La organización documental, es el punto de

partida para lograr la eficacia en la función

de servicio de los archivos. Entenderemos
como tal el procedimiento intelectual y físico,
consistente en analizar, identificar y disponer
los documentos teniendo como eje central el
principio de procedencia y las actividades de
clasificación y ordenación.
El presente trabajo busca ser una herramienta
de consulta para todo estudiante que
acceda a él, le permita conocer, utilizar y
aplicar los procesos de organización y las
normas que los regulan, dentro del marco del
Programa de Gestión Documental.
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el
transcurso de su gestión.

Archivo de Gestión. Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución

a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas
oficinas u otras que las soliciten.

Archivo Central. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite y que siguen siendo
vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

Archivo Histórico. Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central que, por
decisión del Comité de Archivo debe conservarse permanentemente dado el valor que adquiere
para la investigación, la ciencia y la cultura.
Documento Esencial (Documento Vital). Es aquel necesario para el funcionamiento de un
organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las
funciones y actividades del mismo aún después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la
reconstrucción de la historia institucional.

Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que
permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Expediente. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y

funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

Foliación. Acción de numerar hojas.

Folio. Hoja.

Fondo. Es la totalidad de la documentación producida y recibida en una institución en el

desarrollo de sus funciones o actividades.
Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente
vigentes, que se completa sistemáticamente.

Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización

archivística.

Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido
al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los
generaban.

Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en
desarrollo de sus funciones o actividades.

Inventario. Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un

fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general,
analítico y preliminar.
Legajo. En los archivos históricos es el conjunto de documentos que forman una unidad
documental.

Organización de Archivos. Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es

la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

Organización de Documentos. Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de

acciones orientadas a clasificar, ordenar y describir los documentos de una entidad, como parte
integral de los procesos archivísticos.

Original. Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.

Pieza documental. Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser
consideradas documento. Pueden ser ejemplos de piezas documentales entre otros un acta, un
oficio, un informe.
Principio de Orden Original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se
establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que
los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.
Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se
establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse
con los de otras.

Sección. Está identificada como la Dirección General, oficina o dependencia de primer nivel
jerárquico, según la ubicación en el organigrama de cada entidad.

Sub-sección. Es una subdivisión de la sección integrada por el conjunto de documentos generales, en

razón de esa subdivisión orgánico-funcional; por ejemplo, sección: Subdirección de Gestión
Corporativa; sub-sección: Área de Talento Humano.

Serie. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos procedentes de un

mismo órgano o sujeto productor como resultado de sus funciones específicas.
Sub-serie. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e
identifican en forma separada del conjunto de la serie, por los tipos documentales que varían de
acuerdo con el trámite de cada asunto.

Tablas de Retención Documental. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales,

producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

Tipos Documentales. Es aquella unidad documental simple que reúne todas las características
necesarias para ser considerada como documento, que produce y/o recibe una unidad
administrativa y que van a conformar los expedientes; éstos a su vez integran la respectiva serie
documental; ejemplo: factura, póliza, etc.

Unidad documental. Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización

documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo
documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente.
 Se puede entender como el proceso donde se desarrolla un
conjunto de gestiones orientadas hacia la Clasificación , la
Ordenación y la Descripción de documentos en una empresa o
institución, sea pública o privada.

Es el eje fundamental de los métodos archivísticos, ya que permite

la integración de la gestión documental, la cual se encarga de
ubicar de manera física los documentos según las relativas series y
subseries, a partir del orden preliminarmente establecido.

veamos la siguiente imagen…..

VS.
 Principio fundamental de
la archivística que establece que los documentos
producidos por una institución u organismo no
deben mezclarse con los de otros.

Derivados del principio de procedencia son:

establece
que la clasificación interna de un fondo debe
responder a la organización y competencias de la
institución un organismo productor.

establece
que no se debe alterar la organización dada al
fondo por la institución u organismo productor, ya
que ésta debe reflejar sus actividades, reguladas
por el procedimiento administrativo.
 El proceso de
la organización de los
documentos,
tiene como fin la localización
vertiginosa y segura de la
información buscada,
así como la conservación
de los documentos.

Para lograr este objetivo , en la organización documental

intervienen los siguientes 3 procesos……
El primer proceso importante denominado
CLASIFICACIÓN, consiste en agrupar los
documentos bajo conceptos que reflejan
las funciones generales y las
actividades concretas de las
organizaciones, dentro de una estructura
jerárquica y lógica.
Es un “Proceso archivístico mediante el cual se
identifican y establecen las series que componen
cada agrupación documental (fondo, sección y
subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-
funcional de la entidad”.
Son actividades de la Clasificación:

 Identificación de unidades administrativas y funcionales.

 Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la
dependencia.
 Conformación de series y subseries documentales.
 Identificación de tipos documentales de la tabla de retención yo
valoración y de los documentos de apoyo.
 Control en el tratamiento y organización de los documentos.
 La clasificación comienza
determinando la
agrupación documental
más grande (fondo) y
finaliza determinando las
más pequeñas (series
documentales con los tipos
documentales que la
conforman).
 Se determinan las unidades administrativas y las
funciones que éstas deben cumplir. En este orden
de ideas, el final del proceso de clasificación es la
conformación de las series (o subseries si es el caso),
las cuales pertenecen a una unidad administrativa
(ubicada en una estructura institucional), que a su
vez ejecuta funciones asignadas.
 Toda estructura tiene un esquema, generalmente jerárquico, cuyos
requisitos son:

• Se elaborará para apoyar a la organización en cuestión;

• Permitirá que se asignen números o códigos de referencia a cada
pieza que requiera ser clasificada;
• Estará plenamente documentado de modo que las reglas, la
estructura y el vocabulario;
• Usados para clasificar los documentos sean constantes y precisos;
• Se mantendrá actualizado y flexible para denotar los cambios en las
funciones y las actividades.
 …Se estudian
jerarquías, se
LA CLASIFICACIÓN ES determinan series
UNA LABOR INTELECTUAL, DONDE… y se plantean
agrupaciones, a
nivel informativo y
netamente físico
La aplicación de la clasificación da origen al siguiente
conjunto de agrupaciones documentales relacionadas
jerárquicamente entre sí:

• Fondo documental
• Subfondo o Sección de Fondo
• Serie documental
• Unidad documental compuesta o Expediente
• Unidad documental simple
La simplicidad o complejidad de niveles y número
de agrupaciones documentales de un fondo,
dependerá del tamaño y de la menor o mayor
complejidad orgánica y funcional de la institución
de que procede.
 veamos un ejemplo
de un esquema u
organigrama…..

La simplicidad o complejidad
de niveles y número de
agrupaciones documentales
de un fondo, dependerá del
tamaño y de la menor o
mayor complejidad orgánica
y funcional de la institución de
que procede.
 Y DONDE TERMINA UNO
EMPIEZA EL OTRO.

DE LAS SERIES PRODUCIDAS EN

LA CLASIFICACIÓN
PASAMOS
AL PROCESO DE ORDENACIÓN

VEÁMOSLO…..
La ordenación es el proceso mediante el cual se da
disposición física a los documentos. Dicho de otra manera,
la ordenación determina qué documento va primero y
cuáles van después, es decir, es el proceso mediante el
cual se unen y relacionan las unidades documentales de
una serie, así como los tipos documentales al interior de los
expedientes según un criterio predeterminado.
En este proceso se realizan las
siguientes actividades:
 Según las actividades diarias y el proceso que cada
dependencia desarrolla, deberá agrupar y relacionar los
documentos del proceso según se hayan originado.
 Esta ordenación se deberá realizar de forma cronológica siendo
el documento de fecha más antigua de producción el primer
documento que se encontrará al abrir la carpeta y el de fecha
más reciente se encontrará al final de la misma. Esta
organización es el reflejo vivo de la producción documental,
pues se mantiene el orden natural de producción.
Ordene al interior de cada uno de las unidades
documentales (asuntos) los diferentes tipos
documentales.
Tenga en cuenta su fecha de producción o de
trámite y manteniendo la estructura que tuvo.
Los expedientes (Historias Laborales, Procesos Jurídicos, etc.) son
unidades archivísticas en las que se reúne el conjunto de
documentos relacionados con un mismo asunto que sirven como
antecedente y fundamento de la actuación administrativa, los
cuales se deben organizar sucesivamente en el orden en que se
producen las actuaciones administrativas que dan lugar a su
producción.

LAS HISTORIAS LABORALES, deben ordenarse según los

criterios descritos en la Circular No. 004 DE 2003 del
Departamento Administrativo de la Función Pública y el
Archivo General de la Nación.
Algunos ejemplos de este tipo de documentos son los decretos, manuales, resoluciones,
instructivos, leyes, entre otros; que por la información que reside, incide en el
desempeño de funciones específicas de las tareas administrativas.

Éstos pueden ser creados por la misma entidad o de otra,

de las instituciones ni se trasladan al Archivo Central, por ser de
carácter externo.

