ORGANIZACIÓN

Y
MÉTODOS

Capitulo 1:
Introducción

Elaborado por:
Msc. Andrés Avilés N.
1
 Agenda

• Introducción y Definición de O&M

• Fases de Desarrollo de O&M
• Funciones de O&M
• Perfil Profesional

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 MÓDULO: UNO

INTRODUCCIÓN Y DEFINICIÓN
DE
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
Introducción

• En las empresas existen dos lineamientos fundamentales

que marcan el camino hacia el éxito o hacia el fracaso.
Ellos son su Organización y los Procedimientos
Administrativos que determinan su ordenamiento
interno para el logro de una operatividad eficiente.

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¿Qué es Organización
Y Métodos?
 ¿QUE ES ORGANIZACIÓN?

• Es el conjunto de técnicas que tienen como finalidad

estudiar:

 La Estructura Organizacional.
 La forma como Operan las empresas.

a fin de facilitar el alcance de sus objetivos.

6
¿QUE ES MÉTODO?

“Es el modo o manera formal, basada en la experiencia, de

ejecutar o realizar un trabajo determinado”.

“Un método de trabajo se identifica con la manera de efectuar

una operación o secuencia de operaciones”.

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 ¿ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ES…?

Una Función de la Ciencia

Administrativa orientada investigar
la organización y el funcionamiento
de una Institución, con el propósito
de promover cambios, diseñar
nuevas estructuras, sistemas y
procedimientos, acordes con el
avance tecnológico, de tal forma
que permitan alcanzar los objetivos
establecidos, mediante la
utilización racional de los recursos,
en las mejores condiciones de
economía y tiempo.

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Otro Concepto de O&M

Es ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir

las actividades, como agrupar las tareas, como
disponer procedimientos y como llevar trabajos
administrativos mecánicos con la mayor economía de
esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados".

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Beneficios
Generación de Aviso
Determinación de la Diagnóstico
necesidad de de falla
Mantenimiento
Generación
Orden de
Mantenimiento
Cierre Orden
de Mantenimiento Liberación
Orden de
Mantenimiento
Liquidación Orden
de mantenimiento Solicitud

Cierre técnico de pedido

Reserva de
Notificación materiales

Devolución Consumo Contra

de Orden de Mtto
Materiales
Preparación de
Ejecución de
Recursos
mantenimiento
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O&M como Área
Organización y Métodos, es una área de la Organización que se
ocupa de analizar los problemas estructurales y los
procedimientos de la empresa a fin de optimizar la infraestructura
administrativa para el logro de los objetivos pre-establecidos.
Del análisis de los objetivos, la estructura, los procedimientos y
las herramientas tecnológicas disponibles, surgirá una propuesta a
fin de optimizar la eficacia y eficiencia del sistema jerárquico e
informativo de la empresa, entendiendo como:
•Eficacia: el grado de alcance de los objetivos
•Eficiencia: la cantidad de recursos para el logro de los mismos y a
su relación con estos.

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O&M como Área

Se suele preguntar ¿Por qué es necesario emplear un

servicio especializado, si el deber de los
administradores es asegurar que las actividades sean
bien organizadas y se apliquen los métodos adecuados?

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O&M como Área
Un buen servicio del departamento de Organización y Métodos
se caracteriza por:

•Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar

las soluciones sin ninguna presión.
•Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser
capacitado para hacer apreciaciones objetivas.
•Adiestramiento en técnicas especializadas que son
complementadas con la experiencia de sus funcionarios.
•Liberación de estress departamental y enfocar los problemas
desde el punto de vista de las necesidades de la empresa.

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Objetivo Principal

Apoyar o Impulsar en mejorar la Calidad, Productividad y Servicio

de la organización; sin olvidar la tecnología que debe ser usada no
solamente para automatizar o alterar procesos existentes, sino
más bien como una herramienta para cambiar fundamentalmente
la forma en que las organizaciones hacen las cosas. Esto
genera INNOVACIÓN.

Es aquí donde Organización y Métodos adquieren un valor relevante ya que es la única área de la
Organización que ve a la misma como un todo.

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 MÓDULO: DOS

FASES DE DESARROLLO
DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
 PRIMERA FASE: DE INICIO

Utiliza criterios y técnicas administrativas aportadas

por la teoría de la organización clásica:

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PRIMERA FASE: DE INICIO

1.- Estructura de la
organización

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PRIMERA FASE: DE INICIO

2.- Organigramas

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PRIMERA FASE: DE INICIO

3.- Distribución
Del Trabajo

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PRIMERA FASE: DE INICIO

4.- Departamenta-
Lización.

