal.
Verificar la economa con la que se maneja los recursos y el uso que se les da.
Determinar la oportunidad, congruencia y calidad con la que se toman las decisiones.
Comprobar la calidad, confiabilidad y utilizacin de la informacin general.
Cotejar el logro de las metas en relacin con los planes, pronsticos y presupuestos asignados.
Verificar la validez y congruencia de la estructura organizativa.

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QUE ES EL DIAGNOSTICO SISTEMICO?

Revisar la planeacin, organizacin, programacin, presupuestacin,

integracin y direccin de la empresa.
Verificar el cumplimiento de polticas y procedimientos establecidos.
Determinar la suficiencia y efectividad del sistema de control interno,
administrativo , financiero y operacional establecido.
Establecer la necesidad de mejoras a los sistemas y procedimientos
existentes.
Examinar la utilizacin y las capacidades de la empresa.
Verificar si existen parmetros razonables para juzgar la congruencia de
los recursos asignados al logro de metas y objeticos.
Comprobar si los sistemas de registro incluyen la totalidad de las
operaciones realizadas; si los mtodos y procedimientos utilizados
permiten confiar en la informacin financiera y operacional que de
ellos emana y si refleja adecuadamente tanto lo referente a la
obtencin y empleo de recursos como el cumplimientos de los
objetivos y metas definidas por la direccin de la empresa

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 QUE ES EL DIAGNOSTICO SISTEMICO?

Confirma la existencia e idoneidad de criterios para identificar, clasificar y medir los

datos relevantes a la operacin verificando igualmente que se hayan adoptado
parmetros adecuados para evaluar la economa, eficiencia y eficacia de la
empresa.
Seala las fallas en mtodos y desempeos operacionales.
Identifica las cargas de trabajo, definiendo con claridad funciones, responsabilidad
y relaciones entre los rganos para evitar duplicidad o trabajo innecesario.
Simplifica mtodos de trabajo y operaciones administrativas para reducir el tiempo
ocioso y lograr el aprovechamiento pleno de la realizacin de esfuerzos
Ratifica la existencia y propiedad y mecanismo de salvaguarda de los recurso en
general, as como el debido uso y funcionamiento de los mismos
Define criterios para la medicin de areas problema y las causas que la originan.
Identifica el clima laboral en el que se desenvuelve la empresa.
Identifica las causas y gravedad de los problemas.
Genera opiniones y recomendaciones que permiten reducir costos y aumentar el
rendimiento del capital.

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 COORDINACION DEL DIAGNOSTICO SISTEMICO

El Grupo de Trabajo debe tener en cuenta las siguientes reglas

fundamentales:

Coordinacin
Integracin
Comunicacin
Apoyo

Debe seguir un mtodo sistemtico para que regule hasta cierto punto
el actuar.

Con las siguientes caractersticas se forma el GRUPO DE EVALUACION.

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 COORDINACION DEL DIAGNOSTICO SISTEMICO

GRUPO DE EVALUACION

Su objetivo es revisar si el organismo es productivo y

eficaz como se planeo.
Detecta las desviaciones, causas y efectos, puntos
dbiles y la forma de como eliminar estos.
Reorienta las actividades hacia el plan original.
Jerarquiza los problemas de acuerdo con su solucin.

El gran reto para el grupo de evaluacin ser seleccionar

la recomendacin que se considere mejor y mas eficaz,
segn las circunstancias particulares del momento

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 COORDINACION DEL DIAGNOSTICO SISTEMICO

Los paso que hay que seguir para aplicar un diagnostico sistmico
son los siguientes:

Integrar el grupo que levara a cabo la evaluacin.

Definir las polticas y los procedimientos de trabajo que se
seguirn
Planear los estudios, las tcnicas de apoyo, los criterios de
medicin y los cuestionarios que se van a aplicar.
Establecer el programa de trabajo, as como las etapas en las
que se efectuara la revisin.
Definir la profundidad y cantidad de informes que se deben
presentar.

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 COORDINACION DEL DIAGNOSTICO SISTEMICO

La coordinacin e integracin del grupo es indispensable para lograr un

buen resultado en los trabajos. Por ello es necesario un procedimiento
que permita organizar las funciones de cada miembro.

Primero se define la estructura y funciones del grupo.

Se definen los perfiles del personal que lo integrara; se forma el grupo
que llevara a cabo la evaluacin y se procede a su reclutamiento,
seleccin y capacitacin.
Se elabora un plan general y se define objetivos y alcances del equipo
de trabajo.
Se nombran responsables por rea o por proceso, se determinan
polticas y procedimientos de trabajo y se designan responsabilidades.
Se disea la logstica de operacin.
Se disea la bitcora general.

