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Dirección de Proyectos
Tema 4:
Gestién del Tiempo
Instructor:
Rubén Rodriguez Prado
Project Management Professional (PMPe)
DIRECCION DE PROYECTOS - PMBOK lta Edición
AGENDA
ÜÉlntroducción
ÜÉPlanificar la Gestión del Tiempo
ÜÉDefinir las Actividades
ÜÜSecuenciar las Actividades
ÜÉEstablecer los recursos de las
actividades
Q Establecer duración de las
actividades
ÜÜControlar el Cronograma
olREcCiox oE PR0YEcros - PMB0K Sta Edición
GESTION DEL
TIEMPO
DIRECCION DE PROYECTOS - PMBOK lta Edición
PAQUETEDE
TRABAJO
Desarrolbr
Recopilar
WBS
Del Proyecto
TIPO DE RECURSOS
SECUENCIAR ESTIMAR DEFINI
PERSONAS
RECURSOS R LAS
ACTIVIDADES DELAS MATERIALES ACTIVIDADES
ACTIVIDADES EQUIPOS
INICIO
BASE DEL
¿CUMPLE ¿CUMPLE
TIEMPO
OBJETIVO DE OBJETIVO DE
¿EXISTEN TIEMPO? COSTO?
RECURSOS
SOBREASIGNADOS?
CRONOGRAM
A (MODELO
MATEMATICO)
DIRECCION DE PROYECTOS - PMBOK lta Edición
GESTION DELTIEMPO
Gaa00nW
eaeddnW
DIRECCION DE PROYECTOS - PMBOK lta Edición
PLANIFICAR LA GESTION
DELTIEMPO
olREcCiox oE PR0YEcros - PMB0K Sta Edición
Técnicasanal flcas
olREcCiox oE PR0YEcros - PMB0K Sta Edición
DEFINIR LAS
ACTIVIDADES
DIRECCION DE PROYECTOS - PMBOK lta Edición
DEFINIR LASACTIVIDADES
Planificación Gradual
DIRECCIÓN DE PR0YEcros - PMB0K Sta Edición
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
ODescomposición:
•* Subdivide paquetes de trabajo en componentes
más pequeños (actividades) y más fáciles
de manejar
•* La Iista de actividades, la EDT (WBS) y el diccionario
de la EDT pueden desarrollarse de forma secuencial
o de forma concurrente
•* Frecuentemente los miembros del equipo a cargo del
paquete realizan esta definición
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HERRAMIENTAS Y TECNICAS
O Planificación Gradual:
• ’ Planificar en detalle las actividades cercanas en el tiempo,
por ejemplo los próximos 8 meses, y planificar a nivel
agregado aquellas actividades que se realizarán més
adelante
• ’ Cuando todavía es dituso el alcance del proyecto, se puede
utilizar cuentas de control o paquetes de planificación en la
EDT para estimar actividades a nivel agregado
HERRAMIENTAS Y TECNICAS
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SALIDAS
OLista de Actividades
• ’ Es una Iista exhaustiva que abarca todas las actividades del
cronograma necesarias para el proyecto
• ’ Incluye el identificador de la actividad y una descripción del
alcance de trabajo, con el nivel de detalle suficiente para que
los miembros del equipo del proyecto comprendan el trabajo
que se debe de realizar
O Lista de Hitos
•’ Un hito es un punto o evento significativo dentro del proyecto
'*’ No tienen duración
•’ Son obligatorios u opcionales
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SALIDAS
OAtributos de laActividad
Código
Actividad Predecesora
Actividad Sucesora
EJEMPLO
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EJEMPLO
Pintar exterior
DIRECCION DE PROYECTOS - PMBOK lta Edición
SECUENCIAR LAS
ACTIVIDADES
DIRECCIÓN DE PROYECTOS PMBOK lta Edición
-’ ! !. ' ” ri'J
SECUENCIAR LASACTIVIDADES
Eselprocesoqueconsisteenidentificarydocumentar las
relaciones entre las actividades del proyecto
www.pmcriteria.net
DIRECCION DE PROYECTOS - PMBOK lta Edición
Lista de actividades
Lista de hitos
Factores ambientales de la
empresa
Actualización a los documentos del
HERRAMIENTAS Y TECNICAS
J Diagramación por precedencia
La diagramación por precedencia permite cuatro tipos de dependencias
entre las actividades:
Fin —Comienzo
Fin —Fin
Comienzo —Comienzo
Comienzo —Fin
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HERRAMIENTAS Y TECNICAS
O Determinación de precedencias
•’ Dependencias obligatorias
No puede colocar los pisos hasta que no termine de fraguar el
hormigón
'*’ Dependencias discrecionales
Puedo realizar el estudio de viabilidad legal antes que el estudio de
viabilidad económica, pero podría ser al revés
• ’ Dependencias externas
La actividad de prueba de software depende de la entrega del
hardware por parte del proveedor
'•" Dependencias internas
equipo no puede probar una mientras no la haya
máquina ensamblado
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HERRAMIENTAS Y TECNICAS
