actúa pensando en tu equipo

Organización del
Trabajo:

Asignar funciones y
responsabilidades
 Algunas frases para reflexionar

¿Qué significa en BANCO GALLEGO “Organizar el Trabajo: asignar funciones y

responsabilidades?

Significa definir cuál es la Visión y Misión de tu equipo, generando las condiciones para obtener la
máxima eficacia, asegurando que cada colaborador ocupa el puesto más adecuado a sus
características y desplegando los objetivos concretos a cada integrante del equipo debe cumplir
para conseguir el éxito colectivo.

“Es mejor cojear por el camino que avanzar a grandes pasos fuera de él. Pues quien cojea en
el camino, aunque avance poco, se acerca a la meta, mientras que quien va fuera de él,
cuanto más corre, más se aleja”

San Agustín

“El éxito no se logra sólo con cualidades especiales.

Es sobre todo un trabajo de constancia, de método y
de organización”.

J.P. Sergent

“Lo que importa verdaderamente en la vida no son los objetivos que nos marcamos, sino los
caminos que seguimos para lograrlo”.

Percy B. Shelley

2
Ideas clave
La visión y misión de mi área de
 responsabilidad
Es evidente que BANCO GALLEGO necesita una orientación única, es decir, tener definidas y difundidas
la Visión y Misión organizacional. Pero este proceso no se acaba en este punto, es necesario también
que los responsables de equipo definan cuál es la Visión y Misión de su área de responsabilidad o equipo
de trabajo. Evidentemente, adecuándolas de forma coherente con la Visión y Misión global, los objetivos
del área y dentro del marco de referencia que estos elementos aportan.

¿Cómo definir la Visión de mi equipo?

La visión es una definición de “futuro”, se trata de formular el dónde se quiere estar o, en otras palabras,
los objetivos que se quiere lograr (aunque esos objetivos se definan de forma cualitativa). En general, la
visión debe se positiva y alentadora, que invite al desafío y a la superación. La formulación de la visión
suele realizarse respondiendo a las siguientes preguntas:

 ¿Qué y cómo queremos ser?.

 ¿Qué deseamos lograr?.

 ¿Cómo queremos que nos perciban?.

 ¿Hacia dónde queremos cambiar?.

 ¿Cuales son nuestros valores prioritarios?.

¿Cómo definir la Misión de mi equipo?

La misión es la identificación del área o equipo, se trata de expresar en pocas palabras sus principales
metas y cómo encajan éstas en el contexto en el que se mueve. Normalmente, con el objeto de facilitar su
formulación se plantea que la Misión debe responder a las siguientes preguntas:

 ¿Quienes somos?. Ubicar al área o equipo en el contexto en el que se mueve.

 ¿Qué hacemos?. Determinar de forma sintética el desempeño principal del área o equipo.

 ¿Para qué lo hacemos?. Es la finalidad del área o equipo. Consiste en identificar la utilidad del
desempeño descrito en el punto anterior.

 ¿Para quién lo hacemos?. Determinar de forma general los clientes -externos o internos- que se
benefician con la actividad del área o equipo.

 ¿A través de qué lo hacemos?. Establecer los medios y recursos fundamentales con que se
cuenta para cumplir con el desempeño del área o equipo.

3
 Organizar el trabajo de mi
 equipo

Si pretendes lograr los objetivos de tu área de responsabilidad por medio de tus

colaboradores, debes estar seguro de que están en condiciones de obtener la máxima
eficacia, de que cada persona ocupa el puesto más adecuado a sus características y de
que cada cual puede tomar dentro del marco de sus atribuciones la mayor parte de las
decisiones que se relacionan con su trabajo. Como responsable, necesitas saber cómo
estimular el trabajo en equipo de manera que las personas trabajen de común acuerdo.
Todo esto exige organizar el trabajo de tus colaboradores.

Es ordenar, agrupar y relacionar el trabajo que se ha de efectuar, de

¿Qué es organizar el manera que tus colaboradores puedan realizarlo con eficacia. En otras

trabajo de mis palabras, estructurar el trabajo a realizar, tanto el propio como el del
colaboradores? equipo, objetivos a alcanzar y las tareas a desempeñar, teniendo en cuenta
los recursos disponibles y las limitaciones existentes

 Desarrollar la estructura de tu área de responsabilidad o equipo:

 Identifica y agrupa el trabajo que se ha de hacer, estableciendo

bloques de acción (subprocesos).

