TÉCNICAS DE ARCHIVO

Reglas de clasificación alfabéticas

OBJETIVO ESPECIFICO

 Adquirir los conocimientos teóricos y prácticos de

las reglas de clasificación alfabético a través de la
práctica, para que se fortalezcan los conocimientos
ya presentes.
EN ARCHIVONOMÍA para cumplir con la finalidad de localizar
con rapidez expedientes y documentos, es importante que los
títulos que se escriben como encabezamiento de los expedientes
estén de acuerdo con las reglas de clasificación alfabética.

Las reglas para clasificar utilizan dos términos con los que nos
debemos familiarizar:
ALFABETIZAR Y UNIDAD.
ALFABETIZAR UNIDAD

Es ordenar los nombres de  Se denomina cada palabra

acuerdo con la secuencia que forma parte de un
alfabética de sus letras: título: inicial, abreviatura,
Ejemplo: López, Pérez, letra separada.
Vega. El nombre: Jorge R. Suárez,
Roca, Rojas, Romero. Contiene tres unidades:
1-Jorge 2-R 3-Suárez.
Las reglas se dividen en tres grandes
grupos:
 1-Nombres de personas.
 Nombres de compañías
institucionales, sociedades.
 Nombres de bancos,
escuelas, instituciones
gubernamentales.
REGLAS PARA CLASIFICAR NOMBRES DE
INDIVIDUOS.
 1-Los Nombres se
clasifican alfabéticamente
comparando la primera
unidad de cada nombre,
letra por letra. La
segunda unidad se tiene en
cuenta solamente cuando
la primera unidad es
idéntica a otra. La
tercera unidad se considera
cuando la primera como la
segunda son idénticas.
 2- El nombre de cada
persona se divide en
nombre de PILA Y
APELLIDOS.
 Primero se escriben los
apellidos y después el
nombre, separándolos con
una COMA. A esto se le
llama TRANSPOSICIÒN.
Cada parte del nombre de
una persona se le llama:
UNIDAD DE ARCHIVO.
3-Si antes del apellido aparece una inicial, se toma como
parte del nombre.
 Ejemplo: Manuela Corona Ramos.
 José L. Martínez Adame. ORDENÁNDOLOS
Martínez Adame, José L. Corona D., Guadalupe Ma.
4- Si el apellido es igual en Corona Díaz, Hilda
varios nombres, la siguiente Corona Ramos, Manuela.
letra o palabras nos servirá de
base para ordenar. Ejemplo:
Guadalupe Ma. Corona D.
Hilda Corona Díaz
5-Si antes del apellido aparecen las partículas: de, del, de la, de
los, etc., se principia la inversión desde el primer apellido, aun
cuando las partículas aparezcan en mayúsculas. Ejemplo:

 Ma. Del Carmen de la  Cedeño, Pedro A.

