POC ASI : réunion de

lancement
28 novembre 2017
DTPP Support et accompagnement au changement
 Objectifs de la réunion

Objectifs • Présenter la démarche du POC ASI

Ordre du • Rappel du contexte et de l’objectif

jour • Démarche détaillée et outils associés
• Equipe projet, rôles et responsabilités
• Besoin d’accès aux données
• Planning des sprints

28/11/2017 DTPP Support et accompagnement au changement

2
Rappel du contexte et de l’objectif

3
 Le cadrage de l’expérimentation « d’accès simplifié à l’information » s’est
effectué en parallèle de l’acculturation sur les technologies d’IA

Octobre 2017
2 9 16 23 + 4 vidéos ( petits
déjeuners et ½ journée
de rencontre) : une
6 évènements d’acculturation : acculturation accessible à
Acculturation 3 petits déjeuners, 1 évènement COMEX, 1 évènement tous les collaborateurs de
technologie et ½ journée de rencontres la MNT

Challenge de l’Intelligence Artificielle 9 corners et 7 start-up à

Approfondissement
la demi-journée de
Idéation & des cas d’usage rencontre
co-construction
Plan de mise
en œuvre
4 thématiques creusées
par 23 collaborateurs
Cadrage expérimentation « ASI » lors du Challenge de l’IA
Expérimentation de demain

Communication interne pour une diffusion et un partage

à toute l’entreprise
28/11/2017 DTPP Support et accompagnement au changement
4
Usage choisi : simplifier la recherche d’information et de documents sur
l’Intranet et le Commun

7 directions / 11
départements
interviewés

4/10 24/10 13/11

Réunion de lancement Entretiens Atelier de restitution Réunion de faisabilité
technique avec la DSI

➢ La complexité voire l’impossibilité d’accès aux fichiers sur l’Intranet et le Commun (serveur de
fichiers partagé) a été remontée par un grand nombre des utilisateurs

➢ Les recherches sur l’intranet et le commun sont très fréquentes, avec des usages variés
selon les directions & métiers.

➢ La mise en place d’un moteur de recherche “intelligent” serait donc source de valeur ajoutée
pour de nombreux utilisateurs.

➢ Usage choisi : simplifier la recherche d’information et de documents sur l’Intranet et le

Commun

28/11/2017 DTPP Support et accompagnement au changement

5
Objectifs du POC ASI

➢ Expérimenter une solution s’appuyant sur des composants « open source » répondant
aux besoins d’un accès simplifié à l’information sur l’Intranet et le Commun

➢ Mettre en place les briques nécessaires pour répondre aux enjeux d’expérience utilisateur

- moteur de suggestion

- classification “intelligente”: indexation automatisée et mise en place d’une

fonctionnalité “auto-apprenante” (capture de données qui permettra à terme de
déployer une classification selon les usages via du Machine Learning)

➢ Démontrer la capacité de la solution à gérer les droits d’accès aux fichiers

➢ Accompagner l’équipe DDSI à maîtriser ces technologies pour un déploiement autonome de la

solution

Par ailleurs, une réflexion sur l’intégration de fonctions cognitives dans les parcours sera menée.

28/11/2017 DTPP Support et accompagnement au changement

6
Démarche et outils associés

7
Planning prévisionnel

Novembre 2017 Décembre 2017 Janvier 2018

20 27 4 11 18 25 1 8 15 22 29

Configuration de Indexation Tests &

moteur de
amélioration de
recherche et
Construction de l’interface configuration
d’indexation

Réunion de Accès à une Restitution Restitution Restitution

Lancement base Sprint 1 Sprint 2 Finale
documentaire

28/11/2017 DTPP Support et accompagnement au changement

8
 Démarche pour l’expérimentation de l’accès simplifié à l’information
Nous vous proposons d’utiliser le moteur elastic search complété de composants opensource afin de construire un moteur de recherche
intelligent.
Configuration
Configuration de moteur de
recherche et d’indexation
fscrawler
word2vec
• Accès à une base documentaire
• Configuration d’elastic search :
dimensionnement et connectivité,
auto-complétion
• Intégration du dictionnaire de
synonymes
• Configuration d’un moteur
d’indexation : gestion de types de
documents, connectivité amont et
aval
28/11/2017
Construction
Indexation
fscrawler
Construction de l’interface
searchkit
• Génération automatique de l’indexation
avec fscrawler
✓ Indexation des meta data (date de
création, date de modification,
auteur…)
✓ Indexation des contenus
• Construction de l’interface de recherche
et de présentation de résultats avec
Searchkit
• Accès à l’interface de recherche depuis
le SI MNT : connectivité et droit d’accès
DTPP Support et accompagnement au changement
Test & amélioration
Tests & amélioration de
configuration
• Tests avec les utilisateurs (30 min de test
de l’ancien et le nouveau moteur de
recherche par utilisateur) : observation
des requêtes passées, des résultats et
de la satisfaction
• Amélioration de configuration pour rendre
les résultats de recherche plus
pertinentes
• Plan de déploiement : les étapes à
prévoir pour un déploiement ultérieur
9
Solutions et outils associés

