Professional Documents
Culture Documents
administrativos
Concepto
•Por su contenido
•Por su ámbito
Por su naturaleza o área de aplicación
Microadministrativos
•Corresponden una sola organización
•Se refiere a ella de modo general o se circunscriben
a alguna de sus áreas en forma específica.
Macroadministrativos
•Son los documentos que contienen información de
más de una organización.
Mesoadministrativos
•Incluyen a una o más organizaciones de un mismo
sector de actividad o ramo especifico.
Por su contenido
De organización
•Contienen información detallada sobre los
antecedentes, legislación, atribuciones, estructura
orgánica, organigrama, misión y funciones
organizacionales.
De procedimientos
•Incluye información sobre la sucesión cronológica y
secuencial de operaciones concatenadas entre sí,
que se constituyen en una unidad para la realización
de una función, actividad o tarea específica en una
organización.
De gestión de calidad
•Describen y consignan los elementos del sistema de
gestión de la calidad, el cual incluye información
De historia de la organización
•Refieren a su creación, crecimiento, logros,
evolución, situación y composición.
De políticas
•Incluyen guías básicas que sirven como marco de
actuación para realizar acciones, diseñar sistemas e
implementar estrategias en una organización.
De contenido múltiple
•Estos manuales concentran información relativa a
diferentes aspectos de una organización.
De puestos
•Precisa relaciones, funciones y responsabilidades
asignadas a los puestos de una organización.
De técnicas
•Detalla los principios y criterios necesarios para el
desempeño de las actividades.
De ventas
•Es un compendio de información específica para
apoyar ésta función.
De producción
•Representa un elemento de soporte para dirigir y
coordinar procesos de producción en todas sus fases.
De finanzas
•Manual que respaldan el manejo y distribución de los
recursos económicos de una organización en todos
los niveles.
De personal
•Condiciones de trabajo
•Organización y control de personal
De operación
•Estos manuales se utilizan para orientar el uso de
equipos y apoyar funciones que deben desarrollase.
De sistema
•Instrumento de apoyo para conocer el
funcionamiento de sistemas de información,
administrativos, informáticos, etc., de una
organización.
Por su ámbito
Generales
•Contienen información general de una organización,
según su naturaleza, sector y giro industrial,
estructura, forma y ámbito de operación y tipo de
personal.
Especifico
•Concentran información de un área o unidad
administrativa de una organización.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
• Documento que contiene información referente al directorio
administrativo, antecedentes, legislación, atribuciones,
estructuras y Funciones de las unidades administrativas que
integran la institución, señalando los niveles jerárquicos, grados
de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y
coordinación, asimismo, contiene organigramas que describen
en forma gráfica la estructura de organización.
IDENTIFICACIÓN
Este manual debe incluir, en primer termino, los siguientes datos:
• Logotipo de la organización
• Nombre de la organización
• Denominación y extensión del manual (general o especifico). En
caso de corresponder a una unidad en particular debe anotarse el
nombre de esta.
• Lugar y fecha de elaboracion
• Numero de paginas
• Sustitución de paginas (actualización de información)
• Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
• Clave de la forma: en primer termino se deben escribir las siglas
de la organización: en segundo, las de la unidad administrativa
responsable de elaborar o utilizar el formulario; en tercero, el
numero consecutivo del formulario y, en cuarto, el año.
INDICE O CONTENIDO
• Logotipo de la organización.
• Nombre oficial de la organización.
• Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en
particular debe anotarse el nombre de la misma.
• Lugar y fecha de elaboración.
• Número de revisión.
• Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
• Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización,
en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se
utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas
y el número debe colocarse un guión o diagonal.
B) PROLOGO Y/O INTRODUCCIÓN.
• Prologo es la presentación que hace del manual alguna
autoridad de la organización y es del mas alto nivel
jerárquico,.
D)CONTENIDO
Lista de los procedimientos que integran el contenido del
manual ya sea general o específico.
E) OBJETIVO
Explicación del propósito que se pretende cumplir con los
procedimientos.
F) AREAS
DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS
PROCEDIMIENTOS
Esfera de acción que cubren los procedimientos.
G) RESPONSABLES
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los
procedimientos en cualquiera de sus fases.
K) DIAGRAMAS DE FLUJO
Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las
operaciones de un procedimiento.
L) FORMULARIOS O IMPRESOS
Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se
intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la
descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse
referencia específica de éstas, empleando para ello
números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta.
También se pueden adicionar instructivos para su llenado.
M) GLOSARIO DE TERMINOS.
Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el
contenido y técnicas de elaboración de los manuales de
procedimientos.
Manual de gestion de la calidad
identificacion
• INTERACCION DE PROCESOS:
• Es la interrlacion de procesos clave (procesos operativos
criticos para el éxito de una organizacion), con procesos
estrategicos (procesos orientados a la correcta gestion de la
alta direccion que proporcionan directrices a todos los demas
procesos), y con procesos de soporte (procesos de tipo
administrativo que apoyan al resto de los procesos)
Requisitos generales y de la documentacion
COORDINADOR
• Debe asignarse a un coordinador
general, auxiliado por un equipo
técnico integrado por lideres de
proyecto, asistentes y analistas.
• El equipo técnico debe estar
integrado por personas con un
buen manejo de las relaciones
humanas y que conozca los
objetivos, estructura, funciones,
procesos y personal de la
organización.
Delimitación del universo de estudio
Fuentes de información
• Personas y mecanismos donde se
puede obtener información de donde
pueden obtenerse datos para la
investigación como:
Instituciones
Archivos de la organización
Directivos y empleados
Clientes y / o usuarios
Mecanismos de información
PREPARACIÓN DEL PROYECTO
• A los participantes
Para depurar el contenido del proyecto, perfeccionar sus parámetros y determinar su
viabilidad operativa, es necesario presentarlo a las siguientes unidades.
Al responsable de su autorización
Una vez que se cuenta con los datos de las áreas involucradas en
la elaboración del manual se deben ordenar y sistematizar para
preparar su análisis
Resguardo
Clasificación • Objetivos
• Estrategias
Antecedentes • Estructura orgánica
• Recursos presupuestales
Situación actual: • Normas y políticas administrativas
• Instrumento jurídico – administrativo
• Funciones
• Procedimientos
• Procesos
• Infraestructura tecnológica
• Equipo
• Condiciones de trabajo
• Ambiente laboral
• Control
• Relaciones en el entorno
Análisis de datos: Se deben revisar los datos que se
captaron y debe efectuarse desde dos perspectivas:
1. DE EXAMEN
• Conocer
• Describir
• Descomponerlo
• Examinarlo críticamente
• Ordenar cada elemento
• Definir las relaciones
• Identificar y explicar su comportamiento
2.-DE EVALUACION
• Objetivos
• Estrategias
• Estructura orgánica
• Recursos presupuestales organizados
• Normas y políticas administrativas
• Instrumentos jurídico administrativos
• Funciones
• Procedimientos
• Procesos
• Infraestructura tecnológica
• Equipo
• Condiciones de trabajo
• Ambiente laboral
• Control
• Relaciones con el entorno
Técnicas de apoyo al análisis
Revisión y actualización
La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de
su información, por lo que es necesario mantenerlos actualizados por
medio de revisiones periódicas.