EL CONTROL COMO FUNCIÓN

ADMINISTRATIVA

B C D

ANA RUTH ESCALANTE

 ¿PARA QUÉ CONTROLAR?

 Para medir el desempeño de la empresa

 Para tomar medidas correctivas
oportunamente
 EL CONTROL COMO FUNCIÓN
ADMINISTRATIVA

 Se define al control como la apreciación del

resultado en cuanto al logro de objetivos
organizacionales.
D
E  Es la función de medición y corrección de las
F ejecutorias de los subordinados tendientes al
aseguramiento del logro de los objetivos.
I
N
 Es vigilar que todas las acciones y operaciones se
I realicen de acuerdo a los planes adoptados, a
C los principios establecidos y a las normas
I implantadas.
Ó
N
 EL CONTROL COMO FUNCIÓN
ADMINISTRATIVA

 Verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado,

con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos.
(Henry Fayol)
D
 Implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y
E
la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de
F los objetivos de acuerdo con el plan. (Harold Koontz y
I O´Donell:)
N
I  El control es una función administrativa: es la fase del proceso
C administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción
correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un
I proceso esencialmente regulador. (Chiavenato).
Ó
N  El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo,
valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de
manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo
planeado.(George R. Terry)
 Concepto de Control

Evaluación y medición de la
ejecución de los planes, con el fin de
detectar y prever desviaciones, para
establecer las medidas correctivas
necesarias.
 EL CONTROL COMO FUNCIÓN
ADMINISTRATIVA

 Garantizar el logro de los

objetivos.
P
 Prever desviaciones en la
R ejecución de planes y programas.
O  Optimizar la utilización de los
P recursos.
Ó  Proponer y sugerir alternativas
S administrativas.
I  Establecer diagnósticos
T continuos.
o  Promover la creatividad e
innovación.
 1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal
forma que se alcancen los planes exitosamente.

2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los

actos.

3. Determina y analiza rápidamente las causas que

I pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a
M presentarse en el futuro.

P
4. Localiza a los sectores responsables de la
O administración, desde el momento en que se
establecen medidas correctivas.
R
T 5. Proporciona información acerca de la situación de la
A ejecución de los planes, sirviendo como fundamento
al reiniciarse el proceso de la planeación.
N
C 6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores

I
A
Consiste en establecer un sistema para medir
y corregir las ejecuciones de los integrantes
del organismo social .

FUNCIÓN DEL
control
P Equilibrio:
R Congruencia entre resultados esperados
I y resultados obtenidos.
N
C
I
P
I
O
S
 De los objetivos.
Se refiere a que el control existe en
función de los objetivos; el control no
P
R
es un fin, sino un medio para alcanzar
I los objetivos.
N
C
I
P
I
O
S
 Del diseño
Los sistemas de control efectivos son
diseñados para ser económicos en su
P administración y para reflejar la
R estructura administrativa.
I
N
C
I
P
I
O
S
 De excepción
El control debe aplicarse, preferentemente, a
las actividades excepcionales o representativas
P a fin de reducir los costos y tiempo,
R
delimitando adecuadamente cuáles funciones
I
N estratégicas que requieren control.
C
I
P
I
O
S
 De actitud
Para controlar en forma eficaz, el
administrador debe tener disposición de
P administrar el plan al punto de llevarlo hasta
R la realidad y dedicar tiempo para comparar
I
los resultados obtenidos contra los deseados.
N
C
I
P
I
O
S
 El control es el brazo derecho de la
P
R
planeación
I La planeación y el control se encuentran
N intrincadamente unidos.
C
I
P
I
O
S
C
A
R
A
C Oportunidad.
Un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente las
T
desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se
E produzcan.
R
Í
Ubicación estratégica
S Es necesario establecer controles en ciertas áreas de la
T empresa, siguiendo criterios de valor estratégico.
I
C
A Económico.
S Controlar de manera excesiva puede significar más costos
C
A
R
A
C Flexibilidad.
T Cualquier sistema de control debe responder a las situaciones
cambiantes de la organización.
E
R
Í
Adaptación a la organización.
S Los controles deben ser diseñados a la medida de la
T organización.
I
C
Control directo.
A Cualquier sistema de control debe ser diseñado para
S mantener contacto directo entre la persona que controla y la
que es controlada.
 1.Fijación de metas
o estándares

2.Establecimiento de puntos significativos

De verificación

3.Análisis de las realizaciones

Ciclo
Del
control
4.Acción correctiva
 Que lo planeado y lo real sean coincidentes.

