Estructuras y Sistemas

Administrativos

Unidad 4
 Todas las organizaciones, a través del tiempo desarrollan
una estructura que responde a las necesidades y estrategias
para lograr sus objetivos

 El problema básico de todo conductor de empresa es el de

lograr mantener una operatividad eficiente y eficaz
Estructura Organizacional
La estructura de una
organización define cómo
las tareas de trabajo son
divididas, agrupadas y
coordinadas formalmente
Stephen P. Robbins
«Son los patrones de coordinación y control de
flujos de trabajo, de autoridad y comunicación
que canalizan las actividades de sus
miembros»

 No hay estructuras
organizacionales buenas o
malas; sino
organizaciones apropiadas o
inapropiadas
 ORGANIGRAMA

 Es la representación gráfica y formal que muestra las

relaciones de autoridad, los canales de comunicación,
los grupos de trabajo, departamentos o divisiones y
las líneas de responsabilidad
 ELEMENTOS CLAVES EN EL DISEÑO DE LA
ESTRUCTURA

Especialización del trabajo (horizontal/vertical) grado en el cual las tareas en la

organización se subdividen en trabajos separados -

Centralización y descentralización grado en el cual la toma de decisiones

está concentrada en el punto único en la organización

Formalización grado en que una organización descansa sobre reglas y procedimientos para
dirigir el comportamiento de sus empleados - Trabajo estandarizado- Mínima discrecionalidad -
Producción consistente y uniforme- Eliminación de alternativas

Departamentalización agrupar los trabajos para que las tareas comunes puedan
ser coordinadas – diferentes formas de departamentalizar: funcional- por producto – por proceso –
por cliente – geográfica .
 Que pasa con las empresas
multinacional?
 Tiene que determinar la mejor estructura para disponer de los
individuos y las unidad para implementar la estrategia de la
empresa.
 Las tendencias ambientales y del lugar de trabajo
 Las restricciones que la afectan
 Convierten los parámetros vistos en más complejos por ej:
 Quien decide cerrar una fabrica en Suiza o abrir una en Malasia?
 Quien es el responsable del desarrollo de un nuevo producto?
 Con que frecuencia y como informan las filiales?
 Quien contrata a quien?

 Cuestión clave : Centralización/ Descentralización

 Propuesta en Blanco y Negro
 Como regla general, las decisiones tomadas por encima del
nivel de filial se consideran centralizadas, mientras que las
que se hacen en el mismo o en un nivel inferior son
descentralizadas.
* Las decisiones deben ser tomadas * Las decisiones deben ser tomadas
por los altos directivos que tienen la por los empleados más cerca y que
experiencia conocimiento y juicio estan familiarizados com la situación
necesarios para encontrar el mejor
curso de acción * La coordinacion de la cadena de
valor depende de la administración
* La coordinación de la cadena de local adaptandola a las condiciones
valor depende que la sede retenga
la autoridad sobre lo que sucede * La descentralizacion asegura que
las operaciones ubicadas em
* La centralizacion garantiza que las diferentes paises trabajen hacia el
operaciones ubicadas en diferentes logro de objetivos globales mediante
paise ayuden a los objetivos el cumplimiento de objetivos locales
globales

Una multinacional nunca es una u otra cosa. La erratica evolución de los

mercados, las condiciones de cada lugar hacen que al igual que un péndulo
centralización VS descentralización tiendan hacia un equilibrio dinámico
 La diferenciación Horizontal

 Definir el conjunto de tareas , dividir esas tareas en unidades de

negocio, divisiones, subsidiarias, departamentos, equipos y
puestos de trabajo se vuelve sumamente complejo cuando
agregamos la dimensión espacial.

 La diferenciación horizontal va a depender del tipo de negocio,

las funciones, las áreas o la combinación de estos factores
 Dando lugar a diferentes formatos
 ESTRUCTURAS FUNCIONALES
 Agrupa unidades por funciones
 Criterio tecnológico y de eficiencia que maximiza la economías de escala
ventajas desventajas
Reduce costos, mejora calidad por especialización, Cuando crece la org. La coordinación se complica y
redes simples de comunicación crecen los costos
Son populares cuando hay una reducida gama de Pueden perderse oportunidades locales
productos El personal se identifica con su sector

Simplifica la selección capacitación y desarrollo No promueve el desarrollo de ejecutivos

generales/LOCALES
 ESTRUCTURAS DIVISIONALES
 Criterio basado en la responsabilidad sobre los mercados y el flujo de trabajo
 Son unidades semiautónomas y los Especialistas están agrupados para realizar
todas las funciones

asociada comúnmente
cuanto mayor es la cartera con estrategias
de productos, más probable es multidomesticas en una
que la empresa multinacional base por país o región con
busque organizar su estructura capacidad de respuesta
en términos de producto . local
 ESTRUCTURAS MATRICIALES
 En esencia, buscan la fortalezas de la estructura
funcional y divisional.

