CURSO DE FORMACIÓN DE FEDTARIOS Miguel

NORMAS TÉCNICAS PERUANAS
SOBRE MICROGRABACIÓN
Curso de Fedatarios TEMA:

Juramentados con Las Normas Legales que
Especialización en enmarcan el desarrollo de la
Informática
micrograbación en el Perú
2017 - 2018
Profesor: Miguel Véliz Granados
Docente
mvelizg@yahoo.com.mx
1
Curso de Fedatarios Juramentados con Especialización en Informática.
CONTENIDO
I. Objetivo del curso
II. Prólogo
III. Aspectos internacionales que orientan la elaboración de la norma
IV. Los archivos de las organizaciones
V. La gestión de la documentación e información
VI. Entorno legal y reglamentario que enmarca la elaboración de la norma
VII. Conceptos Legales y Técnicos
VIII. La Norma Técnica Peruana 392.030-2:2005
IX. Conclusiones
2
I. OBJETIVO DEL CURSO
3
• Conocer los requisitos establecidos en las normas legales y
técnicas para la gestión de documentos electrónicos en la
implementación de líneas de producción de microformas
orientadas a obtener valor legal
4
II. PROLOGO
5
• En el Perú el uso de las tecnologías de avanzada en materia de
archivo de documentos e información está regulada por un
conjunto de normas legales orientadas a:
• Otorgar facilidades para elaborar microformas tanto por procesos
convencionales como informáticos en computadoras
• Otorgar reconocimiento de valor legal a los archivos conservados

mediante microformas que permitan ahorro de espacio y costos a las
organizaciones, colaborando a su eficiencia y productividad.
• Aprovechar los adelantos de la tecnología en beneficio de actividades

empresariales, alentando las inversiones y mejorando sus
rendimientos.
6
WTO
OMC
OMC
III. ASPECTOS INTERNACIONALES QUE

ORIENTAN LA ELABORACIÓN DE
NORMAS TÉCNICAS
7
• Adoptar las Normas Internacionales ISO/IEC
aplicables a las materias, procesos y sistemas
que se aplican en micrograbación, firmas
digitales, intermediación digital y seguridad
informática en concordancia con el
reconocimiento de las normas internacionales
y los sistemas internacionales de evaluación
de la conformidad para aumentar la eficacia
WTO
OMC
de la producción y facilitar el comercio
OMC internacional
8
IV. LOS ARCHIVOS DE LAS
ORGANIZACIONES
9
• Constituyen el legajo de la gestión documental.
• Son objeto de consulta interna y externa.
• Tienen valor histórico, valor de activo y/o

patrimonial para la organización.
• Deben ser conservados por periodos establecidos

por la organización o por orden legal.
10
V. LA GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Y LA INFORMACIÓN EN LAS
ORGANIZACIONES
11
• Adecuado soporte para la gestión y
toma de decisiones
• Incrementa la productividad y la
competitividad
• Es dependiente de la tecnología de la
información y las comunicaciones
• Tiene aptitud para el rápido acceso y
difusión a distancia
• Facilita el ingreso al contexto de la
internacionalización de los
intercambios comerciales.
12
VI. ENTORNO LEGAL Y REGLAMENTARIO
QUE ENMARCAN LA ELABORACIÓN DE
MICROFORMAS (MFS)
13
• DL Nº 681 - 14 de octubre de 1991
• Regula el uso de tecnologías de avanzada para el archivo de documentos
• DS Nº 009-92-JUS – 27 de junio 1992

• Reglamento del DL Nº 681
• Ley Nº 26612 - 21 de mayo de 1996

• Modificatoria del DL Nº 681
• DL N° 827 – 05 de junio de 1996

• Amplían alcances del DL Nº 681 a las entidades públicas a fin de modernizar
el sistema de archivos oficiales
• Resolución Nº 070-97/INDECOPI-CRT – 16 de
enero 1998
• Aprueban el reglamento para la certificación de la idoneidad técnica del
sistema de producción y almacenamiento de microformas
• DS N° 002-98-ITINCI – 21 de febrero de 1998

• Aprueban requisitos y procedimiento para otorgamiento de certificado de
idoneidad técnica para la confección de microformas
14
• DS Nº 001-2000-JUS - 26 de marzo de 2000
• Reglamentan la ampliación del alcance del DL Nº 827 y se establecen
requisitos para la formación de los representantes de la fe pública
• Ley N° 27269 – 28 de mayo de 2000

• Ley de Firmas y Certificados Digitales
• RM N° 169-2000-JUS – 24 de junio de 2000

• Reglamento para supervisión de eventos de capacitación de fedatarios
juramentados con especialidad en informática
• DL N° 1030 - 24 de junio de 2008

• Ley de los sistemas nacionales de normalización y acreditación- SNA
• DS N° 052-2008-PCM – 19 de julio 2008