OAdelantos y Retrasos
•’ Un adelanto es la cantidad de tiempo en que una actividad
sucesora se puede anticipar con respecto a una actividad
predecesora
En un proyecto para la construcción de un edificio, puede planificarse el
comienzo de la preparación del terreno de dos semanas antes de la
fecha programada
•’ Un retraso consiste en la cantidad de tiempo en que una
actividad sucesora se retrasa con respecto a una actividad
predecesora
Antes de realizar el montaje de los armarios eléctricos sobre su base, es
necesario esperar a que el hormigón fragüe completamente
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SALIDAS
O Diagramas de Red del Cronograma del Proyecto
• ’ Un diagrama de red del cronograma del proyecto es una
representación gráfica de las relaciones lógicas, también
denominadas dependencias, entre las actividades del
cronograma del proyecto
• ’ Se puede llevar a cabo de forma manual o mediante la
utilización de un software de gestión de proyectos
• ’ Cualquier secuencia inusual de actividades en la red debería
describirse íntegramente por escrito
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SALIDAS
O Diagramas de Red del Cronograma del Proyecto
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EJEMPLO
Pintar exterior
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EJEMPLO
Ha tar plomería y
electricidad
Pintar exterior
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EJEMPLO
Pintar exterior
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Calendario de Recursos
Análisis dealternativas
Estimación Ascendente
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ENTRADAS
OCalendario de Recursos
•* ¿Cuándo estarán disponibles los recursos?
•* ¿Por cuánto tiempo estarán disponibles esos
recursos?
•* ¿Qué capacidades y habilidades tienen los recursos
disponibles?
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HERRAMIENTAS Y TECNICAS
OA sis de Alternativas
•’ Distintos niveles de capacidad o habilidad de los recursos
•’ Diferente tamaño o tipo de máquinas
•’ Diferentes herramientas
•’ Fabricación propia o compra a terceros
O Datos de estimaciones publicados
•’ Índices de producción actualizados y costos unitarios
•’ Extensa variedad de industrias, materiales y equipos
•’ Diferentes países y ubicaciones geográficas
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HERRAMIENTAS Y TECNICAS
O EstimaciónAscendente
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SALIDAS
O Recursos Requeridos para la Actividad
•’ Identificación y descripción de tipos y cantidades de
recursos necesarios para cada actividad
•’ La documentación puede incluir:
Bases de estimación
• Asunciones
DIRECCION DEPROYECTOS - PMBOK Sta Edición
SALIDAS
O Estructura de Desglose de Recursos
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EJEMPLO
Ha tar plomería y
electricidad
Pintar exterior
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EJEMPLO
ESTIMAR LA DURACION
DE LASACTIVIDADES
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ESTIMAR LA DURACION
DE LAS ACTIVIDADES
Análisis de reserva
Enunciado del alcance delproyecto
Actualizaciones alos
documentos del proyecto
Activos de los Procesos de la Organización
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HERRAMIENTAS Y TECNICAS
O EstimaciónAnáloga
•’ También Ilamada estimación de arriba abajo
• ’ Se toma la duración real de una actividad de un proyecto
anterior y similar, como base para la estimación de
duración de la actividad futura
• ’ Se usa con frecuencia cuando hay limitación de información
sobre el proyecto (las primeras fases)
• ’ Es una forma de juicio de experto
• ’ Es més confiable cuando las actividades previas son
similares de hecho y no en apariencia, por ello el responsable
de la estimación debe contar con la experiencia necesaria
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HERRAMIENTAS Y TECNICAS
O Estimación Paramétrica
+’ Consiste en utilizar parámetros en base
información histórica para poder estimar la duración
de una actividad futura
•* Por ejemplo, si un recurso asignado es capaz de
instalar 25 metros de cable por hora, la duración
requerida para instalar 1,000 metros sería de
cuarenta (40) horas.
