CONFERENCIA EN GESTIÓN POR PROCESOS A LOS

REGIDORES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE

HUAURA

Huaura, Marzo de 2019

1. SENSIBILIZACIÓN
 EL CONTEXTO DE LOS CAMBIOS
“La gente no se resiste al Cambio….., se resiste a Cambiar”
Peter Senge

Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

EL CONTEXTO DE LOS CAMBIOS
¿Qué hacemos aquí?

Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

 EL CONTEXTO DE LOS CAMBIOS
 Los entornos son dinámicos
 Requieren un proceso continuo de “Alineamiento”

Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

 EL CONTEXTO DE LOS CAMBIOS
 Optimista VS Pesimista
 Iniciadores Idealistas VS Opositores Egoístas

Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

 CAMBIAR DE ACTITUD

DE NEGATIVA A POSITIVA

Esto no se ha hecho nunca Mi gran oportunidad, hacerlo por primera vez

Es muy difícil Voy a mirarlo desde otro ángulo

No creo que funcione Lo intentaré

Es imposible No hay imposibles, encontraré la forma

Nunca lo lograré Probaré de diferentes maneras

No se como hacerlo Aprenderé

Es un cambio muyQue interesante tengo la oportunidad de hacerlo

profundo
Es mejor que siga así Tengo que mejorar como Servidor

Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

 PROBLEMÁTICA DE LA ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA PERUANA
Inadecuado diseño de la estructura Débil articulación
de organización de funciones intergubernamental e
intersectorial

Dificultades para realizar buenos

Ajeno a la obtención de
planes que se articulen con su
resultados para el
ciudadano. PROBLEMÁTICA presupuesto.

Bajo desempeño del

Ineficiencias en los procesos Estado, Carencia de sistemas y métodos
de producción de bienes y de gestión de la información y el
lo que genera conocimiento.
servicios públicos
desconfianza e
insatisfacción
ciudadana. Inadecuada política y gestión de
recursos humanos.
Falta de seguimiento y
evaluación de los
resultados e
impactos esperados. Carencias en infraestructura, equipamiento y
logística de las entidades.

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA QUE SE MIRA A SÍ MISMA

Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública
A partir de la problemática identificada, el Estado se ha propuesto emprender un PROCESO DE
REFORMA INTEGRAL DE GESTIÓN A NIVEL GERENCIAL Y OPERACIONAL

Articulación Balance entre

Intergubernamental flexibilidad y control
e Intersectorial de la gestión

Estado
Moderno
orientado al
ciudadano, unitario,
descentralizado,
eficiente, abierto e
Orientación Sostenibilidad
inclusivo.
al
Ciudadano

Transparencia, Innovación y
rendición de aprovechamiento de las
cuentas y ética tecnologías
pública.
¿QUÉ COMPRENDE LA POLÍTICA NACIONAL DE
MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA?

ESTADO
MODERNO

 Orientado al
Ciudadano
 Unitario y
Descentralizado
 Eficiente
 Abierto
 Inclusivo
 3ER PILAR DE LA PNMGP: GESTIÓN POR
PROCESOS, SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA Y
ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL

Las entidades públicas deben adoptar, de manera paulatina, la gestión por procesos, continuar
con los esfuerzos relacionados a la simplificación administrativa y organizarse de manera
adecuada para llevar adelante los procesos y alcanzar los resultados esperados.

GESTIÓN POR SIMPLIFICACIÓN ORGANIZACIÓN

PROCESOS
• Permitirá mejorar los
procesos de producción
con el fin que las
SGP – PCM entidades brinden
Gobierno servicios de manera más
Nacional eficiente y eficaz y
Gobiernos Regionales logren resultados que
beneficien a los
Gobiernos Locales ciudadanos.
ADMINISTRATIV
A
• El fin es eliminar los
obstáculos innecesarios
que generen un
funcionamiento
deficiente de las
entidades públicas y
sobrecostos para la
ciudadanía.
INSTITUCIONAL
• Una vez definidos los
objetivos y priorizados
los procesos, la entidad
debe organizarse de
manera adecuada para
llevar adelante estos
procesos y alcanzar los
resultados esperados en
la entrega de bienes y
servicios de su
responsabilidad.
 EL PROCESO DEBE AGREGAR VALOR
Cada tarea, actividad, proceso que desarrollamos debe
incrementar el valor del bien y servicio que estamos
elaborando o desarrollando.
Todos los procesos tienen que agregar valor para ser
considerados como tales.