Que lo planeado supere al resultado real.

Fases del
ciclo del control

Que lo planeado sea inferior a los

resultados logrados.
.
1. Establecimiento de normas, con base en lo
investigado acerca del desempeño anterior.

2. Medición de lo realizado: presupuesto contra real

PROCESO
Del
control

3. Corrección de las desviaciones, aunque

signifique modificar los planes iniciales.
 1. Establecimiento de
estándares.
 Un estándar puede ser definido como una unidad
de medida que sirve como modelo, guía o patrón
con base en la cual se efectúa el control.

 Tipos de estándares:
 Estándares estadísticos. (históricos, análisis de datos)
 Estándares fijados por apreciación. Juicios de valor,
resultado de las experiencias pasadas del administrador.
 Estándares técnicamente elaborados. Se
fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo de
una situación de trabajo específica
 2. Medición de resultados.
 Consiste en medir la ejecución y los
resultados, mediante la aplicación de
unidades de medidas, que deben ser
definidas de acuerdo con los estándares
 Se valen de los SI. Depende de la calidad de
la información
3. Corrección.

 La utilidad concreta y tangible del control

está en la acción correctiva para integrar
las desviaciones en relación con los
estándares.
 1. Debe ser comparable

R
E 2. Debe ser oportuno
Q
U
I 3.Debe ser frecuente
S Condiciones
I Para
El 4. Debe ser independiente
T
O Control
S 5. Debe ser costo compatible
 SUPERVISIÓN Evaluación

 Acto por medio del cual  Proceso que busca medir o

individuos especialmente
juzgar los logros o resultados de
E seleccionados y entrenados
orientan las actividades de las actividades a través del
S otros, atendiendo a los análisis explicativo causal
T siguientes aspectos: principalmente en aquellos que
R 1. El supervisor dirige no impone no logran los objetivos
A 2. El supervisor enseña no deseados.
T regaña  La identificación de las causas
E 3. El supervisor inspira no es indispensable para introducir
G amenaza. los ajustes y correctivos más
 El supervisor establece adecuados, como propósito
I
controles y procedimientos, fundamental del control.
A mejorando condiciones y
s buscando medios para el
perfeccionamiento del trabajo.
 Archivo: conjunto de documentos debidamente
Clasificados y ordenados que integran los datos
Históricos y la información esencial de una
M organización Social.
É (público/privado).
T
Auditoria: procedimiento técnico dirigido a evaluar la
O
marcha de un trabajo:
D 1. Externa(fiscal y contable).
O 2. Interna (administrativa, contable, profesional).
S
 1. informes

T
É 2. Observación
C
N Técnicas 3. Datos estadísticos
I
C
4. Control:
A •Cantidad
S •Calidad
•Tiempo
•inventarios
 Clasificación de los estándares

Método Estadísticas
De apreciación
Técnicas

Estratégicos

Amplitud
o campo
de acción
Operacionales
Clasificación de los estándares

Cuantitativos Físicos
Costos
Capital
Ingreso
Naturaleza
Programas

Cualitativos Evaluación del

desempeño
Curvas de
comportamiento
Perfiles
 Bases para estándar cuantitativo

NUMERO DE EMPLEADOS
VOLUMEN DE PRODUCCION
E CANTIDAD VOLUMEN DE VENTAS
PORCENTAJE DE ROTACION DE INVENTARIOS
S ROTACION DE CAPITAL
T
A ESTANDARES DE CALIDAD DE PRODUCCION
N CALIDAD DEL PRODUCTO O SERVICIO
D CALIDAD INDICE DE MANTENIMIENTO DE MAQUINAS Y EQUIPO.
A ATENCION AL CLIENTE
ASISTENCIA TECNICA
R
E
S TIEMPO MEDIO DE PERMANENCIA DE LOS EMP.
TIEMPO ESTANDAR DE PRODUCCION
TIEMPO TIEMPO DE PROCESAMIENTO DE PEDIDOS
CICLO FINANCIERO O CICLO OPERACIONAL
TIEMPO MEDIO DE CREACION DE NUEVOS PRODUCTOS.

