Capítulo 13

Gestión de los Interesados del Proyecto

Integrantes:
Luis Carlos Armenta Hurtado
Carlos Alberto Cabana
Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Quinta edición

Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

Gestión de los Interesados

Identificar a Planificar la
los Gestión de los
Interesados Interesados

Gestionar el Controlar el
compromiso de compromiso de
los Interesados los Interesados
Gestión de los interesados
Procesos de la gestión de Interesados
 Identificar a los Interesados
Identificar a todas las personas, grupos u organizaciones impactadas por el proyecto,
identificando y documentando sus intereses, participación, interdependencias,
influencias y potencial impacto

 Planificar la gestión de los interesados

Desarrollar estrategias para que todos los interesados participen de forma efectiva
con base en sus necesidades e intereses

 Gestionar los compromisos con los Interesados

Comunicarse y trabajar con los interesados con el fin de satisfacer sus
necesidades/requisitos, resolver polémicas y fomentar grupos de interés adecuados

 Controlar los compromisos con los interesados

Hacer seguimiento y control de los interesados, de los grupos y ajustar las estrategias
y planes para involucrar a todos los interesados
Identificar a los interesados: entradas
 Acta de constitución del proyecto
 Descrita en las salidas de las actas de constitución del proyecto en la
gestión integral del proyecto
 Documentos de las adquisiciones
 Descrito en la planificación de la gestión de las adquisiciones de la
descripción general de la gestión de las adquisiciones del proyecto
 Factores ambientales de la empresa.
 Descritos en la influencia de la organización y ciclo de vida del proyecto.
 Activos de los procesos de la organización
 Descritos en la influencia de la organización y el ciclo de vida del
proyecto.
Análisis de los Interesados: Herramientas y
técnicas
 Se recopila y analiza información cualitativa y cuantitativa con el fin
de determinar intereses, expectativas y la influencia de los
interesados. En general, el análisis de interesados sigue los
siguientes pasos:
 Identificar a los potenciales interesados y toda la información relevante, como
por ejemplo sus roles, departamentos, intereses, conocimientos, expectativas y
niveles de influencia.
 Identificar el impacto o apoyo potencial y definir una estrategia de abordaje

 Evaluar el modo en que los interesados clave pueden reaccionar o responder en

diferentes situaciones e identificar de forma clara el impacto de estos en el
proyecto.
¿Quiénes son los interesados?
 Personas y organizaciones
como clientes,
patrocinadores, organización
ejecutora, público,
involucrados activamente en
el proyecto, o cuyos
intereses pueden verse
afectados de manera
positiva o negativa por la
ejecución o conclusión del
proyecto. Pueden influir
sobre el proyecto o sus
entregables.
Análisis de los Interesados
 Modelos de clasificación:
 Matriz poder/ influencia
Análisis de los Interesados
 Modelos de clasificación:
 Matriz poder/ interés
Análisis de los Interesados
 Otros modelos de clasificación son:
 Matriz influencia/ impacto que agrupa a los interesados basándose en su
participación activa (“influencia”) en el proyecto y su capacidad de
efectuar cambios a la planificación o ejecución del proyecto (“impacto”).

 Modelo de prominencia, que describe clases de interesados basándose

en su poder (capacidad de imponer su voluntad), urgencia (necesidad de
atención inmediata) y legitimidad (su participación es adecuada).
Análisis de los interesados

 El análisis de los Interesados es un documento que brinda

información importante sobre:
 Las organizaciones y nombres de los interesados
 Funciones de los interesados en el proyecto
 Hechos únicos sobre los interesados
 Nivel de influencia e interés de los interesados en el proyecto
 Sugerencias para la gestión de las relaciones con los interesados
Juicio de expertos: herramientas y tecnicas
 Para asegurar la identificación y el listado exhaustivo de los
interesados, se debería procurar el juicio y la experiencia de grupos o
personas con capacitación especializada o pericia en la materia,
como por ejemplo:

 La alta dirección;
 Otras unidades dentro de la organización;
 Los interesados clave identificados;
 Los directores de proyecto que hayan trabajado en otros proyectos en el
mismo ámbito (de manera directa o a través de lecciones aprendidas);
 Expertos en la materia (SMEs) en el ámbito de los negocios o de los
proyectos;
 Grupos de la industria y consultores; y
 Asociaciones profesionales y técnicas, organismos reguladores y
organizaciones no gubernamentales(ONGs/NGOs).
Reuniones: herramientas y tecnicas
 Las reuniones de análisis de perfiles son reuniones de proyecto
diseñadas para desarrollar un entendimiento sobre los principales
interesados del proyecto y se pueden utilizar para intercambiar y
analizar información acerca de roles, conocimientos y la postura
general de cada uno de los interesados respecto al proyecto.
 Interesados claves
del proyecto