• Reglamento de la Ley de Firmas y Certificados Digitales
15
• DS N° 001-98-TR - 22 de enero de 1998
• Normas reglamentarias relativas a obligación de los empleadores de llevar
Planillas de Pago
• Ley Nº 27291 - 24 de junio de 2000

• Ley que modifica el Código Civil permitiendo el uso de los medios electrónicos
para la comunicación de la manifestación de voluntad y la utilización de la firma
electrónica
• Ley N° 27419 – 06 de febrero 2001

• Ley sobre notificación por correo electrónico
• Ley N° 27658 – 30 de enero de 2002

• Ley marco de modernización de la gestión del estado
• Ley N° 28186 - 05 de marzo de 2004

• Ley que establece los alcances del DL N° 681 – Conservación de documentos
con contenido tributario
• Ley N° 27323 - 22 de julio de 2000

• Ley que establece funciones de la CONASEV y la SBS para autorizar e inscribir a
empresas e instituciones que recurren a servicios de microarchivos cuando
estas no cuentan con un microarchivo propio
16
VII. CONCEPTO LEGALES TÉCNICOS
17
Art. 5° Ley 26612 (Sustitúyase el Art. 234º del D. Leg. Nº 768 ...)
1) MICROFORMA: Imagen reducida y condensada, o

compactada, o digitalizada de un documento que se
encuentra grabado en un medio físico técnicamente
idóneo, que le sirve de soporte material portador,
mediante un proceso fotoquímico, informático,
electrónico, electromagnético, o que emplee alguna
tecnología de efectos equivalentes, de modo que tal
imagen se conserve y pueda ser vista y leída con la
ayuda de equipos visores o métodos análogos; y pueda
ser reproducida en copias impresas, esencialmente
iguales al documento original.
18
Están incluidos en el concepto de microforma tanto los
documentos producidos por procedimientos
informáticos o telemáticos en computadoras o medios
similares como los producidos por procedimientos
técnicos de microfilmación siempre que cumplan los
requisitos establecidos en la presente ley.
19
2) MICRODUPLICADO: Reproducción exacta del elemento
original que contiene microformas, efectuada sobre un soporte
material idóneo similar, en el mismo o similar formato,
configuración y capacidad de almacenamiento; y con efectos
equivalentes.
3) MICROGRABACIÓN: Proceso técnico por el cual se obtienen

las microformas, a partir de los documentos originales en papel
o material similar; o bien directamente de los medios o
soportes electromagnéticos, digitales u otros en que se
almacena información producida por computador u ordenador.
20
4) MICROARCHIVO: Conjunto ordenado,
codificado y sistematizado de los elementos
materiales de soporte o almacenamiento
portadores de microformas grabados,
provisto de sistemas de índice y medios de
recuperación que permiten encontrar,
examinar visualmente y reproducir en copias
exactas los documentos almacenados como
microformas.
21
Definición legal de documento
Son documentos los escritos públicos o privados,
los impresos, fotocopias, facsímil o fax, planos,
cuadros, dibujos, fotografías, radiografías, cintas
cinematográficas, microformas tanto en la
modalidad de microfilm como en la modalidad de
soportes informáticos y otras reproducciones de
audio o video, la telemática en general y demás
objetos que recojan, contengan o representen
algún hecho, o actividad humana o su resultado.
22
Conceptos Técnicos
• Normalización: Actividad encaminada a establecer
respecto a problemas reales o potenciales, disposiciones
destinadas a un uso común repetido con el fin de
conseguir un grado óptimo de orden en un contexto
dado.
Notas
1. En particular, esta actividad consiste en la elaboración, la
difusión y la aplicación de normas
2. La normalización ofrece importantes beneficios, debido
principalmente a una mejor adaptación de los productos,
procesos y los servicios a los fines a que se destinan, la
prevención de los obstáculos al comercio y la facilitación de la
cooperación tecnológica.
23
• Norma: Documento establecido por consenso y
aprobado por un organismo reconocido, que
establece, para un uso común y repetido, reglas,
directrices o características para ciertas
actividades o sus resultados, con el fin de
conseguir un grado óptimo de orden de un
contexto dado.
Nota
• Las normas deben basarse en los resultados
consolidados por la ciencia, la técnica y la experiencia
y estar dirigidas a la consecución del óptimo beneficio
para la comunidad.
24
Calidad Seguridad de la información
• Grado en el que un conjunto de características
inherentes cumple con los requisitos. • Preservar la confidencialidad,
integridad y disponibilidad de la
información; además pueden ser
Requisito involucradas otras características
• Necesidad o expectativa establecida, generalmente como la autenticación,
implícita u obligatoria. responsabilidad, no repudio y
fiabilidad
• Expresión en el contenido de un documento
formulando los criterios a cumplir a fin de declarar
la conformidad con el documento, y para los que
no se permite ninguna desviación.
• ISO 9000 – Directiva ISO/IEC 2

