97學年度遠東科技大學職員工訓練

公文寫作
主題
 一 簽
二 函
 四 校園頭條
前言
公文寫作的重要

1.公文是處理公務的重要工具，是在學
校服務的我們必須學習的基本工具。

2.公文代表機關學校，公文品質=機關學
校品質，公文的良窳，代表學校處理公
務的績效，也是個人工作能力的表現。

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前言

3.在公文撰擬過程，必須要有高度之責
任心，不但要對學校負責，還要向對方
負責。因此，在寫作公文時，態度要嚴
正，心情要平和，不可苟且敷衍，不宜
意氣用事，事情才會處理的合法、合理、
合情。遇有爭執時，更應以「對事不對
人」之原則，處處為雙方立場著想，才
不至於偏激或武斷情事發生。

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公文書本質
 處理公務之文書
 處理公文書需具備格式
公文寫作基本要求
措詞要簡潔、言簡而意賅，對應敘述者
亦不宜約而不詳。撰擬公文，對行文體系(上
行、平行、下行文)不能紊亂，要認清立場，
根據法、理、情把握重點，顧及現實環境陳
述意見，主旨須確定，用字須適宜，用語須
恰當，文理要暢順，做到合法、合理、合情
之境界，使對方滿意，因此，寫作公文須細
心研擬。
依公文程式條例第8條規定：「公文文
字應簡淺明確，並加具標點符號。」

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公文結構
公文結構，原則上採用「主旨」、
「說明」、「辦法」（簽改為「擬辦」）
三段式。「主旨」一段能完成者，不必
特意分割「主旨」、「說明」；能用二
段完成者，亦不必勉強分為三段。

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公文結構
(一)主旨：不可分項，文字緊接段名冒號之下書寫。
主旨為全文之精要，是用以說明行文之目
的與期望，本段文字應力求具體扼要。文
字越精要越好，使閱讀者一目了然行文之
目的與期望，但也不可過於簡略，以不超
過60字為原則。其內容包括「案由」及
「擬辦」，重點應在於敘述「何人」「何
時」「何地」「何事」。
公文結構
(二)說明：如無項次，文字緊接段名冒號書寫；
如分項條列，應另列縮格書寫。當案情
必須就事實、來源或理由，作較詳細之
敘述，而無法於「主旨」內容納時，用
本段說明。本段內容重點在於敘述因
「何故」而行文。
(三)辦法：向受文者提出具體要求無法在「主旨」
內簡述時，用本段列舉。本段內容重點
在於提出「如何」辦理之敘述。現行公
文少用到「辦法」段。(簽則改為擬辦)
公文書寫原則

第一層：一、
第二層： (一)
第三層： １、
第四層： (１)
第五層： 甲、
第六層： (甲)
分項標號以全形書寫，”()”以半形書寫
公文程式與類別
 一 、令：公布法規命令與人事命令；
 二 、呈：對上級有所呈請或報告；
 三、 函：上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復；
下級機關對上級機關有所請求或報告；。
 四、其他。
前項各款之公文，必要時得以電報、電報交換、電傳文件、傳真
或其他電子文件行之。」
其他公文如簽、便箋、書函、開會通知、聘書、聘函、證
明書、證書及會議紀錄等。
本校常用對外公文函、書函、開會通知及公告，常用對內
公文簽、便箋、會議紀錄。
各類別公文的撰擬-簽
「簽」是機關「內部」對某一案件的處
理意見。可以顯示從承辦單位、相關單
位、核稿長官及首長核定代表機關對該
案的意見。是公務員最常撰寫的公文書
。

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各類別公文的撰擬-簽
簽為幕僚處理處理公務表達意見，以供上級長官
暸解案情，並作為抉擇之依據。
(一)格式:
1.一段式：採「主旨」一段。案情簡單者
適用之。
2.二段式：採「主旨」及「說明」二段。
「主旨」扼要說明目的與期望或
擬辦意見。其他需要讓長官瞭
解的案情、理由及相關事項

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各類別公文的撰擬-簽
，於說明段敘述。案情複雜可分
一、二、三項 敘述。
3.三段式：採「主旨」、「說明」及「擬
辦」三段。對於案情複雜，且擬
辦意見，無法於主旨段容納者用
之。

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 各類別公文的撰擬-簽
(二)用語:
1.稱謂語： 鈞長(稱陳核長官，前空一格)
職０００（自稱，字上標)

