Proyecto de Modernización de

Secretarías de Educación
Componente de Procesos
 Objetivo General
PMSE

Reorganizar y fortalecer a las secretarías de Educación, con el fin

contar con instituciones que desarrollen la política educativa de
manera eficiente y logren ampliar su capacidad de apoyo a las

instituciones educativas. .

2
 Componentes
PMSE

Procesos.

Sistemas de Información y tecnología.

Gente y Cultura.

Actividades Complementarias.
GENTE Y CULTURA

COMPLEMENTARIAS
Estructuras organizacionales.

ACTIVIDADES
PROCESOS
ESTRUCTURA
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
 GENTE Y CULTURA

COMPLEMENTARIAS
ACTIVIDADES PROCESOS
ESTRUCTURA
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN

Son el grupo de actividades y métodos de trabajo que realizan y utilizan

los funcionarios de la Secretaría de Educación para cumplir con sus
objetivos y funciones y consolidar buenas prácticas en el sector
 Cadena de valor

MACROPROCESOS
Gestión estratégica de la secretaria de educación
DIRECCIONAMIENTO

Gestión de Gestión de
MACROPROCESOS
Gestión de
la Cobertura la calidad del Atención
MISIONALES Programas y
del Servicio Servicio al usuario
Proyectos
Educativo educativo

Gestión de la inspección y vigilancia de establecimientos educativos

Gestión de la información
Gestión de recursos humanos
Gestión Administrativa de bienes y servicios
MACROPROCESOS
DE APOYO Gestión financiera
Control Interno
Gestión de tecnología Informática
Asuntos legales y públicos
Administración del Sistema de Gestión de Calidad
 Etapas del componente

Diseños
Diagnóstico Diseño Macro Implementación
Detallados

• Secuencias de • Definición Misión - Visión • Diseño Detallado • Implementación de

Operaciones
• Mapas de cada proceso
• Identificar unidades de
medida
• Análisis de Volúmenes
• Definir indicadores clave
de volumen
• Definir Períodos Base
• Obtener y depurar listas
de actividades
• Definir y acordar métodos
de Valuación
• Análisis DOFA sobre
centralización o
descentralización
• Ejecución de planes de
Choque
• Cadena de valor
• Modelos Conceptuales
• Bosquejo del deber
ser
• Datos base (Relación
trabajo – tiempo)
• Documentación preliminar
• Procedimientos procesos
• Árboles de decisión
• Días típicos • Implementación de
• Control de ejecución indicadores
Indicadores de gestión
• Matriz de • Documentación definitiva
Responsabilidades y formal
• Niveles de Aprobación • Misión / Visión
• Perfiles y Funciones • Organigrama
• Políticas • Perfiles y Funciones
• Listas de actividades
• Procedimientos
• Explicación
• Diagrama de flujo
• Políticas
• Indicadores
• Anexos.

Sostenibilidad: Certificación de procesos y Sistemas de Gestión de Calidad

Auditoría Acompañamiento Preauditoría Auditoría

Preparación de y de de Sostenibilidad
Diagnóstico Seguimiento certificación certificación
Certificación Nacional de
Procesos
 Metodología del Proceso de
Certificación Nacional

Acompañamiento Preauditoría Auditoría

Preparación Diagnóstico y de de Sostenibilidad
Seguimiento certificación certificación

En esta etapa se definió el diseño y configuración del proyecto de certificación del

Ministerio y las Secretarías de Educación pertenecientes a entidades territoriales
certificadas. Se definió el plan de trabajo, los propósitos y metas a cumplir, el equipo
auditor, las SE a acompañar y el referencial de cumplimiento de los procesos.
 Metodología del Proceso de
Certificación Nacional

Acompañamiento Preauditoría Auditoría

Preparación Diagnóstico y de de Sostenibilidad
Seguimiento certificación certificación

En esta etapa se realiza la evaluación inicial sobre el nivel de cumplimiento de los procesos
y la documentación de la SE respecto a los requisitos definidos en los Documentos de
Especificaciones Técnicas.

A partir de los resultados del diagnóstico, la SE debe generar un Plan de Acción para
solucionar las no conformidades (no cumplimientos) evidenciados en la evaluación.

Lo anterior con el fin de garantizar el mejoramiento de la gestión y el adecuado

cumplimiento de los requisitos definidos para cada proceso a certificar, al igual que los
requisitos de gestión de calidad aplicables a la Secretaria.
 Metodología del Proceso de
Certificación Nacional

Acompañamiento Preauditoría Auditoría

Preparación Diagnóstico y de de Sostenibilidad
Seguimiento certificación certificación

En esta etapa se efectúa la revisión del plan de acción definido por la SE verificando el
grado de avance en su cumplimiento y el nivel de eficacia de las acciones definidas.

Lo anterior con el fin de identificar posibles ajustes orientados a fortalecer:

• El análisis de las causas generadoras de las no conformidades

• La definición e implementación de acciones eficaces que permitan solucionar las no
conformidades y evitar su ocurrencia futura
• La disponibilidad de registros que evidencien los resultados derivados de la
implementación del plan de acción
 Metodología del Proceso de
Certificación Nacional

Acompañamiento Preauditoría Auditoría

Preparación Diagnóstico y de de Sostenibilidad
Seguimiento certificación certificación

En esta etapa se evalúa el avance de la SE en el cumplimiento de los requisitos definidos

en los Documentos de Especificaciones Técnicas, haciendo énfasis en los temas
incluidos en el plan de acción.

En esta etapa se han definido unos indicadores mínimos relacionados con la probabilidad
de éxito de la auditoría del ente externo, a saber:
• En proceso de certificación: Porcentaje de cumplimiento en cada proceso mayor o
igual al 70%.
• En etapa de sostenibilidad: Porcentaje de cumplimiento en cada proceso mayor o
igual al 90%
 Metodología del Proceso de
Certificación Nacional

Acompañamiento Preauditoría Auditoría

Preparación Diagnóstico y de de Sostenibilidad
Seguimiento certificación certificación

Realizada por un ente externo acreditado, otorga un certificado de manera integral al

proceso evaluado, teniendo en cuenta el cumplimiento de los requisitos y la efectiva
articulación de las actividades a cargo del MEN y de las Secretarías de Educación. A la
fecha los temas de mayor impacto en la evaluación realizada por el ICONTEC,
corresponden a:
•Cumplimiento de los procedimientos obligatorios de gestión de calidad.
•Evaluación de la competencia y el desempeño del personal
•Uso adecuado de los sistemas de información soporte de los procesos
•Atención oportuna y efectiva de PQR de los clientes
•Implementación de mecanismos de seguimiento y medición
•Actualización de la información de: Planta, Matricula y Preguntas Frecuentes
 Metodología del Proceso de
Certificación Nacional

Acompañamiento Preauditoría Auditoría

Preparación Diagnóstico y de de Sostenibilidad
Seguimiento certificación certificación

El propósito de esta etapa es el de hacer seguimiento y mantenimiento a la certificación

obtenida por el MEN y por las SE, la cual se otorga por un periodo de tres (3) años con
auditorias de seguimiento anual por parte del ente externo certificador.

Para ello, se tienen previstas auditorías adicionales por parte del MEN, dependiendo de
los resultados obtenidos por la Secretaria de Educación en la auditoria de certificación.

Se espera que a medida que se consolida la cultura de mejoramiento continuo, las

Secretarías vayan adoptando las mejores prácticas para gestionar sus procesos.
 Documentación de soporte

• Macroprocesos
• Documento de Especificaciones Técnicas
• Listas de Chequeo

Todos ellos pueden ser descargados de la página web del Proyecto de

Modernización de Secretarías de Educación:
www.modernizacionsecretarias.gov.co