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Proyecto

Fundamentos de la Gestin de
Proyectos

Tercera Parte
Agenda

Repasar las caractersticas claves de la


Fase de Planificacin
Identificar las actividades y caractersticas
especiales del PM en la Fases de
Ejecucin y Control
Repaso de las sesin anterior...

Estructuracin

Fase que
permite detallar y estimar
Planificacin el Proyecto

Control

Ejecucin Cierre
Que consisti...

En la elaboracin del denominado:

Plan de Gestin del Proyecto

utilizando el enfoque de
la Triple Limitacin
Triple Limitacin (Restriccin)

-Idoneidad para
el uso
Alcance / Calidad -Cumplimiento de
requerimientos

Tiempo Costo
Y la ejecucin de los siguientes
Procesos:
Gestin del Alcance, mediante:
La planificacin del Alcance y

la creacin del EDT (Estructura de Desgloce de

Trabajo) o WBS (Work Breakdown Structure)


utilizando el Modelo OEP
Gestin del Tiempo, mediante:
La elaboracin del diagrama de Red y

La Construccin del Cronograma

Gestin del Costo (Presupuesto), mediante:


La elaboracin del presupuesto detallado
En qu consiste la Ejecucin y Control
del Proyecto?

Estructuracin
En llevar adelante el Plan,
detectar los desvos y aplicar
las correcciones necesarias
Planificacin

Control

Ejecucin Cierre
Consideraciones claves para
dar inicio a la ejecucin del
Proyecto

Haber realizado una Planificacin detallada,


utilizando el enfoque de la Triple Limitacin
Definir los correspondientes planes de Gestin:
De Calidad,
De Comunicaciones,
De Riesgos del Proyecto,
De RRHH y de Adquisiciones
Realizar la reunin de Lanzamiento interna
Kickoff
En qu consistira la elaboracin
del Plan de Gestin de la
Calidad?

Deteccin de las actividades

que determinen:

Polticas + Objetivos+ Responsabilidades

que permitan que el Proyecto

satisfaga las necesidades por las que se cre


Incluyendo los siguientes
Procesos

Identificacin de las normas de Planificacin de


Calidad relevantes y aplicables La Calidad
al Proyecto
Planificacin de las actividades Realizacin de
detectadas relativas a la Aseguramiento de
Calidad La Calidad

Supervisin de los resultados


especficos del Proyecto para Realizacin del
determinar el grado de Control de
La Calidad
cumplimiento de las normas
En qu Fases del Ciclo de Vida del
Proyecto participaran los procesos
de la Gestin de Calidad?

Estructuracin Planificacin de Aseguramiento de


la Calidad la Calidad

Planificacin Control de
la Calidad

Control

Ejecucin Cierre
Y considerando lo siguiente:

La Calidad es el grado en que un conjunto de


caractersticas inherentes cumplen con los requisitos

Pero, no se lo debe interpretar como la


conversin de las necesidades, expectativas
y deseos de los interesados

La baja Calidad es El grado bajo puede


en cambio
un problema no serlo
Entradas y Salidas

Factores ambientales de Plan de Gestin de Calidad


la Organizacin del Proyecto

Procesos activos de la Mtricas de Calidad


Organizacin
Listas de Control de Calidad
Alcance del Proyecto
Plan de mejoras de los
Plan del Proyecto Procesos
Dificultades que se pueden
presentar para lograr la Calidad
en el Proyecto
Que muchas veces el Proyecto se realiza a travs de
un equipo temporario
Que el nivel de compromiso del equipo con los
entregables no es el deseado
Que no siempre el equipo estar cuando los
entregables sean utilizados
Que no siempre se verifica el nivel de los entregables,
para evitar establecer esfuerzo y tiempo de dedicacin
a dicha tarea
Que no existe alta probabilidad que el mismo equipo
realice otro proyecto o el mismo proyecto a futuro
En qu consistira la elaboracin del
Plan de Gestin de Comunicaciones?