• ISO/IEC 17799
2018-01-13 25
VIII. LA NORMA TÉCNICA PERUANA
392.030-2:2015
26
NTP 1 Objeto
27
• Establecer los requisitos que deben
cumplir las organizaciones que
operan sistemas de producción de
microformas en medios de archivo
electrónico, y administran su
almacenamiento en condiciones de
seguridad y conservación.
28
NTP 2 Referencias Normativas
29
• Normas Técnicas Peruanas
• NTP-ISO 3334:1997 MICROGRAFÍA. Mira de Resolución
ISO No 2. Descripción y uso.
• NTP-ISO 6196-5:1997 MICROGRAFÍA. Vocabulario. Parte
5: Calidad de imágenes, legibilidad, inspección.
• NTP ISO/IEC 17799-2004 EDI. Tecnología de la
Información. Código de Buenas Prácticas para la gestión
de la seguridad de la información.
30
• Normas Técnicas Internacionales
• ISO 10196-2003 Document imaging applications -
Recommendations for the creation of original documents
• ISO 18927:2002 Imaging materials - Recordable
compact disc systems - Method for estimating the life
expectancy based on the effects of temperature and
relative humidity.
• ISO 7498 - 2:1989 Information processing systems –
Open Systems Interconnextion – Basic Reference Model –
Part 2: Security Architecture
• ISO /IEC 9798 - 1 Information technology - Security
techniques - Entity autentication - Part 1- General.
31
• ISO/IEC 10181-4 Information technology – Open Systems
Interconnection – Security frameworks for open systems: Non-
repudiation framework.
• ISO/IEC 12119:1994 Information technology. Software
packages- Quality requirements and testing (ISO/IEC 25021:2006, nueva
norma que reemplaza a la ISO/IEC 12119)
• ISO/IEC 13888-1 Information technology – Security techniques
– Non Repudiation – Part 1: General
• ISO/IEC 13888-2 Information technology – Security techniques
– Non Repudiation – Part 2 Mechanisms using symmetric
techniques.
32
• ISO/IEC 13888-3 Information technology – Security
techniques – Non Repudiation – Part 3: Mechanisms using
asymmetric techniques.
• ISO/IEC 15947 Information technology – Security – IT
intrusion detection framework
• ISO/IEC TR 13335-5 Information Technology. Guidelines
for the management of information technology. Part 5:
Management guidance on networking security.
• ISO/IEC TR 14516 Information technology – Security
techniques – Gudelines for the use and management of
trusted Third Party.
33
NTP 3 Campo de aplicación
34
• Se aplica para la evaluación de:
• Sistemas de producción y almacenamiento de MFs de
organizaciones propietarias y de empresas de
producción, almacenamiento o intermediación digital.
• Sistemas de producción de MFs a partir de
documentos originales físicos o generados
electrónicamente, identificados por la organización
propietaria
• La estructura organizativa asociada al sistema de
producción y almacenamiento de MFs.
• Las propiedades que deben cumplir los medios de
archivo electrónico.
35
• Comprende los requisitos que se deben cumplir
cuando en el sistema de elaboración de MFs se
incluyen procesos de transferencia electrónica en
redes privadas y públicas.
• Comprende las condiciones de seguridad y
conservación a cumplir para el almacenamiento
de las MFs.
36
Requisitos de calidad
• Idoneidad de organización
• Organizaciones legalmente constituidas
• Idóneas en el cumplimiento de las normas legales aplicables a su actividad
• Confiabilidad del personal
• Libre de compromisos que afecten la calidad de su trabajo
• De procesos
• Debidamente controlados y generando evidencias de cumplimiento de
especificaciones
• De calidad de imagen
• Resolución controlada, utilizando patrones ISO
• Fidelidad e inalterabilidad de las imágenes
• Aseguramiento de la equivalencia de las imágenes y los documentos de archivo
originales
• De transmisión
• En redes LAN, MAN o WAN seguras, estaciones emisoras y receptoras autorizadas
• De equipos
• Hardware y Software de calidad respaldada por normas técnicas
37
NTP 4 Definiciones:
38
• Contiene 27 definiciones generales entre las que destacan
• Documento original: Para los propósitos de la presente norma.

Documento de una organización que autoriza su migración a
microformas y de cuyo origen y contenido es responsable.
• Documento electrónico: Unidades estructuradas de información
registrada, publicada o no, susceptible de ser generada,
clasificada, gestionada, transmitida, procesadas o conservadas
por una persona o una organización de acuerdo a sus requisitos
funcionales, utilizando sistemas informáticos.
NOTA: El término documento electrónico no se refiere únicamente a los documentos de texto

que se suelen crear con procesadores de texto, sino también comprende los mensajes de
correo electrónico, las hojas de cálculo, los gráficos e imágenes, los documentos HTML o XML y
los documentos compuestos, multimedia o de otras clases, que incluyen a sus enlaces y
accesos automáticos.
39
• En la actualidad el termino ” Documento original” de la definición anterior ha sido
reemplazado por:
4.4.1 documentos de archivo (records): información