word2vec

Algorithme pour moteur de l’indexation

identifier les et de recherche
synonymes dans un
contexte métier

fscrawler searchkit

indexation des interface de recherche

contenus des fichiers facilement intégré au
(ppt, pdf, word,...) elastic search
dans elastic search

28/11/2017 DTPP Support et accompagnement au changement

10
Equipe projet, rôles et responsabilités

11
Organisation du POC

Rôles de l’équipe projet cœur

L’équipe de la MNT et LJN travaillent en collaboration dans l'optique de
rendre l’équipe MNT autonome dans le déploiement de la solution

MNT La Javaness
• Mise à disposition des bases • Mise en œuvre du moteur de recherche
documentaires qui feront l’objet de “intelligent”
l’expérimentation • Construction de l’interface
• Validation de la configuration de moteur de • Organisation des tests avec les utilisateurs
recherche
• Co-construction du plan de déploiement
• Activation de l’accès à l’interface de
recherche depuis le SI MNT
• Tests utilisateurs
• Co-construction du plan de déploiement

28/11/2017 DTPP Support et accompagnement au changement

12
Organisation du POC

Personnes mobilisées

Équipe projet cœur

• Joël ROLLAND, Responsable du département Exploitation
• Daniel WOZNIAK, Responsable du Département Infrastructure et de la
Sécurité des Systèmes d’Information
• Bruno Guimaraes, expert IT La Javaness
• Phi Hung Le, expert data La Javaness
Pilotage et accompagnement
• Alexandre Martinelli, responsable du projet La Javaness
• Lu WANG, chef de projet La Javaness
• Stephanie DE-SILVESTRE, DTPP
• Rachid ZINOUNE, DTPP
Utilisateurs métiers pour le test
• Représentants des métiers mobilisés au phase de cadrage

28/11/2017 DTPP Support et accompagnement au changement

13
Besoin d’accès aux données

14
Périmètre des informations

Parmi les types d’usages remontés par les utilisateurs, nous proposons un périmètre délimité des recherches
pour l’expérimentation :

Sur l’Intranet Sur le Commun

• Documents RH : informations pratiques CE /
CA, …
• Documents en lien avec le droit du travail :
accords et conventions d’entreprise, …
• Documents transversaux : projets
d’entreprise, présentations institutionnelles de
la MNT, …
• Notices d’information (contrats prévoyance),
bulletins d’adhésion (prévoyance et santé),
barème des cotisations prévoyance
• Eléments fonctionnels : lexique, …
• Chiffres clés sur la MNT : effectifs, …
• Agences (adresses)
• Chiffres clés : effectifs par collectivité,
résultats santé et prévoyance
• Tarificateur
• Appel d’offres, mises en concurrence,
réponses, …
• Tout ce qui concerne une collectivité : ce
qu’on sait déjà sur elle, ce qu’on a déjà
répondu, qui est responsable à la MNT

28/11/2017 DTPP Support et accompagnement au changement

15
 Questions techniques (1/2)
Questions technologiques sur l’intranet et le Commun
•Quels sont les formats des documents concernés ? documents Office (pour 75%), 8.7% de fichiers mails .msg sur le serveur Bureautique, 100%
documents Office sur l’INTRANET. OK
•Où et comment sont stockés les documents ? les documents sont stockés dans le site SharePoint INTRANET, ou sur un partage réseau. OK
•Comment est effectuée la recherche ? quelle architecture sous-jacente ? nous utilisons la recherche propre a SharePoint, ou recherche via l’explorateur
Windows. OK
•Comment se présentent les résultats de recherche ? la recherche s’intègre dans l’affichage du site Intranet
Exemple :

Sur les communs la recherche s’affiche dans le l’explorateur Windows.