2.期望語：
請 核示(提出擬辦意見簽核時)
請 鈞閱、請 核閱(檢陳資料請長官過目)
請 鑒察(將辦理情形簽報長官瞭解)
請 鑒核(除簽報長官瞭解外，並含有請示
之意)
請 鈞參(提供長官參考)

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各類別公文的撰擬-簽
3.結束語：謹陳、敬陳、右陳
4.簽署：一般性之簽，於簽末左下署簽報者姓
名，押上日期時間即可。

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各類別公文的撰擬-簽
(三)範例：
主旨：為 ００００００００００００一
案，簽請 核示。
說明：
擬辦：
敬陳
校長

０００（署時間）

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「公文稿」是機關要「對外」
的意思表示。於首長判行後，
該文即對外發出。

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各類別公文的撰擬-函
依公文程式條例第2條第1項第4款規定：「函：各
機關間公文往復，或人民與機關間之申請與答復
時用之。」其適用範圍包括上下級機關間、同級
機關間、不相隸屬機關間、人民與機關間。性質
分為上行函、平行函及下行函及申請函(人民與機
關間)。
(一)格式：同簽格式，可分一段式（主旨）、
二段式（主旨、說明）、三段式
（主旨、說明、辦法），三段式目前
比較少用。

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使用較簡潔之半文言語體，
不適合用過於口語化之表達
方式
例：
「請惠予查明見復」如用口語化
寫成「拜託查清楚後告訴我們好嗎？」就不適合
了。

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函的結構
 「函」的結構：
(一)發文機關 (九)本文：
(二)機關地址及傳真、 1.一段式：主旨
承辦人電話 2.二段式：主旨、說明（或
(三)受文者 經過、原因）
(四)速別 3.三段式：主旨、說明、辦
(五)密等及解密條件 法（或建議、請求、擬辦
或保密期限 、核示事項）
(六)發文日期 (十)正本
(七)發文字號 (十一)副本
(八)附件 (十二)蓋章戳

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 序倫常、熟術語
(一)引述語
1、起首引述 3、表明依據
1) 對上級機關或首長：奉 1) 對直屬上級機關：遵
2) 對平行機關或首長：准 照
3) 對下行機關或首長：據 2) 其他各級機關：依照
、 根據
2、引述結語
4、二度敘及
1) 對上級機關或首長：奉悉
1) 上級機關：諒蒙 鈞
2) 對平行機關或首長：敬悉、 察
悉 2) 對平行或下級機關：
3) 對下行機關或首長：已悉 諒達、 計達
(二)經辦語
對直屬上級機關或首長：遵經、遵即其他各級機關：業經、旋經
、迭經、均經、經已
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 序倫常、熟術語

期望（目的）語
1.一般公文
1) 對上級機關或首長：請 鑒核（函報部、會）、請
核示（校內簽稿）、請 鑒察
2) 對平行機關：請 查照、請 察照、請 查照辦理、
請 查核辦理、請 惠予辦理
3) 對下行機關：希 查照、希 照辦、希 切實辦理
4) 「呈請」、 「謹請」、 「敬請」、 「飭」一律
改為「請」
備註：查照，公文用語「知悉」之意；又查察按照之意，如「查照辦
理」之意。

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序倫常、熟術語
2. 要求函復
1 ) 對平行機關：請 查照見復、請 查照辦理
見復、請 查明見復、請 惠復
2) 對下行機關：希 辦理見復
3. 要求轉知
1 ) 對平行機關：請 查照轉告
2) 對下行機關：希 查照轉告、希 轉行照辦
4. 要求備查
1 ) 對上級機關或首長：請 鑒核備查、請 核
備
2) 對平行機關：請 查照備案

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序倫常、熟術語
(五)抄送語
1、對上級機關或首長：抄陳
2、對平行機關、單位或人員：抄送
3、對下行機關或人員：抄發
(六)附送語
1、對上級機關或首長（函報部、會）：檢陳、附陳
2、對平行或下行機關：檢送、檢附、附、附送
(七)結束語
1、對總統簽末用：謹呈
2、對其他行政首長簽末用：謹陳、敬陳、右陳
3、便條、便箋用：此致、此上