creada o recibida, conservada como
información y prueba, por una organización o
un individuo en el desarrollo de sus actividades
o en virtud de sus obligaciones legales
40
NTP 5 Requisitos generales
41
• Documentar las
especificaciones
Manual
del
técnicas de su sistema
Sistema de elaboración y
almacenamiento de
microformas.
42
• La organización debe estar legalmente constituida
Manual Normas
del Legales y
Sistema Reglamen-
tarias
Aplicables
Manuales
Manual Manual
de Líneas
de de Manual de
Seguridad de de MFs
Organi- Procedi-
la
zación mientos Información
43
• La organización propietaria debe
• Tener un sistema integral de administración de sus
documentos
 Generación archivo, eliminación de documentos, además de la
planificación, preparación, elaboración, control de calidad y
almacenamiento de MFs
• Designar al responsable del sistema de elaboración y
almacenamiento de MFs
• Cumplir la legislación archivística vigente
• Almacenar las MFs en instalaciones propias o en empresas
de servicio certificadas.
• Asegurar la disponibilidad y renovación de la MFs
almacenadas.
44
• Las empresas especializadas en producción y
almacenamiento deben:
• Tener un sistema de elaboración de MFs que incluya
personal, procedimientos y responsables de los procesos
de diseño de soluciones informáticas, control de
producción y evaluación del sistema.
• Designar un responsable ejecutivo del servicio de
elaboración o almacenamiento
• Especificar y documentos la responsabilidad y funciones
del personal
• Cumplir la legislación archivística vigente.
45
• Confidencialidad y calidad de trabajo del personal
• Sistema de elaboración de MFs
• La alta dirección debe aprobar el sistema de
elaboración de MFs
• Registrar la fecha a partir de la cual se da inicio al
sistema de elaboración de MFs
• Contratación de servicios de producción
• Especificar que la empresa de servicios cumpla las
especificaciones establecidas por la organización
• Contratación de servicio de almacenamiento
• La organización debe mantener el registro y control de
ubicación de las MFs originales
46
• El servicio de intermediación digital
• Para el caso de los servicios de intermediación digital se
debe identificar las entidades o personas que intervienen,
indicando el alcance de sus responsabilidades relativas a la
clase de documentos que le corresponde procesar.
• El Tercero neutral debe poseer certificado de idoneidad

técnica de cumplimiento de la NTP 392.030-2:2005,
adoptar las especificaciones aplicables de seguridad
establecidos en la NTP ISO /IEC 17799 y efectuar sus
servicios conforme a los lineamientos aplicables de la
Norma ISO /IEC TR 14516.
47
• El servicio de intermediación digital
• Debe proporcionar las técnicas o mecanismos requeridos
para la intervención de los representantes de la fe pública
cuando se requiera .
• Certificar, utilizando su firma digital o electrónica
basada en criptografía asimétrica, la autenticidad e
identidad del emisor, titular de la firma digital
que se adjunta al mensaje de datos o
documentos transmitidos, la confidencialidad y la
integridad de dicho mensaje. El mecanismo de
autenticación debe adecuarse a las especificaciones
aplicables de la norma ISO /IEC 9798 – 1
48
• El servicio de intermediación digital debe:
• Certificar la fecha y hora de recepción, para cuyo efecto el
tercero neutral debe contar con un proveedor de fechado y
hora (fecha y hora cierta) referida al Tiempo Universal
Coordinado (UTC) el cual debe estar disponible dentro de
una red abierta, accesible desde cualquier plataforma
tecnológica,
• Certificar el no repudio de origen y de recepción. El