Los documentos de apoyo se organizan en orden alfabético y luego de efectuar su

función, , apoyado por personal delegado, dejando
constancia soportada.
El proceso de ordenación se
puede realizar de tres
maneras: alfabética,
cronológica y numérica, las
cuales se explicarán a
continuación.
Se utiliza para los expedientes o
documentos relativos a personas y
a entidades públicas y privadas.
Es decir, series como expedientes
personales, correspondencia,
temático, entre otras.
Su desempeño puede ser
secuencial o jerárquico.
 Noviembre 18 5

Octubre 25 4

Junio 02 3

Febrero 15 2 Su principal función se fundamenta en

Enero 22 1 la fecha de los documentos;
empezando con el año, luego mes y
Bogotá, enero22 de 20

Doctor
CARLOS CARRILLO

día. Este procedimiento se aplica para

Presidente
FONDO NACIONAL DE

Carpeta No.__________
Respetado Doctor

DIRECCION GENERAL

documentos financieros o en los que se

Atyentamente
Con el fin
Padarjj INFORMES
jhaf0

Informes de Gestión

Fechas Extremas:
Folios: 155
2000/ 12/ 12 2006/ 12/ 12
debe vigilar plazos como por ejemplo,
registros de entrada, presupuestos,
actas, diarios, memorias, entre otros.
Se trata de adjuntar a cada expediente o
documento un número de manera
consecutiva, el cual busca servir de
elemento localizador. Para el desarrollo
de este sistema se debe elaborar una
base de datos complementaria de las
personas, asuntos, entidades públicas y
privadas o lugares, de tal manera que se
tenga acceso a su localización al
momento de la búsqueda de los
documentos.
La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar :

La ubicación correcta de los documentos es aquella

que respeta el principio de orden original, es decir, que esté de acuerdo con
los trámites que dieron lugar a su producción. El número uno (1) corresponde al
primer folio del documento que dio inicio al trámite, en consecuencia
corresponde a la fecha más antigua.

La depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios

en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina. En
fondos acumulados, se hará igualmente depuración.
 LUEGO DE
CLASIFICAR Y ORDENAR
LOS DOCUMENTOS
…¿QUÉ PASO SIGUE?
VEÁMOSLO…..
La descripción documental es el proceso por el cual se analiza los
documentos de archivo, con el fin de que permitan su
identificación, localización y recuperación dentro del Archivo de
Gestión, en el Archivo Central o en el Archivo Histórico.
Dicho proceso se hace con la ayuda de la
normatividad que rige la Descripción Documental que
es ISAD-G (Norma Internacional general de Descripción
Archivística), la cual constituye la elaboración a nivel
general de descripciones archivísticas que debe
aplicarse en conjunto con la norma nacional NTC 4095
de ICONTEC.
Las acciones que se realizan para la descripción
documental son las siguientes:

 Análisis de información y extracción de contenido.

 Diseño de instrumentos de recuperación como guías,

inventarios, catálogos e índices.

 Actualización permanente de instrumentos.

La elección del instrumento que se elabora estará en
función de:
• las necesidades de la organización
• los tipos de usuarios
• el nivel de descripción: esto es, si se quiere describir
un conjunto de archivos, todo un archivo o una
sección (recordemos que las principales
subdivisiones de un archivo son: fondo, sección,
serie, unidad documental).
Aunque depende de las necesidades propias
de cada archivo, los campos más comunes
que forman la base de datos de inventario son:
 Fondo
 Código de clasificación-nivel de
clasificación
 Fechas extremas, nombre de la serie
 Tipo documental Veamos
 Descripción un ejemplo
 signatura. de un
inventario
 Se puede decir que la organización es un resultado, producto de realizar
adecuadamente, en primer lugar, la clasificación y, en seguida, la
ordenación. Si no se dan los procesos de manera complementaria se debe
afirmar que no hay una adecuada organización, pues se pueden tener o
custodiar archivos bien clasificados pero mal ordenados.
 Los procesos descriptivos permiten establecer los controles intelectuales
necesarios para que las descripciones fiables, auténticas, significativas y
accesibles puedan mantenerse a través del tiempo.
 La falta de criterios archivísticos en el manejo de la información genera
una baja productividad en la organización, eleva costos, tanto de
mantenimiento como de espacios e incrementa los riesgos de perdida de
información.
 Hay un nexo entre la labor intelectual de la organización y su reflejo en los
fondos, entendidos estos como espacios o zonas donde se organizan los
archivos. En este sentido, donde la teoría y la práctica se encuentran, no
es posible tener un adecuado orden si no se crean un plan de acción por
parte de los funcionarios, desde las distintas áreas, que respondan a las
necesidades administrativas de la entidad.
 La institución, considerada como sistema complejo, posee características
de transformación en el tiempo. Por esta razón, los métodos de
organización deben innovarse, adecuándose a las exigencias sociales,
aprovechando los recursos tecnológicos, económicos, políticos e
intelectuales de las nuevas generaciones, no sólo para responder a las
necesidades de la organización, sino de toda una disciplina.
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Colombia. Tomado de http://190.26.215.130/?idcategoria=2329
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Fernández Gil, P.(1999). Manual de organización de archivos de gestión en las
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Gavilán, C. M., 2009. Descripción archivística: guías, inventarios, catálogos e
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pULd1rR9GuiD_jd7n8VRQ&v=NK3bCeHNwSE
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https://www.youtube.com/watch?v=31azL3Jisyk
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