Unidad 1

ADMINISTRACIÓN GENERAL

IV Ciclo
Semestre 2013 - II

Semana 1
 Semana 2

LA ADMINISTRACIÓN
1. El proceso administrativo
2. La medición del proceso administrativo: Eficiencia y Eficacia
3. Roles del Gerente
4. Niveles Administrativos
5. Habilidades Administrativas
ADMINISTRACION.- Es el conjunto sistemático de reglas para lograr
la máxima eficiencia y eficacia en las formas de estructurar y manejar
un organismo social.
Para lo cual se hace uso de un Proceso Administrativo, que viene a ser
la utilización de elementos primordiales como :La Planificación, La
Organización, La Dirección y el Control, y complementarlo con el buen
manejo de los recursos financieros, económicos, materiales, humanos,
para así poder cumplir metas y objetivos esperados.

GESTION: Proceso emprendido por una o más personas para

coordinar las actividades laborales de otros individuos.
Conjunto de acciones mediante las cuales el directivo desarrolla sus
actividades a través del cumplimiento de las fases del proceso
administrativo: Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

GERENCIA: Función mediante la cual las empresas y el Estado logran

resultados para satisfacer sus respectivas demandas
 El Proceso Administrativo

ORGANIZAR
DIRIGIR

Proceso

PLANEAR
CONTROLAR
 El Proceso Administrativo

Planeación Organización Dirección Control

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Se definen las Se asignan, Consiste en Consiste en

metas, los distribuyen y motivar a los vigilar y evaluar
objetivos, se agrupan tareas empleados, el desempeño
determina qué Se asigna influir en los compararlo con
hacer para autoridad y individuos y las metas, y
alcanzarlos y recursos equipos tomar acciones
se trazan Se define la Resolver correctivas.
planes para estructura, conflictos
Se usan para
integrar y procesos y Manejar los
ello indicadores
coordinar métodos canales de
y estándares
actividades comunicación

3
 Planeación

ACCIONES
UN EJEMPLO…
Determinación
de mercados
OBJETIVOS potenciales

Establecimiento
Expansión
de redes de
Internacional
representación

Incrementar las
….
ventas

Expansión en
regiones norte- ….
sur
 Organización

Un ejemplo de estructura muy

común (formalizada a través del “organigrama”)

Gerente General

Gerente
Administrativo y
Financiero

Gerente de Gerencia de Gerente de

Logística Producción Marketing

Almacenes Perfumes Ventas

Distribución Jabones Publicidad

 Dirección
Resolución de Conflictos
Motivación…

Comunicación
 Control

Un ejemplo de control:

Meta: Incrementar las ventas en 10% respecto al año anterior

Real: Sólo se logró incrementar las ventas en 8%.
¿Qué falta?

Otro ejemplo:

Estándar de Producción: No debe excederse 4% de desperdicio de materia prima

Real: Se obtuvo un nivel de desperdicio de 3%.
¿Qué medidas correctivas plantearía?
PROCESO ADMINISTRATIVO COMO SISTEMA ABIERTO

Planificación INTERNO
AMBIENTE

Entrada Organización Salida

Control
RR.HH Resultados

Dirección
 PROCESO ADMINISTRATIVO EN LOS DIVERSOS
NIVELES DE LA EMPRESA

Niveles de PLANIFICACION ORGANIZACIÓN DIRECCION CONTROL

Actividades
Controles Globales y
Institucional Determinación de Diseño de Organizacional Política, Directivas y Evaluación del
objetivos y Planificación Conducción del Personal desempeño empresarial
de la Estrategia

Gerencia y Aplicación de
Intermedio Planeación táctica y Estructura de órganos y recursos para establecer las Controles
asignación de recursos cargos, rutina y acciones empresariales y departamentales y
procedimientos lograr el liderazgo evaluación del
desempeño
departamental

Operacional Planes Operativos Métodos de procesos de Dirección, Supervisión y Controles individuales y

trabajo y de operación motivación del personal evaluación de
desempeño individual
 El Gerente (o Administrador)

• Persona que en una

organización es responsable del
desempeño de una o más
personas, con las cuales logrará
resultados
• Persona que realiza el proceso
administrativo.
• Existen en todas las
organizaciones, aunque sus
denominaciones cambian.
• Los títulos en las empresas
pueden ser diversos: gerente,
supervisor, jefe de división,
administrador, etc.