Ahmed Susan

Organización Dirección interna Equipo del proyecto

Ejemplo de análisis de rol Patrocinador y uno de Experto en

los fundadores de la secuenciación del
interesados del proyecto compañía ADN

(Stakeholders) Factores únicos Tranquilo, enfocado PHD en biología, fácil

en el negocio trabajar con ella

Nivel de interés Muy alto Muy alto

Nivel de influencia Muy alto Experta en la materia

Sugerencias en el Mantenerlo Puede hacer trabajo

manejo de las informado, dejarlo desde casa;
relaciones liderar, hacer lo que asegurarse de revisar
dice y rápido las especificaciones
Identificar a los interesados: salidas
Registro de Interesados
Documento donde se identifica a los interesados.
Contenido:
 Información de identificación
 Nombre
 Puesto en la organización
 Ubicación
 Rol
 Datos de contacto

 Información de evaluación
 Principales requisitos
 Principales expectativas
 Expectativas
 Influencia potencial
 Fase en el Ciclo de vida donde el interés es mayor

 Clasificación de los interesados

 Interno/Externo
 Partidario/Neutral/Opositor …
Ejemplo de Matriz de analisis de interesados del
proyecto (Stakeholders)
Ejemplo de Matriz de analisis de interesados del
proyecto (Stakeholders)
Matriz de análisis de los interesados
Ejemplo 1

Interés(es) en el Estrategias potenciales para Ganar Apoyo

Interesado Evaluación de impacto
Proyecto o Reducir Obstáculos

Ejemplo 2

Seguimiento

Interesado Ubicación Observaciones Riesgo Plan Actividad Rol Responsabilidad

Fecha Observación Acción Responsable Estado
Plan de gestión de los interesados
Planificar la gestión de los interesados: Entradas
 Plan para la dirección del proyecto
 Descrito en la gestión de la integración del proyecto, la información
usada de aquí para la gestión de los interesados es:
 El ciclo de vida seleccionado para el proyecto y los procesos que se
aplicarán en cada fase;
 La descripción de cómo se ejecutará el trabajo para alcanzar los
objetivos del proyecto;
 La descripción de cómo se cumplirán los requisitos de recursos
humanos y cómo se tratarán y estructurarán en el proyecto, los roles y
responsabilidades, las relaciones de comunicación y la gestión del
personal;
 El plan de gestión de cambios que documenta el modo en que se
monitorearán y controlarán los cambios; y
 Las necesidades y las técnicas de comunicación entre los interesados.
Planificar la gestión de los interesados: Entradas
 Registro de los interesados.
 Descritos anteriormente, proporciona información necesaria para
planificar de forma adecuada de involucrar a los interesados.
 Factores ambientales de la empresa
 Descrito en la influencia de la organización y el ciclo de vida del proyecto,
ya que la gestión de los interesados debería adaptarse al entorno del
proyecto.
 Activos de los procesos de organización
 Descrito en la influencia de la organización y el ciclo de vida del proyecto,
de aquí se toman de entradas la base de datos de lecciones aprendidas, y
la información histórica son los mas relevantes.
Planificar la gestión de los interesados:
Herramientas y técnicas
 Juicio de expertos
 El director del proyecto, sobre la base de los objetivos del proyecto,
debería recurrir al juicio de expertos para decidir sobre el nivel de
participación requerido de cada uno de los interesados en cada etapa del
proyecto.
 Por ejemplo, en el inicio de un proyecto puede ser necesario que los
interesados más experimentados estén altamente involucrados de modo
que se elimine cualquier posible obstáculo para el éxito.