mecanismo de no repudio debe adecuarse a las
especificaciones aplicables de la norma ISO/IEC 13888-3.
49
NTP 6 Requisitos técnicos
50
• Proceso de generación de
documentos originales
• Asegurar y documentar la
cantidad y clase de
documentos originales que
serán convertidos en MFs
51
• Para el caso de MFs que incluya como documentos
originales, documentos electrónicos obtenidos
directamente de redes públicas o locales con firma digital,
la organización debe establecer una metodología de
identificación, (indización) y registro únicos que aseguren:
• La integridad. basados en el principio que la firma digital asegura
al receptor identificar cuando un documento ha sido modificado
sin autorización y
• Numeración correlativa, basados en el uso del Tiempo Universal
Coordinado (UTC), (fecha y hora cierta), como indicador de
numeración correlativa en la recepción para efectos de cumplir
con disposiciones establecidas por la propia organización o por
entidades o autoridades competentes.
52
• Calidad y legibilidad de los documentos originales
• Indicar los caracteres más pequeños y trazos más finos
que deben ser reproducidos en las copias impresas
• Asegurar la calidad y legibilidad de firmas, sellos, logos,
colores, indicando patrones de referencia
• En caso de documentos con imágenes en movimiento,
sonidos la organización debe proporcionar las
especificaciones o requisitos aplicables, los patrones de
referencia y disponer los medios para verificar la
calidad de los mismos.
53
• Líneas de producción de MFs
• Documentar las especificaciones de cada línea, ubicación,
clases de originales a procesar. Los medios de soporte
elegidos
• La arquitectura de las redes internas o externas (LAN,
MAN, WAN)
• Las medidas de seguridad estructuradas conforme a la
NTP ISO/IEC 17999
• Documentar la manera en la que la organización aplica y
cumple las disposiciones legales y reglamentarias y
contar con los certificados digitales vigentes.
• Para el caso de los servicios de intermediación digital se
Manuales debe identificar las entidades o personas que
de Líneas intervienen, indicando el alcance de sus
de MFs
responsabilidades relativas a la clase de documentos que
le corresponde procesar.
• La alta dirección o quien está designe debe aprobar las
especificaciones de cada línea de producción.
54
Proceso de preparación
Manual
Proceso de captación de imágenes
de Proceso de indización
Procedi-
mientos Proceso de digitalización
Sistema de seguridad.
Periodo de conservación de las MFs
Manual de
Requisitos del medio de archivo
Seguridad electrónico
de la
Informació
n
Proceso de grabación
Rotulado de las MFs
55
Microformas originales
Manual
Microformas duplicadas
de (microduplicados)
Procedi- Reproducción a partir de las MFs
mientos
Intervención de los representantes
de la fe pública
Intermediación digital
Manual de
Seguridad
Almacenamiento
de la
Informació Transmisión telemática
n
Eliminación de originales
56
Inicio
Procesos de Elaboración de MFD
Aprobación de la
conversión a
microformas Supervisión del
Sistema
Diseño del
sistema
Auditoria
Informática
Documentos de
Derivación
archivo en formatos
a AGN o
Físicos o
Eliminación
Electrónicos
Asignación de
Derechos
Preparación de Fedatación
Documentos
Resolución
Captación
Control de Documentos en
Indización Calidad Grabación OK
Microarchivo
Reprocesamiento de Fin
las Imágenes
Auditoria del
Sistema
57
Procesos de Elaboración de MFD
58
Proceso de preparación de documentos
• Documentar el procedimiento de preparación de

los documentos originales, estableciendo las
especificaciones necesarias que aseguren la
integridad de los documentos, respecto a
propiedad, procedencia, cantidad y formatos
• Los documentos, información o datos electrónicos

deben ser preparados siguiendo las normas
internas de la organización, especificando los
autores, las estaciones de trabajo o módulos
autorizados, el sistema informático, hora y fecha
de elaboración y tamaño en bytes
59
Proceso de captación de imágenes
• Para el caso de los documentos originales
generados en formato electrónico u obtenidos
directamente de la red privada o pública, en las
estaciones de emisión/recepción, la
organización, utilizando la imagen digitalizada
del patrón de resolución debe definir,
especificar y configurar, como mínimo los
siguientes parámetros:
• Propiedades de la imagen, tamaño original y en caso
se aplique, relación de reducción,
• Modos de color (RGB, CMYK, escala de grises,
blanco/negro, mapa de bits, según corresponda)
• Brillo y contraste
60
Secuencia de presentación de las imágenes
• La identificación de los documentos, información o
datos, de ser necesario;
• La identificación de los autores o propietarios, de ser
necesario;
• Patrones de resolución de la calidad de las imágenes,
• Acta de Apertura, de acuerdo a formatos aprobados,
• Imágenes correspondientes a los lotes de documentos,
información o datos,
• Acta de Cierre,
• Patrón de resolución,
• Otros datos de relevancia adicional aprobados por la
alta dirección de la organización.
61
Proceso de indización
• La organización debe documentar las especificaciones
de la metodología de indización de los documentos
contenidos en las microformas
• La metodología de indización debe considerar
especificaciones definidas por la organización, cuando
de acuerdo sus necesidades funcionales, se requiera
registrar numeración correlativa o secuencia de
recepción, de los documentos originales recibidos
tanto en formatos físicos, como electrónicos
asegurando la integridad en la recuperación de
bibliotecas, colecciones, series documentales,
expedientes, legajos, planillas, documentos,
información, datos individuales o en conjunto,
tratados como unidades
62
Proceso de digitalización
• La organización debe documentar el tratamiento de las
imágenes digitalizadas, manteniendo integridad y fidelidad
respecto a los documentos originales
(El formato de los archivos electrónicos admitidos pueden ser TIFF, PDF,
PDF-A)
• El software debe ser propiedad de la organización