D COSTO DE ALMACENAMIENTO DE MATERIA PRIMAS

E COSTO DE PROCESAMIENTO DE CADA PEDIDO
COSTOS COSTO DE CADA SOLICITUD DE MATERIAL
COSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS DE PRODUCCION
RELACION COSTO-BENEFICIO
¿QUÈ MEDIR?

 LA PREOCUPACIÓN PRINCIPAL DE LAS ORGANIZACIONES SE

ORIENTA HACIA LA MEDICIÓN, EVALUACIÓN Y CONTROL DE TRES
ASPECTOS PRINCIPALES:

 RESULTADOS:
 RESULTADOS CONCRETOS Y FINALES QUE SE PRETENDEN ALCANZAR
DENTRO DE CIERTO PERIODO.

 DESEMPEÑO:
 COMPORTAMIENTO O MEDIOS INSTRUMENTALES QUE SE PRETENDEN
PONER EN PRACTICA.

 FACTORES CRÍTICOS DEL ÉXITO:

 ES DECIR, ASPECTOS FUNDAMENTALES PARA QUE LA ORGANIZACIÓN SEA
EXITOSA EN SU RESULTADO Y EN SU DESEMPEÑO.
 ENTRADAS
SUBSISTEMA DE PERSONAS, DINERO,
MATERIA PRIMA, MAQUINAS
CONTROL

PROCESO DE
NO ES
EL TRABAJO NECESARIA
CONTROL
CONTINUA NINGUNA ACCION
CORRECTIVA
EL DESEMPEÑO
COMIENZO ESTA DENTRO DE
LOS ESTANDARES
DEL CONTROL
COMPARACION DEL
MEDICION DEL
DESEMPEÑO CON
DESEMPEÑO
LOS ESTANDARES
EL DESEMPEÑO
DIFIERE MUCHO
DE LOS
ACCION ESTANDARES
SE INICIA NUEVA CORRECTIVA:
SITUACION DE CAMBIAR PLANES,
TRABAJO ORGANIZACIÓN Y
METODOS

SALIDAS
 ACCION CORRECTIVA

 EL CONTROL BUSCA MANTENER LAS OPERACIONES DENTRO DE LOS

ESTANDARES ESTABLECIDOS PARA CONSEGUIR LOS OBJETIVOS DE LA
MEJOR MANERA POSIBLE.

 LA ACCION CORRECTIVA ES LA ACCION ADMINISTRATIVA QUE BUSCA

MANTENER EL DESEMPEÑO DENTRO DEL NIVEL DE LOS ESTANDARES
ESTABLECIDOS PARA GARANTIZAR QUE TODO SE HAGA EXACTAMENTE
DE ACUERDO A LO PLANEADO.

 EL CONTROL BUSCA ALCANZAR DOS FINALIDADES PRINCIPALES:

 CORRECCION DE FALLAS O ERRORES

 PREVENCION DE NUEVAS FALLAS O ERRORES.

 Corrección de desviaciones

 Punto donde el control realiza el proceso cíclico de

la administración, ya que al corregir las
desviaciones se inicia el proceso administrativo.
 ¿Cómo corregir las desviaciones

 Rediseñando sus planes o modificando sus metas.

 Reasignando o aclarando deberes. (aplicando su
función de organización)
 Teniendo personal adicional, seleccionando y
capacitando a sus subordinados.
 Despido.
 ¿Cómo aplico medidas
correctivas?
 Los niveles de desempeño deseado se fijaron
correctamente y los resultados son mayores o
menores que dichos niveles.