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各類別公文的撰擬-函

公文用語表
類別 用語 適用範圍 備註
查、關於、謹查、茲 通用。

起首
語(正
文開 制定、訂定、修正、 公布法律、發布命令用。
頭慣 廢止
用之
發語 特任、特派、任命、 任用人員用。
詞) 派、茲派、茲聘、僱

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各類別公文的撰擬-函
鈞府、鈞長、鈞座 有隸屬關係之下級對上 直接稱謂時用。
級用。 書寫鈞、大、鈞長
大 無隸屬關係之低級機關 、鈞座時，均應空
對較高級機關用（對立 一格（挪抬）表示
法院、司法院、監察院 。
用）。
稱謂語
(彼此 貴 上對下、平行、對人民
禮貌上 團體
之代稱 台端 對屬員、或人民
詞) 本 機關學校自稱
職 屬員對長官

該、職稱 機關名稱如一再提及可 間接稱謂時用。

稱「該」，對職員則稱
「職稱」
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各類別公文的撰擬-函
復……(來文機關發文 於復文時用。
年月日字號及文號及
文別)
依(依據、根據)…… 於告知辦理之依據時用。
(來文機關發文年月日
字號及文號及文別或
引述語
機關法令)辦理
(引據
來文之
起敘語) （發文年月日字號及 對上級機關發文後續函
文別）……諒蒙 鈞 時用。
察、鑒察
（發文年月日字號及 對平行或下級機關發文
文別）……諒逹、計 後續函時用。
逹

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各類別公文的撰擬-函
除外語 除…外、除..暨..外 通用

請示語 是否可行、是否有當、 通用
(請問 是否允當、可否之處、
之衡量 如何之處
詞)
請 鑒核、請 核示、 對上級機關或首長用。 鑒核-報核案件。
期望或 請 鑒察、請 備查、 核示-請示案件。
及目的 請 核備。 鑒察-僅供瞭解。
語(要
請 查照、請 察照、 對平行或下級機關時用。
求對方
請 查照辦理、請 查
之祈使
核辦理、請 查照辦
詞及表
理見復、請 查照轉告、
示行文
請 查照備案、請 查
主旨之
明見復、復請 查照。
希求詞)

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各類別公文的撰擬-函
抄陳 上行 有副本或抄件時用
之
抄送語 抄送 平行

抄發 下行
附陳、檢陳 上行 亦可當成起首語

附送語 附、附送、檢附、檢 平行或下行

送

謹呈 對總統簽用。

結束語 謹陳、敬陳、右陳 於簽未用。

此致 於便箋用。

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本校電子簽與紙本簽
1. 電子簽為主，紙本簽為輔
2. 公文書內容需注意：人、事、時、物、地
3. 簽辦人不一定為事件本人
4. 簽辦單位選擇以簽辦事件為選擇標準
本校簽與函
會簽與會辦
會簽與會辦
會簽單位可供選擇條件為所有一級單位。(不
含校長室、副校長室、秘書室)

會辦單位可供選擇條件為所有教學單位、研
發中心與獨立一級行政單位。(不含校長室、
副校長室、秘書室)
法律統一用字表
用 字 舉 例 說 明
公布、分布、頒布
部分、身分
占、占有、獨占
計畫 名詞用「畫」
策劃、規劃、擘劃 動詞用「劃」
紀錄 名詞用「紀錄」
記錄 動詞用「記錄」
雇員、雇主、雇工 名詞用「雇」
僱、僱用、聘僱 動詞用「僱」
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公文寫作常見問題
1. 數字用法
請依「公文書橫式書寫數字使用原則」 書
寫
2. 常用語詞辨正-「法律統一用字表」
(1).計畫(名詞)，如本校教學卓越計畫
(2).規劃、策劃、擘劃(動詞)，如規劃可
行方案
(3).紀錄(名詞)，如97學年度第1次人事職
員人事評議委員會議紀錄。
公文寫作常見問題
3.貫澈→貫徹
4.徹底→澈底
5.必須品→必需品，必需→必須，
須要→需要
6.莫明奇妙→莫名奇妙
7.名符其實→名副其實
8.穫得→獲得
9.收獲→收穫
10.含蓋→涵蓋
公文寫作常見問題
1.錯字是否出現？
2.數字是否無誤？
3.引據是否正確清楚？如引用來文日期文號正
確否？如引用法規名稱、條次、條文內容正
確否？如係照錄原文請用「」引出，如係引
述其文意請用來函略以，（以下將來文之重
點寫出）
4.標點符號是否用對？
參考書目
范光煌 編著 全威圖書有限公司 93年