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Leonardo Silva
Franco
¿QUÉ ES UN PROCESO?
+
PROVEEDOR
+ + + Entrega
Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Etapa 4 al
+ + + Cliente
+
RESU
LTAD
DEL
PRO OS
CESO
La aplicación de un sistema de
procesos dentro de la organización,
junto con la identificación e
interacciones de estos procesos, así
como su gestión, puede denominarse
“enfoque basado en procesos”.
requisitos,
La necesidad de considerar los procesos en
mediciones objetivas.
Ing. Leonardo Silva
Franco
LA ORGANIZACIÓN Y LOS PROCESOS
Jefe Ejecutivo
Solicitud
del
cliente Despacho
del
Pedido
MACROPROCESO
SUBPROCESO
PROCESO
Actividades
Tareas
Controles
Recursos
•Procesos estratégicos
•Procesos Operativos
•Procesos de apoyo
•Procesos de Producción
•Procesos Administrativos
•Procesos Financieros
•Procesos de Comercialización y Ventas
•Procesos de Recursos Humanos, etc.
FRAGMENTADOS INVISIBLES
RESULTADOS
SIN SIN
NOMBRE DUEÑO
POBRES
FUERA DE NO
CONTROL DOCUMENTADOS
4. Mejorar el
1. Entender y
proceso
documentar
el Proceso
3. Controlar el
proceso 2. Medir el Proceso
•Errores
•Reprocesos
•Problemas
•Paradigmas o supuestos que
retrasan al Proceso
Descripción de actividades
BODEGA
TALLER
EJECUCION DE O/T
TALLER EXTERN0
TRABAJOS
SOLICITUD TERCEROS FACTURA
alimentar elevador 1 1
1
tolva de almacenamiento
control de paso 1
2
plastico para fundas
2
mesa giratoria
cosido de sacos 4
Almacenamientos
Desplazamientos
(Indique que es lo que se hace, Observaciones
Inspecciones
Operaciones
Quién lo hace)
Demoras
Cantidad
Pasos
Franco
REPRESENTACION DE PROCESOS
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ORDENES DE TRABAJO EXTERNAS
TALLER
SUPERVISOR DIRECTOR SECRETARIA CONTRATOS SUBGERENTE
EXTERNO
COTIZACION Y
O/TRABAJO PROCESO
SELECCION DE No
INTERNA CONTRATOS
TALLER
Yes
TRABAJO CONTRATO
EXTERNO? VIGENTE?
EMITE
No Yes O/T EXTERNA
TERMINA
PROCESO
O/T
1
APRUEBA APRUEBA
O/T EXTERNA O/T EXTERNA
RECIBE
O/T EXTERNA
INGRESA
RECIBE Y FIRMA AUTORIZA
REALIZA FACTURA PARA
CONFORMIDAD PAGO
TRABAJO PAGO
EMITE TERMINA
FACTURA PROCESO
INDICADORES
Representación cuantificada de una
información
BENEFICIOS
•Guiar la toma de decisiones
•Proporcionar bases para fijar metas y evaluar el
desempeño
•Promover la eficiencia y la satisfacción del cliente
•Identificar oportunidades para mejorar la
productividad y la rentabilidad.
•Poder comparar nuestra gestión con otros
(Benchmarking)
Ing. Leonardo Silva
Franco
MEDICION DE PROCESOS
SATISFACCION
DEL CLIENTE
EFICACIA
Desperdicio
Tiempo
EFICIENCIA
Costos
Uso de los recursos
ADAPTABILIDAD
CAMBIO Y FLEXIBILIDAD
Ing. Leonardo Silva
Franco
MEDICION DE PROCESOS
MEDIDAS DE EFICACIA
Grado hasta el cual los outputs del
proceso satisfacen las necesidades y
expectativas de sus clientes.
•Apariencia
•Puntualidad
•Exactitud
•Rendimiento
•Costos
•Confiabilidad
Ing. Leonardo Silva
•Durabilidad
Franco
MEDICION DE PROCESOS
MEDIDAS DE EFICIENCIA
Grado hasta el cual los recursos del
proceso se minimizan y se eliminan los
desperdicios, errores, piezas
defectuosas, retrasos, etc. en la
búsqueda de la eficacia.