8
 Ejercicio Funciones Administrativas
Alfonso Macías es administrador de una tienda de Bembos y nos ha listado cuáles son sus
principales funciones. Se solicita indique el TIPO DE FUNCIÓN a la que corresponde cada una:
Funciones como supervisor Indicar el tipo de
función que
corresponde
Hacer que todo el equipo cumpla los estándares de calidad del producto
Resolver los conflictos que surjan entre los empleados
Mantener los indicadores de gestión (p.e. número de quejas por día) dentro
del ratio máximo
Realizar las proyecciones semanales y mensuales de ventas
Programar los turnos de trabajo de cada empleado
Evaluar el desempeño del personal
Motivar al personal para que cumpla sus tareas
Programar las vacaciones de los empleados
Comunicar a los empleados las metas mensuales y lo que la empresa espera de
ellos
Establecer la cantidad de personas que trabajarán en caja, cocina, mostrador
(despacho) y limpieza.
Preparar las proyecciones de necesidades de insumos semanal
 La medición del proceso administrativo: Eficacia y Eficiencia
Recordemos la organización como un sistema y la administración como articulador

ADMINISTRACIÓN

Articula DESEMPEÑO

Proceso de Producción

Recursos Productos
Actividad 1 Actividad 2
Actividad 3

Tangibles Bienes
Intangibles Servicios
Humanos

Retroalimentación 10

Pero la administración no sólo es articular los recursos para lograr las metas sino
también hacerlo de manera eficaz y eficiente => DESEMPEÑO
 La medición del proceso administrativo: Eficacia y Eficiencia

EFICIENCIA EFICACIA
(Medios) (Fines)

Aprovechamiento Logro de
de recursos metas

Pocos desperdicios Grandes logros

La administración se esfuerza por: no

Desperdiciar recursos (eficiencia) y conseguir
todas las metas (eficacia) 11
 Niveles de medición del proceso administrativo

NO Eficiente Eficiente
•Resultados: •Resultados:
Productos que los Productos/Servicios
Alcanza las Metas
clientes desean, Alcanza las Metas que los clientes desean
pero hace uso de su Organización con calidad y que ellos
pero que es costoso
para que ellos los Indiscriminado de y a la vez están dispuestos a
compren. (Precio Eficaz los Recursos de su Economiza adquirir (Precio = Valor
>Valor Percibido) Recursos o los hace Percibido)
Organización
Rendir mucho Más

Administra Muy
No Alcanza las
Bien los Recursos
Metas y para pero no Alcanza las
NO Eficaz colmo Desperdicia
•Resultados: Un Metas establecidas •Resultados: Un
producto de
los Recursos de su por su producto de alta
baja calidad y Organización Organización calidad, pero que los
que los clientes clientes no desean.
no lo desean.
 Eficiencia y Eficacia

“Ningún grado de eficiencia puede

compensar la falta de eficacia.”

“Antes de dedicarnos a hacer algo en forma

eficiente, tenemos que estar seguros de que
hemos encontrado algo acertado para
realizar.”
Peter Drucker

13
 Ejercicio eficacia y eficiencia
Recordemos el caso Rovegno…

1 Sobadora
1 Mezcladora
3 cortadores metálicos
1 mesón de madera
Cuchillos
Espátulas
Delantales
Mascarillas
Horno Chileno
 Ejercicio eficacia y eficiencia (Continúa)

Considere que tenemos los siguientes recursos:

Recursos

Tangibles Intangibles Humanos

Infraestructura: Local de la Reputación: Rovegno los años en el 2 panaderos

panadería y tienda mercado 1 encargado de horneo

Utensilios y materiales: 1 mesón de Prestigio: La calidad de sus productos A vendedoras de panadería

madera, cuchillos, espátulas, por calidad de insumos, el servicio que
delantales, mascarillas brinda.

Maquinaria: horno chileno, 1

sobadora, 1 mezcladora, 3
cortadores metálicos

Camión de transporte

15
 Ejercicios de Eficiencia y Eficacia
Utilice el cuadro siguiente para establecer los indicadores con los que
podemos medir la eficiencia y eficacia en la empresa en mención :

Eficiencia Eficacia
Recursos indicadores Metas indicadores

16
 Roles Gerenciales
Roles del Gerente según Mintzberg
ROLES: CONJUNTO ORGANIZADO DE CONDUCTAS ó categorías específicas de
comportamiento administrativo

Roles interpersonales

Roles
Administrativos

Roles de información Roles de decisión

17
Roles Interpersonales

Figura de autoridad
(Representante legal y social) Enlace (crear red de
Líder contactos)

Roles Informativos

Monitor (buscar
información) Divulgador o difusor Vocero externo 18
Roles de decisión

Empresario (crea
Manejador de
proyectos nuevos)
perturbaciones

Asignador de recursos Negociador

19
 Niveles de Administradores / Gerentes

Altos Directivos

ADMINISTRADORES
Gerentes medios

Gerentes de
Supervisores primera
línea

NO
ADMINISTRADORES
20
 Niveles de Administradores / Gerentes

Gerente general
ALTA
DIRECCION
Gerente de Gerente de Gerente de
Finanzas Comercialización Producción

Gerente de Gerente de Ventas Gerente de Publicidad e

Marketing imagen
GERENCIA
MEDIA O
INTERMEDIA
Sub gerente ventas Sub gerente de Sub gerente de ventas
exterior ventas Lima Provincias

Jefe ventas zona Jefe ventas zona Jefe ventas zona

norte centro sur
GERENTES DE
PRIMERA LÍNEA
Supervisor ventas
21
 Funciones administrativas según niveles
organizacionales

Admi-
nistradores

Administradores
de nivel
Intermedio

Supervisores de primera
línea

Tiempo que se dedica a las funciones administrativas según niveles 22

 Habilidades Administrativas
Robert Katz

Humanas

Técnicas Conceptuales

Habilidades
Administrativas

23
 Habilidades Administrativas
Robert Katz

TÉCNICAS Engloban el conocimiento y dominio de una

determinada especialidad. Habilidad y conocimiento
para realizar la mecánica de un trabajo particular.
Habilidades administrativas.- Técnicas para
recolectar información, análisis de datos, la
planeación, la organización y otros trabajos
administrativos.

Contemplar la organización como un CONCEPTUALES

todo y las relaciones entre sus diversas
subunidades, y el ambiente. Capacidad
para aprovechar la información para
solucionar problemas.

24
 Habilidades Administrativas
Robert Katz

HUMANAS Capacidad de trabajar

bien con otras
personas, en forma
individual o grupal
Sacar lo mejor de las
personas,
Comunicarse, motivar,
dirigir e infundir
entusiasmo y confianza

25
 Habilidades Administrativas y niveles de la administración
Robert Katz

Habilidades
Conceptuales

Habilidades
Humanas

Habilidades
Técnicas

Las habilidades varían según los niveles

administrativos 26
 Gerentes Generales y Gerentes Funcionales

Gerentes Generales.- Son las personas responsables de todas las actividades funcionales
de la organización, es el responsable directo del cumplimiento de metas y el éxito de la
organización.

Seis tareas básicas de los gerentes generales

MODELAR EL AMBIENTE DE TRABAJO
FORMULACIÓN DE UNA VISIÓN ESTRATÉGICA
ASIGNACIÓN DE RECURSOS
FORMACIÓN DE GERENTES DE PRIMERA
FORTALECIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN
LA ADMINISTRACIÓN COTIDIANA

Gerentes Funcionales.- Es la persona responsable de una sola actividad de la

organización de una área funcional, ejemplo Área de producción, Personal, MKT,
Finanzas, etc.

Es importante recordar que tanto los gerentes generales como los gerentes de funciones planifican,
organizan, dirigen y controlan relaciones, con el tiempo. De nueva cuenta, la diferencia radica en el
alcance de las actividades que supervisan.