20
PRIMERA FASE: DE INICIO

5.- Diagramación

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PRIMERA FASE: DE INICIO

6.- Análisis y
Descripción de puestos

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 PRIMERA FASE: DE INICIO

Utiliza criterios y técnicas

administrativas aportadas
por la teoría de la
organización clásica:

 Estructura de la
Organización.
 Elaboración de
Organigramas.
 Distribución del trabajo.
 Departamentalización.
 Elaboración de diagramas
de flujo.
 Análisis y descripción de
puestos.

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 SEGUNDA FASE: INTERMEDIA

En esta fase acude a

técnicas más
avanzadas que han
sido aportadas por las
1.- Ciencias del
Comportamiento y
2.- Teoría Moderna de
la Organización:

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SEGUNDA FASE: INTERMEDIA

1.- Desarrollo
Organizacional

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SEGUNDA FASE: INTERMEDIA

2.- Teoría de
Sistemas

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SEGUNDA FASE: INTERMEDIA

3.- Administración
De Proyectos

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SEGUNDA FASE: INTERMEDIA

4.- Administración
Estratégica

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TERCERA FASE: CONSOLIDACIÓN

1.- Modelos Matemáticos

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TERCERA FASE: CONSOLIDACIÓN

2.- Ingeniería de Sistemas

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TERCERA FASE: CONSOLIDACIÓN

3.- Investigación de
Operaciones

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TERCERA FASE: CONSOLIDACIÓN

4.- Modelos de
Simulación

32
TERCERA FASE: CONSOLIDACIÓN

5.- Procesamiento
Electrónico de datos

33
TERCERA FASE: CONSOLIDACIÓN

6.- Sistemas de
Información

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 TERCERA FASE: CONSOLIDACIÓN

Es la fase de desarrollo más

avanzado utilizando técnicas
complejas que proporciona la
teoría cuantitativa de la
organización:

 Modelos matemáticos.
 Ingeniería de sistema.
 Investigación de operaciones.
 Modelos de simulación.
 Procesamiento electrónico de
datos.
 Sistemas de información
gerencial.

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 EVOLUCION DE LA FUNCION DE ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS

1ª Fase de Inicio 2ª Fase 3ª Fase de

Intermedia Consolidación
Análisis de estructuras y Teoría de sistemas Teoría cuantitativa
funciones

Cuadro de distribución del Desarrollo organizacional Ingeniería de sistemas

trabajo

Elaboración de organigramas Administración por proyectos Informática

Elaboración de diagramas de Administración estratégica Modelos de simulación

flujo

Análisis y descripción de Control Estratégico Sistemas de Información

puestos Gerencial

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CUARTA FASE: GESTOR DEL CAMBIO

1.- Sociedad de la
Información

37
CUARTA FASE: GESTOR DEL CAMBIO

2.- Sociedad del

Conocimiento

38
CUARTA FASE: GESTOR DEL CAMBIO

3.- Sociedad de la
innovación

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 CUARTA FASE: GESTOR DEL CAMBIO

En una nueva fase que está surgiendo en el siglo XXI, tiene su fundamento
en las teoría Pos-moderna de la Organización, y la Ciencia Cognitiva:

 Sociedad de la Información.
 Sociedad del Conocimiento.
 Sociedad de la Innovación

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 MÓDULO: TRES

FUNCIONES DE
ORGANIZACIÒN Y MÉTODOS
FUNCIONES

1.- Recomendar nuevas

estructuras de organización
que garanticen el
cumplimiento de los
objetivos.

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FUNCIONES

2.- Aplicar los criterios de

departamentalización,
en la creación,
supresión o
modificación de
unidades
administrativas.
considerando las reales
necesidades de la
organización.

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FUNCIONES

3.- Efectuar estudios de los

sistemas de trabajo que
permitan alcanzar
mayores rendimientos.

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FUNCIONES

4.- Mantener
actualizados los
Manuales de
Administrativos y
elaborar aquellos que se
consideren necesarios.

45
FUNCIONES

5.- Normalizar el diseño y

rediseño de formularios,
y levantar rutinas
gráficas de
procedimientos.
centralizado su
distribución y uso.

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FUNCIONES

6.- Efectuar estudios sobre

la mejor utilización del
espacio físico disponible,
garantizando la agilidad
en los trámites
administrativos.

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FUNCIONES

7.- Estudiar los

procedimientos más
adecuados para el control
y trámite de
correspondencia y
archivo.

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 UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
 Como apoyo a las áreas de control, (bajo la
dirección Contraloría).

 Como apoyo a la Administración (bajo la

dirección de la Gerencia General o Gerencia
Administrativa - Financiera).

 Como apoyo al desarrollo e implementación

de nuevos sistemas (bajo la dirección del área
de sistemas).

