ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

Puskesmas BANJARNEGARA II
KAB BANJARNEGARA

KLARIFIKASI DAN MASUKAN

hari pertama
 ADMINISTRASI
1. Administrasi Dalam Arti Sempit
 Berarti TATA USAHA.
 Kegiatannya berhubungan dengan
 tulis menulis,
 surat menyurat,
 ketik mengetik,
 kearsipan, dan kegiatan lain
 hanya terbatas pada kegiatan kantor.
2. Administrasi Dalam Arti Luas
Adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua
orang atau lebih untuk mencapai suatu tujuan
yang telah ditentukan (Dr. Sondang P. Siagian,
SH.,MPA.,).
Bisnis dan Manajemen
Dari segi proses

Organisasi
Administrasi
Manajemen

Leadership

 Inti Organisasi adalah Administrasi

 Inti Administrasi adalah Manajemen
 Inti Manajemen adalah Leadership

3
MANAJEMEN = BERFIKIR SECARA SISTEM

 Input - proses - output - outcome.

 Plan - Do - Chek - Action.
 P1 - P2 - P3.
P1 = perencanaan.
P2 = penggerakan, pelaksanaan.
P3 = pencatatan, pelaporan dan penilaian.
PROSES MANAJEMEN PUSKESMAS
• P1 = perencanaan
• P2 = penggerakan
pelaksanaan
• P3 = penilaian/evaluasi

MONITORING

• P (PLAN) = rencana bulanan

• D (DO) = pelaksanaan giatan
• C (CHECK) = monitoring
• A (ACTION) = tindak lanjut
SYARAT DOKUMEN ADMEN AKREDITASI PUSKESMAS

 Kebijakan Kepala PKM

 Renstra (Rencana Strategis/Renc Stra Bisnis)
 Pedoman/manual mutu
 Pedoman/panduan teknis yg terkait dg
manajemen program
 SOP
 PTP RUK dan RPK
 Kerangka Acuan Kegiatan
 Prinsip Pengelolaannya ---- TATA GRAHA
(Ringkes, Resik, Rapi, Rawat, Rajin)
 DOKUMEN YANG ADA
PUSKESMAS BANJARNEGARA II …….??
 Apresiasi dengan telah disusunya dokumen
Admen
 Pada umumnya dokumen sudah dibuat, a.l :
 Kebijakan kepala Puskesmas -SK,
 SOP
 PTP
 Notulensi kegiatan
 NAMUN
 DOKUMEN
 Ditemukan dok-2 yang “judulnya” tidak lengkap
sehingga dokumen tsb tdk standart
 Dokumen yg standart  (What, Where, When)
 Banyak dok tidak ditanda tangani Ka PKM ----
shg tidak syah secara hukum
 Sinkronisasi antara SK, SOP dan KA- perlu
diperhatikan dan dilengkapi
 Tata cara penomoran dokumen harus
diperhatikan
 Penataan dok belum memenuhi prinsip TATA
GRAHA (Ringkes, Rapi, Resik, Rawat, Rajin)..…>
Notulen rapat
 Perhatikan
 Konsistensi antara kebijakan, Pedoman/Panduan dan SOP
 Contoh:
 Kebijakan:
 Puskesmas wajib menjalin komunikasi timbal balik dengan masyarakat
(garis besar)
 Panduan:
 Komunikasi dengan masyarakat dilakukan secara lisan dan tertulis
 Untuk menyampaikan informasi kepada masyarakat dilakukan dengan:
 Tertulis dilakukan dengan media cetak: brosur, flyer
 Lisan dilakukan melalui pertemuan langsung dengan masyarakat
 Untuk mendapatkan umpan balik dari masyarakat dilakukan dengan:
 SMS hot-line
 Kotak Saran
 Survei, dsb
 SOP yang disusun sesuai dengan tata laksana yang ada pada panduan
 Manajemen
 Telah ditetapkan jenis-2 layanan/kegiatan
NAMUN :
 proses penyusunan hasil survei kebutuhan masy
belum dianalisis dan didokumentasikan dg baik
 Identifikasi dan umpan balik lewat kotak aduan
dan saran belum dikelola dengan baik -
dokumen kegiatannya perlu dilsusun dg prinsip
TATA GRAHA
 Dasar Prioritas Penetapan Jenis Pelayanan
(baik UKP maupun UKM)
 Kebijakan Pemerintah (Pusat sampai Daerah)
 Visi, Misi, Tujuan, Tugas Pokok dan Fungsi
Puskesmas
 Hasil analisis kebutuhan masyarakat:
 Data Umum: data kependudukan, sosial ekonomi, peta
wilayah kerja, data sumber daya, data peran serta
masyarakat, data sekolah, data kesehatan lingkungan
 Data Khusus:
 Status kesehatan (termasuk kematian, kunjungan penyakit,
pola penyakit)
 KLB, Data epidemiologi dan outbreak
 Capaian Kinerja tahun lalu
 Hasil-hasil survei: survei kebutuhan masyarakat, SMD, MMD
 PTP Puskesmas sudah dilakukan
 Yang perlu diperhatikan :
 Berdasar analisis kebutuhan masyarakat akan kesehatan
(community health analysis)
 Sejalan dengan perencanaan strategis Dinas Kesehatan
 Sejalan dengan kebijakan Pusat dan Daerah
 Selaras dengan visi, misi, tujuan, tugas pokok dan fungsi
Puskesmas, dan tata nilai
 Disusun dengan melibatkan lintas program dan lintas
sektor  lokmin lintas sektor
 Rencana lima tahun, RUK, RPK tahunan, RPK bulanan
 Sesuai dengan jadwal penyusunan APBD
 SKEDUL PERENCANAAN & PENGANGGARAN
Pembahasan & Kesepakaan
KUA antara KDH dgn DPRD (Juni)