Peña  Cedeño, J. Cedeño.
Peña, Ma. Del Carmen de  Cedeño Rojas, Pedro.
la.
6-Si el nombre de pila y el
apellido son los mismos, la
letra o nombre diferente nos
servirá de clave para ordenar.
Ejemplo:
Pedro A. Cedeño.
Pedro J. Cedeño.
Pedro Cedeño Rojas.
6ª- La unidad representada por una inicial va antes de un
nombre o apellido que comienza con la misma letra de esa
inicial.
 Ejemplo:
M. E, Cedeño.  Cedeño, M.E.
M. Elsa Cedeño.  Cedeño, M. Elsa
María E. Cedeño.  Cedeño, María E.
María Eugenia Cedeño.  Cedeño, María
Eugenia.
6b-Una unidad más corta precede a una más larga, si su
raíz es igual.
 José Amad.  Amad, José.
 Ángel Amado.  Amado, Ángel.
 Raúl F. Amador.  Amador, Raúl F.
 Julia R. Franco.  Franco, Julia R.
 Julián N. Franco.  Franco ,Julián N.
 Juliana Z. Franco.  Franco, Juliana Z.
7-Si el nombre propio tiene, además, la abreviatura de su profesión,
grado militar o eclesiástico, o la expresión padre, hijo, junior (Jr.), se
escribe esta abreviatura después de la inversión correcta y entre
paréntesis, ejemplo:
 Lic. Manuel Romero  Albert Fitz Maurice
Gómez. Kelly.
 Gral. Manuel Ávila Fitz Maurice Kelly,
Camacho Albert.
Romero Gómez, Manuel (Lic.)
Ávila Camacho, Manuel
(Gral.)
Joseph R. D´Amil.
D´Amil, Joseph R.
8-Si antes del primer apellido
aparecen vocablos extranjeros Jorge O´Neil del Cid.
como: Vo, Van, Der, Fitz, D´, O´Neil del Cid, Jorge.
Da, O´, se hace la inversión a
partir de dicho vocablo.
 -En los países de habla hispana, el nombre de la mujer casada o
viuda está compuesto por su nombre de pila, su apellido de soltera,
seguido de la preposición “de·” o de la palabra viuda, (Vda.), y por
último el apellido del esposo.
 9-Para archivarlos se  Lourdes de Silva viuda de
invierte el nombre, Domínguez.
tomando como base el  Silva viuda de
apellido de soltera, Domínguez,
porque éste es el que Lourdes de.
legalmente se reconoce.  Aurora Carrillo de De los
Solo en caso en que el Monteros.
apellido de soltera esté
 Carrillo de De los
indicado con una letra,
se tomará en cuenta el monteros, Aurora.
apellido del esposo.
10-Cuando los nombres de individuos son totalmente iguales se
considerará entonces la dirección como base para su
ordenación en el siguiente orden, ejemplo:
 Pedro Ríos Álvarez.  Ríos Álvarez, Pedro
Calle Juan Pablo 2do. San (Cuscatlán ).
Salvador.  Ríos Álvarez, Pedro
(San Salvador).
 Pedro Ríos Álvarez.
Kilometro23 carretera
panamericana ,
Cuscatlán.
REFERENCIAS PARA NOMBRES DE
INDIVIDUOS
 Los documentos
pertenecientes a un
individuo pueden ser
solicitados de manera
distinta a como están
archivados. Hay que
elaborar referencias. se
ordena el nombre de
manera diferente a la
indicada en las reglas.
La referencia se hace en tarjeta y
formará parte de un catálogo auxiliar.
 Ejemplo: Monseñor  Ana Quinteros de Olmedo
Alfredo Muñoz.  Quinteros de Olmedo,
 Sor Consuelo Vega. Ana.( Se archiva).
Se archiva: REFERENCIA
Muñoz, Alfredo (Monseñor) Olmedo, Ana Quintero.
REFERENCIA Véase:
Monseñor Muñoz x Quinteros de Olmedo Ana.
Véase:
Muñoz, Alfredo (Monseñor)
Reglas para clasificar nombres de empresas,
instituciones, compañías o sociedades.
Reglas generales  2-Cuando el título es el
o 1-Cuando en el título nombre completo de un
aparece una coma, el individuo(nombre de pila y
nombre permanece igual. apellido), se invierte el
No sufre ninguna alteración nombre y el resto de la
ni trasposición. razón social se escribe a
Ejemplo: -Electricidad, S.A. continuación.
-Agrupación Tropical, S.A. -Debe hacerse tarjeta de
referencia.
Ejemplos :
María B. Martínez, S. A.
Filemón Martínez, Acabados.
Se archiva:  3-Si en el título aparecen
Martínez, María B.,S.A. las conjunciones Y o E o
Martínez, Filemón Acabados. el símbolo, &; o bien
-REFERENCIA preposiciones como: DE,
 María B. Martínez, S.A.
SOBRE, POR,
 Véase:
CONTRA, o bien
 Martínez, María B. , S. A.
artículos como: LAS, EL,
-REFERENCIA
 Filemón Martínez, Acabados
LA, etc., permanece
 Véase:
igual, no sufre ninguna
 Martínez, Filemón, Acabados trasposición.
 Ejemplo:
Almacén de ropa. Casa de los ancianos.
 4-Si aparece un artículo  La Suiza.
al inicio del título(the en  Suiza (La)
inglés y EL, LA, LOS,  The Start White
LAS en español), o  Start White (The)
también la expresión  Cía. Nacional de Fianzas.
compañía o su
 Nacional de Fianzas(Cía.)
abreviatura(Cía. En
español, Co. En inglés),
se coloca al final del
nombre entre paréntesis.
Ejemplos:
Cuando en el título aparece una
palabra genérica como:
Zapatería, farmacia,
restaurante, etc.,
No sufre ninguna
transposición, siempre y
cuando se tengan uno o dos
expedientes dentro de la
gaveta; pero si el número
de expedientes excede de
los cinco, la palabra
genérica se escribe al final
del nombre.
 En esta caso se recomienda
establecer una guía
secundaria con el título de
la palabra genérica para
localizar con mayor rapidez
la documentación. También
se recomienda en estos
casos hacer una tarjeta de
referencia.
 EJEMPLO:
Zapatería La Rivera. Zapatería Señorial. Zapatería Troya.
Zapatería El Encanto. Zapatería La Súper Barata.
 Troya SE ARCHIVA:
 Súper Barata (La) Rivera (La)
 Señorial REFERENCIA:
 Rivera (La) Zapatería La Rivera X
 Encanto (El) Véase: Zapaterías
 Zapatería Rivera (La)
 Z
6-El nombre de sociedades, corporaciones e instituciones
o cualquier nombre raro o extranjero que no sea inglés se
escribe tal como aparece y así se archiva.
 Ejemplos: 7-Cuando una palabra
termina en S seguida o
La Petite France. precedida de apóstrofe (S´o
II Faro Italiano, S.A. ´S, posesivo en inglés )
permanece tal como está la
La Picola Casa. razón social.
EJEMPLO:
-Boy´s Club
-Byers´ Rug Cleaners
8-Cuando hay títulos de empresas o instituciones con
nombres iguales, se considera la dirección para decidir el
orden alfabético, en la forma siguiente:Ejemplos:
 Bital, S.A. SE ARCHIVA:
Av. Independencia San o Bital, S.A.
Salvador. Av. Independencia
 Bital, S.A. San Salvador.
Av. Los Próceres San o Bital, S.A.
Salvador. Av. Los Próceres
San Salvador
9-Cuando una firma o institución utiliza siglas,
éstas se consideran palabras escritas completas.
Cuando no son muy  CEPAL
usuales, para mayor (Comisión Económica para la
América Latina).
claridad se
REFERENCIA:
recomienda escribir el
Comisión Económica para la
nombre completo América Latina.
debajo de la sigla Véase:
entre paréntesis. Se CEPAL
deben hacer tarjetas
de referencia.
10-Cuando en el nombre de una firma o
razón social aparecen dos o más letras,
cada una se considera  Radiodifusora XEW.
Almacenes S. y R., S.A.
como unidad de SE ARCHIVA:
archivo. Se o XEW, Radiodifusora.
recomienda hacer REFERENCIA:
tarjeta de o Radiodifusora XEW