 Se encontrara en agencias de publicidad, empresas aeroespaciales, laboratorios de

investigación y desarrollo, compañías constructoras, hospitales, dependencias
gubernamentales, universidades, empresas consultoras en administración y
compañías de espectáculos.
 El punto fuerte de la estructura matricial esta en su
habilidad para facilitar la coordinación cuando la
organización tiene múltiples actividades complejas e
interdependientes.
 A medida que crece una organización se puede sobrecargar
su capacidad para procesar la información

ORGANIZACION MATRIZ FUERTE

Director
Ejecutivo

Gerente de
Gerente Gerente Gerente
Project
Funcional Funcional Funcional
Managers

Project Manager

Project Manager

Project Manager

Coordinación
Personal afectado a Proyectos
de Proyectos
 Dispositivos de enlace (Mecanismos de
integración)
pueden no estar en la estructura formal
Parecen mas adecuados en los niveles medios para relacionar ápice/ staff
 Comisiones permanentes o temporales llevan a cabo una tarea entre varios
dtos. Para problemas comunes o particulares
 Posiciones de enlace: no tiene autoridad formal pero
enlazan dos unidades ej: encargados de ventas enlazan a
los vendedores con producción
 Gerentes integradores (se designan para llevar
a cabo un proyecto dado) tienen autoridad formal – coordinan varias unidades-
ej. Secretario académico , gte de marcas - Se utiliza fundamentalmente para trabajos
especializados complejos y altamente interdependientes
 El Enfoque de Contingencias para el
Diseño de la Organización

 La estrategia de la organización, Si la gerencia realiza un cambio significativo

en la estrategia de su organización (innovación, minimización de costos e imitación),
la estructura necesitará ser modificada para dar cabida y apoyar este cambio

 El tamaño, Mayor tamaño: tienden a mostrar más especialización, más división en

departamentos, más niveles verticales y más reglas y regulaciones

 La tecnología Cuanto más rutinaria la tecnología, más estandarizada su estructura

 El grado de incertidumbre en el ambiente. Una manera de reducir la

incertidumbre en el ambiente es a través de ajustes en la estructura de la organización
 TIEMPOS CAMBIANTES, ESTRATEGIAS CAMBIANTES,
ESTRUCTURAS CAMBIANTES

 Si bien la EM buscan tener una «consistencia» estructural en

todos lados, deben adaptarse a las condiciones de mercado
 A nuevos flujos de trabajo con nuevos enfoques de
coordinación y control.
 Tendencias globalizadas, nuevas tecnologías, costos!!
 Obsolescencia y cambio de los principios de administración
 Clientes más exigentes
 Caída de barreras internacionales
Estructuras en Red
 Diseños mecanicistas
La organización mecanicista es:
 una estructura rígida y estrechamente controlada
 alta especialización y amplia departamentalización,
 estrechos tramos de control y alta formalización,
 red limitada de información (la comunicación es hacia abajo principalmente)
 muy poca participación de los miembros de bajo nivel en la toma de
decisiones.

La organización mecanicista se convierte en una máquina eficiente, bien

aceitada mediante reglas, regulaciones, rutinas y controles similares.
Esta organización trata de minimizar el impacto de las personalidades,
de los juicios humanos y de la ambigüedad, debido a que se considera
que estos elementos imponen ineficiencias e inconsistencias
 Diseños orgánicos

 Es horizontal,
 Tiene una baja formalización,
 Posee una red de información extensiva.
 La flexibilidad de la estructura orgánica permite cambiar
 Tan rápidamente como las necesidades lo requieran.
 Tiene división de trabajo, pero los trabajos no son
estandarizados.
 Los empleados están altamente capacitados y facultados para
tomar decisiones relacionadas con el trabajo
 Controles gerenciales son estrechos
Estrategias, estructura y cultura

 Estos son los tres pilares sobre los cuales hay que trabajar para
generar organizaciones flexibles con altas posibilidades de responder a
un contexto tan cambiante como el actual
 Solo formular estrategias no alcanza!!
 Cambiar solo la estructura no alcanza!!
 Cambiar la cultura……..
 Pensemos…….

 Que estrategia usa la universidad para traer a los potenciales estudiantes ?

 Charlas informativas con alumnos de la universidad?

 Invitación a entrevistas con directivos y profesores?
 Clases demostrativas?
 La universidad sale a recorrer colegios?
 Se invita a recorrer la institución?

 Hay una estructura y una cultura que apoye esas estrategias?

 La estrategia, la estructura y la cultura se van encadenando dinámica
mente.

 Ya no podemos pensar en la estructura como el "esqueleto" de la

organización, como un conjunto de "huesos" que sostiene a la
organización, debemos pensar en estructuras dinámicas, para poder
"movemos" con flexibilidad en un contexto cada vez mas cambiante.

 Veamos………
 El éxito de una organización se apoya en diversos
factores entre los que se destacan:

 En producto o servicio
 Un mercado
 Una tecnología
 Una estructura
 Una dirección activa y dinámica
 Una estrategia
 Etc.

Todos estos elementos son necesarios, pero en las Organizaciones del

los sistemas
presente, se necesita un elemento más:
administrativos.
 Sistema administrativo

 red de procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema

integrado tendientes al logro de los fines de una organización

 cubre a toda la organización, es el encargado de las relaciones con el

medio, de fijar y promover los objetivos, de asignar los recursos
 cuando analizamos el sistema Cuando analizamos el sistema
estructural administrativo
observamos
 las formas en que se divide el trabajo  Como se hace una tarea
 la forma en que se dividen las tareas  Cuando se hace esa tarea
 como se asignan las  Que documentación maneja y
responsabilidades entre los miembros genera
 como son las relaciones jerárquicas  Que información es necesaria
 TEORIA DE LA ENFASIS UNIDAD DE HERRAMIENTAS
ORGANIZACIÓN ANALISIS
ESCRITAS GRÁFICAS

ESTRUCTURA QUE Y DEPARTAMENTO MANUAL DE ORGANIGRAMA

QUIEN ESTRUCTURA

SISTEMAS COMO Y TAREA MANUAL DE CURSOGRAMA

CUANDO PROCEDIMIENTOS
 A través de los sistemas
administrativos

 Producen información necesaria en todos los niveles de la organización

 Provee de archivos

 Originan registros
 Sus funciones

 Ser el medio a través del cual las decisiones estratégicas se

operativizan en múltiples tareas

 Los sistemas administrativos transmiten registran y conservan los

soportes de la información

 Es a través de ellos que se capta, elabora y trasmite esa información

hacia los puntos de decisión para que puedan actuar
 MÁS FUNCIONES

 permite ejecutar los actos y/o procesos dentro de un plazo que se considera
optimo para hacerlos

 los costos de funcionamiento se hacen más eficientes provocando menos

erogaciones para la organización

 los actos administrativos son más seguros

 el desarrollo cotidiano de las operaciones se coordina con lo sistemas de

información – reduciendo esfuerzos
 Elementos de un sistema
administrativo

A. personas y equipos en los niveles medios y bajos de la organización que

captan transmiten procesan y conservan información

B. soportes donde se sustentan esos datos ( formularios registros etc)

C. canales que vinculan a las personas

 Condiciones Para ser
eficientes

1. Debe ejecutarse en el momento que se necesita

2. Debe insumir la menor cantidad de recursos

3. Control interno: debe desarrollarse dentro de un grado de seguridad

4. Debe producir información para la toma de decisiones

Cuando hablamos de Sistemas Administrativos,
tenemos que considerar
 Circuitos Administrativos : secuencia de tareas ejecutadas generalmente
con la participación de varias personas en una o más oficinas, establecida
para asegurar el manejo uniforme de transacciones repetitivas.

 Los procedimientos pueden abarcar más de un sector de trabajo;

 Definen qué tarea debe ser realizada por los distintos participantes
Quiénes son esos participantes;
 Cuándo deben ser realizadas cada una de esas tareas
 Los circuitos básicos y primordiales que abarcan a la
mayoría de las organizaciones se resumen en lo que
oportunamente conocimos como rueda operativa

Abastecimiento – Compras – Producción

Almacenaje – Ventas – Expedición
Pagos – Tesorería
Gestión de Cobranzas – Cobros
 CIRCUITO DE COMPRAS

 ALCANCE
 Se pone en funcionamiento cuando se detecta la necesidad de
aprovisionamiento, hasta la recepción y contabilización de los
bienes como límite superior, hecho que ocurre con posterioridad a
la entrega de las mercaderías solicitadas.

 MODALIDADES
 Compras menores
 Compras normales
 Compras de bienes de uso
 Importaciones
 CIRCUITO DE VENTAS

 ALCANCE
 El subsistema de ventas abarca desde la solicitud del cliente y
recepción del pedido, pasando por el control de pedidos y crédito,
la facturación, hasta la entrega del bien o la prestación del servicio
y la registración en los libros de la empresa

 MODALIDADES
 Según las modalidades de pago (contado/Cta.cte)
 Según la recepción del pedido (mostrador/telefónico / corredor)
 Según el cliente ( local/ exportación)
 CIRCUITO DE COBRANZAS

 ALCANCE
 Comprende desde el momento en que se detecta que
un crédito está en condiciones de ser cobrado (a
partir del vencimiento de la factura) y hasta que los
valores percibidos ingresan en la empresa, por los
cuales se entrega al cliente el comprobante
respectivo. Luego se efectúa la contabilización
correspondiente
 CIRCUITO DE PAGOS

 ALCANCE
 Comprende desde el momento en que se controla la
obligación pendiente de cancelación hasta que el pago se
hace efectivo mediante la entrega de los valores al acreedor,
se recibe la constancia del pago y se efectúa la contabilización
correspondiente.

 MODALIDADES
 En sede del acreedor
 A un cobrador
 Bancarios
 Efectivo o fondo fijo
 Sueldos y jornales
 CURSOGRAMAS
 Representación gráfica de las rutinas o procedimientos administrativos de
una organización
 Muestran los sectores, los soportes de información, y un detalle de cada
proceso para lograr una completa interpretación del sistema (o
procedimiento) que se está representando.
 Permiten conocer:
 Los sectores, personas o equipos que actúan como emisores y/o
receptores de información
 cuántos formularios se emiten cada vez
 los archivos físicos o lógicos que se usan
 cómo se distribuyen los formularios y hacia dónde se dirigen
 qué operaciones se llevan a cabo
 qué controles se realizan en los procedimientos
 qué decisiones se toman como consecuencia de los controles, etc.
 ventajas

 Facilita la labor “de quién la lee” que, observando un dibujo de dimensiones

limitadas, puede llegar a conocer los detalles más relevantes del
procedimiento que se está estudiando.
 Permite detectar fácilmente
1. las deficiencias del circuito,
2. debilidad o ausencia de controles necesarios,
3. la duplicación de trabajo y
4. fallas de relevamiento
 Restricciones

 En primer lugar no se considera el factor “Tiempo”.

 No se puede ver en un gráfico de este tipo la “Carga de Trabajo”
 Se identifican sectores o personas, pero no se establecen las
relaciones de jerarquía entre ellos
 símbolos
Operación: Representa toda acción de elaboración, modificación o
incorporación de información (emisión de formularios;
incorporación de datos; autorizaciones, consultas)

Control: Representa toda acción de verificación. (cotejo entre

comprobantes o registro y comprobación; constatación , examen,
sobre los datos contenidos en los soportes de información;
comprobación de cálculos; corrección de datos; validez de
autorizaciones entre otros)

Alternativa / Toma de Decisión: Se utiliza para indicar que en el

procedimiento distintos cursos de acción y opciones tiene una sola
entrada, pero puede tener dos o más alternativas de salida, de las
cuales una sola será activada, según la evaluación de las
condiciones indicadas dentro del símbolo
Archivo Definitivo: Representa el almacenamiento sistemático en
forma permanente de elementos portadores de información. El
carácter de permanente se refiere a que la documentación se
retiene prolongadamente por disposiciones legales o a los fines de
consultas durante los procedimientos.

Archivo transitorio: Representa el almacenamiento sistemático en

forma temporaria de elementos portadores de información. En
estos tipos de archivos se realizan consultas sistemáticas por lo
que deben presentar un ordenamiento adecuado a fin de ser
posible efectuar modificaciones procesamientos.

Demora: Representa toda detención transitoria del proceso en

aguardo de un acontecimiento determinado. Lo correcto sería decir
espera, ya que se refiere al hecho de hallarse a la expectativa de
ocurrencia de un suceso, lo que no implica necesariamente una
demora del procedimiento.
Destrucción: Representa la eliminación de la información, se
destruya o no el elemento portador de ella.

Formulario / Documento: Representa el elemento portador de la

información, ya sea escrita o magnética. Puede graficarse en forma
vertical u horizontal

Base de Datos: también representa un elemento portador de

información pero de carácter interno. Son datos guardados en una
forma adecuada para ser procesados sin especificar el medio que
los contiene ej: listado de alumnos, fichas de stock, etc.
Proceso no relevado o no representado: Representa el conjunto
de acciones que se desconocen o que, definidas, no interesa
representar. Normalmente comprende procedimientos que se
realizan fuera de la organización o que no se explicitan o se
desconoce por falta de información acerca del procedimiento.
.

Traslado: Representa el traslado físico del elemento portador de

información. La flecha indica el sentido de la circulación. Es el
símbolo que une a los otros símbolos del procedimiento.

Toma de Información: Representa el desplazamiento de la

información sin desplazamiento físico de los elementos que
intervienen en el proceso. La flecha indica el sentido de circulación.
Se utiliza para indicar todo dato que se extrae de un archivo, listado
etc. para ser incorporado al circuito administrativo