Perlindungan dan

Pengamanan Arsip
Sahroni
Administrasi Bisnis 3
(6341116069)
 Definisi Arsip
Menurut Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009
Tentang Kearsipan Pasal 1 ayat 2 :
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media yang sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Faktor Perusak dan Pemusnah Arsip

Faktor utama perusak dan pemusnah arsip terbagi dua

macam :
1. Faktor yang disebabkan oleh bencana alam
Contohnya : gempa bumi, banjir, tsunami, perembasan
air laut, longsor, kebakaran, gunung meletus dan lain-
lain.
2. Faktor yang disebabkan oleh manusia
Contohnya : peperangan, sabotase, pencurian,
penyadapan dan kelalaian manusia.
Faktor Tambahan

3. Faktor Perusak atau Pemusnah

Disebabkan oleh jenis hewan seperti rayap, kutu buku

dan lain-lain.
 Metode Perlindungan Arsip

1. Duplikasi/digitalisasi arsip dengan cara mencipatakan

duplikat atau copy arsip dan menyimpan hasilnya di tempat
lain.

Metode duplikasi dapat dilakukan dengan membuat alih media ke

dalam flashdisk dan CD/DVD ataupun yang paling baru sekarang
ini Blueray. Media tersebut dibuatkan backup.

2. Penggunaan peralatan penyimpanan seperti almari bersi, filing

cabinet tahan api, kedap air dan bebas medan magnet, ini untuk
jenis arsip berbasis magnetik/elektronik.
 Metode Perlindungan Arsip (Lanjutan)

3. Pengamanan fisik arsip dapat dilakukan dengan cara seperti

penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan,
penggunaan sistem alarm yang dapat mengamankan dari
bahaya pencurian, sabotase, penyadapan dan lain-lain.

4. Penggunaan bahan kedap air atau menempatkan arsip pada

ketinggian yang bebas dari banjir.

5. Mempergunakan struktur rancang bangun bagi bangunan di

daerah rawan gempa, angin topan dan badai. Dilengkapi
dengan alarm, hydrant dan alat pemadam kebakaran.
 Metode Perlindungan Arsip (Lanjutan)

6. Dan yang terakhir adalah penyimpanan, arsip dapat disimpan

pada tempat khusus sehingga dapat mencegah dan atau
menghambat unsur perusak fisik arsip dan sekaligus
mencegah usaha pencurian baik fisik maupun informasinya.
 Metode Pengamanan Informasi Arsip

Untuk pengamanan informasi arsip itu sendiri biasanya diatur

oleh lembaga kearsipan yang bersangkutan.

Di Arsip Nasional RI misalnya menggunakan cara :

1. Memberikan kartu identifikasi individu pengguna arsip yang

dimaksudkan untuk menjamin bahwa arsip hanya
dipergunakan oleh yang berhak.

2. Mengatur akses petugas kearsipan secara rinci atas basis

tanggal atau jam. Menyusun PROTAP [Prosedur Tetap]
secara rinci dan detail. Memberi kode rahasia pada arsip
dan spesifikasi orang-orang tertentu yang punya hak akses.
 Metode Pengamanan Informasi Arsip
(Lanjutan)

3. Menjamin bahwa arsip hanya dapat diketahui oleh petugas

yang berhak dalam penggunaan hak itu terkontrol dengan
baik dengan menerapkan indeks langsung dan tidak langsung.

4. Penyimpanan arsip yang ditempatkan pada ruangan tertentu

yang berada pada kompleks gedung pencipta arsip dan atau
ditempatkan pada gedung diluar gedung perkantoran
pencipta arsip.