DIRECCIÓN DE PR0YEcros - PMB0K Sta Edición
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
O Estimación por tres valores
+’ Consiste en estimar la duración de una actividad
utilizando las estimaciones pesimista, más probable y
optimista. Esta técnica también es conocida como
PERT: Program Evaluation and Review Technique
•* En la técnica PERT, el tiempo de la actividad se
considera como una variable aleatoria según una
distribución de probabilidad beta
DIRECCIÓN DE PROYECTOS - PMBOK lta Edición
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SALIDAS
O Estimación por tresvalores
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SALIDAS
O Estimación por tresvalores
(PERT) Desviac Rango
Duraci ión Varianza +
ón Estándar
Estima
da
10 133 178 4+/- 133
Tiempo Total Pro 16 1.00
5.56 6 +/- 1.00
Raízcuadrada13 167
de la Suma de las Variancias 278 6+/-
2.36 16 +/- 2.36
167
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SALIDAS
OA sis de Reserva
•* Reserva para contingencias, reserva de tiempo o
colchón
+" Puede ser un porcentaje de la duración de
actividad, una cantidad fija de períodos, o calcularse
mediante el an sis cuantitativo de riesgos
•* La reserva puede usarse en forma total o parcial,
reducirse, o eliminarse cuando haya información
mas precisa
olREcCiox oE PR0YEcros - PMB0K Sta Edición
SALIDAS
O Estimación de la Duración de las Actividades
•* Valoraciones cuantitativas de la cantidad probable
de períodos laborables necesarios
•* Incluyen alguna indicación del rango de resultados
posibles. Ejemplo:
3 semanas +/- 4 días (laborables)
• 7 días laborables con un 85O de certeza
DIRECCION DE PROYECTOS - PMBOK lta Edición
EJEMPLO
EJEMPLO
DESARROLLAREL
CRONOGRAMA
DIRECCION DE PROYECTOS - PMBOK lta Edición
DESARROLLAR EL CRONOGRAMA
DESARROLLAR EL CRONOGRAMA
O Proceso iterativo que determina fechas de inicio y fin
para las actividades del proyecto
O Exige que se revisen corrijan estimaciones de
duración y de recursos, para crear una línea base
OContinúa a lo largo del proyecto a medida que el trabajo
avanza, el plan de gestión cambia, y los eventos de
riesgo ocurren, desaparecen o emergen.
DIRECCION DE PROYECTOS - PMBOK lta Edición
DESARROLLAR EL CRONOGRAMA
Lista de actividades
Método de la Ruta Crítica
Adelantos y Retrasos
Calendario de Recursos
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
HERRAMIENTAS Y TECNICAS
O Método de la Ruta Crítica
Inicio Temprano (ES): Fecha más temprano en que puede comenzar la actividad.
Final Temprano (EF): Fecha más temprana en que puede finalizar la actividad.
Inicio Tardío (LS): Fecha más retrasada en la que se puede comenzar sin afectar
la fecha final del proyecto.
Final Tardío (LF): Fecha más retrasada en la que puede terminar la actividad sin
afectar la fecha final del proyecto.
Holgura Total Es la cantidad de tiempo que una actividad se puede retrasar antes
de que retrase la fecha final del proyecto.
Holgura Libre: Es la cantidad de tiempo que una actividad se puede retrasar antes
de que por su atraso, retrase a otra sucesora.
IDACMt'IDAD DURACION
EF
ALTJJflOTO LS LF
fi0LGURAT0TM
DIRECCION DE PROYECTOS - PMBOK lta Edición
HERRAMIENTAS Y TECNICAS
O Método de la RutaCritica
Caminos:
1)Inicio —A —B —E—Fin =
11
2) Inicio —A —C—E—Fin =12
3) Inicio—A —D—Fin =S
alREcCiox aE PR0YEcros - PMB0K St»Edición
HERRAMIENTAS Y TECNICAS
O Método de la RutaCrítica
Pasos para calcular las fechas tempranas, recorriendo la red hacia
adelante
Asignamoscomoiniciotemprano“0”atodaslasactividadessin
predecesor.
Elfinal temprano= iniciotemprano+duración
Silatareatienepredecesora,ytodaséstastienencalculadosu final
temprano,asignamoscomoinicio temprano el máximode todos
ellos.
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HERRAMIENTAS Y TECNICAS
O Método de la RutaCrítica
12 12
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HERRAMIENTAS Y TECNICAS
O Método de la RutaCrítica
Pasos para calcular las fechas tardías, recorriendo la red hacia atrás
• Partimos de la máxima fecha de final temprano.