• En caso de software desarrollado por la organización, este
debe ser evaluado de acuerdo a las normas técnicas
aplicables (ISO/IEC 25021:2006, nueva norma que
reemplaza a la ISO/IEC 12119)
• La organización debe adoptar las medidas de seguridad
especificadas en la NTP ISO/IEC 17799, permitir la
autenticación aplicando el modelo especificado en la
norma ISO/IEC 9798-1, registrar la fecha y hora referida al
Tiempo Universal Coordinado (UTC) y permitir asegurar el
no repudio aplicando el mecanismo especificado en la
norma ISO/IEC 13888-3
63
Sistema de seguridad
• La organización debe establecer y mantener niveles

adecuados de seguridad, respecto al personal, las
estaciones de acceso, salidas del sistema
informático, el software y archivos y aplicativos
asociados al sistema de elaboración de microformas
mediante políticas, procedimientos y técnicas que
aseguren la confidencialidad, integridad,
disponibilidad y calidad de las microformas,
siguiendo los lineamientos establecidos en la NTP
ISO /IEC 17799
64
Sistema de seguridad
• La organización debe contar con un programa de
auditoria informática que asegure el cumplimiento de
la evaluación de la idoneidad del sistema que incluya:
• La responsabilidad y la identificación del personal encargado de
los procesos claves del sistema de elaboración de microformas,
• Los intentos o eventuales accesos no autorizados internos o
externos,
• El uso no autorizado de estaciones, programas, archivos y
aplicativos del sistema
• Los registros de dicho sistema de auditoria informática
deben estar disponibles para examen o inspección y
se deben conservar un período establecido por la
organización responsable de la producción de las
microformas
65
Periodo de conservación de las microformas
• La organización debe especificar el periodo de
conservación de las microformas en periodos
equivalentes a los que corresponde a los documentos
originales de acuerdo a lo establecido por la
organización y las exigencias legales o reglamentarias
66
Requisitos del medio de archivo electrónico
• El medio de archivo electrónico debe:
 Conservar los archivos exclusivamente en un formato
no regrabable, ni borrable,
 Permitir, la verificación de la calidad y exactitud de la
grabación de los documentos, información o datos
digitalizados, tanto como imágenes proyectadas en
pantallas, como al obtener copias impresas,
 Tener la capacidad de proyectar fácilmente los índices y
archivos contenidos en el medio de archivo electrónico
a cualquier medio aceptable de acuerdo a los requisitos
establecidos tanto por la propia organización como las
disposiciones contenidas en las leyes o reglamentos
67
Requisitos del medio de archivo electrónico
• Las organizaciones deben conservar y mantener

en condiciones de seguridad y almacenamiento, de
acuerdo a las indicaciones del fabricante, las
normas legales o disposiciones internas, los medios
portadores del software, utilizado en los procesos de
elaboración de las microformas, así como las
aplicaciones requeridas para la comprobación de firmas
digitales .
68
Proceso de grabación
• La organización debe especificar los valores mínimos de
resolución y legibilidad de sus imágenes, utilizando los
patrones que contengan la mira de resolución ISO N° 2 o
patrones equivalentes basados en la norma ANSI /AIIM MS
43
• La grabación debe proceder previa comprobación y registro

que la integridad de los documentos se mantiene
inalterable durante todos los procesos desde la captación de
las imágenes, o la generación o recepción de los
documentos electrónicos; sea mediante la revisión de los
informes de auditoría informática (log files o audit. trail) y/o
de ser el caso la verificación de la integridad usando las
propiedades de la firma digital asociada 69
Rotulado de las microformas
• Nombre de la organización propietaria de los documentos originales, o
información concordante con los derechos de autor,
• Titulo o identificación del contenido,
• Número de serie del fabricante del medio de soporte,
• Código de identificación del medio de soporte que contiene las
imágenes correspondientes a los documentos originales,
• Identificación de la organización o empresa de servicios responsable
de la elaboración,
• Código vigente de identificación del representante de la fe pública,
asignado por la autoridad competente, conforme a lo establecido en la
normatividad legal aplicable,
• Fecha de elaboración,
• Identificación de Original o Duplicado.
70
Microformas originales y duplicadas
• La organización debe establecer la cantidad de microformas
originales a elaborar y mantenerlas bajo control y custodia en
locales que proporcionen las condiciones de seguridad y
conservación en el almacenamiento en instalaciones propias o de
empresas de servicios especializadas que cuenten en ambos casos
con su correspondiente certificado de idoneidad
• Las microformas duplicadas, deben ser rotuladas como duplicadas;

y asegurar que sean usadas solo para consulta, de uso interno
restringido por la organización, las copias obtenidas a partir de ellas
carecen de valor legal
71
Reproducción a partir de las microformas
• La organización debe asegurar la legibilidad de las copias impresas
utilizando como medio de control las copias impresas de los
patrones de resolución definidos para el sistema de elaboración de
microformas
• Para cada línea de elaboración de microformas, la organización debe
especificar la resolución de la impresora utilizada para el control de
la legibilidad de las copias impresas, esta resolución debe ser igual o
mayor a la resolución del escáner utilizado en el proceso de
captación de las imágenes
• En caso de copias impresas de mensajes transmitidos
telemáticamente dichas copias deben incluir información o datos
correspondientes a la identidad y firma digital tanto del remitente
como del destinatario
• La organización debe registrar los resultados del control de
legibilidad y en casos de no conformidades adoptar las acciones
correctivas apropiadas y el reprocesamiento del documento
afectado
72
Intervención de los representantes de la fe
pública
• Para cada línea de producción y lugar de