-Valor + Valor

U
U
S
S CIUDADANO O
U CIUDADANO O
U DESTINATARIO
RDESTINATARIO DE
A
LOS BIENES Y P4 P5 A DE LOS BIENES Y
R
SERVICIOS
P1 P2 P3 R SERVICIOS
I
I
O
O

Elaboración: SGP/PCM –2014

 ETAPAS DE LAIMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN POR PROCESOS

ETAPA III
Mejora de
Procesos
ETAPA II
Diagnóstico e
Identificación - Institucionalizar la Gestión por
de procesos Procesos
- Documentar los procesos mejorados
ETAPA I: - Mejorar los procesos
Preparatoria
- Describir los procesos actuales - Medir, Analizar y Evaluar
- Elaborar el mapa de procesos
- Determinar los proceso de la entida
- Sensibilizar a toda la entidad. - Identificar destinatario de bienes y
- Capacitar a los encargados de servicios; y los bienes y servicios q
implementar. brinda la entidad
- Elaborar el plan de trabajo - Analizar propósito de la entidad
institucional.
- Analizar la situación de la entidad

4. Fortalecer el órgano responsable de la implementación de la Gestión por Procesos

CONDICION 3. Asegurar los recursos
PREVIA 2. Contar con objetivos estratégicos claramente establecidos
1. Asegurar el apoyo y compromiso de la Alta Dirección Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública
 RECUERDEN
“Envejecer es
obligatorio crecer
es opcional”

Los invito a que crezcamos

juntos, haciendo nuestra la
resolución de convertirnos, de
aquí a 48 meses, y a través de
nuestra experiencia, trabajo y
persistencia en una institución
que cumpla con su propósito.
“ AUNQUE NADA CAMBIE, SI
CAMBIO YO, TODO CAMBIA”

Honoré de Balzac
3. GESTIÓN POR
PROCESOS
 BASE LEGAL QUE SUSTENTA LA GESTIÓN POR
PROCESOS

Que plantea la implantación de la gestión para

Política Nacional de
resultados en la administración pública y
Modernización aprobada
establece como el tercer pilar central a la
mediante D.S. N° 004-2013-
gestión por procesos, simplificación
PCM
administrativa y organización institucional.

Metodología para la Documento orientador Metodología para la

Implementación de la Gestión por Implementación de la Gestión por Procesos en
Procesos en las Entidades Públicas, las Entidades Públicas, en el Marco del D.S. 004-
Elaborada por la SGP - PCM 2013-PCM
 ¿QUE ES LA GESTIÓN POR PROCESOS?

Enfoque metodológico que permite

gestionar integralmente las procesos,
actividades, tareas y formas de trabajo
contenidas en la “cadena de valor”.
Esta gestión debe asegurar que los
bienes y servicios generen impactos
positivos para el ciudadano, en
función de los recursos disponibles.
DEL ENFOQUE FUNCIONAL AL ENFOQUE DE LA
GESTIÓN POR PROCESOS

FUNCI FUNCI FUNCI FUNCI FUNCI FUNCI GESTION

PROCESO 1

CLIENTE
ÓN

CLIENTE
ÓN ÓN ÓN ÓN ÓN
LICENCIAS
1 2 3 1 2 3
PROCESO 2 RRHH
GESTION

PROCESO 3
GESTION
COMPRAS

ENFOQUE FUNCIONAL
ENFOQUE FUNCIONAL: LAS ÁREAS / PROCESOS ENFOQUE DE PROCESOS ORIENTADO A
La s funciones / Áreas Se reconocen los Procesos RESULTADOS
ENFOQUE DE
Ge s tionan la entidad pero Los procesos ge s tio nan la e ntidad
predominan las funciones
Fuente: Op ti miso - Ce n tro de Desarrollo I nd ustrial (2013).
¿QUÉ ES LO QUE EXISTE ACTUALMENTE?

¿Y DÓNDE ESTA
EL CLIENTE?

ENFOQUE FUNCIONAL
PRINCIPALES DIFERENCIAS ENTRE EL ENFOQUE
FUNCIONAL Y EL ENFOQUE DE PROCESOS
Enfoque Funcional (Vertical)
Énfasis en el bien y servicio del área
(producto/trabajo)
¿Quién cometió el error?
¿Cómo lo sancionamos?
Control a los servidores públicos
Sólo importa “cumplir” con el trabajo (horario)
No se adapta a los cambios del entorno
Departamentalización (feudos)
Funciones
Falta de Coordinación
Gestión por Procesos orientada a Resultados
(Horizontal
al )
Énfasis en la satisfacción del Ciudadano o destinatario
de los bienes y servicios
¿Por qué ocurrió el error?
¿Cómo lo resolvemos o mejoramos?
Desarrollo de competencias de los servidores
Busca hacer un trabajo eficaz, eficiente y con valor
público
Se adapta a los cambios del entorno
Trabajo en Equipo
Colaboración
Coordinación estrecha
 BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA
GESTIÓN POR PROCESOS