OK

•Volumétrie de données : combien de fichiers, tailles de l’ensemble des fichiers ?

ol’ensemble du site Sharepoint Online INTRANTE fait 16.78Go
osur les communs :
1.870 GB pour le réseau MNT
2.3.4TB pour les communs MNT.
OK
28/11/2017 DTPP Support et accompagnement au changement
16
 Questions techniques (2/2)

Questions technologiques sur l’intranet et le Commun

•Comment pouvons-nous accéder aux données ?

oPossibilité de télécharger les fichiers au périmètre du POC / tous les fichiers en batch ? nous pouvons prendre un échantillon de
notre serveur Bureautique.
Comment accèdera-t-on aux 3,4TB de données nativement ?

oQuelle version de SharePoint ? Quelles API disponibles ? Nous utilisons SharePoint Online, vous pouvez utiliser l’API graph,
nous créerons une application sur Office 365 afin que vous puissiez accéder a API graph.
OK, reste à definir le séquencement des actions et les responsabilités des programmes (évènementiel? batch?)

Droit d’accès
•Comment sont définis les droits d’accès aux documents sur l’Intranet et sur le Commun ?
Un partage + sécurité NTFS -> groupe commençant par GS-XXXX-RW (accès en écriture) ou GS-XXXX-RO (lecture seule), les
groupes GS contiennent des groupe GT-XXXX qui contiennent des utilisateurs .
Coté Intranet, ce sont des groupes GT-XXXX qui contiennent des utilisateurs
OK

Accès à l’interface de recherche depuis le SI MNT

•Comment accède-t-on à l’interface de recherche depuis le SI MNT ?
oDepuis l’intranet ou depuis l’explorateur Windows
OK pour exposer une API de recherche?

28/11/2017 DTPP Support et accompagnement au changement

17
Appendices

18
 Les entretiens réalisés

Nom / Prénom Fonction Direction

DECROIX Nicolas Responsable national d’activité Direction de la Gestion Cotisations / recouvrement
EVAIN Solene Charge de mission Direction de la Communication / Vie militante
GOUTEUX Jean-François Directeur
Direction Assurances et Services OSP
SAHORES Arnaud Chef de produits
GARDE Loic Architecte h/f DDSI Architecture et données d’entreprise
BENJELLOUN Salima Formateur régional relation adhèrent DRD Relation Adhérent
DOZOL Damien Responsable de la marque en ligne Direction de la Communication / Contenus éditoriaux
TABET Youri Charge de mission Direction de la Communication / Affaires institutionnelles
VRILLON Valerie Responsable communication interne & RSE DRHT / Communication interne RSE
GOLTRANT Zineb Responsable Contrôle et qualité Direction de la Gestion
MEZRHAB Badr
Chargé d’études / Décisionnel Direction de l’Actuariat
DEMMANE Naoual
LEXCELLENT Catherine Chargée de mission Direction du Réseau et Développement

7 directions / 11
départements
interviewés

+ Réunion sur l’existence et la qualité des données

+ Réunion de présentation croisée avec le projet « chatbot »
28/11/2017 DTPP Support et accompagnement au changement
19
Choisir un cas d’usage pour l’expérimentation : critères de sélection

➢ Le cas d’usage sélectionné doit présenter une complexité pour l’utilisateur dans sa situation
actuelle, et sa résolution doit permettre une réduction du nombre d’étapes pour arriver au
résultat attendu

➢ Le cas d’usage choisi doit avoir une valeur ajoutée forte pour les métiers / les élus

➢ Le cas d’usage doit être transversal et concerner le maximum d’Utilisateurs / Elus

➢ Pour que le cas d’usage permette d’expérimenter une Intelligence Artificielle qui personnalise les
résultats par utilisateur il faut un cas d’usage fréquemment utilisé

➢ Le problème ne doit pas être un problème d’organisation ou de mode de fonctionnement

28/11/2017 DTPP Support et accompagnement au changement

20
 Focus sur les difficultés rencontrés sur l’Intranet et le Commun

➢ « Le moteur de recherche de l’intranet est très compliqué d’utilisation »

➢ « Les recherches sont très longues »

➢ « La recherche par mot clé est presque impossible »

➢ « La pertinence des résultats est limitée » / « Les résultats ne sont pas fiables »

➢ « Les documents sont difficiles à différencier : il faut cliquer sur chaque document avant de
parvenir à identifier celui qui nous intéresse »

➢ « Je joue sur mon relationnel pour trouver les documents, je dépends donc des autres pour me
procurer l’information que je cherche : c’est un danger »

La recherche des documents sur l’Intranet et le Commun est jugée inefficace, peu fiable et compliquée.
Elle est en conséquence peu utilisée et oblige l’utilisateur à employer des moyens de contournements
chronophages. Trop souvent, la recherche d’un document mène à une impasse.

28/11/2017 DTPP Support et accompagnement au changement

21