referencia. Vease:
o XEW, Radiodifusora.
 EJEMPLOS:
Continuación, regla No.10
SE ARCHIVA:
o S. Y R., S. A.,
Almacenes.
REFERENCIA:
o Almacenes S. y R.,S. A.
Véase:
o S. Y R. , S. A. ,
Almacenes.
REFERENCIAS NECESARIAS EN SASOS
NO MENCIONADOS.
 1-Cuando en una razón  SE ARCHIVA:
social o masa elocutiva la Farmacia Góngora.
palabra importante, la que REFERENCIA:
distingue a ese negocio de
los demás (apellido o Góngora ,Farmacia x
nombre geográfico) no Véase:
aparece al inicio del Farmacia Góngora.
nombre.
2-Cuando una empresa cambia de nombre, se archiva
bajo el nuevo y se establece una referencia con el nombre
anterior.
 NOMBRE ANTERIOR: REFERENCIA:
Almacenes Nacionales. Almacenes Nacionales x
o NOMBRE ACTUAL: Véase:
Almacenes El Nuevo Estilo. Almacenes El Nuevo Estilo.

SE ARCHIVA:
Almacenes El Nuevo Estilo.
 -
3-Cuando una empresa representa a otra en negocios o
bienes, bajo poder, síndico o apoderado.