 Reuniones
 Se deben mantener reuniones con expertos y el equipo del proyecto para
definir los niveles de participación requeridos de todo
Técnicas analíticas en la gestión de los
interesados: herramientas y tecnicas

 El nivel de participación actual de todos los interesados

se debe comparar con los niveles de participación

planificados que se requieren para concluir el proyecto
con éxito. La participación de los interesados a lo largo
del ciclo de vida del proyecto es critica para el éxito del
mismo.
Técnicas analíticas en la gestión de los
interesados

 Clasificación del nivel de participación de los interesados:

 Desconocedor: desconocedor del proyecto, y de sus
impactos potenciales.
 Reticente (Desconfiado): conocedor del proyecto y de sus
impactos potenciales, y reticente al cambio.
 Neutral: Conocedor del proyecto, aunque ni lo apoya ni es
reticente.
 Partidario: Conocedor del proyecto y de sus impactos
potenciales.
 Líder: Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales,
y activamente involucrado en asegurar el éxito del mismo.
Técnicas analíticas en la gestión de los
interesados
 Nivel de participación de los interesados
 Indiferente
 Reticente
 Neutral
 De apoyo
 Líder

Interesado Indiferente Reticente Neutral De apoyo Líder

Interesado 1 D D

Interesado 2 D D

Interesado 3 D A

A Actual
D Deseado
Plan de gestión de los interesados: salidas
 Plan de gestión de los interesados
 Es el proceso de desarrollo de estrategias de gestión para lograr la
participación eficaz de los interesados a lo largo del ciclo de vida del
proyecto, con base en el análisis de sus necesidades, intereses y el
posible impacto en el éxito del proyecto.

 Contenido sugerido:
 Niveles de compromiso actuales y deseables
 Alcance e impacto de cambio de interesados
 Interrelaciones y superposiciones entre los interesados
 Requisitos de comunicación de los interesados
 Información a entregar; incluido idioma, formato, contenido y nivel de detalle
 Motivo de distribución de información e impacto esperado
 Tiempo y frecuencia de distribución de información
 Método de actualización y perfeccionamiento del plan de gestión
Plan de gestión de los interesados: salidas
 Actualizaciones a los documentos del proyecto
 Los documentos del proyecto susceptibles de actualización incluyen,
entre otros:
 El cronograma del proyecto, y
 El registro de interesados.
Gestionar la participación de los interesados
Gestionar la participación de los interesados:
Entradas
 Plan de gestión de los interesados
 Descrito anteriormente proporciona una guía sobre la mejor manera de
involucrar a los diferentes interesados en el proyecto ya que describe los
métodos y tecnologías utilizados para la comunicación de los
interesados.
 Se utiliza para determinar el nivel de las interacciones de los diferentes
interesados y ayudara definir una estrategia para la identificación y
gestión de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
 Plan de gestión de las comunicaciones
 Descritos en la gestión de las comunicaciones del proyecto, proporciona
información sobre la gestión de las expectativas de los interesados.
 Proporciona orientación e información sobre la gestión de las
expectativas de los interesados. Esta información incluye:
 Los requisitos de comunicaciones de los interesados.
 La información que debe ser comunicada.
Gestionar la participación de los interesados:
Entradas
 El motivo de distribución de la información
 La persona o los grupos que recibirán la información
 El proceso de escalado.

 Registro de cambios
 Descrito en la gestión de la integración del proyecto, se usa para
documentar los cambios que ocurren durante el proyecto.
 Activos de los procesos de organización
 Descritos en la influencia de la organización y ciclo de vida del proyecto,
donde se describe como los activos de los procesos de la organización
que pueden influir en el proceso de gestionar la participación de los
interesados.
Gestionar las expectativas de los interesados:
herramientas y técnicas
 Métodos de comunicación

 Descritos en la gestión de comunicación del proyecto, En función de los

requisitos de comunicación de los interesados, el director del proyecto decide
cómo, cuándo y cuáles de estos métodos de comunicación se utilizarán en el
proyecto.

 Habilidades interpersonales
 El director del proyecto aplica las habilidades interpersonales para
gestionar las expectativas de los interesados. Por ejemplo:
 Generar confianza,
 Resolver conflictos,
 Escuchar de forma activa, y
 Superar la resistencia al cambio.
Gestionar las expectativas de los interesados:
herramientas y técnicas
 Habilidades de gestión

 El director del proyecto aplica las habilidades de gestión para coordinar y

armonizar al grupo hacia el logro de los objetivos del proyecto. Por
ejemplo:

 Facilitar el consenso hacia los objetivos del proyecto,

 Ejercer influencia sobre las personas para que apoyen el proyecto,

 Negociar acuerdos para satisfacer las necesidades del proyecto, y

 Modificar el comportamiento de la organización para aceptar los

resultados del proyecto.
Gestionar las expectativas de los interesados:
Salidas
 Registro de incidentes

 La gestión de la participación de los interesados puede dar lugar al

desarrollo de un registro de incidentes. Este registro se actualiza a
medida que se identifican nuevos incidentes y se resuelven los incidentes
actuales.