 Cuantos menos niveles haya en tu área de responsabilidad, dentro

¿Cuál es la secuancia
 del principio de la máxima extensión, mayor será la eficacia
lógica para organizar
potencial de las personas.
el trabajo?
 Establecer las relaciones (inputs - outputs) entre los bloques de acción:

 Genera las condiciones necesarias a fin de lograr esfuerzos

cooperativos entre las personas.

 Implica tanto describir puestos de trabajo como crear sistemas de

información intra e inter áreas o grupos de trabajo.

 Asegurar la realización de los trabajos importantes de tu área de

responsabilidad.

 Asegurar la continuidad del trabajo.

Criterios para

organizar el trabajo de  Facilitar la delegación eficaz al interior de tu equipo.
mis colaboradores
 Facilitar la comunicación entre los integrantes del equipo de trabajo.

 Facilitar la diversificación de tareas.

 Estimular el trabajo en equipo.

4
 ¿Cómo clarificar las funciones de mis
 colaboradores?

Para facilitar el trabajo de tu equipo necesitas clarificar qué funciones tiene asignadas cada
colaborador, cuáles son las áreas de su responsabilidad y definir los criterios de eficacia de cada una
de esas funciones, es decir, determinar qué es “hacer bien” cada función.

 ¿Qué es la La Descripción del Puesto es el proceso técnico que permite identificar,

descripción del comprender, definir y, por último, reflejar documentalmente la situación
puesto de trabajo de actual e incidencia real del puesto de trabajo de tu colaborador en la
mis colaboradores? organización. El documento de descripción expresa de manera precisa lo
que la organización desea que se haga en el puesto, y lo que se espera de la
persona que lo desempeña, enfocando esta información desde una óptica
finalista, es decir, centrándose en los resultados o en el "para qué" de los
puestos en el Banco.

Algunas sugerencias

 Considerar las funciones de cada persona dentro

Información necesaria de la estructura organizativa existente.

 Reflejar con claridad las funciones que cada

 Datos de identificación: incluye información sobre persona realmente desarrolla.
la ubicación del puesto en la Organización.
 Estar redactada de acuerdo con la metodología
 Función Básica / Misión: es la expresión genérica técnica.
de la responsabilidad principal que explica la
 Presentar la máxima objetividad en todo su
razón de ser del puesto en la Organización.
contenido.
 Funciones del Puesto: describen servicios o
 Reflejar el contenido del puesto bajo la hipótesis
productos que se proporcionan a través del
de un desempeño o actuación normal de sus
puesto, con indicación de quien los recibe, y la
ocupantes.
autoridad y responsabilidad con la que actúa su
titular.  No incluir juicios de valor, cualesquiera que sea su
naturaleza.
 Funciones y/o Actividades Reservadas: son las
Funciones o las Actividades dentro de una función,  Resaltar los aspectos fundamentales de las
que se reserva el propio responsable de equipo funciones asumidas, más que los aspectos
para su actuación personal y directa, en términos coyunturales o accesorios.
de decisión y/o realización. Su inclusión en la  Dale la oportunidad de participar a tu colaborador
descripción informa de los mecanismos de en la definición de las funciones, favorece una
delegación que se utilizan. mayor involucración en el desarrollo de esas
funciones y una mejora aceptación de los
resultados.

 Coordina esta tarea con el área de Recursos

Humanos del Banco.

5
 ¿Cómo desplegar objetivos en mi área de
 responsabilidad?
Después de saber dónde se quiere estar, para qué se existe y los objetivos del área,
necesitas determinar y difundir los objetivos concretos que deben conseguirse para un
período de tiempo. Los objetivos tienen un carácter más medible, mientras que la
definición de la visión y misión es algo más general, más amplio.

¿Qué son los objetivos? ¿Qué son los objetivos personales?

Son parte de los objetivos globales de la

Los objetivos son descripciones de resultados
organización, de los que un individuo,
que deben alcanzarse al final de un determinado
perteneciente a un determinado puesto de
período de tiempo.
trabajo, se hace responsable.

 Medibles numéricamente.
 Específicos; que se refieran a resultados concretos.
Características
de los objetivos:
 Trazables; con fechas de cumplimiento medias y finales.
 Ambiciosos, que supongan un reto.
 Sensatos; que sean realistas y alcanzables.

¿Cómo desplegar objetivos a mis colaboradores?

 Los objetivos que se marquen deben ser significativos, por lo que

Planes del Objetivos
necesitas partir de los planes y objetivos del área y las funciones
área del área
del puesto de tu colaborador.