6 Pembahasan dan Kesepakatan PPAS antara

Penetapan RKPD KDH dgn DPRD (Juni)
(Mei) 5 7
Penyusunan RKA-SKPD & RAPBD
Musrenbang Kab/Kota (Juli-September)
4 8
(Maret)

Forum SKPD Pembahasan dan persetujuan

Penyusunan Renja SKPD 3 9
Rancangan APBD dgn DPRD
Kab/Kota (Maret) (Oktober-November)

10
Musrenbang Kecamatan 2 Evaluasi Rancangan
(Februari) Perda APBD (Desember)

Musrenbang Desa 11 Penetapan Perda APBD

1
(Januari) (Desember)

13 12 Penyusunan DPA SKPD

Pelaksanaan APBD
(Desember)
Januari thn berikutnya
 Manajemen
 Kegiatan MONITORING lewat Lokmin, ---
efektifitas………..???
 Staf metting program/pra lokmin - minggu terakhir
tiap bulan di masing-2 PJ
 Lokbul  minggu pertam tiap bulan - dokumentasikan
semua kegiatannya ---- prinsip TATA GRAHA

 Dari hasil MONITORING, kalau memang ada kegiatan yang

perlu direvisi - lakukan revisi ---(proses PDCA)
 Penilaian Kinerja Puskesmas -- perlu dibuat sesuai
standart
2016 2018
JANUA FEBRUA MARET APRIL MEI JUNI JULI AGUS SEPT OKT NOV DES
RI RI T
P1 EVAL
UASI

• Evaluasi M M M • Evaluasi
U U U PLAN
2016 S S S
2017
• Persiapa R R R • Persiapa
E E E
n RPK M M M ACTIO SIKLUS
MANAJE DO
n RPK
N
2017 B B B PELAKSANAAN RPK 2016 MEN
2018
A A A
• Awal N N N
• Awal
RUK G G G CHECK RUK
D M K
2018 E A A
2019
S T B PEMBAHASAN RUK 2017
LOKMIN LOKMIN LOKMIN LOK LOK LOK LOK LOK LOK LOK LOK LOK
MIN MIN MIN MIN, MIN MIN MIN MIN MIN
LOKMI
N LS I , Revi LOK LOK
LOK
Persiap ew
MIN MIN MIN
an Kiner
LS II LS III LS
Musren ja IV
bangma PENGGERAKAN DAN PELAKSANAAN
Teng (P2)
t ah
PENGAWASAN, PENGENDALIAN DAN PENILAIAN (P3)
 Kesimpulan
Telah dilakukan pengelolaan Ad-men Penyelenggaraan
Pelayanan Puskesmas dengan beberapa CATATAN :

 Kegiatan identifikasi kebutuhan masyarakat perlu

tingkatkan
 Kualitas penyusunan PTP tingkatkan
 Tingkatkan efektifitas komunikasi dan koordinasi
dengan masyarakat (Lintas sektoral)
 Tingkatkan efektifitas dan kualitas monitoring kinerja
 Tingkatkan kualitas tata graha dokumentasi kegiatan