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 COORDINACION DEL DIAGNOSTICO SISTEMICO

La estructura del grupo de evaluacin esta formada por los

siguientes elementos:

Coordinador general

Lder de proyecto

Evaluadores

Grupo multidisciplinario de expertos

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 COORDINACION DEL DIAGNOSTICO SISTEMICO

Responsable de administrar y ejecutar el diagnostico sistmico.

Funcin principal: Supervisar el trabajo que realicen el grupo de

evaluadores desde la planeacin hasta la entrega del
informe final.

Perfil: Experiencia en puestos de direccin, amplio criterio y sentido

comn para manejar diversas situaciones, tener amplio
acervo de conocimiento generales, tener conocimiento
absoluto de la metodologa, habilidad para el manejo de
recursos humanos, una mente innovadora y creativa de
ideas productivas, capacidad coordinadora, de
planeacin, anlisis, interpretacin, implementacin y
evaluacin de resultados.

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 COORDINACION DEL DIAGNOSTICO SISTEMICO

Perfil parecido al del coordinador general y deber supervisar lo siguiente:

La debida planeacin de los trabajos que se realizaran.

La ejecucin del trabajo conforme al programa de evaluacin, las
modificaciones que se vayan realizando y la aplicacin de los procedimientos
y tcnicas establecidas y con los alcances previstos.
La apropiada formulacin de los papeles de trabajo.
El respaldo necesario de las observaciones y conclusiones.
La calidad y la cantidad de las evidencias.
El cumplimiento adecuado de los objetivos de la evaluacin.
Los requisitos de calidad de los informes de la evaluacin en cuanto a que las
palabras tengan precisin y claridad, y vigilar que estn formulados en
trminos constructivos, convincentes y razonables.
El cumplimiento de las normas generales y procedimientos de aplicacin
general.

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 COORDINACION DEL DIAGNOSTICO SISTEMICO

La calidad del diagnostico sistmico depender de la capacidad de

anlisis, diagnostico y ejecucin del grupo de evaluadores.

Estos no solo deben ser objetivos, tambin cuidadoso y veraz en su

trabajo.

Debe conducirse dentro de un concepto de normas que le permitan

pronosticar resultados y elaborar un trabajo de alta calidad, a pesar de
las presiones que pudieran suscitarse por la cantidad de trabajo en
tareas complejas.

Debern tener tacto y diligencia profesional ante los funcionarios y

empleados de la empresa en que se trabaje.

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 COORDINACION DEL DIAGNOSTICO SISTEMICO

Los conocimientos mnimos que debern tener son:

Conocimientos de los principios y tcnicas administrativas y contables.
Capacidad en la aplicacin de criterios de medicin, estndares,
tcnicas y procedimientos de diagnostico sistmico.
Conocimientos generales de economa, finanzas sistemas de
informacin, informtica, organizacin y mtodos, leyes de mercantiles
e impuestos, anlisis y control de costos, evaluacin de presupuestos y
pronostico, y anlisis de puestos y materias relacionadas.
Conocimientos y manejo de mtodos de investigacin como tcnicas
cuantitativas, muestreo e inferencia estadstica, encuestas y entrevistas,
entre otras.

Es indispensable el desarrollo de habilidades del personal y su capacidad

constante, de tal forma que siempre estn actualizadas con las ultimas
tcnicas y normas de diagnostico.

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 COORDINACION DEL DIAGNOSTICO SISTEMICO

Es ventajoso tener grupos multidisciplinarios ya que en estos se

pueden derivar grupos experimentados que podrn realizar un
diagnostico mas preciso.

La calidad de la evaluacin depende en gran medida del

profesionalismo, capacidad y la idoneidad del personal experto que se
contrate para diagnosticar reas tcnicas especializadas.

Cuando se realiza la contratacin es importante especificar los

trabajos que se desea desarrollar, as como su alcance, tiempo
espacio e informes que se requieren.

La cantidad de especialistas que se requieran ser de acuerdo a cada

caso en particular

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 COORDINACION DEL DIAGNOSTICO SISTEMICO

El coordinador de estudios ser el moderador de las juntas

peridicas que realice con el grupo multidisciplinario. En estas
sesiones los expertos debern participar en:

La definicin del diagnostico general.

La interpretacin de resultados.
La jerarquizacin de los problemas.
Las conclusiones y recomendaciones.
La definicin del contenido del informe final.

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 PLANEACION DEL DIAGNOSTICO SISTEMICO

Un hallazgo el la respuesta a la pregunta Qu tan bien

se esta realizando una accin, actividad o funcin con
relacin a lo programado y a los objetivos establecidos?

El grupo de evaluacin deber definir los requisitos

mnimos de una situacin para que se considere un
hallazgo y los criterios de la estrategia que se debe seguir
en caso de no encontrar hallazgos.

La base para detectar hallazgos es la comparacin entre

los indicadores reales y la normas de rendimiento.
Conocer los hallazgos a tiempo puede ser trascendente
para tomar decisiones importantes.

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 PLANEACION DEL DIAGNOSTICO SISTEMICO

Los hallazgos comentan y analizan con el personal directivo,

ya que la aportacin de quienes conocen a fondo los
problemas de la empresa es indispensable. Sin embargo, el
grupo de evaluacin no deber perder su objetividad e
independencia en las reuniones que tenga con los directivos.

A veces es necesario revalorar un hallazgo cuando hay duda

de su validez. En ese caso se confirma que la informacin
obtenida es confiable. Se recomienda certificar un
documento con la firma de la autoridad involucrada, en el
que se asegure la verdad del hecho. Si fuese el caso, seria
conveniente tener declaraciones por escrito firmadas por los
involucrados.

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 PLANEACION DEL DIAGNOSTICO SISTEMICO

Elementos de un hallazgo

Norma: Nivel deseado de rendimiento.

Indicador: Nivel real de rendimiento obtenido.

Causa: Factores que han ocasionado la variacin respecto a las norma de rendimiento
(favorable o desfavorable)

Efecto: Impacto de la variacin de resultados esperados.

(en los casos en que sea posible se debe cuantificar)

Los hallazgo se van a clasificar en alto y bajo riesgo, dependiendo de su impacto en el desarrollo de la
empresa. Esta clasificacin la deber establecer el grupo que tenga a su cargo la evaluacin.

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 PLANEACION DEL DIAGNOSTICO SISTEMICO

Hallazgo Elementos
Pruebas de admisin insuficientes para operadores. Norma: 100% de los
operadores se debe someter a
Las empresas transportistas pueden minimizar sus accidentes haciendo una buena seleccin de sus la prueba.
operadores, lo que representara disminucin en los gastos y tiempo perdido de tractocamion en el
taller. Indicador: 90% de los
operadores fueron sometidos
El anlisis demostr que solo el 90% de los operadores fueron sometidos a la prueba del 100% fijado a la prueba-
como meta. La meta no se alcanza debido a las siguientes causas:
Causa: Falta de organizacin en
Controles inadecuados en procesos de admisin. el rea.

Algunos operadores fueron contratados sin realizar las pruebas por que eran amigos del personal Favoritismo en la contratacin
de seleccin. por relaciones amistosas.

El incumplimiento de la meta trajo como consecuencia el aumento del ndice de sinestros, lo que Efecto: Aumento en lo
represento un costo en reparaciones, pago de seguros y tiempos muertos en taller de 15% mas de lo proyectado de 15% en el costo
presupuestado. de operacin.

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 PLANEACION DEL DIAGNOSTICO SISTEMICO

Recomendacin: Ajustar los mecanismos de admisin

rediseando los controles y supervisarlos;
adems, evitar contrataciones por
favoritismo

Los hallazgos se deben sustentar en evidencias comprobables, las cuales veremos a continuacin.

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 PLANEACION DEL DIAGNOSTICO SISTEMICO

Las evidencias son los elementos de juicio suficiente que permite al

grupo analizar la realidad de los hechos y situaciones observadas, la
veracidad de la informacin obtenida y la documentacin revisada.

Para que sean validas las evidencias debern tener la calidad y

fundamentar objetiva y razonablemente los hallazgos.

Par que una evidencia tenga calidad debe reunir las caractersticas de
suficiencia , competencia y pertinencia.

SUFICIENCIA
Es suficiente cuando el evaluador esta convencido de la realidad y veracidad de los aspectos analizados.

Son la cantidad de resultados que el auditor debe obtener de una o varias pruebas diferentes para sustentar su
juicio y tener la certeza de que los aspectos que esta analizando han quedado comprobados satisfactoriamente.

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 PLANEACION DEL DIAGNOSTICO SISTEMICO

COMPETENCIA
Es competente cuando los exmenes son realizados de acuerdo con la naturaleza y caractersticas de los aspectos evaluados.
Son aquellos hechos, circunstancias y criterios que realmente tienen importancia en relacin a lo examinado.

PERTINENCIA
Es pertinente cuando tiene congruencia con la opciones de accin, sugerencias y conclusiones que resultan de la evaluacin.
Para obtener evidencias el evaluador deber tomar en cuenta los criterios de importancia relativa y riesgo probable.

RIESGO PROBABLE es la posibilidad de error que representa el dejar evidencia con deficiencias de comprobacin.

Sin una planificacin adecuada, la evaluacin podra hacer surgir expectativas que posiblemente no podran ser satisfechas.

El proceso de planificacin requiere de una inversin considerable de tiempo sin embargo la experiencia demuestra que es la
clave para obtener un trabajo de alta calidad.

Es importante planear los resultados esperados en cada caso particular.

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