 Necesitas proporcionar a tu colaborador la información necesaria

Propuesta de para que sea capaz de establecer y proponer sus objetivos
objetivos personales, seleccionando aquellos criterios de eficacia que
personales
Funciones resultan más prioritarios para el período.
del puesto
 Una vez que tu colaborador ha trabajado en la definición y
Revisión por el
Responsable de propuesta de sus objetivos, debes revisarlos -y si es necesario
Equipo modificarlos- para luego, a través de una entrevista, establecerlos
definitivamente llegando a un acuerdo con tu colaborador.
Acuerdo de
Acuerdo de  En esta entrevista necesitas conseguir la comprensión y el
objetivos
objetivos compromiso sobre lo que hay que lograr. Acordar el grado de
delegación (control) sobre cada objetivo. Acordar la prioridad de
cada objetivo. Negociar las ayudas y medios necesarios para la
Planes de
consecución de los objetivos. Ofrecer retos profesionales que
acción
permitan a tu colaborador contribuir con toda su capacidad,
conocimientos y experiencia.
6
 Algunas pautas para la aplicación práctica

Aunque muchos objetivos no pueden negociarse (“caen en cascada”), en la entrevista de

establecimiento de objetivos hay un componente de negociación importante, ya que debe
llegarse a acuerdos sobre medios y ayudas necesarios, prioridades y nivel de control.

Desarrollo de la entrevista de establecimiento de

objetivos: secuencia

1. Iniciar la entrevista explicando las intenciones, lo

que se espera conseguir y dejando claro el papel que
va a jugar el colaborador.
2. Explicar en qué consiste cada objetivo, de dónde
parte, la forma en que se integra en los planes
globales y cuál es el impacto que tiene en los
resultados globales del área. El propósito de este
momento de la entrevista es conseguir comprensión
y compromiso con los objetivos y una mayor
motivación del colaborador. La única forma de
conseguirlo será permitiendo la participación del
interesado, solicitando su opinión sobre los objetivos
y recogiendo las aportaciones que ayuden a una
mejor definición de éstos. Sin comprensión y
compromiso no es posible abordar el siguiente
apartado de la entrevista: llegar a un acuerdo.
3. Discutir las prioridades.
4. Negociar los medios y ayudas necesarias, llegar a un
acuerdo.
5. Acordar el método de control y seguimiento del
cumplimiento de los objetivos (indicadores
parámetros de eficacia).
6. Establecer conjuntamente los planes de acción, cuál
va a ser el nivel de delegación y autonomía con que
va a trabajar el colaborador, el número y fecha de las
revisiones periódicas. Establecer objetivos supone
planificar (definir resultados esperados, fijar los
planes para su consecución, ...); organizar (definir
responsabilidades, acordar los recursos necesarios
para cumplir los planes);
¿Cómo redactar los objetivos de mis
colaboradores?
 A través de frases concisas y concretas,
evitando incluir excesivos detalles o
información irrelevante.
 Deben describir un único resultado
especifico, focalizándose en lo que ha
de conseguirse y no en las actividades
involucradas.
 Deben incluir una fecha de consecución
y una medida de cumplimiento.
 Deben incluir una priorización, que
refleje su nivel de importancia (no de
urgencia).
 Deben estar relacionados con alguna
necesidad de la organización, en
función de la estrategia definida para el
periodo.
 Deben ser pocos, y que aglutinen la
y mayor parte de las finalidades del
puesto.

7
 Algunas pautas para la aplicación práctica

Establecer objetivos al principio del período y esperar a final de año para evaluar los resultados, es
una práctica directiva no aconsejable. Con este tipo de actuación se pierde tanto la posibilidad de
ejercer las funciones de management (seguimiento, control, solución de problemas y toma de
decisiones), como las funciones de liderazgo (motivación: feedback, participación en la solución de
problemas y la toma de decisiones, intercambio de información). Las revisiones constituyen,
también, la base de / para la evaluación de resultados. La herramienta para llevar a cabo las
revisiones periódicas son las distintas entrevistas de seguimiento distribuidas a lo largo del año. Las
entrevistas de seguimiento no deben sustituir ni ser sustituidas por ningún otro método de control,
ya que tienen unas intenciones muy concretas que no podrían conseguirse de otra manera.

Algunas sugerencias para la realización de la entrevista de seguimiento

 Preparación de  Con objeto de informar adecuadamente a tu colaborador, recopila toda la

la entrevista de información sobre:
seguimiento
 Objetivos globales que contextualicen los objetivos.

 Objetivos marcados al comienzo del período.

 Consecuciones.