almacenamiento de microformas e intermediación
digital en la elaboración de microformas, la
organización debe especificar el procedimiento de
intervención de los representantes de la fe pública,
quienes deben estar facultados para ejercer sus
funciones conforme a lo establecido en la normativa
legal y reglamentaria aplicable.
73
Intermediación digital
• En caso se requiera la intervención de los servicios de intermediación
digital la organización debe establecer los procedimientos necesarios
siguiendo las disposiciones establecidas en las normas legales y
reglamentarias aplicables y los lineamientos de las normas NTP ISO/IEC
17799 e ISO/IEC TR 14516.
• La organización debe mantener el registro y vigencia de los certificados

de las entidades o personas participantes, considerando el caso que los
documentos, información o datos sean transferidos entre terceros
neutrales
74
Almacenamiento
• La organización debe disponer el

almacenamiento de las
microformas en las condiciones
de seguridad y conservación
certificadas conforme a lo
establecido en la legislación y
reglamentación aplicable.
75
Almacenamiento
 Las especificaciones técnicas de los materiales de construcción,
que deben cumplir con minimizar los riesgos de las posibles
amenazas indicadas en la NTP ISO/IEC 17799, párrafo 7.2.1.d),
 Los registros empleados para mantener el ingreso y retiro de las

microformas y las condiciones ambientales de temperatura y
humedad relativa
 Registro de las condiciones ambientales de temperatura y

humedad relativa 20°C y entre 15% y 50% de Humedad Relativa
o los rangos establecidos por el fabricante del medio de soporte.
 Los microarchivos y los documentos digitales contenidos en ellos

son válidos para cualquier revisión de orden contable o
tributario, así como para los exámenes y auditorías, sean
públicas o privadas.
76
Almacenamiento
• La organización debe describir en un manual las características del
sistema de almacenamiento empleado incluyendo:
 La organización y funciones de los responsables de administrar
el sistema de almacenamiento,
 Las especificaciones técnicas de los materiales de construcción,
que deben cumplir con minimizar los riesgos de las posibles
amenazas indicadas en la NTP ISO/IEC 17799, párrafo 7.2.1.d),
 Las especificaciones del sistema, los elementos de control y las
medidas de seguridad aprobado por la organización para el
control del acceso de personas, para detectar riesgos de
incendio, inundación,
 Las especificaciones técnicas de los equipos de control del
medio ambiente,
 El certificado de calibración de los medios de medición de
temperatura y humedad relativa,
 Los registros empleados para mantener el ingreso y retiro de las
microformas y las condiciones ambientales de temperatura y
humedad relativa
77
Transmisión telemática
• Cuando el sistema de elaboración de
microformas incluya entre sus procesos la
transmisión electrónica a distancia entre
estaciones o líneas de producción tanto en
redes privadas o públicas, los procesos deben
estar protegidos con medidas de seguridad que
aseguren:
 La confidencialidad, integridad y disponibilidad de los
archivos,
 La no modificación de los formatos originales,
 La transmisión libre de interceptaciones entre la
estación emisora y la estación receptora
• Debe asegurar las transmisiones en redes LAN,

MAN y WAN
78
Eliminación de originales
• La organización debe establecer un procedimiento de
retiro del archivo físico y eliminación de documentos
originales, asegurando la intervención de los
representantes de la autoridad nacional en materia de
archivos y demás representantes que la legislación
aplicable exija de acuerdo al valor del documento
original.
• Se incluye el procedimiento de eliminación de archivos

electrónicos de la memoria de servidores o discos duros
que dieron origen a las imágenes correspondientes a los
documentos originales, hayan sido estos originales en
papel o digitalizados.
79
Procesos principales del sistema de elaboración de
microformas digitalizadas
80
NTP 7 Formatos del sistema
81
• La organización debe establecer los formatos requeridos para
asegurar el cumplimiento de los procedimientos propios de su
sistema de elaboración y almacenamiento de microformas.
• Los formatos deben ser impresos o documentos electrónicos en

formatos normalizados
82
NTP 8 Registros y archivos
83
• Los registros del sistema de producción de MFs
deben:
• Ser definidos, identificados y actualizados para asegurar la
efectividad de los controles acorde con los requisitos de
idoneidad técnica.
• En cada línea de producción, en la(s) entidad(es) de
intermediación digital y/o lugar(es) de almacenamiento de
MFs deben existir registros de:
• Las MFs producidas/almacenadas
• Los funcionarios de la fe pública
84
NTP 9 Evaluación del sistema
85
• Las organizaciones propietarias y las empresas de
servicios especializadas deben:
• Evaluar la efectividad del sistema por lo menos una vez al
año.
• Establecer el procedimiento de evaluación
• Evaluar la tecnología de la información y deben ser
efectuados por profesionales o auditores informáticos.
• Registrar el resultado de la evaluación.
• Evaluar la efectividad del sistema en caso cambios en las
tecnologías y la normatividad legal y técnica aplicable.
86
IX. Conclusiones
87
• La NTP 392.030-2:2005, establece requisitos de idoneidad
técnica, calidad y conservación de las MFs, que contienen
documentos, información y datos resultantes del sistema
de gestión documental particular de cada organización.
• El cumplimiento de las especificaciones contenidas en la