•Tiempo de procesamiento
•Recursos utilizados por unidad de output
•Costo por unidad de output
•Porcentaje de tiempo con valor agregado
•Tiempo de espera
Ing. Leonardo Silva
Franco
MEDICION DE PROCESOS
MEDIDAS DE ADAPTABILIDAD
Flexibilidad del proceso para adaptarse y
exceder en la satisfacción de las
necesidades y expectativas actuales y
futuras de los clientes.
Para ello las empresas deben facultar a las
personas para tener iniciativa y tomar
determinadas acciones ante los problemas
de los clientes.
INDICADORES DE DESEMPEÑO
Actividades y actores
•No. de de Pasos Totales
•No. de Actores Involucrados
•No. de Niveles Organizacionales
•No. de Pasos Laterales
•No. de Actividades de Valor Agregado y de no Valor Agregado
•Pareto de Actividades por Tipo y por actor
Tiempo Documentos
•Tiempo de ciclo del Proceso •No. Documentos del Proceso
•Tiempo efectivo de Proceso
Ing. Leonardo Silva
Franco
MEDICION DE PROCESOS
INDICADORES DE GESTION
•Indicadores Financieros
•Indicadores de Producción y Productividad
•Indicadores de Recursos Humanos
•Indicadores de Calidad
INDICADORES DE GESTION
¿Cómo expresarlos?
Proporción o porcentaje
Relación producto – insumos
Relación cantidad - referencia
Ejemplos:
•Retorno de la inversión
•Unidades defectuosas por lote
•Promedio Horas extra por trabajador
•Toneladas de producción agrícola por
hectárea
•% de clientes satisfechos
•Tiempo de entrega de pedidos
Ing. Leonardo
•% deSilva
desperdicios
Franco
MEDICION DE PROCESOS
¿QUE ES CONTROL?
MEJORAR
INSPECCIONAR
CHEQUEAR
SUPERVISAR
GOBERNAR
FORZAR
MANTENER
Ciclo de Control de Procesos
Control de Procesos
OBJETIVO:
•Implementar un sistema de control que permita la
obtención de los objetivos y el mejoramiento continuo
del proceso.
ACTIVIDADES:
•Comparar indicadores con estándares o metas
•Establecer un sistema de retroalimentación
•Auditar el proceso periódicamente
•Evaluar impacto de cambios
Planificar el trabajo,
P definir objetivos, recursos,
A P métodos.
H Realizar el trabajo
V H Emprender acciones
A correctivas y preventivas
SISTEMAS
ACTIVIDADES 6 INFRAESTRUCTURA CONTABILIDAD
DE APOYO PLANIFICACION
ACTIVIDADES 1 2 3 4 5
PRINCIPALES
+ +
+ +
+ +
+ + OUTPUT
+ + ANALISIS DEL
VALOR
SI Necesaria para
generar el
NO AGREGADO
output?
Contribuye a las funciones
Contribuye a los de la empresa
requerimientos NO
del cliente
SI SI NO
Valor agregado Valor agregado Sin valor
real para la empresa agregado
Análisis de Valor
Agregado
A P
V H PROCESO DE
ESTANDARIZACION MEJORA CONTINUA
Quién Qué
Donde Cómo
Por qué Cuando
Ciclo de
Mantenimiento
ACTUAR
PLANEAR HACER VERIFICAR Mantenerse
así
SEGUIMIENTO
Ciclo de Correción
ACTUAR
Acción
Correctiva IDEAS
ACTUAR ACTUAR
Acción
Preventiva Mejora
Ciclo de
Mejoramiento
Mejoramiento de Procesos
OBJETIVO:
•Mejorar la calidad, la productividad y la adaptabilidad del
proceso
ACTIVIDADES:
•Identificación de oportunidades de mejoramiento
•Aplicación de técnicas para optimización de procesos
•Análisis costo – beneficio
•Implementación de soluciones