• Atodas lastareas que notengan sucesoras se les asigna esta
fecha como final tardío.
El iniciotardío= final tardío - duración
• Aquellas tareas con sucesoras, se les asigna comofinal tardío el
mínimo de los inicios tardíos deéstas.
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HERRAMIENTAS Y TECNICAS
O Método de la RutaCrítica
12
12 12
12
DIRECCIÓN DE PR0YEcros PMa0K Sta Edición
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
O Método de la RutaCrítica
HOLGURALIBRE(HL)=Eseltiempoqueunaactividadpuederetrasarsesinretrasareliniciotemprano(ES)de
cualquier actividad inmediata sucesora (HL=LF- EF=LS - ES)
HOLGURATOTAL(HT)=Eseltiempoqueunaadividadpuederetrasarsesinretrasarlafechaplaneadade
término del proyecto (HT = Mín(ES deAct. Sucesoras) - EF)
HT= 7—6= 1
LS ILF HL= 7
12
12 12
HT= 12 -5= 7
12 HL= 12 -5 =7
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HERRAMIENTAS Y TECNICAS
O Método de la Cadena Crítica
•* Modifica el cronograma del proyecto para contemplar
los recursos limitados
•* Agrega colchones de duración para mantener el
enfoque en las duraciones de las actividades
planificadas
•* En Iugar de gestionar la holgura total de los cambios
de red, se centra en gestionar las duraciones de las
actividades colchón, y los recursos aplicados
actividades del cronograma
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HERRAMIENTAS Y TECNICAS
O Nivelación de Recursos
+’Se aplica a un modelo de cronograma que ya ha
sido analizado por medio del método del camino
HERRAMIENTAS Y TECNICAS
OOptimización de Recursos
+" Ajusta las actividades del cronograma de tal manera
que los requerimientos de recursos no excedan cieño
límite predefinido a diferencia de la nivelación de
recursos la ruta crítica del proyecto no cambia
•* Las actividades pueden solo demorarse dentro de su
holgura libre y total que le sea permisible, por lo que
se puede dar el caso de que no todos los recursos
sean optimizados
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HERRAMIENTAS Y TECNICAS
OTécnica de Modelado
•* Realizar simulaciones de cómo cambiaría
cronograma del proyecto si cambia alguna de las
variables que lo afectan
OAplicación de Adelantos y Retrasos
+’ Se ajustan durante an sis de red del cronograma para
desarrollar un cronograma viable de proyecto
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HERRAMIENTAS Y TECNICAS
OCompresión de Cronograma
+’Consiste en acortar el cronograma del proyecto sin
modificar el alcance
'*’ Intensificación (Crashing): agregar més recursos
proyecto para acortar la duración
• ’ Ejecución rápida (Fast-tracking): realizar actividades en
paralelo para acelerar el proyecto
SALIDAS
O Línea Base del Cronograma
•* Es una versión del cronograma del
determinada proyecto
•* La Línea Base del Cronograma debe ser aceptada y
aprobada por el equipo de dirección del proyecto
OCronograma del Proyecto
+’ Se pueden usar los formatos:
Diagrama de Red
Diagrama de barras
Diagrama de Hitos
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SALIDAS
O Datos del Cronograma
Hitos
•* Actividades
•* Atributos
•* Documentación de supuestos y restricciones
•* Requisitos de recursos por período de tiempo
+’ Cronogramas alternativos
•* Reservas para contingencias
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SALIDAS
OCalendario del Proyecto
calendario del Proyecto identifica los días
laborables y cuales están disponibles para las
actividades programadas
+’ Se distingue períodos de tiempo en días o en pañes
del día que están disponibles para realizar las
actividades programadas
+’ Un modelo de cronograma puede requerir más de un
calendario del proyecto para permitir períodos de
trabajo diferente para algunas actividades
•* Los calendarios del proyecto pueden ser actualizados
DIRECCION DE PROYECTOS - PMBOK lta Edición
CONTROLAR
E
L
CRONOGRAMA
olREcCiox oE PR0YEcros - PMB0K Sta Edición
CONTROLAR ELCRONOGRAMA
CONTROLAR ELCRONOGRAMA
CONTROLAR EL CRONOGRAMA
HERRAMIENTAS Y TECNICAS
O Revisiones de Desempeño
Comparar las duraciones reales en relación línea base del
cronograma y evaluar si son cambios significativos
PREGUNTAS