Professional Documents
Culture Documents
R ingeniería y servicio”
Solución de calidad a sus necesidades ..!
ANÁLISIS DE CONTROL INTERNO
Integrantes:Anaís
: Barrios
Tamara Flores
Daniela Gonzáles
Heisleynn
Villablanca
Constanza
Espinoza
INTRODUCCIÓN
No existe un control en las existencia que posee la empresa, tampoco un documento que
registre la entrada y salidas de estas.
La empresa no tiene un breve conocimiento del efectivo que podría tener más adelante
(no hace presupuestos de flujo caja), lo que aumenta la probabilidad de atrasar el pago de
la compras.
MANUAL DE PROCEDIMIENTO ÁREA DE COMPRAS
ALCANCE
La formación del siguiente manual es para la empresa GR, Ingeniería y Servicios. Este será
usado por el área encargada de realizar las compras de materiales e insumos, así como
también llevar un mejor control de bodega.
POLÍTICAS DE COMPRAS
Los funcionarios responsables del proceso deben contar con un manual de funciones y
responsabilidades en el cual se definan sus responsabilidades, jefe directo e indicadores de
desempeño.
El nivel autorizado de cada una de las áreas de la compañía, realiza la solicitud de pedido en el
sistema de información, la cual debe venir debidamente autorizada por el responsable del área.
El sistema de información debe validar si el área cuenta con partida presupuestal para incurrir en
gastos, si no se cuenta con el control automático el área de compras debe verificar las partidas
presupuestales y solicitar las autorizaciones pertinentes, por otra parte la compañía debe realizar
un control periódico del presupuesto asignado a cada una de las áreas de la compañía.
La compañía debe definir las políticas y procedimientos para el proceso de selección y aprobación
de proveedores y prestadores de servicio
Definir un comité de compras encargado de evaluar las compras críticas de la compañía
categorizadas de acuerdo al monto y tipo de compra, este comité debe identificar los funcionarios
que lo conforman, responsabilidades, niveles de autorización, periodicidad de sus reuniones y
plasmar las decisiones tomadas en un acta de comité de compras.
POLÍTICAS DE COMPRAS
Las actividades de evaluación de propuestas y selección de proveedores debe ser
realizada por un área y funcionario independiente del área que solicita el servicio y se
debe documentar y custodiar los documentos soportes del proceso.
La compañía debe contar con personal responsable de custodiar los contratos y
garantías, así como hacerle seguimiento a los vencimientos.
La compañía debe definir una política de pagos a proveedores y prestadores de servicio,
la cual considere:
Plazos de pago
Anticipos (tipo de compra y/o servicios y valor del anticipo)
Niveles de autorización para pagos anticipados.
POLÍTICAS DE COMPRAS
El sistema debe validar automáticamente que para el registro de la factura de compra
y/o servicio, se requiera una orden de compra debidamente autorizada y con la
aprobación de la aceptación del servicio y/o bien, de igual manera el sistema debe
validar que el valor de la factura no supere el valor de la orden de compra.
Periódicamente el área financiera debe conciliar los saldos por pagar a terceros,
validando antigüedad del saldo, registros contables y valor.
Periódicamente el área de compras debe evaluar el mercado para las compras y
servicios estratégicos y/o recurrentes, con el objetivo de verificar los precios,
experiencia, calidad y/o servicio más favorable para la compañía.
Contar con un mecanismo de evaluación de proveedores (indicadores), considerando
calidad, oportunidad, servicio, noticias recientes, conflictos de interés, entre otros.
Los productos que se reciban por compras eventuales, pasarán directamente a la
unidad solicitante, dejando un registro inmediato por parte del supervisor para luego
analizar las partidas contables.
DIAGRAMA DE FLUJO-
ACTUAL
COMPRA ME MATERIA PRIMA
EN GRAN CANITDAD
DIAGRAMA DE FLUJO-
MEJORADO
COMPRAS EN GRAN
VOLUMEN
ACTIVIDADES DE CONTROL PARA REFORZAR LA
APLICACIÓN
Controles actualesDEL MANUAL
En el presente, la empresa cuenta solo con una actividad de control, la cual es la solicitud
de compra: es llenada por el supervisor de operaciones, luego la envía al gerente de
operaciones para ser aceptada o rechazada. (Único documento para salvaguardar los
activos)
Controles añadidos
Sugerimos incorporar al proceso una orden de compra, la cual deberá ser archivada por el
área de planificación (para tener un respaldo en caso de cualquier eventualidad) y por la
bodega para ser comparada con la guía de despacho al momento de recibir las existencias
compradas.
Incorporar documento de movimiento de materiales que se encuentran en la bodega para
tener fiscalizar el material que es extraído de bodega (y para saber quién lo saco) y el
material que ingresa a la misma. Aparte de esto, sugerimos la contratación de una
persona a cargo que está autorizada por la alta gerencia y que lleva control de todos los
movimientos de las existencias, o en su defecto delegar esta responsabilidad a empleados
de la empresa.
ACTIVIDADES DE CONTROL PARA REFORZAR LA
APLICACIÓN DEL MANUAL
DOCUMENTOS
Los documentos utilizados por el área de Compras de la empresa son principalmente:
Factura
Guía de Despacho
Registro de Compras
Check-List de Materiales
Documento solicitud materiales
MODELO MODELO DE MODELO DE
DE GUIA DE RESGISTRO DE
FACTURA DESPACHO COMPRA
CHECK SOLICITUD DE
LIST MATERIALES
MATERIAL
ES
RECOMENDACIONES-COMPRAS
La empresa genera diferentes tipos de compras, por lo que se le recomienda generar un PLAN DE
COMPRA:
Compras por volumen: autorización directa del gerente, proveedor fijo.
Compras emergentes: autorización de supervisor, proceso de cotizaciones,
Compras rutinarias o normales: proceso de cotizaciones, proyectar compras por periodo
de tiempo
RECOMENDACIONES-COMPRAS