Para los ciudadanos:  Bienes y servicios públicos

oportunos, a menor costo y que
responden a sus necesidades.
 Garantizar los derechos ciudadanos,
a través de procesos estándar de
regulación y fiscalización.
 Asegurar la identificación de las
necesidades de la ciudadanía para
el desarrollo de políticas públicas
efectivas.
Incrementa la confianza de la
ciudadanía
 BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA
GESTIÓN POR PROCESOS
Para las entidades:
 Orienten sus esfuerzos a satisfacer a los
ciudadanos o destinatarios de los bienes y
servicios.
Se adapten rápidamente al cambio.
Gestionen eficaz y eficientemente sus
recursos.
Fomenten el trabajo en equipo.
Promuevan el desarrollo de competencias de
los servidores.
Que los servidores sean reconocidos en la
aplicación de políticas de meritocracia.
 CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA
Calidad implica entender los requisitos del cliente y darle (al cliente) un producto o
servicio cuyas características cumplan con satisfacer esos requisitos. Así por ejemplo si
el cliente tiene como requisito “un trámite rápido”, nosotros le podemos dar un servicio
cuya característica sea que demora menos de 24 horas.
Fuente: Escuela Nacional de Administración Pública
 ¿QUÉ ES UN PROCESO?

ACTIVIDAD 1

ACTIVIDAD 2

ENTRADA SALIDA
ACTIVIDAD 3
…
ACTIVIDAD
N

RETROALIMENTACION
¿QUÉ ES UN PROCESO?
PROCESO DE ENSAMBLAJE
DE UNA COMPUTADORA
 CONTRATACION DE UN SERVICIO

Presupuesto Orden de
Términos de Servicio o
Referencia Administración
Contrato

Logística

Asesoría Legal
Secretaria General

TRANSFORMACIÓN
 TIPOS DE PROCESOS
PROCESOS ESTRATÉGICOS
(DESTINATARIOS DE LOS BIENES Y SERVICIOS).
REQUISITOS Y NECESIDADES DEL CIUDADANO

REQUISITOS Y EXPECTATIVAS DEL CIUDADANO

(DESTINATARIOS DE LOS BIENES Y SERVICIOS)
Procesos que definen y verifican las
políticas, estrategias,
objetivos y metas de la organización

SATISFECHAS.
PROCESOS OPERATIVOS O MISIONALES
S son los procesos de producción de bienes y
servicios que se
entrega al ciudadano, entidad, empresa, etc. Son
los que
agregan valor para el destinatario de los productos.

PROCESOS DE APOYO O SOPORTE

Procesos que realizan actividades de apoyo
necesarias para el
buen funcionamiento de los procesos
Flujo de Información
operativos o misionales
Generan Valor
 NIVELES DE PROCESOS
PROCESOS ESTRATÉGICOS
REQUJISITOS Y NECESIDADES DEL

NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE
CLIENTE SATISFECHAS
PROCESOS MISIONALES
CLIENTE

PROCESOS DE APOYO

Nivel 0
Gestión del Talento Humano

Organización Gestión
Nivel 1 Planificación
Gestión del Empleo de
Gestión del
del Talento del trabajo y desarrollo y
Distribución compens
Humano capacitación
aciones

Gestión de la Administración
Nivel 2 Incorporación de personas

Nivel 3 Selección Vinculación Inducción

Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública
 ETAPAS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA
GESTIÓN POR PROCESOS
ETAPA III
Mejora de
Procesos
ETAPA II
Diagnóstico e
Identificación - Institucionalizar la Gestión por
de procesos Procesos
- Documentar los procesos mejorados
ETAPA I: - Mejorar los procesos
Preparatoria
- Describir los procesos actuales - Medir, Analizar y Evaluar
- Elaborar el mapa de procesos
- Determinar los proceso de la entida
- Sensibilizar a toda la entidad. - Identificar destinatario de bienes y
- Capacitar a los encargados de servicios; y los bienes y servicios q
implementar. brinda la entidad
- Elaborar el plan de trabajo - Analizar propósito de la entidad
institucional.
- Analizar la situación de la entidad

4. Fortalecer el órgano responsable de la implementación de la Gestión por Procesos

CONDICION 3. Asegurar los recursos
PREVIA 2. Contar con objetivos estratégicos claramente establecidos
1. Asegurar el apoyo y compromiso de la Alta Dirección Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

4. ACCIONES
REALIZADAS
¿Qué papel cumplo como servidor Público?

Elaborado por la Sub Gerencia de Desarrollo Institucional y

Sistemas - GOREHCO
 Actitud positiva

Generadores
de información

Colaboración al
Equipo Técnico
Regional
SESIÓN DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS