ADMINISTRATIVO CONTABLE

ADMINISTRATIVO CONTABLE

UNIDAD 4: Documentos Comerciales

 Concepto, importancia y clases.
 Documentos relacionados con la compra-venta .
 Documentos relacionados con el transporte de mercaderías.
 Documentos relacionados con el Pago. Documentos varios.
 El Controlador Fiscal.
 Planilla de caja.
¿Qué son documentos comerciales ?
CONCEPTO
Documentos comerciales y soportes contables, teoría y proceso contable
Los documentos comerciales, también llamados documentos mercantiles,
son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja
constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil.
Mercantil: Es lo relativo al comercio o al mercado, entendiéndose por
mercado al espacio físico donde se desarrollan las actividades
comerciales de compra y venta de mercaderías o mercancías. El
conjunto de las normas jurídicas que regulan las actividades comerciales
constituyen el Derecho Mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres
generalizados y las disposiciones de la ley.
Importancia de los Documentos Comerciales
 En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que
intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y
obligaciones.
 Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la
realización de los actos de comercio.
 Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización
de dichas operaciones.
 Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el
comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad
TIPOS DE DOCUMENTOS COMERCIALES

Se clasifican básicamente en dos tipos, a saber:

 Negociables. Aquellos que se pueden convertir en efectivo o
representan una promesa de pago, su poseedor puede realizar
operaciones comerciales con base en ellos.
 No negociables. Su finalidad es únicamente la de servir como soporte
a una transacción comercial o brindan la información necesaria para
realizarla.
ALGUNOS DOCUMENTOS COMERCIALES
 Nota de pedido de compras
 Nota de ventas
 Remito o remisión
 Factura
 Nota de débito
 Nota de crédito
 Recibos
 Cheque
 Pagaré
Nota de pedido o de compra

Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un

pedido de compra a un comerciante. Este documento comercial no
obliga a realizar la operación.
Nota de ventas
Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor
detalla las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando,
cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones
de la operación.
Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de
Venta, por la que toma a su cargo el compromiso de entregarle la
mercadería que se detallan en la misma, y el comprador se obliga a
recibirlas.
Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar la operación
en los términos establecidos.
Remito o remisión
Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los
bienes vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia
de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del
vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base
para la preparación de la factura.
El remito se extiende por triplicado: el original firmado por el vendedor se
entrega al adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador
por los efectos que los ha recibido, queda en poder del vendedor y se
destina a la sección facturación para que proceda a la emisión de la
factura.
Por último, el triplicado permanece en la sección depósito par constancia
de las mercaderías salidas.
Factura
Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las
mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y
demás condiciones de la venta. Con este documento se hace el cargo al
cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es
el documento que justifica la compra y con su contabilización queda
registrado su compromiso de pago.
Podemos decir que es una acreditación de una transferencia de un
producto o servicio tras la compra del mismo.
Emitir una factura tiene carácter obligatorio para dejar constancia y poder
comprobar la realización de la operación comercial.
Nota de débito
Comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le
notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma
o valor, por el concepto que la misma indica.
La nota de débito permite al vender del producto salvar errores que
hayan podido ocurrir en la emisión de las facturas, de forma que puede
recuperar su dinero en el caso de que la factura anterior señalara una
cifra inferior.
A la hora de emitirla, se entregará la nota original al comprador que se le
informa del aumento de su deuda y el vendedor recibirá un duplicado.
Para poder ser aceptado se deben cumplir algunos requisitos en la nota
de débito
Nota de crédito
La nota de crédito es un documento que sirve para demostrar
un reembolso. Suele emitirse cuando después de que una factura ha sido
emitida, hay un error en la misma, los productos son incorrectos o están
dañados o bien, se da una cancelación o se aplica un descuento sobre la
misma, por lo que habrá un reembolso en la transacción de compraventa.
Recibos
Un recibo es una constancia que sirve para comprobar que se ha
cumplido con el pago o solución de una obligación o prestación de un
servicio o producto. Los recibos son documentos escritos que pueden ser
públicos, aunque con mayor frecuencia son de carácter privado, en los
cuales el acreedor de una obligación reconoce expresamente haber
percibido dinero u otra cosa por parte del deudor.
Requiere la expresión de la fecha, la firma del que recibe, la mención del
importe o la designación de la cosa y el título de la obligación, para que
no se confunda con el préstamo, el depósito u otro negocio jurídico en
que medie dación material.
Existen:

• Recibo de pago de facturas

• Recibo de alquiler
• Recibo de haberes
• Los recibos por lo general, se extienden por duplicado: El
original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda
en poder de quien lo recibe.
Pagaré
Documento por el cual una persona se compromete a pagar a otra, o a
quien ésta indique, una suma de dinero determinada, en una fecha
establecida y en un domicilio estipulado.
Cheque
El cheque es un título de valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del
cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución
de crédito el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una
tercera persona llamada beneficiario
Orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene
fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para
girar en descubierto.
Controladores Fiscales (CF) – Definición

Son el equipamiento electrónico homologado por la AFIP, destinado a procesar,

registrar, emitir comprobantes y conservar datos de interés fiscal, generados por las
ventas, prestaciones o locaciones de servicios.
El aspecto distintivo de estos equipos es la posibilidad de conservación de los datos

de interés fiscal, los que se efectúan a través de la Memoria Fiscal .

Planilla de Caja
Concepto: es un comprobante probatorio de uso interno que sirve tanto
para controlar los movimientos de caja como para ver la composición de
la misma en cualquier momento. Es un formulario que completa el cajero
y lo controla un superior en forma diaria.