 Problemas que hayan surgido y posibles causas. No pienses todavía en

soluciones, es mejor que éstas surjan durante la entrevista, después del
intercambio de información y de la discusión.

 Prevé posibles modificaciones en los planes, prioridades y objetivos del área.

 Cita a tu colaborador y plantéale las intenciones de la entrevista con la

suficiente antelación para que él pueda trabajar también la preparación.

 Desarrollo de la 1. Intercambio de información con tu colaborador. Solicita datos y opiniones

entrevista de sobre los objetivos y su nivel de cumplimiento. Proporciona información que
seguimiento: contextualice lo que está pasando: situación del banco, resultados del equipo.
secuencia
2. Comparación de los resultados esperados con los reales. El propósito es
detectar desviaciones, construir soluciones de problemas, identificar
oportunidades.

3. Establecer conjuntamente el plan de acción para llevar a la práctica la

solución decidida.

4. Registrar los resultados y acuerdos de la entrevista. Registra las

modificaciones que hayan podido sufrir los criterios, objetivos, prioridades,
planes de acción.
8
 Tarjeta Recordatorio
 Misión y Visión de mi área de responsabilidad
Es fundamental que las personas de tu equipo
compartan la visión (cómo quiero que sea
este equipo a largo plazo; dónde queremos
estar situados y cómo seamos percibidos). Es
decir, que tengan las ideas claras de: hacia
dónde se pretende ir. De esta manera, sus
actuaciones individuales se encaminarán
hacia este punto. También es importante
clarificar la misión o el por qué de la
existencia del equipo; para qué existen;
quiénes son los clientes internos y/o externos,
y qué requisitos tienen éstos.
 Organización del trabajo
El trabajo ordenado de un modo lógico, tiende
a mejorar la eficacia y proporcionar mayor
satisfacción personal a un mayor número de
colaboradores, durante un mayor número de
tiempo.
 Descripción del puesto de trabajo
El buen desempeño de un colaborador se
facilita si sus funciones, y sus criterios
respectivos, son entendidos y aceptados por
la persona que tiene que llevarlos a cabo. Por
otro lado, tener en cuenta la opinión del
interesado y darle la oportunidad
participar en la definición de las funciones y el
establecimiento de los criterios de eficacia,
favorece una mayor involucración en el
desarrollo de esas funciones y una mejora
aceptación de los resultados.
 Finalidad del despliegue de objetivos:
 Integrar y hacer coherentes los objetivos
de BANCO GALLEGO, de tu área de
responsabilidad y de tus colaboradores.
 Clarificar lo importante y prioritario para
BANCO GALLEGO.
 Potenciar el compromiso de desarrollo
individual en coherencia con los retos de
BANCO GALLEGO.
 Criterios para establecer objetivos:
Algunos criterios cuantitativos y cualitativos
que te pueden ayudar a desplegar objetivos en
tu equipo de trabajo son los siguientes:
Cumplimiento de requisitos / cantidad, Coste,
Plazo, De mejora, De competitividad, De
gestión, De formación y desarrollo.
 Errores en el establecimiento de Objetivos:
 Fijar objetivos poco realistas,
inalcanzables, desmotivando con ello a
los colaboradores.
 Hacer énfasis exclusivo en los objetivos
cuantitativos sin tener en cuenta el modo
de lograrlo.
 Utilizarlo como un método de “presión”
sobre los colaboradores y no como
instrumento de gestión.
 No hacer un seguimiento y revisiones
de
periódicas.
 Utilizar una sistemática de evaluación
demasiado mecánica, que no tiene en
cuenta las circunstancias en que se ha
realizado el trabajo.
9
 Plan de Acción Personal

Utiliza esta plantilla para elaborar tu Plan de Despliegue de Objetivos en tu

Equipo de Trabajo

Despliegue de Objetivos en mi equipo de trabajo

Condiciones Básicas de los Objetivos Alcanzables

Demostrable en Especificado y Iniciado y Que preserve el sistema

forma sensorial: ubicado en el mantenido por el interno y externo (chequeo
Expresado ¿Cómo se daría contexto de manera mismo colaborador ecológico):
Nombre del Objetivos
Colaborador en forma cuenta de que lo apropiada: (que no dependa de ¿Qué pasaría si lo (Redacción)
positiva: consiguió?, ¿Cuándo lo quiere otros): lograse?,
¿Qué es lo ¿Cómo me daría conseguir?, ¿Qué necesita para ¿Es bueno para mí y para
que deseo? cuenta yo de ¿Cuáles serán los lograrlo?, los implicados en ello?,
que él lo resultados a corto, ¿Qué le impediría ¿Aportan a los objetivos
consiguió? medio, largo plazo?, conseguirlo? del área?

