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Antecedentes de la Gestión

Documental

John Francisco Cuervo Alonso


Archivista - Especialista en Redes de Información
Candidato a Magister en Gestión Documental y
Administración de Archivos
Lima. Enero 26 de 2017
Agenda a tratar:

• Orígenes de la Archivística
• Evolución a la Gestión Documental
• Los Archivos y la Gestión Documental
• La Gestión Documental y la Calidad
• Modelos de Gestión Documental en el mundo
Orígenes de la Archivística
1. Periodo. Primeras formaciones de archivos hasta la época de la
baja Edad Media. Se presenta como un instrumento inductivo y
funcional
2. Periodo. Baja Edad Media hasta la segunda mitad del s. XVIII. Se
genera una doctrina patrimonial y jurídico-administrativa
3. Periodo. Segunda mitad del s. XVIII hasta la primera mitad del s.
XX. Se expresa como un desarrollo historiográfico y de teoría
especulativa
4. Periodo. La archivística integral en la sociedad del conocimiento,
aplicable a la archivística actual.
Evolución a la Gestión Documental

 Archivo Tradicional Siglo XIX


 Archivo Total 50´s
 “Record Keeping” 70´s 80´s
 Gestión Documental 90´s siglo XXI
Ciclo de Vida del Documento
Modelos de Gestión Documental
Principios de los Archivos
Los archivos deberían facilitar el establecimiento de políticas, procedimientos,
sistemas, normas y prácticas diseñadas para ayudar a los productores de
documentos a crear y conservar documentos auténticos, fiables y susceptibles
de conservación a largo plazo.
Los archivos deberían participar en todo el ciclo de vida de los documentos
(concepción, producción, conservación) para garantizar la incorporación al
sistema de archivo, conservación y disponibilidad de los documentos de valor
permanente.
Los archivos deberían ser responsables de la valoración de los documentos para
identificar aquellos que tengan valor permanente.
Los archivos deberían articular los requisitos de conservación y accesibilidad
para garantizar que los documentos de archivo sigan estando disponibles y
sigan siendo accesibles e inteligibles a lo largo del tiempo.
Consejo Internacional de Archivos (CIA), Guide for Managing Electronic Records from an Archival
Perspective (Guía para la gestión archivística de documentos electrónicos), París, 1997.
Gestión Documental
Ley General de Archivos define la Gestión
documental como un “Conjunto de actividades
administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final,
con el objeto de facilitar su utilización y
conservación”
Bibliografía y Webgrafía recomendadas:
• Cruz Mundet, J. R. (2006). La gestión de documentos en las organizaciones
• MCDONALD, J. Archives and Current Records; Towards a Set of Guiding
Principles (1999). Paris: Janus, 1999. P. 110.
• SAFFADY, W. Records and Information Management: Fundamentals of
Profesional Practice (2011). USA: ARMA International.
• UNITED KINGDOM. The National Archives (2012). Disposal Scheduling.
Disponible en:
https://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information-management/sc
hed_disposal.pdf

• European Document Retention Guide: A Comparative View Across 16


Countries Ti Help Your Better Understan Legal Requirements And Records
Management Best Pratice. October 2014. Disponible en:
http://www.debrauw.com/wp-content/uploads/2015/01/EU-Retention-Guide-
2014.pdf

• AGN COLOMBIA. Manual: Implementación un Programa de Gestión


Documental – PGD (Octubre 2014). Disponible en:
Marco Normativo

John Francisco Cuervo Alonso


Archivista - Especialista en Redes de Información
Candidato a Magister en Gestión Documental y
Administración de Archivos
Lima. Enero 26 de 2017
Agenda a tratar:

• Normas técnicas y Estándares


Internacionales
• Marco Legal en Colombia
Normas Internacionales
Normas Internacionales
Normas Internacionales

Imagen elaborada por Adriana Hinestrosa


Origen de la ISO 15489

NORMA Creación del


AUSTRALIANA TC46/SC 11
ISO 15489
Parte 1 y
1996 * 1998 Parte 2
2001

* AS 4390 publicada en al año de 1996, en materia de


documentos de archivo de los Records Management
ISO 15489

ALONSO, José Alberto. Elementos claves para el cumplimiento de la norma ISO 15489. Barcelona: planificación jurídica, s.f.
diapositiva 10. (Consulta 24/6/2008) disponible en: http://www.fesabid.org/federacion/gtrabajo/aenor/jornada281105/jalonso.pdf
Normatividad:

© Carlota Bustelo, 2014.


Evolución Normativa
Evolución Normativa
Evolución Normativa
Normativa Gestión Publica

Ley 872 de 2003, por la


Ley 489 de 1998, regula el cual se crea el sistema de
ejercicio, estructura y gestión de la calidad en la
organización y de la Rama Ejecutiva del Poder
Administración Pública. Público

Decreto 943 de 2012, Por


Ley 594 de 2000 o Ley el cual se actualiza el
General de Archivos Modelo Estándar de
Control Interno (MECI)
para el Estado. Colombiano
Ley 80 de 1989
Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se
dictan otras disposiciones

Artículo 2º. El Archivo General de la Nación tendrá las


siguientes funciones

a) Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de


Archivos, con el fin de planear y coordinar la función
archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio
documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad
Ley 594 de 2000

Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se


dictan otras disposiciones

ARTÍCULO 1. Objeto. La presente ley tiene por objeto


establecer las reglas y principios generales que regulan la
función archivística del Estado.
Ley 594 de 2000
Ley 1341 de 2009

Por la cual se definen principios y conceptos sobre la


sociedad de la información y la organización de las
tecnologías de la información y las comunicaciones - TIC-, se
crea la agencia nacional de espectro y se dictan otras
disposiciones.
Ley 1712 de 2014

Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del


derecho de acceso a la información pública nacional y se
dictan otras disposiciones.

Artículo 12. Adopción de esquemas de publicación. Numeral


d) CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.
Ley 1712 de 2014
Bibliografía y webgrafía recomendadas:
• Archivo General de la Nación, Bogotá. Normatividad página
Web AGN. [Base de datos en línea]. Disponible en
www.archivogeneral.gov.co/normatividad.
• Compendio de Políticas Culturales. Bogotá: Ministerio de
Cultura, [2010].
• GAITAN DIDIER, Claudia. Normatividad de la Gestión
Documental en Colombia. GADIER sistemas profesionales de
información Ltda. Colombia. Bogotá, 2002.
• Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.,
BOGOTÁ. Intranet régimen legal de Bogotá. [Base de datos en
línea]. Disponible en www.secretariageneral.gov.co/régimen
legal.
Reflexión
“La decisión de los filósofos antiguos de recurrir o no a la escritura
hacia manifiesta su concepción personal de lo que era la filosofía,
pero también comprometía el destino de su legado, de su
enseñanza y de sus palabras. Ellos estaban conscientes de que la
escritura les ofrecía una mejor posibilidad de supervivencia. Era
sólo una posibilidad porque para que perdure, es necesario
que los hombres tengan alguna estimación por esas obras
para reproducirlas de tiempo en tiempo, o para proteger del
deterioro a sus soportes materiales”.[1]

PÉREZ CORTÉS, Sergio. Palabras de los filósofos, oralidad, escritura y


[1]

memoria en la filosofía antigua. México D.F. : Siglo XXI editores. 2004. p. 182
¿Preguntas?
¡Gracias por su atención!

John Francisco Cuervo Alonso


Archivista - Especialista en Redes de Información
Candidato a Magister en Gestión Documental y
Administración de Archivos
Lima. Enero 26 de 2017

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