Gestión de Proyectos

Master en Evaluación de Proyectos

ITBA – UCEMA
Semana 11: Organización y Funciones de la
Oficina de Proyectos
 Oficina de Proyectos
Organización y Funciones
• Misión, Objetivos y Responsabilidades de
la Oficina de Proyectos. Factores clave en el
diseño. Variables a considerar. Etapas en el
Diseño.
• Ejemplo de Puesta en Marcha y
documentación del Plan del Proyecto
Preocupación inicial
• ¿Cómo
implementar
proyectos en
mi
organización
del modo más
efectivo?
Requerimientos
Crecimiento de la
práctica de la
Gestión de Proyectos

Necesidad de un método
sistemático de
implementación
 La Oficina de Proyectos
• Proveer servicios o
consultoría interna
en todos los aspectos
que la Organización
debe generar
aptitudes en la
implementación de
sus proyectos
 Estrategia
Modelo 5 fuerzas de M.Porter

Nuevos Competidores

Amenaza

Proveedores Competen Clientes

Poder de Poder de
Negociación
cia Negociación
Mercado

Amenaza

Sustitutos
 Ciclo de vida de Proyectos
Uso de Recursos / Costos

Implementación

Desarrollo Cierre

Concepción

Tiempo
Procesos en la Gestión de Proyectos

Iniciación
Planeamiento

Control Ejecución

Cierre
Modelo PMI
Gerenciamiento
Areas de de
Conocimiento Proyectos

Visión
Alcance
Integral

Tiempos Costos Calidad

Recursos Comunicación Riesgos Abastecimiento

Humanos
 Procesos Seguimiento
Areas de
Conocimiento Iniciación Planeamiento Ejecución y Control Cierre
1.- Integración

2.- Alcance

3.- Tiempos

4.- Costos

5.- Calidad

6.- Recursos
Humanos
7.- Comuni-
cación
8.- Riesgos

9.- Aprovisio
namiento
 Oficina de Proyectos

MISION

 Proveer todo el apoyo necesario a los Gerentes de

Proyecto en el lanzamiento, implementación y conclusión
exitosa de todos sus emprendimientos

 Asegurar que los proyectos son ejecutados alineados con

las estrategias de la organización

 y respetando los procedimientos establecidos

 Proveer visión sistémica y metodología

 Generado internamente como iniciativa de la organización
1.-Concepción
Generación Iniciado por un cliente a través de un requerimiento

La organización formaliza su intención

2.- Desarrollo
Preliminar Se relevan los requerimientos
HOJA DE RUTA

Project Charter
3.- Planeamiento Se construye la Estructura del Proyecto
WBS

5.-Ejecución Monitoreo Se desarrolla el Cronograma del Proyecto

4.- Programación Se definen los recursos y su organización
Se especifican materiales, equipos e instalaciones
Se establece el Presupuesto
Se calculan los riesgos
Se contratan los recursos

Se ejecuta el Plan
Se monitorean los resultados

Se introducen los
6.- Cambios cambios y modificaciones
y mejoras necesarias

7.- Cierre del Se cierran formalmente todos los documentos

Proyecto Se registran las lecciones aprendidas
Uso de Recursos / Costos

5.-Ejecución Monitoreo
2.- Desarrollo

3.- Planeamiento 7.- Cierre del

1.-Concepción
Generación Proyecto

6.- Cambios

4.- Programación
Riesgos
Cierre
Implementación

Concepción

Desarrollo

Tiempo
Soporte a los
equipos

Consultoría

Métodos y
Estándares

Capacitación

Project
Managers
 Beneficios
Reconocimiento

Mejora Rentabilidad

Efectividad de Equipos

Mejora en la Organización

Cambio cultural

Profesionalismo

Herramientas Validadas
 Soporte Administrativo
Soporte a los • Complejidad en los
equipos
canales de
Consultoría
comunicación
Métodos y
Estándares • Número de canales
Capacitación
= n(n-1) / 2
Project
• Grupo 20 personas
Managers
= 20(20-1) / 2 = 190
 Soporte Administrativo
• Programación Proyectos Id
1
Nombre de tarea
1 Obtener especificaciones de Equipos
may 25 '0 3 jun 1 '03 jun 8 '03
D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S

Soporte a los 2
3
2 Definici ón de s tock de P.T .
3 Selec ci ón de equipos

• Actualización diagramas
4 4 Compra de equipos

equipos 5
6
5 Instalaci ón de equipos
6 Selec ci ón
7 7 Ac ondic ionamiento
8 8 Obtener especificac. de Prod, M.P. Y Materiales
9 9 Definici ón de S toc k para materia pri ma

Consultoría
• Reportes de Progreso
10 10 Loc al izar y/o des arroll ar proveedores
11 11 S elecc ionar proveedores
12 12 A probar proveedores
13 13 Firma de c ontratos
14 14 Obtener especificaciones de procesos

Métodos y
• Visibilidad Proyectos
15 15 Defi nic ión de perfi les Recursos Humanos
16 16 B ús queda de pers onal
17 17 S elecc ión de pers onal

Estándares 18 18 Capac itaci ón

Capacitación
• Base de datos Project Management - Caso
29
Productos Seleccionados S.A.