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 Lecturas recomendadas y bibliografía

ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS: ESTRUCTURA, PROCESOS Y MODELOS (2007)

Autor: Bueno Campos, Eduardo. EDITORIAL PIRÁMIDE.
Reseña: Esta obra expone e integra las doctrinas teóricas clásicas, propias del comportamiento administrativo,
de sistemas y de contingencias, con las más recientes vinculadas a las corrientes de gestión del cambio
organizativo y gobierno del conocimiento, concretados en las formulaciones que permiten dinamizar y
flexibilizar la empresa como organización. Algunos contenidos claves del libro son: Fundamentos de la
organización, Evolución de la teoría de la Organización, La empresa como organización: enfoques principales,
Diseño de la estructura de la organización, Diagnóstico y diseño de la organización, Concepto y elementos de la
estructura de la organización, Modelos básicos de organización, La función organizativa, Personas, cultura y
poder: el cambio organizativo..

DISEÑO DE ORGANIZACIONES PARA CREAR VALOR: DE LA ESTRATEGIA A LA ESTRUCTURA (2004)

Autor: Brickey, James A. McGRAW-HILL / INTERAMERICANA DE MEXICO.
Reseña: Una estrategia de tres puntos para impulsar el desempeño organizacional y el valor accionario. Como
líder de negocios en la carrera global de la actualidad, la cual está cada vez más competida, se necesita, más
que modas y rumores, un diseño organizacional enfocado y de funciones cruzadas, uno que fomente la
comunicación al interior de la compañía y que ayude a identificar y resolver asuntos menores antes de que se
conviertan en grandes obstáculos para el éxito. Diseño de organizaciones para crear valor recurre a
investigaciones recientes así como a la experiencia de los autores para esbozar un marco integrado que permita
coordinar los tres aspectos críticos de la arquitectura organizacional.

ORGANIZAR PARA CREAR VALOR: IDEAS Y TECNICAS PARA ORGANIZAR CON EFICACIA (2002)
Autor: García Erquiaga, Eduardo. TORCULO EDICIONES, S.L.
Reseña: Este libro se dirige a quienes ya tienen o tendrán en el futuro la responsabilidad de dirigir personas. El
autor, García Erquiaga, Director de la Escuela de Negocios Caixanova presenta ideas y soluciones para que
organizar sea una tarea que contribuya a la mejora de los márgenes y a lograr una empresa en la que todos
remen en la misma dirección y sentido. Lo hace presentando y aplicando las técnicas más eficaces a través de
numerosos casos reales y ejemplos prácticos sobre como afrontar el reparto del trabajo en la empresa y sacar el
máximo rendimiento al equipo de colaboradores. Además nos descubre el decálogo de todo buen organizador en
forma de consejos prácticos a la hora de establecer la estructura de la empresa.

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  Análisis de Resultados
AUTOEVALUACIÓN N AV F S

Entrevista de Establecimiento de Objetivos

• ¿Explico las intenciones y lo que se espera conseguir, dejando claro el

papel que va a jugar el colaborador?

• ¿Explico en qué consiste cada objetivo, de dónde se origina, su aportación

al área y la forma en que se integra en los planes globales?

• ¿Permito la participación mi colaborador al establecer los objetivos?

• ¿Dejo claras las prioridades de los objetivos?

• ¿Acuerdo con mi colaborador los medios y ayudas que necesitará?

• ¿Acuerdo con mi colaborador los planes de acción, el nivel de delegación

y el método de control ?

Objetivos establecidos

• ¿Son medibles numéricamente?

• ¿Se refieren a resultados concretos?

• ¿Tienen fechas de cumplimiento medias y finales?

• ¿Aportan a los objetivos y planes del área?

• ¿Son realistas y alcanzables?

Entrevista de seguimiento

• ¿Proporciono información de contexto: situación del banco, resultados del

equipo?

• ¿Solicito datos y opiniones sobre los objetivos y su nivel de cumplimiento?

• ¿Comparo los resultados esperados con los reales?,

• ¿Detecto desviaciones?. ¿Identifico en conjunto con mi colaborador

soluciones de problemas?

• ¿Registro las acuerdos y modificaciones que hayan podido sufrir los

objetivos, prioridades y planes de acción?.

N:Nunca / AV: A veces / F: Frecuentemente / S: Siempre

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