 Nombre:  REFERENCIA: x
Agencia Asociada, S.A Materiales mundiales,
o Representante de: S.A.
Materiales mundiales, S.A. Véase:
Se archiva: Agencia Asociada, S.A.
Agencia Asociada, S.A.
(Materiales Mundiales, S.A.)
4-Si en los nombres de empresas
aparecen nombres con números,
 Éstos se ordenan y  8th. Avenue Store.
archivan como si los SE ARCHIVA:
números estuviesen 8TH. AVENUE STORE.
escritos con letra, y el (Eight).
número completo se  Refresquería 300.

considera como una SE ARCHIVA:

unidad. Refresquería 300
(Trescientos).
Reglas para clasificación de instituciones
gubernamentales, bancos, escuelas, otros.
INSTITUCIONES REFERENCIA:
GUBERNAMENTALES. Secretaría de x
REGLAS GENERALES Hacienda y
Crédito Público.
1-En los nombres de institucio.
Gubernamentales se toma Véase:
como base para archivar la Hacienda y Crédito
palabra más importante. Se Público,Sría. de
recomienda hacer tarjeta de
referencia. Ejemplo:
Secretaría de Hacienda y
Crédito Público.
2-En las instituciones gubernamentales, dentro de
los títulos se pueden encontrar términos como:
 Ministro de También frases en otro
 Sección de idioma, como:
 Comisión de o Bureau of
 Junta de o Board of
 Dirección de o Commission of
 Subdirección de o Service of
 Director de o Sectión of
En estos casos las expresiones mencionadas
deben escribirse al final y entre paréntesis.
Ejemplo: REFERENCIA:
Gobernador del Estado de Gobernador del Estado de X
Jalisco. Jalisco.
SE ARCHIVA: Véase:
Jalisco, Estado de Jalisco, Estado de
(Gobernador del). (Gobernador del).
INSTITUCIONES BANCARIAS
 1-Los nombres de los
bancos se archivan tal
como aparecen, de acuerdo
con las reglas de empresas
comerciales, agregando el
nombre del lugar en el cual
funcionan, pues la mayor
parte tiene sucursales en
diferentes ciudades.
Ejemplo:
 Banco Agrícola Comercial.
 Sucursal Soyapango.
 Plaza
Se Archiva:
Agrícola Comercial (Banco)
Soyapango Plaza Sucursal.
Cuando la palabra Banco no aparece al inicio de
la razón social, es necesario hacer un tarjeta de
referencia.
Se archiva: 3-Cuando en la gaveta hay un
CityBank, S.A. número considerable de
expedientes con títulos de
bancos con sucursales en
Referencia:
diferentes lugares, es
Banco CityBank,S.A recomendable tomar en
Véase: cuenta el nombre
CityBank, S.A. importante de la
institución o el nombre de
la ciudad, de la provincia o
país, según sea el caso.
Puede ponerse también una guía secundaria que
se rotule con la expresión bancos y colocar las
expedientes por orden alfabético.
Nombres de escuelas, SE ARCHIVA:
colegios y  Universidad Tecnológica.
universidades.  Instituto Nacional San
1-El nombre de escuela, colegio Bartolo.
o universidad privada, se  Escuela de niñas Gustavo
archiva como aparece, Marroquín.
siguiendo las reglas
establecidas para empresas Referencias:
comerciales; se recomienda Tecnológica, Universidad. x
hacer tarjeta de referencia si Véase:
el nombre principal no Universidad Tecnológica.
aparece al inicio.
NOMBRE DE ASUNTOS
 En algunas ocasiones es
necesario archivar los
documentos por el asunto
tratado en éstos, debido a la
importancia del mismo, o
porque da idea muy clara de lo
tratado en el documento
cuando la información sobre un
asunto o tema debe
conservarse reunida en un
mismo sitio en la gavetas,
 (solicitudes de empleo,
citatorios, renuncia, compras,
etc.). Se recomienda
establecer una referencia bajo
el nombre de la empresa o
individuo.
Ejemplos:
Carmen López Figueroa,
mecanógrafa, solicita
empleo.
Se archiva:

 Solicitud de empleo
Mecanógrafa
López Figueroa, Carmen.
Referencia:
López Figueroa, Carmen x
Véase:
Solicitud de empleo
Mecanógrafa.