Project
• Auditorías
Managers
• Registro modificaciones
• Operación Soft
 Actividades semanales

A realizar

Con Atraso

Críticas
 Consultoría
Soporte a los • Soporte desarrollo de
equipos propuestas
Consultoría  procedimientos
 desarrollo para
Métodos y requerimientos de
Estándares
propuestas de trabajo
Capacitación  revisiones de
propuestas
Project  revisión desde el
Managers punto de vista
externo
 fortalezas y
debilidades
 Consultoría
• Asistencia en el lanzamiento

• Disponibilidad ante eventualidades

• Evaluación de riesgos

• Recuperación de Proyectos
 Consultores
Estándar Senior
• Más de cinco años de • De diez a quince años
experiencia de experiencia
• Expertos en:
 programación • Certificado Project
 presupuestos Management
 asignación de Professional
recursos
 Consultores

Marketing Finanzas

Sólida
Visión
General

Relaciones
Suministros
Humanas
 Métodos y Estándares

Soporte a los
• Preparación
equipos
procedimientos
responsable
Consultoría

equipo apoyo
Métodos y
Estándares

Capacitación programación tareas

Project aprobación
Managers
divulgación
 Procedimientos
• Selección de Proyectos
• Construcción Estructura de Trabajo
• Cambios
• Camino Crítico
• Evaluación de Riesgos
• Documentación apoyo
 Mejores Prácticas
• Implementación y monitoreo

• Actualizado en los últimos

desarrollos
PMI
MODELO
Gerenciamiento
Areas de Conocimiento de
Proyectos

Universidades Visión
Integral
Alcance

Literatura Tiempos Costos Calidad

Simposios Recursos
Humanos
Comunicación Riesgos Abastecimiento
 Capacitación

Soporte a los
• Básico
equipos
• Avanzado
Consultoría
• Preparación para el
Métodos y
Estándares examen de
Capacitación
certificación PMI
Project
• Software
• Visión General de
Managers

Negocios
 Project Managers
• Identificar competencias requeridas
Soporte a los
equipos
• Identificar personas competentes
Consultoría

Métodos y
• Asignar personas a proyectos
Estándares
• Incorporación de líderes de proyecto
Capacitación

Project
• Evaluar las capacidades project
Managers
......managers
 Proyectos Virtuales
Project Sistemas
Manager Información
Equipo Métodos
A Estándares

Equipo Oficina
B
Proyecto A Proyectos

Equipo
Otros
C Base Base Departamentos
Datos Datos
Sitios Remotos Proyecto A Of Proyectos Sitio Central
 Oficina de Proyectos
• FACTORES CLAVE EN EL DISEÑO
Tamaño de la Organización

Resultados esperados

Barreras a su implementación

Características de la Organización que serán

potenciadas con la creación de la oficina de
proyectos
 Oficina de Proyectos

• VARIABLES A TENER EN CUENTA

 Contexto , tipo de organización y antecedentes

 Ubicación dentro de la Organización

 Cobertura de responsabilidades

 Origen del personal

 Tamaño del área

 Oficina de Proyectos

• VARIABLES A TENER EN CUENTA

 Alcance de las funciones de soporte

desarrollo

implementación

 Sistema de Información a mantener

 Alcance de la Ejecución

 Carácter de la Gestión de Cambio

Documentación del Proyecto

Proyecto:
P.M.O.
Oficina de Proyectos
 Area:
Revisado : Project
Management
Sección
MANUAL PROYECTOS Propuesta de Proyecto Project Charter
Hoja 1 / 9

Propuesta Iniciada por Fecha Denominación Proyecto

Gerencia General 2 mayo 2007 Oficina de Proye ct os
Líder de Proyecto Inicio proyecto Nro
Gcia Proyectos inmediato P0723
Decisión autorización para Persona designada Fecha Firma

1.- Elaborar Plan Inicial

2.- Elaborar Plan Proyecto Gcia Proyectos 09-Feb-07

3.- Iniciar el Proyecto Grupo de Proyecto 28-May-07

Proyectos relacionados Nombre del Proyecto Nro Proyecto Referenci

Proyecto(s) precedente(s) Gestión por Objetivos p0412

Proyecto(s) siguiente(s)

Proyecto(s) alternativo(s)
 Area:
Revisado : Project
Management
Sección
MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Project Charter
Hoja 3 / 9

Importancia del  Proveer todo el apoyo necesario a los Gerentes de Proyecto en el

Proyecto lanzamiento, implementación y conclusión exitosa de todos sus
emprendimientos

 Asegurar que los proyectos son ejecutados alineados con las estrategias
de la organización y respetando los procedimientos establecidos

