FORMULACIÓN DE DOCUMENTOS DE GESTIÓN EN EL

MARCO DE LA LEY DEL SERVICIO CIVIL Y SU

REGLAMENTO

Abog. José Espinal Sante, jesante@hotmail.com

Asesor, Consultor, Docente en Gestión Pública y Sistemas
Administrativos

1
Marco General del Proceso de Modernización y
Descentralización del Estado

Ley de Modernización del Estado- Ley N° 27658

Se declara al Estado peruano en proceso de modernización en sus

diferentes instancias, dependencias, entidades, organizaciones y
procedimientos, para mejorar la gestión pública y construir un
Estado democrático, descentralizado y al servicio del ciudadano.

Este proceso será desarrollado de manera coordinada entre el

Poder Ejecutivo a través de la Secretaria de Gestión Pública de la
PCM y el Poder Legislativo, con la participación de otras entidades
según la materia a desarrollar se haga necesario .

2
Finalidad del proceso de modernización de gestión del Estado

El proceso tiene como finalidad fundamental la obtención de

mayores niveles de eficiencia del aparato estatal, de manera que
se logre una mejor atención a la ciudadanía, priorizando y
optimizando el uso de los recursos públicos. El objetivo es
alcanzar un Estado:

a) Al servicio de la ciudadanía.
b) Con canales efectivos de participación ciudadana.
c) Descentralizado y desconcentrado.
d) Transparente en su gestión.
e) Con servidores públicos calificados y adecuadamente
remunerados.
f) Fiscalmente equilibrado.
3
Reglamento de Organización y Funciones ‐ ROF

Es el documento técnico normativo de gestión institucional que

formaliza la estructura orgánica de la Entidad orientada al
esfuerzo institucional y al logro de su misión, visión y objetivos.
Contiene las funciones generales de la Entidad y las funciones
específicas de los órganos y unidades orgánicas y establece sus
relaciones y responsabilidades.

4
Principios para Formular el ROF

Legalidad de las funciones- Las funciones y actividades de la

entidad, a través de sus dependencias, deben estar amparadas
en sus normas sustantivas.

Evitar duplicidades- Se debe evitar la duplicidad de funciones

entre entidades, órganos y cargos, a fin de hacer eficientes los
servicios que se prestan a la sociedad.

Especialidad- deben integrar las funciones y competencias

afines en el órgano especializado en la materia.

Asignación de competencias- la entidad debe tener asignadas

claramente sus competencias, expresado en el ámbito material
y territorial, en el cual ejerce sus funciones. 5
Contenido del ROF

El Reglamento de Organización y Funciones es el documento

técnico normativo de gestión institucional de una entidad que
establece:

a) La estructura orgánica de la entidad.

b) Las funciones generales y específicas de la entidad y de cada

uno de sus órganos y unidades orgánicas.

c) Las relaciones de coordinación y control entre órganos,

unidades orgánicas y entidades cuando corresponda.

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NIVELES ORGANIZACIONALES NIVELES JERÁRQUICOS

1 Nivel Alta Dirección

2 Nivel Órganos de Línea, Asesoramiento y Apoyo
3 Nivel Unidades orgánicas de órganos de línea, de
asesoramiento y de apoyo.

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Estructura y Funciones
Alta Dirección: Dirige la entidad, supervisa sus actividades,
reglamenta y aprueba políticas públicas, ejerce las funciones
política y administrativa de entidad.
Órganos de Asesoramiento: Orienta la labor de la entidad y de
sus unidades orgánicas en materia de planeamiento, legal,
presupuestal, de organización.
Órganos de apoyo: Actividades de administración interna que
permiten el desempeño eficaz de sus órganos de línea.
Sistemas de contabilidad, tesorería, recursos humanos,
logística, racionalización, informáticos, comunicación y
servicios auxiliares.

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Órganos de línea: Formular, ejecutar y evaluar políticas públicas
y en general realizar las actividades técnicas, normativas y de
ejecución necesarias para cumplir con los objetivos de la
entidad en el marco de las funciones que las normas sustantivas
le atribuyen.

Órganos desconcentrados: Son órganos de la entidad, con

funciones específicas, asignadas en función de un ámbito
territorial determinado. Actúan en representación y por
delegación del nivel central dentro del territorio sobre el cual
ejercen jurisdicción.

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Informe Técnico Sustentatorio
La aprobación del ROF se ampara en este informe:
Por Modificación Por Modificación Por creación nueva
Parcial entidad o Fusión

1. Justificación 1. Justificación
a) Análisis funcional
2. Análisis de 2. Plan de
consistencia implementación
b) Comparativo de
3. Efectos gastos 3. Efectos
presupuestales presupuestales

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Estrategia de Implementación
Es conveniente que se formule una estrategia para transitar de
la organización actual a la que se aprueba en el ROF.
La estrategia puede ser gradual y contemple un conjunto de
disposiciones transitorias que sean necesarias.
Particular importancia debe darse a la información de los
cambios y a la generación de apoyo de parte de los
trabajadores y organizaciones de la sociedad civil.

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 NORMAS PARA LA FORMULACIÓN DEL CUADRO
PARA ASIGNACIÓN DE PERSONAL- CAP VIGENTE Y
CPE PROVISIONAL

Abog. José Espinal Sante, jesante@hotmail.com

Asesor, Consultor, Docente en Gestión Pública y
Sistemas Administrativos

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Disposiciones Generales

Las entidades del Gobierno Nacional creadas antes del

14.06.2014, que no se encuentren en operación y no cuenten
con CAP aprobado, podrán iniciar el trámite de aprobación de
una versión provisional ante SERVIR hasta 15.09.

La vigencia del CAP Provisional no podrá exceder de 6 meses,

plazo en que la entidad debe adecuarse y tramitar la
aprobación de su Cuadro de Puestos de la Entidad para
ingresar al régimen de la Ley N° 30057.

Las entidades del Gobierno Nacional en operación sin contar

con CAP deben conformar la Comisión de Tránsito al Régimen
del Servicio Civil en un plazo que no exceda el 15.09.2014,
para adecuarse a la Ley N° 30057. 13
Durante el proceso de implementación de la Ley N° 30057, cuando
una norma sustantiva asigne nuevas funciones o reasigne las
funciones existentes, las entidades están autorizadas a tramitar la
adecuación parcial de su CAP vigente mediante un CAP Provisional
en plazo máximo de 3 meses, desde la entrada en vigencia de la
norma publicada.

Las entidades que hasta el 13.06.2014

hayan iniciado el trámite de aprobación de modificación total o
parcial de su ROF a la Secretaría de Gestión Pública de la PCM,
deben tramitar en plazo máximo de 3 meses, desde la vigencia de
la modificación total o parcial del ROF, la aprobación de un CAP
Provisional con base en el proyecto de CAP incluido en el informe
sustentatorio del ROF. En todos los casos, la propuesta de CAP
Provisional debe respetar las reglas de la presente Directiva.
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Cuadro para Asignación de Personal

Concepto

Es el Documento de gestión institucional, contiene

los cargos clasificados de entidad sobre base
estructura orgánica ROF aprobado.

Los cargos de CAP son clasificados, de acuerdo a

Manual Normativo de Clasificación Cargos. Son
aprobados por entidad, fijándose los requisitos
mínimos de cada uno de acuerdo a normatividad
vigente.

15
15
Lineamientos para Formulación del CAP

a) Se formula a partir y siguiendo la estructura

orgánica del ROF aprobado.

b) Se debe observar las disposiciones sobre clasificación de

cargos que se encuentren vigentes.

c) Se permite incluir cargos previstos o no presupuestados,

con un límite del 10% del total de cargos cubiertos en el
CAP.

d) Los cargos que corresponden a los órganos de

asesoramiento y de apoyo no exceden del 20% del total de
cargos contenidos en el CAP.
16
16
e) Se deberá consignar los cargos de confianza de
conformidad con las disposiciones legales vigentes.

f) La clasificación y número de cargos de Oficina Auditoria

Interna son determinados por el titular de entidad, de
acuerdo a necesidades, con opinión de la Contraloría
General de la República en caso de variación.

g) Se deberá incluir todos los cargos de las sedes u

órganos desconcentrados de la entidad.

h) El CAP debe ser presentado en formato que se incluye

en los anexos, adjuntándose resumen cuantitativo que
consigna la clasificación por grupos ocupacionales.

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Reordenamiento de Cargos
El reordenamiento de cargos que se genere por
eliminación o creación, que no incidan en un aumento en
el PAP, no requiere de un nuevo proceso de aprobación
de CAP.
El reordenamiento podrá aprobarse mediante resolución u
otro dispositivo que corresponda por el titular de la
entidad, previo informe del órgano responsable- órgano
de racionalización.

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 Guía Metodológica para la Formulación de Perfiles de Puesto

Abog. José Espinal Sante, jesante@hotmail.com

Asesor, Consultor, Docente en Gestión Pública y Sistemas
Administrativos y

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Paso 1: Identificar Puesto

Se debe registrar la información referente a:

Unidad orgánica- Se indica el nombre de la unidad orgánica a
que pertenece el puesto, según estructura orgánica.

Denominación- Se indica la nomenclatura del clasificador, CAP

o CPE si se cuenta con este instrumento.

Nombre del puesto- Denominación que se le da en los

documentos de gestión. De no existir nombre no se pone nada.

Dependencia jerárquica lineal- el nombre del puesto del jefe

inmediato superior o del que ejerce autoridad formal sobre sus
funciones (MOF).
20
Dependencia jerárquica funcional- En caso exista, el nombre del
puesto al que reporta funcionalmente, pero que no ejerce
autoridad sobre él. (MOF).

Puestos que supervisa- se indican los puestos bajo su mando

inmediato o de supervisión directa (CAP, PAP).

Paso 2: Revisar información del puesto

El punto de partida es el mapeo de puestos si la entidad cuenta

con este instrumento, de no ser así deberá buscar y revisar a
mayor profundidad los documentos de gestión relacionados al
puesto (ROF, MOF, Clasificador de cargos, TDR); los que brindarán
información sobre su ubicación, funciones y requisitos
establecidos
21
El Mapeo de Puestos- Es el proceso que permite identificar la
realidad actual de la gestión de los puestos en una entidad, es
decir, permite identificar las características de los puestos
(funciones, régimen de contratación, jerarquía, ingresos), con el
fin de recolectar información suficiente para tener un
diagnóstico claro de la situación de los puestos de la entidad.

Paso 3: Elaborar la propuesta de la misión, funciones y

coordinaciones principales del puesto

Ubicar ocupante o interlocutor experto- La información del

perfil del puesto será realizada con el ocupante del puesto y si
fueran varios los ocupantes del mismo puesto, se recomienda
realizarlo con el ocupante referente (el que tenga mayor
conocimiento en el puesto por su experiencia); en caso no
hubiera ocupante se efectúa con interlocutores expertos. 22
El interlocutor experto es aquella persona con amplia y sólida
experiencia y sólido conocimiento técnico que le permite conocer
a mayor profundidad las funciones que se realizan en los puestos.
Se recomienda entre 1 y 2 interlocutores expertos para la
elaboración del perfil del puesto.

Redacción de la propuesta de misión- La misión del puesto es la

razón de ser del puesto o su finalidad. (revisar el ROF, MOF).

Redacción de funciones del puesto- Transcribimos las funciones

identificadas en el mapeo de puestos, en caso de no tenerlo
considerar otros documentos de gestión como el MOF, TDR. En
caso se cuenta con información adicional sobre coordinaciones
principales, se debe registrar la misma en «coordinaciones
principales», lo que servirá como base para las actualizaciones y
modificaciones. 23
Paso 4: Identificar las funciones esenciales del puesto

Se basa en el «Teorema de Pareto» que nos permite obtener las

funciones esenciales del puesto (las 4 funciones con mayor
puntuación y que agregan mayor valor a los resultados del
puesto ).

Para obtener las funciones esenciales se utiliza la tabla de

puntuación de funciones, que contiene 3 factores de evaluación
con sus respectivo concepto, preguntas relacionadas a cada
factor; así como la formula definida para puntuar los factores y
puntajes total por cada función.

El «Teorema de Pareto» señala que «El 80% de los resultados

depende del 20% de las causas y el 80% de las cuasas restantes
genera apenas el 20% de los resultados». 24
Anexo D: Tabla de Puntuación de Funciones

Estos factores y puntajes sirven para puntuar cada función del

puesto y obtener las Funciones Esenciales, (4 con mayor puntaje)
Factores
Frecuencia: Frecuencia y regulari
dad con que se realiza la función
Consecuencias de error o no
aplicación de la función- Qué tan
graves son las consecuencias por no
ejecutar la función o existencia de
un error en su ejecución
Complejidad de la función- Rela-
cionado al grado de dificultad,
esfuerzo y complejidad (intelectual
o física) de ejecución de la función.
Abrev. Preguntas Relacionadas
F ¿Con qué frecuencia se realizan las
funciones? ¿Comúnmente cada
cuánto tiempo se realiza dicha
función?
¿Qué tan grave pueden ser las
CE consecuencias de cometer error o
no ejecutar la función? ¿Cuál es
grado de impacto en la entidad?¿El
error repercute en la organización,
las áreas, puestos?
¿Qué tanto esfuerzo supone
COM desempeñar la función?¿Requiere
esta función un elevado grado de25
conocimientos y destrezas?
 PJE TOTAL = (CE X COM) + F

FACTORES
Grados Frecuencia F Consecuencia de error o Complejidad COM
no aplicación CE
5 Todos los días- Consecuencias muy graves: Máxima complejidad: la ac
Diario pueden afectar a toda la en- tividad demanda el mayor
tidad en múltiples aspectos grado de conocimientos,
esfuerzo, habilidades
4 Al menos 1 vez Consecuencias graves: Alta complejidad: la activi-
por semana- puede afectar resultados, dad demanda un
Semanal procesos o áreas considerable nivel de
funcionales de la entidad esfuerzo, conocimientos,
habilidades
3 Al menos una Consecuencia considerable: Complejidad moderada: la
vez cada 15 repercuten negativamente actividad requiere un grado
días- quincenal en los resultados o trabajos medio de esfuerzo,
de otros conocimiento y habilidades

26
 Al menos 1 Consecuencias meno- Baja complejidad- la
2 vez al mes- res: Cierta incidencia actividad requiere un
Mensual en resultados o activi- bajo nivel de esfuerzo,
dades que pertenecen conocimientos,
al mismo puesto habilidades
1 Otros- Bimes- Consecuencias miní- Mínima complejidad:
tral, trimes- mas: poca o ninguna la actividad requiere un
tral, semestral incidencia en resulta- mínimo nivel de esfuer
anual dos o actividades zo, conocimientos o
habiliades

27
Por ello este teorema aplicado a los puestos de trabajo radica en
que el 80% de los resultados del puesto se generan por el 20% de
las acciones principales, vale decir, las funciones esenciales.

Paso 5: Validar la misión del puesto y definir las habilidades

a) Trasladarlas 4 funciones esenciales y la propuesta de misión a la

hoja de trabajo 2- anexo F.

b) Revisar la propuesta de misión del puesto y redactar la misión

en base a las sugerencias y esquema de redacción de la misión
del puesto- Anexo C

La redacción de la misión del puesto debe contener ¿Qué se hace?

¿qué a quienes impacta su labor?, marco general de actuación y
finalmente ¿Para qué se realiza? 28
Valide la misión del puesto de acuerdo a los criterios:

- Cumplimento de sugerencias y esquema de redacción de la

misión del puesto- anexo C.

- Coherencia de la misión con las funciones esenciales del

puesto.

- Coherencia de la misión con las funciones generales de la

unidad orgánica- ROF.

El nombre del puesto debe guardar relación con su misión.

29
Esquema de redacción de la misión del puesto
Verbo (s) Objeto Marco general Resultado
de actuación

Indica la acción a Indica sobre qué Indica el marco Indica el para qué
desarrollar afectará el verbo general de actua se hace: y se usa
o acción ción del puesto cuando es necesa
rio una mejor com
prensión de la fun
ción
Redactar el ver- Procesos, recur- Planes, procedi- Cumplir objetivos,
bo en modo infi- sos tecnológicos, mientos, proce- plazos, estándares
nitivo (ar, er, ir) personas, objeto sos entre otros de calidad, presu-
(Planificar, aten- materiales, otros puestos entre
der, asistir, eva- otros
luar, otros)

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Ejemplo de redacción de la misión del puesto:

Nombre del puesto: Asistente de selección de personal

Misión: «Atender los requerimientos de personal de las
unidades orgánicas de acuerdo al procedimiento de selección de
personal para dotar de servidores públicos calificados a la
entidad».

Verbo: Atender
Objeto: requerimientos de personal de las unidades orgánicas
Marco general de actuación: de acuerdo al procedimiento de
selección de personal
Resultado: para dotar servidores públicos calificados a la entidad

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Definición de habilidades

a) Ubicar el diccionario de habilidades- Anexo G, como medio

de consulta para identificar las habilidades principales del
puesto-

b) Ubique en el recuadro de habilidades del puesto- hoja de

trabajo 2- y analice las funciones esenciales, la misión del
puesto validada y preguntarse ¿qué habilidades son
requeridas para realizar eficientemente las funciones
esenciales?

c) Establecer entre 3 y 4 habilidades principales para cada

puesto.

32
Paso 6: Establecer requisitos del puesto

Requisitos de Formación Académica- Se revisa la misión y

funciones esenciales del puesto y en base a ello se establecen los
siguientes requisitos:

- Formación académica- Estudios secundarios, estudios técnicos

nivel básico o superior (no universitario), estudios
universitarios, se debe indicar si se requiere de estudios
completos.
- Grados/ situación(es) académica(s) y estudios requeridos-
considera egresado o bachiller o titulado en algunos estudios,
señalar si se requiere el grado de magister o doctor en alguna
especialidad, considerando para ello si se requiere ser egresado
o titulado.
33
Colegiatura- indicar si el puesto requiere colegiatura y
habilitación profesional.

Requisitos de conocimientos- Deben validarse con certificación,

prueba técnica, entrevista o algún otro mecanismo que
evidencie el cumplimiento del requisito de conocimiento, lo cual
es importante para asegurar la idoneidad de los candidatos en
los procesos de selección de personal. Se revisa la misión y
funciones esenciales del puesto.

Conocimientos técnicos- Se identifica estos conocimientos

específicos para el puesto y sean temas relacionados a la
administración pública (sistemas administrativos-LOPE): sistema
de recursos humanos, abastecimientos, presupuesto, tesorería,
endeudamiento público, contabilidad, inversión pública,
planeamiento, defensa judicial, control, modernización. 34
Cursos y/o programas de especialización- cursos o diplomados
que se requieren para ocupar el puesto, que deben contar con
la certificación o sustento documentario. Cada curso de
especialización debe tener no menos de 24 horas de
capacitación y los diplomados no menos de 90 horas.

Conocimientos ofimáticos- indique el nivel de dominio de Word,

Excel, PowerPoint, así como otros requisitos informáticos
necesarios para el puesto. Para ello se utiliza la Tabla de
Conocimientos de Ofimática- Anexo l.

Conocimientos de idiomas y/o dialectos- se señala si es

necesario el conocer algún idioma y/o dialecto. Indicar el nivel
de dominio.

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Requerimiento de Experiencia- Se procede a revisar la misión y
funciones esenciales del puesto y en base al análisis se establecen
los requisitos de experiencia general y específica, como se señala
a continuación:

Experiencia general- Se indica la cantidad total de años de

experiencia laboral que se necesita ya sea en el sector público y/o
privado. Nota- Se toma en cuenta las prácticas profesionales
como experiencia, más no se considera las prácticas pre
profesionales.

Experiencia específica
A. Se señala solo la experiencia en el nivel mínimo requerido para
el puesto, sea como practicante, profesional, auxiliar o asistente,
analista o especialista, supervisor o coordinador, jefe de área o
departamento, gerente o director. 36
B. En base a la parte A, se indica el tiempo de experiencia
requerida para el puesto, ya sea la experiencia en un puesto
idéntico y/o en puestos con funciones equivalentes, que son
las equiparables en funciones, sea por similitud de función,
responsabilidad, entre otros aspectos similares.

C. En base a B se indica si parte de esa experiencia es necesaria

que se haya desarrollado en el sector público o privado.

Nota- En caso de requerir complementar alguna información

en el requisito experiencia, tales como: experiencia preferente
en departamentos del norte o del sur, zonas rurales, entre
otros, puede registrarse al final del cuadro respectivo.

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Paso 7: Consolidar la información del puesto

Se utiliza la hoja de trabajo 4- Anexo J y se revisa la pertinencia y

congruencia de todo el perfil del puesto, para ello se revisa:

- Identificación correcta del puesto (ubicación, denominación,

nombre, relaciones, jerarquía y de supervisión)
- Coherencia de la misión del puesto con las funciones
establecidas para el puesto, el ROF de la unidad orgánica, las
sugerencias y el esquema de redacción de funciones
- Descripción pertinente de las coordinaciones internas y
externas que se realizan en el puesto.
- La formación académica es un requisito necesario para
desarrollar las funciones del puesto
- Los conocimientos del puesto, requisito necesario para
desarrollar las funciones del puesto
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- La experiencia en el puesto siendo coherente para desarrollar
las funciones establecidas para el puesto
- Las 3 o 4 habilidades principales del puesto sean idóneas para
desarrollar las funciones del puesto

Paso 8: Validar el perfil del puesto

Finalmente el trabajo de elaboración del perfil del puesto

requiere la validación del jefe de la unidad orgánica o quien haga
sus veces

39