Organización y Uso de la

Información de Proyecto
Tipo de Información del Proyecto
• La construcción genera gran cantidad de información (además de compleja)
• Administrar efectivamente esta cantidad de información para asegurar su
disponibilidad y precisión es un aspecto importante a considerar
• Información pobre (de mala calidad) o extraviada puede fácilmente causar
atrasos , decisiones antieconómicas, o incluso al fracaso total del proyecto
• Por ejemplo es una vergüenza cuando el administrador se da cuenta de repente
que ciertos componentes requeridos para iniciar una actividad no han sido
fabricados y se tiene que esperar 3 meses para su entrega, Con buena
información este tipo de problemas se debe identificar tempranamente
(alternativas o nueva planificación)
• Tanto el diseño y control del proyecto son dependientes de información precisa y
temprana, (así como la habilidad para usar la información eficientemente)
• Al mismo tiempo demasiada información desorganizada puede causar
confusión y parálisis en la toma decisiones
• Durante el proyecto los tipos y cantidad de información usada por los
varios participantes cambia. Un listado de los juegos de información mas
utilizada incluye:
• Flujo de caja y compras de cada organización
• Resultado de análisis intermedio durante la planeación y el diseño
• Documentos de diseño, incluyendo planos y especificaciones
• Cronogramas y presupuestos de la construcción
• Registro de calidad de control y aseguramiento de la calidad
• Archivos cronológicos de la correspondencia y memorándums del proyecto
• Registro de actividades e inspecciones de campo
• Contratos legales y documentos reglamentarios
• La información va cambiando durante el proyecto, por ejemplo análisis
estructural
• La información sirve para el proceso de diseño, construcción (control) y
aprendizaje en nuevos proyectos
• El control y flujo de información es también importante para ambientes de
trabajo colaborativo, en el que muchos profesionales están trabajando en
diferentes aspectos de un proyecto y compartiendo información
• En este caso se debe contar con instalaciones para compartir archivos de
información, realizar seguimiento de decisiones, y comunicación vía mail o
videoconferencia. Estas bases de datos pueden ser muy extensas
Based on several construction projects, Maged Abdelsayed of Tardif, Murray &
Assoc (Quebec, Canada) estimated the following average figures for a typical
project of US$10 million:
•Number of participants (companies): 420 (including all suppliers and sub-sub-
contractors)
•Number of participants (individuals): 850
•Number of different types of documents generated: 50
•Number of pages of documents: 56,000
•Number of bankers boxes to hold project documents: 25
•Number of 4 drawers filing cabinets: 6
•Number of 20inch diameter, 20 year old, 50 feet high, trees used to generate this
volume of paper: 6
•Equivalent number of Mega Bytes of electronic data to hold this volume of paper
(scanned): 3,000 MB
•Equivalent number of compact discs (CDs): 6
• La falta o imprecisión de información producirá costos (de magnitud),
pero también habrá costos significativos asociados con la generación,
almacenamiento, recuperación y otro tipo de manipulación de la
información
• Oficina, asistentes, hardware, software
• Personal técnico (tiempo del gerente de proyecto)
• Por esta razón es necesario entender el alcance y alternativas para
organizar la información del proyecto
Precisión y Uso de la Información
• Se espera que existan varias fuentes de error en la información del
proyecto
• A pesar de que se reportan valores aproximados a los centavos, o valores
de precisión equivalente, es raro que los valores se los conozca con esta
precisión
• Se debe tomar en cuenta que siempre existirá un grado de incertidumbre,
razón por la que un gerente de proyectos prudente debe entender la
incertidumbre en los diferentes tipos de información y la posibilidad de
llegar a conclusiones (pronósticos) erróneas
• Ejemplo (terminación de una actividad o proyecto, curva S) (precisión de
registros y estimaciones) (errores en transcripción)
• Causas de atrasos y costos
• Es común que se registre detalladamente los costos incurridos y del trabajo
en progreso por actividad
• Es menos común el mantener registros detallados de atrasos y sus causas, a
pesar de que estos atrasos sean la verdadera razón de sobrecostos
• Prestar atención únicamente a las cuentas de costos en esta situación puede
ser engañoso, (Ejemplo mano de obra, equipo e inventario)
• Por esta razón examinar únicamente la información de cuentas de costos
puede llevar a un diagnostico errado del problema, o a una respuesta
administrativa errada
Organización Computarizada y el uso de la
Información
• Un patio o bodega es utilizado por la mayoría de las empresas de
construcción para almacenar equipos y para proporcionar un inventario de
los materiales y las piezas necesarias para los proyectos
• Empresas grandes pueden tener varias bodegas o instalaciones en
diferentes ubicaciones para reducir tiempo de transito entre proyectos y
provisión de materiales
• Además generalmente se instalan bodegas o instalaciones temporales en la
obra (para almacenar equipo y materiales)
• En las bodegas típicamente se mantienen registros escritos por el
bodeguero para registrar el envió, transferencia o devolución de equipo o
material. (estos registros son usados para cargar a las cuentas de costos de
los proyectos y para conocer su ubicación)
• Una manera común de organizar el registro es llenando tarjetas de
transferencia a o desde la obra
Hoja de Transferencia No 1137
Entregado a: Puente Yanuncay Trab. No. 83-1557
Recibido de: Bodega Jadan Trab No. 99-PITT
ITEM NO. EQ. NO. QTY DESCRIPCION PRECIO U.
609.02 200 Clavos Hilti NK25 0.36
609.03 200 Clavos hilti NK27 0.36
188.21 1 Caja de 16 fulminantes 6.53
996.01 3 Pintura en spray 5.57
607.03 4 Plywood, 4 x 8 x 1/4" 11.62
172 4517 1 Amoladora
181.53 1 Disco amoladora 6" 14.97
Preparado por: Fecha
• Proceso manual que se lo revisa mensualmente y requiere de trabajo
para procesar la información
• Además de generar la información de costos una variedad de reportes
puede ser útil en la administración. (mantenimiento, baja de equipo,
facturación, compra de equipo, control de inventario, planificación en
general) (proceso manual, que probablemente requiere de procesos
redundantes)
• Organizar esta información en un programa de computadora es
practico y deseable (menos tiempo de trabajo y no requiere de
procesos redundantes) (Costos de proceso manual Vs Costos de
implementación de hardware y software)
Organizar la Información en Bases de Datos
• Una organización formal es imprescindible para evitar el caos
• Todas la empresas grandes cuentan con la infraestructura informática
para administrar la información y al pasar del tiempo la empresas
pequeñas también están en capacidad de administrar formalmente la
información a través de nuevas tecnologías
• Una organización equivalente manual es posible pero muy tediosa
• La obtención de reportes es mucho mas rápida en un sistema
computarizado y los costos en general son mas bajos
• Sistemas de administración de bases de datos
• Manejo de información:
• Planos
• Especificaciones
• Licitación (ofertas)
• Costos
• Tiempo
• Comunicaciones