 Proveer visión sistémica y metodología

Necesidades del
Negocio  Concentrar los esfuerzos

 Aumentar la eficacia de la Gestión de Proyectos

Estrategias
 Poner en marcha la Oficina de Proyectos en forma progresiva
sin afectar los proyectos en curso
 Area:
Revisado : Project
Management
Sección
MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Project Charter
Hoja 4 / 9

Objetivo del Proyecto

Producto Poner en marcha PMO Oficina de Proyectos

Características del
Producto del Proyecto  Proveer servicio o consultoría interna en:
Alcance Planeamiento y programación
Monitoreo
Preparación y administración de contratos
Administración de Cambios
Herramientas y métricas
Gestión de documentación
Monitoreo de activos
Auditorías de Proyectos
 Area:
Revisado : Project
Management
Sección
MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Project Charter
Hoja 5 / 9

Requerimientos
servicio de apoyo al  Sistema Informático
producto  Software ´PMO

Límites
 Toda la Organización

Productos
Entregables  Plan de Comunicaciones
 Documentación de Proyectos
 Procedimientos de Gestión
 Procedimientos solicitud de servicios de PMO
 Area:
Revisado : Project
Management
Sección
MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Project Charter
Hoja 6 / 9

Criterios de
Aceptación  Políticas de la Organización

Asunciones o
 Eficacia de la Nueva Función
Hipótesis
 Aceptación por parte de todas las áreas que intervienen

Restricciones
 No interferir la operación y controles actuales
 Area:
Revisado : Project
Management
Sección
MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Project Charter
Hoja 7 / 9

Roles y
responsabilidades Ver Matriz de Responsabilidades

Equipo de trabajo del

proyecto Integrado por:
 Area:
Revisado : Project
Management
Sección
MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto
Hoja 8 / 9

Equipamiento e
instalaciones - Equipamiento en operación
asignadas
- Oficina de Proyectos sector X

Comunicaciones /
- Plan de Comunicación
Documentación /
- Documento Start up
Informes
- Procedimientos
- Informes de Avance
 Area:
Revisado : Project
Management
Sección
MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Project Charter
Hoja 9 / 9

Riesgos del Proyecto

• Falta de claridad en la Transición
• Falta de coordinación en el Start up
• Fallas en el Funcionamiento
Procesamiento
Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001
University of Management and Technology in Arlington

Nro de respuestas en % Personas full time OP

68 0a5
21.6 6 a 10
8.1 10 a 20
2.7 > 20
 Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001
University of Management and Technology in Arlington

INDUSTRIAS

Construcción

Transportes

Productos Farmacéuticos

Consultoría

Comunicaciones

Seguros

Gobierno

Manufactura

Bancos / Servicios Financieros

Información& Tecnología
0 5 10 15 20 25 30
 Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001
University of Management and Technology in Arlington

SERVICIOS OFICINA PROYECTOS

Mantener un lugar para PM´s

Mantenimiento herramientas PM

Mantenimiento Project Web site

Project Portfolio Management

Soporte Administrativo

Tracking Proyectos

Entrenamiento

Mentoring

Consultoría

Establecer Métodos y Estándares

0 10 20 30 40 50 60 70 80
 Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001
University of Management and Technology in Arlington

CONTRIBUCIONES PARA EL ÉXITO DE OP

Y2K

Requerimiento de Clientes

Entrenamiento

Lecciones Aprendidas

Validación y negociación Project Managers

Mejorar resultados de Proyectos

Satisfacer los requerimientos de la Compañía

Soporte a Alta Gerencia

Profesionales competentes en la Oficina Proyectos

0 10 20 30 40 50 60
 Visión Futura
Presiones del Mercado

Competencia Tecnología

Estándares Calidad Factores Políticos Sociales

Resultados Financieros Presiones Económicas

Cuestiones Legales Preocupaciones Stockholders

 Visión Futura
Enfoques Organizacionales

Tradicional Project Management

•Pocos Proyectos •Proyectos generadores

•de Ingresos
•Rentabilidad de
la Producción •PM responsable de la
rentabilidad
•Largos ciclos de
vida •PM reconocido como
profesión
•Organización funcional
por islas

Orientada a Producto Orientada a Proyectos

Los 6 componentes de la Excelencia

Integración
Procesos

Comportamiento Cultura

Apoyo de
PM la Gerencia

Educación &
Entrenamiento
 Gestión de Proyectos
•Lealtad Usuarios
Aceptación •Atraer nuevos adeptos
•Desalentar métodos paralelos
Organización
•mostrar beneficios
•mostrar costos

Integración
•Integrar procesos actuales
Actualización Procesos •Integrar nuevos procesos
Oportunidades
Metodología
Mejora
Gestión
•Industrias similares
Benchmarking •Industrias no similares
•nuevas ideas
•nuevas aplicaciones

Mejora •Actualización Interna

•Adquisición
Software