NTP y las normas de referencia, aseguran el logro de
niveles de calidad, confiabilidad y seguridad controlables
permitiendo la determinación, mantenimiento y mejora
de la efectividad del sistema de producción de MFs.
88
• Reúne los requisitos técnicos y de gestión para elaborar
microformas de calidad controlada, garantizando la
integridad, disponibilidad y confiabilidad de la información
procesada.
• Permite el uso de los recursos de la tecnología de la

información en el intercambio de la información entre redes
privadas o públicas dentro del marco de seguridad de la
información establecida en normas internacionales.
• No genera impedimento técnico a las transacciones

comerciales y es concordante con los lineamiento de la
Organización Mundial de Comercio
89
Valor legal de una microforma
• Una microforma tiene valor legal cuando:
• Es producida en líneas de producción con certificado de idoneidad de

conformidad con los requisitos de la NTP 392.030-2:2005
• En su proceso de micrograbación interviene un representante de la fe

pública
• Se almacena en un microarchivo que cumple con los requisitos de

conservación especificados en la NTP 392.030-2:2005, e interviene un
representante de la fe pública para la autenticación de las copias
impresas de las imágenes contenidas en una microforma
90
Muchas Gracias
Miguel Véliz Granados

mvelizg@yahoo.com.mx
999-854-047
91

CURSO DE FORMACIÓN DE FEDTARIOS Miguel

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NORMAS TÉCNICAS PERUANAS

Curso de Fedatarios TEMA:

• Otorgar reconocimiento de valor legal a los archivos conservados

• Aprovechar los adelantos de la tecnología en beneficio de actividades

III. ASPECTOS INTERNACIONALES QUE

• Son objeto de consulta interna y externa.

• Tienen valor histórico, valor de activo y/o

• Deben ser conservados por periodos establecidos

• DS Nº 009-92-JUS – 27 de junio 1992

• Ley Nº 26612 - 21 de mayo de 1996

• DL N° 827 – 05 de junio de 1996

• DS N° 002-98-ITINCI – 21 de febrero de 1998

• Ley N° 27269 – 28 de mayo de 2000

• RM N° 169-2000-JUS – 24 de junio de 2000

• DL N° 1030 - 24 de junio de 2008

• DS N° 052-2008-PCM – 19 de julio 2008

• Ley Nº 27291 - 24 de junio de 2000

• Ley N° 27419 – 06 de febrero 2001

• Ley N° 27658 – 30 de enero de 2002

• Ley N° 28186 - 05 de marzo de 2004

• Ley N° 27323 - 22 de julio de 2000

1) MICROFORMA: Imagen reducida y condensada, o

3) MICROGRABACIÓN: Proceso técnico por el cual se obtienen

• ISO 9000 – Directiva ISO/IEC 2

• Documento original: Para los propósitos de la presente norma.

NOTA: El término documento electrónico no se refiere únicamente a los documentos de texto

4.4.1 documentos de archivo (records): información

• El Tercero neutral debe poseer certificado de idoneidad

• Certificar el no repudio de origen y de recepción. El

• Documentar el procedimiento de preparación de

• Los documentos, información o datos electrónicos

• El software debe ser propiedad de la organización

• La organización debe establecer y mantener niveles

• Las organizaciones deben conservar y mantener

• La grabación debe proceder previa comprobación y registro

• Las microformas duplicadas, deben ser rotuladas como duplicadas;

• Para cada línea de producción y lugar de

• La organización debe mantener el registro y vigencia de los certificados

• La organización debe disponer el

 Los registros empleados para mantener el ingreso y retiro de las

 Registro de las condiciones ambientales de temperatura y

 Los microarchivos y los documentos digitales contenidos en ellos

• Debe asegurar las transmisiones en redes LAN,

• Se incluye el procedimiento de eliminación de archivos

• Los formatos deben ser impresos o documentos electrónicos en

• El cumplimiento de las especificaciones contenidas en la

• Permite el uso de los recursos de la tecnología de la

• No genera impedimento técnico a las transacciones

• Es producida en líneas de producción con certificado de idoneidad de

• En su proceso de micrograbación interviene un representante de la fe

• Se almacena en un microarchivo que cumple con los requisitos de

Miguel Véliz Granados

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