Determinar los procesos que aseguren:


La generacin
La obtencin
La distribucin
El amacenamiento
La recuperacin
Y el destino final de la Informacin del Proyecto

en Tiempo y Forma
Mediante la elaboracin:

Del Plan de Quin necesita


la informacin,
Comunicaciones del cundo y cmo
Proyecto
Finalidad, frecuencia,
Del Plan de distribucin fechas, forma-medio
de la Informacin y responsable

De la Modalidad de Sobre el alcance,


Cronograma,
Informar el Rendimiento Recursos y costos
del Proyecto
Relacionado con
De la Gestin de los la Gestin de las
Interesados comunicaciones
Preguntas a realizar para hacer
una buena planificacin de las
comunicaciones

Qu informacin se necesitar?

Quin la necesitar? Lista de interesados

Cundo la necesitar? Lista de Frecuencias

Cmo se entregar? Eleccin de Medios


Y... Construir la Matriz de
Reportes
Destinatario Informacin necesaria Frecuencia Medio
Sponsor Calendario Alto nivel Mensual o a Presentacin
Cambios aceptados acordar Llamado
Cambios c/riesgos Mail
Equipo del Tareas detalladas Semanal Reunin
Proyecto Cambios aceptados Diaria Mail
Otras noticias Informal
Equipo Status de todos los grupos del Quincenal Reunin
Extendido Proyecto Mail
Informal
Proveedores Calendario Alto nivel Mensual Llamado
Cambios aceptados bajo su Mail
responsabilidad
Organizacin Calendario Alto nivel Mensual Boletn
Cambios aceptados Intranet
Y, tambin elaborar la
siguiente matriz

Oral Escrita

Formal Presentacin del Plan del Elaboracin y revisin de


Proyecto documentos
Presentacin de Issues Presentacin de Informes y
memos
Informal Reuniones con el equipo Mensajes electrnicos
para anticipacin de como resultado de
situaciones anticipacin de situaciones
Reuniones con el usuario Mensajera instantnea
(medicin de temperatura)
Haciendo uso de las siguientes
herramientas

Minutas de Reunin
Bitcora de Issues
Reportes de Gestin (Avance y Estado)
Aprobaciones de Cambios
Documentos contables (remitos, facturas)
Certificados de avance y finalizacin (Aceptacin
Formal)
Lecciones Aprendidas (positivas y negativas)
Matrz de reportes emitidos y a recibir
Dispositivos de almacenamiento (CDs, carpetas)
Comentarios Adicionales

Para la gestin exitosa de la comunicacin, el PM debiera


tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Que existirn tantos canales como el resultado de
aplicar la siguiente frmula n(n-1)/2 (n=interesados)
Que requerir determinar y limitar quin se comunicar
con quin y quin recibir la informacin
Que contemplar la generacin de entregables
adicionales que demandarn esfuerzo y tiempo
Que tendr que considerar la metodologa y tecnologa
a utilizar en la comunicacin
En qu consistira la
elaboracin del Plan de Gestin
de Riesgos?
En la ejecucin de los procesos que permitirn identificar y
administrar los riesgos del proyecto, utilizando la siguiente
metodologa:
Identificacin de los Riesgos: deteccin de amenazas y
documentacin de sus caractersticas
Evaluacin de los Riesgos: categorizacin y priorizacin
de acuerdo a la probabilidad de ocurrencia
Ordenamiento de los Riesgos: determinacin de impacto o
consecuencia de su ocurrencia sobre el proyecto
Planificacin de la respuesta a los Riesgos: acciones de
reduccin de amenazas y potenciamiento de oportunidades
Seguimiento y Control de los Riesgos: deteccin de
soluciones y nuevos riesgos del proyecto
Circuito de deteccin y
administracin de riesgos

Identificacin

Evaluacin Monitoreo y Control

Planificacin de
Ordenamiento
Respuestas
Aclaracin

RIESGO = ISSUE

Eventualidad que se Eventualidad potencial


puede anticipar y que se gesta y aparece
se trata antes de que sorpresivamente durante
suceda la ejecucin
Categoras para la
identificacin de Riesgos

El PMI identifica 4 categoras de Riesgos que pueden servir


como gua al momento de la elaboracin de la Matriz:

Riesgos Tcnicos Propios de la industria


Riesgos de PM Mala Planificacin
Riesgos Organizacionales Cambio de Sponsor
Riesgos Externos Ajeno al Alcance
Preguntas Frecuentes para
Identificar Riesgos

Cuntos recursos hay en el El Proyecto modifica los procesos


equipo del Proyecto? de negocio de ciertas reas?
Se conocen entre s?.Han Esta modificacin implicara
trabajado antes con el PM? nuevas asignaciones de
El equipo est en la misma funciones?
ciudad y edificio? El impacto organizacional del
Existe experiencia previa del proyecto influye sobre una o varias
equipo para este tipo de reas?
Proyectos?
Es un equipo multicultural? La Tecnologa es nueva en el
mercado?
Es nueva para el equipo del
Proyecto? y para los usuarios?
Causas comunes de riesgos en
Proyectos

Cambios en los requerimientos de entregables


Errores de diseo u omisiones relacionados
con el Alcance
Mala definicin de roles y responsabilidades
Estimaciones incorrectas
Equipo no entrenado suficientemente
Usuarios finales no entrenados lo suficiente
Cultura de la organizacin incompatible con la
modalidad de trabajo en el proyecto
En cuanto a la Evaluacin y al
Ordenamiento de los Riesgos

Evaluacin Ordenamiento
Analizar las Multiplicar para cada
probabilidades de riesgo la probabilidad de
ocurrencia y ponderar ocurrencia por el
(ej: Poco probable a impacto
Muy probable) Ordenar de mayor a
Analizar el impacto de menor
cada riesgo y ponderar: Decidir los riesgos que
(ej. Muy bajo impacto a necesitarn plan de
Muy alto impacto) respuesta
Y... Para los riesgos que
necesiten la planificacin de
respuestas
Elegir una de las siguientes estrategias de
tratamiento:
Evitar: Cambiar el plan para llevar la probabilidad o
impacto a cero
Mitigar: Ajustar el plan para disminuir la
probabilidad o impacto del riesgo
Transferir: Trasladar a un tercero la respuesta en
caso que se produzca el riesgo
Aceptar: Realizar una accin si el riesgo sucede.
Siendo de dos tipos: Activa: plan de contingencia
elaborado o Pasiva: realizar algo en el momento
para salvar la situacin
Consideraciones para una
Administracin de Riesgos Exitosa

Anticipar el Plan de Gestin de Riesgos


Identificar, documentar y priorizar los riesgos
del Proyecto
Comunicar anticipadamente los riesgos
detectados
Realizar monitoreo contnuo de los factores de
riesgo
Administrar Acciones de Contingencias como
issues
En qu consistira la
la Gestin de los RRHH?

En la ejecucin de los procesos que permitirn


organizar y dirigir al equipo del proyecto, mediante:
Planificacin de los Recursos: Matriz de roles y
responsabilidades y Matriz de perfiles y competencias.
Adquisicin de los Recursos: Contratacin y acuerdos
Desarrollo de los Recursos: Mejora de competencias e
interaccin de los integrantes
Gestin de los Recursos: Seguimiento del rendimiento,
retroalimentacin, manejo de conflictos y variables de
performance
Comentarios Adicionales

Para la planificacin de Recursos, el PM debiera hacerse


un conjunto de preguntas, tales como:
Provendrn de la misma organizacin de fuentes
externas?
Los miembros del equipo trabajarn en un sitio
centralizado podran trabajar en lugares distantes?
Qu costos tiene asociado cada nivel de experiencia
necesarios para el proyecto?
Contar con mtodos claros para la liberacin de recursos y
criterios claros de recompensas y reconocimientos
Y para Finalizar, el desarrollo
de todos estos planes

Qu es lo que van a permitir?


Tener todas las herramientas necesarias para
efectuar el Control del Proyecto
Permitir que el equipo de Proyecto tenga a
mano todo lo necesario para cumplir con las
actividades para las que fue contratado
Contar con las herramientas necesarias
para manejar los desvos y realizar las
correcciones al cronograma del Proyecto
Con lo cual, la fase de
Control servira para que el
PM:

Efecte mediciones respecto del avance del plan


Verifique el grado de cumplimiento del Alcance
Apruebe cambios y efecte acciones preventivas
o correctivas
Audite los riesgos
Ayude a resolver los conflictos que se pudiesen
generar
Mida la performance del equipo de proyecto
Administre los contratos del proyecto y
Cree reportes de efectividad del proyecto

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