 Solicitudes de cambio

 La gestión de la participación de los interesados puede generar una

solicitud de cambio al producto o al proyecto. También puede incluir
acciones correctivas o preventivas aplicables al propio proyecto o a la
interacción con los interesados afectados, según corresponda.
Gestionar las expectativas de los interesados:
Salidas
 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

 Este plan se actualiza cuando se identifican nuevos requisitos o

modificaciones de los requisitos de los interesados.

 También se actualiza como resultado de la atención de inquietudes y la

resolución de incidentes. Por ejemplo, puede establecerse que un
interesado tiene necesidades de información adicionales.

 Actualizaciones a los documentos del proyecto

 Los activos de los procesos de la organización susceptibles de

actualización incluyen, entre otros:

 Notificaciones a los interesados

Gestionar las expectativas de los interesados:
Salidas
 Actualizaciones a los documentos del proyecto

 Los activos de los procesos de la organización susceptibles de

actualización incluyen, entre otros:

 Informes del proyecto

 Presentaciones del proyecto

 Registros de proyecto

 Retroalimentación de los interesados

 Documentación sobre lecciones aprendidas

Ejemplo de matriz de expectativas de gestión
Medida de éxito Prioridad Expectativas
Alcance 2 La especificación del alcance define
claramente los requerimientos obligatorios
y opcionales
Tiempo 1 No hay fecha para la terminación del
proyecto. Cada gran ítem se debe acordar
y programar de la manera más realista
Cumplir con todas las fechas importantes
Terminar a tiempo
Costos 3 Este proyecto es crucial para la
organización. Si se justifica claramente la
necesidad de más fondos, ellos tienen que
estar disponibles
Calidad 6 La calidad es importante y se espera que
tengamos buenos procesos para probar el
sistema
Satisfacción del cliente 4 Nuestros clientes esperan que seamos
profesionales, que respondamos
preguntas a tiempo, y trabajemos con ellos
para terminar el proyecto
Proyección del ROI 5 El caso de negocio para este proyecto
prevé un ROI* del 40% dentro de los dos
años siguientes a la implementación
Etc.
* ROI: Return On Investment
Sugerencias
Enfocarse en alcanzar los requerimientos
obligatorios antes de considerar los opcionales
El patrocinador y el gerente del programa
deben estar atentos a cualquier problema que
pueda afectar el cumplimiento del calendario
Hay reglas estrictas para los gastos del
proyecto y procesos de escalamiento. Los
costos son muy importantes, pero se pueden
analizar cambios en éstos para alcanzar los
objetivos del proyecto dentro del cronograma
El personal nuevo debe tomar cursos internos
para estar seguros que ellos entienden
nuestros procesos de calidad. Todos los
estándares corporativos de calidad deben ser
tenidos en cuenta
Todas las presentaciones y documentos
formales para los clientes deben ser
elaborados por escritores profesionales. Las
peticiones del cliente deben ser contestadas
en menos de 24 horas
Nuestro departamento de finanzas trabajará
con el cliente para medir el ROI.
Satisfacer/sobrepasar esta proyección nos
ayudará en futuros negocio con este y otros
clientes
Ejemplo de registro de polémicas

Polémica Descripción Impacto Fecha de Reportada Asignada a Prioridad Fecha de Estado Comentarios
en el reporte por respuesta
# (A/M/B)
proyecto

1 Costo de los Pequeño 5/15 Jean Oded A 6/15 Cerrada El patrocinador

servidores incremento accedió a
10% mayor a de costos aumentar los
lo planeado en el fondos para
proyecto cumplir el plazo

2 Dos personas Necesario 9/26 Gaurav Karen M 10/2 Abierta Si Karen no puede
abandonaron reasignar reasignar personal
el proyecto personal en una semana
deberá hablar
directamente con
Peter

Etc.
Controlar la participación de los interesados
Controlar la participación de los Interesados:
Entradas
Plan para la dirección del proyecto
 Descrito en la gestión de la integración del proyecto, Se utiliza para
desarrollar el plan de gestión de los interesados; la información que se
usa para controlar la participación de los interesados es;
 El ciclo de vida seleccionado para el proyecto y los procesos que
se aplicarán en cada fase.
 El modo en que se ejecutará el trabajo para alcanzar los objetivos
del proyecto.
 El modo en que se cumplirán los requisitos de recursos humanos,
y el modo en que se tratarán y estructurarán en el proyecto los
roles y responsabilidades, las relaciones de comunicación y la
gestión del personal
 Un plan de gestión de cambios que documente el modo en que se
monitorearán y controlarán los mismos
 Las necesidades y las técnicas de comunicación entre los
interesados.
Controlar la participación de los interesados:
Entradas
 Registro de incidentes
 Descrito anteriormente, se actualiza a medida que se identifican nuevos
incidentes y se resuelven los actuales.
 Datos de desempeño del trabajo
 Descrito la gestión de la integración del proyecto, son las observaciones y
mediciones primarias identificadas durante las actividades ejecutadas
para llevar a cabo el trabajo del proyecto.
Controlar la participación de los Interesados:
Entradas
Documentos del proyecto
 Para controlar la participación de los interesados se pueden utilizar
como entradas de apoyo múltiples documentos del proyecto
procedentes de los procesos de inicio, planificación, ejecución o
control. Incluyen, entre otros:

 El cronograma del proyecto,

 El registro de interesados,
 El registro de incidentes,
 El registro de cambios, y
 Las comunicaciones del proyecto.
Controlar la participación de los interesados:
Herramientas y técnicas
 Sistemas de gestión de la información

 Proporciona una herramienta estándar para que el director del proyecto

capture, almacene y distribuya a los interesados la información relativa a
los costos, al avance del cronograma y al desempeño del proyecto.

 También permite al director del proyecto consolidar informes

provenientes de varios sistemas y facilitar la distribución de informes a
los interesados del proyecto.
Controlar la participación de los interesados:
Herramientas y técnicas
 Juicio de expertos

 Para asegurar la identificación y el listado exhaustivo de nuevos

interesados, se puede realizar una revaluación de los interesados
actuales. Se debe procurar el aporte de grupos o personas con
capacitación especializada o pericia en la materia.

 Reuniones

 Las reuniones de revisión del estado se utilizan para intercambiar y

analizar información acerca de la participación de los interesados.
Controlar la participación de los interesados:
Salidas
 Información de desempeño del trabajo

 consiste en los datos de desempeño recopilados de varios procesos de

control, analizados en contexto e integrados sobre la base de las
relaciones entre áreas.

 La información, conlleva correlaciones y contexto, y proporciona una

base sólida para las decisiones del proyecto.
Controlar la participación de los interesados:
Salidas
 Solicitudes de cambio: El análisis del desempeño del proyecto y de
las interacciones con los interesados a menudo genera solicitudes de
cambio. Estas solicitudes de cambio se procesan a través del proceso
Realizar el Control Integrado de Cambios como se describe a
continuación:
 Las acciones correctivas recomendadas incluyen cambios que
ajustan el desempeño futuro esperado del proyecto alineándolo
con el plan para la dirección del proyecto.
 Las acciones preventivas recomendadas pueden reducir la
probabilidad de incurrir en un desempeño negativo del proyecto en
el futuro.
Controlar la participación de los interesados:
Salidas
 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto: A medida
que se identifican los cambios necesarios en el enfoque o la
estrategia, puede ser necesario actualizar las secciones afectadas del
plan para la dirección del proyecto a fin de reflejar estos cambios. Los
elementos del plan para la dirección del proyecto susceptibles de
actualización incluyen, entre otros:

 El plan de gestión de calidad,

cambios,
 El plan de gestión de las
comunicaciones,
 El plan de gestión de los
costos,
 El plan de gestión de los
recursos humanos,
 El plan de gestión de las
adquisiciones,
 El plan de gestión de la
 El plan de gestión de los
requisitos,
 El plan de gestión de los
riesgos,
 El plan de gestión del
cronograma,
 El plan de gestión del
alcance, y
 El plan de gestión de los
interesados.
Controlar la participación de los interesados:
Salidas
 Actualizaciones a los documentos del proyecto

 Los documentos del proyecto susceptibles de actualización incluyen,

entre otros:

 Registro de interesados. Se actualiza cuando la información sobre los

interesados cambia, cuando se identifican nuevos interesados o en el
caso de que los originalmente registrados ya no participen en el
proyecto o no reciban su impacto, o cuando se requieren otras
actualizaciones para interesados específicos.

 Registro de incidentes. Se actualiza a medida que se identifican nuevos

incidentes y se resuelvenlos actuales.
Controlar la participación de los interesados:
Salidas
 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la
Organización: Los activos de los procesos de la organización
susceptibles de actualización incluyen, entre otros:

 Notificaciones a los interesados.

 Informes del proyecto
 Presentaciones del proyecto.
 Registros del proyecto.
 Retroalimentación de los interesados.
 Documentación sobre lecciones aprendidas.
 GRACIAS

Por su atención

Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes