PLANEACION Y

CONTROL

El Proceso del Control

 PROCESO ADMINISTRATIVO

Planificación

Administración
Control de un Negocio
Organización

Dirección
IMPORTANCIA DEL CONTROL
 Crear mejor Calidad.
 Enfrentar el Cambio.
 Producir ciclos más rápidos.
 Agregar Valor.
 Facilitar la delegación y el trabajo en
equipo.
 El Proceso Administrativo

Planificación Organización Dirección Control

Metas Estructura Motivación Normas
Objetivos Administración Liderazgo  Medidas
Estrategias de recursos Comunicación Comparaciones
Planes humanos Comportamiento Acción
Individual de grupo
 CONTROL
El control es una etapa primordial en la
administración, pues, aunque una empresa cuente
con magníficos planes, una estructura
organizacional adecuada y una dirección eficiente,
el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación
real de la organización y no existe un mecanismo
que se cerciore e informe si los hechos van de
acuerdo con los objetivos.
 Definición

Función administrativa
que verifica que todo
ocurra de acuerdo con el
plan que haya adoptado.
Etapa primordial en la administración
 Verificar cuál es la situación real de la organización
 Evaluar el desempeño general frente a un plan
estratégico.

PLANTEAMIENTOS:
HENRY FAYOL: El control consiste en verificar si
todo ocurre de conformidad con el PLAN adoptado.
ROBERT B. BUCHELE: El proceso de medir los
actuales resultados en relación con los planes.
GEORGE R. TERRY: El proceso para determinar
lo que se está llevando a cabo.
En definitiva, debe entenderse el
control como:

Una función administrativa, ya

que forma parte del Proceso
Administrativo, que permite
verificar, constatar, palpar,
medir, si la actividad, proceso,
unidad, elemento o sistema
seleccionado está cumpliendo
y/o alcanzando o no los
resultados que se esperan.
 ¿Para qué controlar?

• Para medir el desempeño de la

empresa

• Para tomar medidas

correctivas oportunamente
Principios de control

a) Equilibrio
A cada grupo de delegación conferido debe
proporcionarle el grado de control
correspondiente
b)De la oportunidad

En control, necesita ser oportuno, debe aplicarse

antes de que se efectúe el error.
c)De las desviaciones
Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en
relación con los planes deben ser analizadas
detalladamente, de manera que sea posible conocer las
causas que lo originaron.

d) De la contabilidad
El establecimiento de un sistema de control debe
justificar el costo que este represente en tiempo y
dinero, en relación con las ventajas reales que este
reporte.
e) De la función controladora

La función auditoria
por ningún motivo
debe comprender a la
función controladora,
ya que pierde
efectividad de control.
 1.Fijación de
metas o
F
estándares
A 2.Establecimiento de puntos significativos
S De verificación
E
S
3.Análisis de las realizaciones
Ciclo
Del
control

4.Acción correctiva
 1. Debe ser comparable
R
E
Q
U 2. Debe ser oportuno
I
S
I 3.Debe ser frecuente
T
Condiciones
O
Para
S
El 4. Debe ser independiente
Control
5. Debe ser costo compatible
 PASOS DEL PROCESO DE
CONTROL
El control administrativo: Es un esfuerzo sistemático para
establecer normas de desempeño con objetivos de
planificación, para diseñar sistemas de información, para
comparar los resultados reales con las normas previamente
establecidas, para determinar si existen desviaciones y para
medir su importancia, así como para tomar aquellas medidas
que se necesiten para garantizar que todos los recursos de la
empresa se usen de la manera más eficaz y eficiente posible
para alcanzar los objetivos de la empresa".

En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son:

 Pasos del proceso de
control
1. Establecer normas y métodos para medir el
rendimiento

2. Medir los resultados

3. Tomar medidas correctivas

4. Retroalimentación
BASES DEL CONTROL
DE CANTIDAD Volumen de Producción
Números de Horas Hombre

Control de Materia prima recibida

DE CALIDAD Especificaciones del Producto

Tiempo estándar para producir un producto

DE TIEMPO
Especificaciones del Producto

Costos de producción
DE COSTOS
Costos de ventas
AREAS DEL CONTROL

En empresa industrial En la fábrica

En empresa de servicios En el área de servicio

de atención al cliente
 Tipos de Control en el Área
financiera

1. Control presupuestario: Control de las

previsiones de los gastos financieros, por
departamento.
2. Control de costos: Control global de los
costos incurridos por la empresa, ya sean
costos de producción, de ventas,
administrativos (gastos administrativos entre
los cuales están; salarios de la dirección y
gerencia, alquiler de edificios, entre otros),
financieros como los intereses y
amortizaciones, préstamos o financiamientos
externos entre otros.
El control puede servir para lo
siguiente:

 Seguridad en la acción seguida (como el

director de una nave que, aunque no
tenga que variar el rumbo, usa
instrumentos para asegurarse de que el
rumbo es el debido).
 Corrección de los defectos.
 Mejoramiento de lo obtenido.
 Nueva planeación general.
 Motivación personal.
 Tipos de Control
Según Terry (1999) Libro “Principios de la Administración”

PRELIMINAR CONCURRENTE RETROALIMENTACIÒN

 1.- Control Preliminar:
Este tipo de control tiene lugar antes de que principien
las operaciones en vez de esperar los resultados. Los
procedimientos del control preliminar incluyen todos los
esfuerzos de la gerencias para aumentar la probabilidad
de que los resultados actuales concuerden
favorablemente con los resultados planificados. Incluye
 La creación de políticas
 Procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que
las actividades planeadas serán ejecutadas con
propiedad selección de recursos humanos y
formación de equipos de trabajo.
 Materiales.
 2.-Control concurrente:

Consiste en las actividades de los

supervisores que dirigen de sus
subordinados; la dirección se refiere a
las actividades del gerente cuando
instruye a sus subordinados sobre los
medios y procedimientos adecuados y
cuando supervisa el trabajo de los
subordinados para asegurarse de que
se realiza adecuadamente.
3.-Control de retroalimentación
La característica definitiva de los métodos de control
retroaliméntatelos en que éstos destacan los
resultados históricos como base para corregir las
acciones futuras; por ejemplo, los estados
financieros de una empresa se utilizan para evaluar
la aceptabilidad de los resultados históricos y
determinar cuales intercambios que deberían
hacerse en la adquisición de recursos futuros o
actividades operativas.
 Tipos de Control en el Área
de Ventas

1. Por volumen total de las mismas ventas

2. Por tipos de artículos vendidos
3. Por volumen de ventas estacionales
4. Por el precio de artículos vendidos
5. Por costos de los diversos tipos de ventas
6. Control de Publicidad o Propaganda
7. Control de costos; para verificar continuamente los
costos de ventas, así como las comisiones de los
vendedores, los costos de propaganda, entre otros.
 Tipos de Control en el Área
de producción

1. Control de Producción
Medidas que logren el óptimo
rendimiento en las unidades,
cumpliendo con las necesidades
del departamento de ventas.
2. Control de Calidad

Corregir cualquier desvíos en los

estándares de calidad de
productos o servicios.
Control de rechazos
Inspecciones

3. Control de Costos

Verificar continuamente los

costos de producción de
materia prima o de mano de
obra.
4. Control de Tiempo de
Producción
Por operario o por maquinaria;
para eliminar desperdicios de
tiempo o esperas innecesarias.

5. Control de Inventarios

De materias primas, partes y

herramientas, productos, tanto
sub. ensamblados como
terminados, entre otros.
6. Control de Operaciones y Fijación
de rutas, programas y
abastecimiento, entre otros

7. Control de Desperdicios
Se refiere la fijación de sus mínimos
tolerables y deseables.

8. Control de Inventarios

Tiempos de máquinas paradas,

costos, entre otros.
 Enfoques del Control
Existen tres enfoques distintos
para diseñar sistemas de control
•Mecanismos de Mercados
Control de •Establecer normas empleadas en
Mercado el sistema de control
•Existe gran competencia

•Valores
Enfoques para Control de
•Cultura Organizacional
diseñar Sistemas Clan
de Control

Control •Autoridad de la Organización

Burocrático •Normas Reglamentos y
políticas
Actividades Importantes del Control

 Comparar los resultados con los

planes generales.

 Evaluar los resultados con los

estandares de desempeño.

 Idear los medios efectivos para

medir las operaciones.

 Comunicar cuales son los medios

de medición.
 Transferir datos detallados
de manera que muestren
las comparaciones y las
variaciones.

 Sugerir las acciones

correctivas cuando sean
necesarias.

 Informar a los miembros

responsables de las
interpretaciones.

 Ajustar el control a la luz

de los resultados del
control.
 Condiciones para el Control
Para que el proceso del control sea más efectivo y eficaz a la hora de tomar
decisiones debe cumplir adecuadamente con las siguientes condiciones:

 Su propósito y naturaleza: •Objetivos.

• Eficiencia.
• Responsabilidad Directriz.
• Proyección.
 Su estructura organizativa
• Planes.
y planes:
• Comunicación, Dirección y Coordinación

•Establecimiento de Medidas.

 Su proceso:
• Determinar y Conocer Aspectos Estratégicos de la Empresa.
• Principio de Excepción
• Flexibilidad y Utilidad.
 Instrumentos para Efectuar el
Control

Los Instrumentos más comúnmente

empleados para efectuar el control son:
.
 Técnicas para el control
Entre las diferentes técnicas de control se
pueden mencionar las siguientes:

 Contabilidad
 Auditoria
 Presupuestos
 Archivos (memorias de expedientes)
Computarizados , etc.
 Reportes, informes.Formas Informes
 Estudios de tiempo y movimiento
 Técnicas para el control
Entre las diferentes técnicas de control se
pueden mencionar las siguientes:

 Grafica de Gantt
 Gráficas y diagramas
 Proceso, procedimientos Procedimiento
hombre maquina, mano izquierda, mano
derecha etc.
 Estudio de métodos, tiempos y
movimientos, etc.
 Métodos cuantitativos
 Redes
 Técnicas para el control
Entre las diferentes técnicas de control se
pueden mencionar las siguientes:

 Modelos matemáticos
 Investigación de operaciones
 Estadística
 Cálculos probabilísticas
 Reportes e informes: Se clasifican en
 Informes de control que se utilizan para el control
directo de las operaciones.
Reportes de información que presentan datos más extensos a fin de que la
gerencia pueda formular planes.
Para diseñar un informe se considera:
 Concentración sobre las acepciones
 Claridad y concisión
 Complementarse con presentaciones gráficas, audiovisuales y
verbales
 Equilibrio entre la uniformada y la variedad
 Frecuencia de los reportes
 Evaluación de la información
 Gráfica de Gantt: Uno de los elementos más importantes de
controlar es el desarrollo de la realización de actividades tanto al
tiempo que cada una de ellas implica para este efecto las cartas o
gráficas.

 Las técnicas de trayectoria crítica: Entre los mayores y más

modernos avances en materia de técnicas de control planeación se
encuentran, las llamadas Técnicas de Trayectoria Crítica. Aunque
son métodos diversos, tienen elementos comunes que permiten
agruparlos bajo una denominación común: Se ha puesto el
término METRA (Método de Evaluación y Trayectorias en Redes
de Actividades). Estas técnicas constituyen un método para
controlar programas, costos, tiempos, secuencias, relación de
actividades, entre otros.
 Técnica PERT: Recibe su nombre de las siglas Program
Evaluation and Revió Technique, que traducido al español
significa Técnica de Evaluación y Revisión de Programas.
Consiste en un instrumento con bases en una red de
actividades y eventos, y mediante la estimación de tres
tiempos, se evalúa la probabilidad de terminar un proyecto
para una fecha determinada.
 La técnica CPM: CPM(Critical Path Method:
Método de la Ruta Crítica) es prácticamente igual al
PERT, del cual difiere porque trabaja solamente con un
tiempo probable de ejecución, basado en experiencias
previamente registradas,con el fin de fijar el tiempo más
conveniente de comportamiento en la duración de un
proyecto, para lograr el mínimo costo posible.
 La técnica RAMPS: Resource Allocation and Multi Project
Schedulling: Programa de Proyectos Múltiples y
Asignación de Recursos. Tiene por objeto programar la
forma en que ciertos recursos limitados, deben ser
distribuidos entre varios proyectos simultáneos, total o
parcialmente, para obtener una máxima eficiencia.
 AUDITORIAS: El término auditoria va ligado a la
detección de fraudes. Las auditorias tienen muchas
aplicaciones importantes, desde validar la honradez y
justicia de los estados financieros, hasta proporcionar una
base crítica para decisiones gerenciales. Existen dos tipos
de auditorias: las externas y las internas.
 Conclusiones

1 2 3

Función
El control es una Para que el control El sistema de
administrativa. sea efectivo debe control de gestión
La aplicación de un desarrollarse como es en términos
control en las una unidad y sencillos definir;
organizaciones aplicarse en todo quién, cómo y
busca atender dos tiempo. cuándo, aplicará las
finalidades El control se apoya estrategias de
principales, Corregir en la comprobación, control y evaluará
fallas o errores fiscalización e los Factores Críticos
existentes; y prevenir inspección de las de Éxito de la
nuevas fallas o variables organización.
errores de los organizativas para
procesos. descubrir
desviaciones reales
o potenciales