 Esto dentro del marco contextual de la

Empresa, sin embargo existe un papel de
mayor protagonismo, Esto es ser el ente
Asesor, dentro de este marco estaría ubicado
en los nivelas más altos de la dirección.

49
 MÓDULO: CINCO

PERFIL PROFESIONAL
PERFIL PROFESIONAL DEL ANALISTA DE ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS

• Dada la importancia y
responsabilidad de esta
Función en el proceso de
desarrollo administrativo,
es aconsejable que el
personal tenga
características muy
especiales en cada una
de sus categorías.

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PERFIL PROFESIONAL DEL ANALISTA DE ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS

Las características pueden

ser de tipo profesional y
humano:

52
CARACTERÍSTICA PROFESIONAL

Conocimiento teóricos:

Teoría de la administración y
de la organización, teoría
de sistemas, Psicología
Educativa, Psicología
Organizacional y
metodología de la
investigación.

53
CARACTERÍSTICA PROFESIONAL

Conocimientos técnicos:

Principalmente los que le

permitan realizar el
diagnóstico
administrativo y el
diseño organizacional.

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CARACTERÍSTICA PROFESIONAL

Técnicas de Análisis:

 Análisis y elaboración de
organigramas.
 Análisis y descripción de funciones de
puestos.
 Análisis y simplificación de procesos.

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CARACTERÍSTICA PROFESIONAL

Técnicas de Análisis:

 Análisis y simplificación de
operaciones.
 Análisis y elaboración de
diagramas de flujos.
 Análisis y diseño de formas
y distribución del espacio.

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CARACTERÍSTICAS HUMANAS

 Amplia experiencia de
análisis, juicio crítico e
imparcialidad en las
recomendaciones que
formule.

57
CARACTERÍSTICAS HUMANAS

 Proporcionar elementos de
juicio razonados para facilitar
la toma de decisiones.

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 CARACTERÍSTICAS HUMANO

 Evitar emitir juicios

negativos sobre los trabajos
ya desarrollados.

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CARACTERÍSTICAS HUMANO

 Crear conciencia en el
personal sobre la
importancia de introducir
nuevos sistemas,
métodos y
procedimientos
destacando los
beneficios que ello
reportaría en un plan
integral de reforma
administrativa.

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Enfoque de Actividades de
O&M
• Respecto a la Estructura de la Organización.
– Analizar la estructura.
• Estudiar la estructura jerárquica.
• Reordenar los niveles jerárquicos.
• Crear o suprimir órganos
• Modificar la estructura de dependencia
• Fijar la red de interrelación.
– Analizar las Funciones
• El análisis y determinación de las funciones.
• La descripción del cargo.
• La descripción de la red de interrelaciones del cargo.
• La fijación de tareas para cada función asignada.
• La autoridad y responsabilidad requerida para la función. Cuáles son sus límites.
• El perfil de requerimientos personales o técnicos para desempañar la función.

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Enfoque de Actividades de
O&M
• Respecto a los Procedimientos (Análisis de los
procedimientos)
Detección de errores respecto a:
• Control interno
• Reiteración de trámites
• Archivos repetitivos
• Pasos innecesarios
• Superposición de funciones

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Enfoque de Actividades de
O&M
• Diseño de Formularios
El formulario es una pieza importante dentro
un procedimiento por lo tanto su diseño debe ajustarse
a su desarrollo siguiendo secuencialmente su desarrollo,
supliendo en muchos casos intervenciones escritas en el
trámite. Debe tenerse en cuenta:

–Aplicación de Normas.
–Diseño adecuado para sistematizar la información que contenga
–Aspectos Legales: Tipo de información a archivar, Periodo de retención

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Enfoque de Actividades de
O&M
• Ordenamiento y Distribución de Oficinas
Es una actividad mediante la cual se determina la mejor
distribución física de los espacios de trabajo de manera de facilitar
la circulación de personas y actuaciones, determinando también la
facilidad de acceso al equipamiento necesario para desarrollar las
actividades incluidas en los procedimientos. En esta actividad se
verifica:

– Distribución física de oficinas.

– Recorrido físico de la información.
– Circulación de personas.
– Accesibilidad de equipos
– Espacios de espera.

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Enfoque de Actividades de
O&M
• Medición del trabajo administrativo

Es un conjunto de técnicas sistemáticas que permiten

establecer los tiempos de ejecución de las tareas
administrativas y en base a ello establecer las
dotaciones necesarias para desarrollar las actividades
previstas dentro de una organización. Esto permite
evaluar si realmente es necesario que la organización
este dispuesta a implementar una herramienta
tecnológica.
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MUCHAS GRACIAS
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