UNIVERSIDAD NACIONAL

JOSÉ FAUSTINO SÁNCHEZ CARRIÓN

FACULTAD DE INGENIERÍA

TOMA DE DECISIONES 2014 -II

INGENIERÍA INDUSTRIAL
TEMA 2

PROCESO DE
PLANEAMIENTO
Ing. Felimón, Blas Flores

Blas_0326@Hotmail.com
 PROCESO DE PLANEAMIENTO

Es la HOJA DE RUTA la carta

de navegación básica en todo
tipo de negocio.
 PLANEAMIENTO
• La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un
futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores
internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos.
• Va de lo más simple a lo complejo, dependiendo el medio a aplicarse
¿Cómo vamos?

¿Dónde ¿ A donde
estamos? vamos?
Iniciativas estratégicas

Situación actual Situación meta

 PROCESO DE PLANEAMIENTO
Objetivos
- Pensar en el futuro y preverlo

- Decidir por anticipado qué y cómo debe hacerse algo

- Reconocer, integrar y dar forma a conjuntos de estrategias y proyectos

- Definir el modo de alcanzar los objetivos y reconciliar las tendencias de cambio

con los requerimientos de estabilidad

- Programar el uso de recursos y establecer pautas de gestión y de resultados

PROCESO DE PLANEAMIENTO
Componentes del sistema
Subsistema de
Planeación

Subsistema de Subsistema de
Control Programación

Subsistema de
Presupuestación
 PROCESO DE PLANEAMIENTO
Subsistema de planeacion

¿Qué es? ¿En qué consiste?

Conjunto de elementos y - Diseño de imágenes futuras

actividades requeridas - Elaboración de diagnósticos

para formular e - Definición de Objetivos y prioridades
instrumentar el Plan - Establecimiento de políticas generales
Institucional de la - Formulación de estrategias globales
empresa. - Determinación de tiempos
 PROCESO DE PLANEAMIENTO
Subsistema de programación
¿Qué es?
Eetapa intermedia entre la
planeación y la presupuestación
donde se formulan modelos,
programas y proyectos dentro de
un proceso de provisión y
organización
¿En qué consiste?
- Concertar y conciliar la
realización
de los objetivos propuestos en los
períodos definidos
-Desagregación en programas,
objetivos,
políticas e instrumentos p/ planear
 PROCESO DE PLANEAMIENTO
Subsistema de presupuestacion
¿Qué es? ¿En qué consiste?

-Explicita la asignación de los recursos

La concreción del -Expresa la dimensión de los objetivos
y de los compromisos asumidos
programa-presupuesto
-Brinda al nivel operativo los objetivos
en términos cuantitativos y que este reconoce y acepta
financieros -Exterioriza la instancia de enlace entre
la planificación y el control
 PROCESO DE PLANEAMIENTO
Subsistema de control
¿Qué es?
El análisis que se hace sobre
el cumplimiento de los
programas y los presupuestos
del Plan, a través de procesos
de medición, comparación,
evaluación y supervisión
de las acciones instrumentadas
¿En qué consiste?
- Comparación de la realidad
instrumental con lo planeado
- Detección de desvíos y retrasos
- Retroalimentación al interior
del sistema
- Ratificación o rectificación de
acciones
-Determinación de nuevos puntos
de control
 PROCESO DE PLANEAMIENTO
Subsistema de control
Evaluación
Medición Supervisión
Comparaciones

Programas Eficacia
- Informes
-Cumplimiento
No financieras
- Estadísticas
Plan. Objetivos Metas -Contingencias
- Indicadores
Financieras - Desviaciones
- Reportes

Presupuestos Eficiencia
 PROCESO DE PLANEAMIENTO
Perfiles
CATEGORIAS ESTRATEGICO OPERATIVO
Plazo (alcance) Mediano y largo: 3 a 5 años Corto: Hasta 1 año

Datos Blandos: Percepciones Duros: p/el presupuesto

Examen Sintético Analítico

Relación texto-cifras 70/30 30/70

Cambios que implica Cualitativo Cuantitativo

Visión Amplia; global; QUE Interna; detalles;COMO

Nivel jerárquico Nivel político Nivel gerencial

Trayectoria Objetivos a Recursos Recursos a Objetivos

PROCESO DE PLANEAMIENTO
Operativizacion del plan
Programas de Acción
(Supone pasar de la reflexión teórica a la práctica)
Un Programa de Acción debe contener:

- Perspectivas-estrategias-objetivos-metas e indicadores

- Descripción general de la iniciativa a implementar

- Metas e inductores: Drivers o indicadores de causa

- Descripción en detalle de las acciones con imputación de:

Responsables; áreas; procesos; recursos; fechas
PROCESO DE PLANEAMIENTO
Operativizacion del plan
Programas funcionales
Una vez operativizada la estrategia general:

- Programa de Conducción Superior

- Programa de Marketing
- Programas operacionales
- Programa de desarrollo de RRHH
- Programa Financiero
PROCESO DE PLANIFICACIÓN
ESTRATÉGICA
 Lo que de verdad distingue a unas organizaciones de
otras no es
 Si producen bienes u ofrecen servicios
 Si son de ámbito local, regional, de un solo país o
multinacionales
 Si son grandes o pequeñas
 Si son públicas o privadas
 Si son con ánimo de lucro o sin ánimo de lucro
 ...

sino
 Si son buenas o son malas

... y las buenas son aquellas que

 Han incorporado Dirección Estratégica
 Han asumido el reto de la Calidad Total
 ¿Qué es la Dirección Estratégica?

 Organizar y hacer funcionar la organización

mirando siempre al futuro
Cada paso tiene sentido en función de los
objetivos prefijados.
“La estrategia es “No hay nada
la gran tarea de más difícil y
 Dirigir es: la organización. En más necesario que
situaciones de vida saber aprovechar
Planificar o muerte es el lo que tienes
Tao de la cerca y lo
Organizar con supervivencia o de
la extinción.” que tienes lejos.”
Coordinar VISIÓN
de futuro El arte de la
Acompañar El arte de la
Guerra. Sun Tzu. Guerra. Sun Tzu
500 a.C.
“…aprovechar lo que tienes cerca y lo que
tienes lejos”
¿Qué es la Dirección Estratégica?

Claro,
Y, ¿hacia dónde la
Mafalda, por
Decime, mamá, ¿nosotros llevamos?
supuesto.
llevamos…
…una vida
decente?
DIRECCIÓN ESTRATÉGICA =

Consejo
de Calidad
 ¿Dónde diablos estamos?

3. FODA

¿Adónde vamos?

2. VISIÓN

¿De dónde venimos?

¿Quiénes somos? 1. MISIÓN

 ELABORACIÓN DE UN PLAN ESTRATÉGICO

Análisis Análisis
Foto
histórico DAFO

MISIÓN

P R O C E S O
Problemas Estrategia Soluciones
estratégicos general estratégicas

VISIÓN
compartida
Factores clave Grupos Áreas clave
externos implicados internas

Matriz
FODA
Decisiones Acciones Líneas
estratégicas estratégicas estratégicas

PLAN ESTRATÉGICO
+ cuadros de mando
 MISIÓN
La razón de ser de la organización
Respuesta a las preguntas:

¿Quiénes somos?
¿A qué nos dedicamos?
¿En qué nos diferenciamos?
¿Por qué y para qué hacemos lo que hacemos?
¿Para quién lo hacemos?
¿Cómo lo hacemos?
¿Qué valores respetamos?
 MISIÓN
La razón de ser de la organización
Debe ser una fórmula:

 Ambiciosa: Un reto
 Clara: De fácil interpretación
 Sencilla: Para que todos la comprendan
 Corta: Para que se pueda recordar fácilmente
 Compartida: Consensuada por las personas
de la organización
 ELABORACIÓN DE UN PLAN ESTRATÉGICO

Análisis Análisis
Foto
histórico DAFO

MISIÓN

P R O C E S O
Problemas Estrategia Soluciones
estratégicos general estratégicas

VISIÓN
compartida
Factores clave Grupos Áreas clave
externos implicados internas

Matriz
FODA
Decisiones Acciones Líneas
estratégicas estratégicas estratégicas

PLAN ESTRATÉGICO
+ cuadros de mando
 VISIÓN
Compartida
“La mejor manera de predecir el futuro
es inventarlo” (Alan Kay, pionero de la informática)

“Planificar no significa saber qué decisión voy a tomar mañana, sino qué
decisión debo tomar hoy para conseguir lo que quiero mañana” (Peter
Drucker)

“Una acción sin visión...carece de sentido.

Una visión sin acción...es un sueño.
Una visión con acción... puede cambiar al mundo.”
(Joel Arthur Barker)

Sin VISIÓN no hay futuro. Planificar mirando

hacia atrás es resignarse a mejorar el pasado.
 VISIÓN
compartida
Es el futuro de la organización dentro de
X años (concretos)

Respuesta a las preguntas:

 ¿Qué y cómo queremos ser dentro de x años?

 ¿En qué nos queremos convertir?
 ¿Para quién trabajaremos?
 ¿En qué nos diferenciaremos?
 ¿Qué valores respetaremos?
 VISIÓN
compartida
Es el futuro de la organización dentro de
X años (concretos)
Debe ser una fórmula:

Con visión de futuro, no de mejorar el pasado

Coherente con la MISIÓN
Ambiciosa: Un reto, pero realista, viable
Clara: De fácil interpretación
Sencilla: Para que todos la comprendan
Atractiva: Para provocar ilusión
Compartida: Consensuada por las personas
de la organización
Visión de futuro = siempre mirando hacia adelante...!
¿Se puede planificar para el año 2020?
Sólo puedes navegar seguro
• si dispones de una buena brújula (VISIÓN)
• si consultas a menudo el GPS para saber
donde te encuentras (INDICADORES)
• y si cuentas con un buen sistema de
comunicaciones (INFORMACIÓN, RED,
INTRANETS, etc.)
 ELABORACIÓN DE UN PLAN ESTRATÉGICO

Análisis Análisis
Foto
histórico DAFO

MISIÓN

P R O C E S O
Problemas Estrategia Soluciones
estratégicos general estratégicas

VISIÓN
compartida
Factores clave Grupos Áreas clave
externos implicados internas

Matriz
FODA
Decisiones Acciones Líneas
estratégicas estratégicas estratégicas

PLAN ESTRATÉGICO
+ cuadros de mando
 FODA

“Si conoces el entorno y te conoces a ti mismo no has de temer

el resultado de cien batallas.

Si no conoces el entorno pero te conoces a ti mismo, tienes las

mismas posibilidades de ganar que de perder.

Si no conoces el entorno ni te conoces a ti mismo, todos tus

combates se convertirán en derrotas”.
Sun Tzu, “El arte de la guerra”
(en versión libre)
 FODA
Es un análisis de los puntos FUERTES y
DÉBILES de la organización, en relación a las
OPORTUNIDADES y AMENAZAS del entorno
Recoge:
• los puntos Fuertes en que nos debemos apoyar
• los puntos Débiles que debemos superar
• las Oportunidades que tenemos que aprovechar
• las Amenazas de las que nos tenemos que defender

Debe ser:
• Más que una simple identificación: los puntos más
Fuertes y más Débiles, en relación a las
Oportunidades y Amenazas
 O1 O2 O3 O4 O5 Σ A1 A2 A3 A4 A5 Σ Σ+
Σ
F1

F2
Matriz DAFO
1. MAXI-MAXI. Estrategia ofensiva. 2. MAXI-MINI. Estrategia defensiva.
Potenciar las Fortalezas, para Potenciar las Fortalezas, para
F3
aprovechar las Oportunidades.
1 defendernos 2 de los efectos de las
Pregunta clave: ¿Si potenciamos esta Amenazas.
F4
Fortaleza podremos aprovechar mejor Pregunta clave: ¿Si potenciamos esta
esta Oportunidad? Fortaleza podremos defendernos mejor
F5
de los efectos de esta Amenaza?
Σ 1 2 1+2

D1

D2
3. MINI-MAXI. Estrategia adaptativa.
Superar las Debilidades, para
D3
aprovechar las Oportunidades.
3 4
Pregunta clave: ¿Si superamos esta
D4
Debilidad podremos aprovechar mejor
esta Oportunidad?
D5
1. MINI-MINI. Estrategia de
supervivencia. Superar las
Debilidades, para defendernos de los
efectos de las Amenazas.
Pregunta clave: ¿Si superamos esta
Debilidad podremos defendernos mejor
de los efectos de esta Amenaza?

Σ 3 4 3+4

Σ+ Σ 1+3 2+4
Hay que empezar siempre
por los puntos fuertes y las
oportunidades, si no...!
 ELABORACIÓN DE UN PLAN ESTRATÉGICO

Análisis Análisis
Foto
histórico DAFO

MISIÓN

P R O C E S O
Problemas Estrategia Soluciones
estratégicos general estratégicas

VISIÓN
compartida
Factores clave Grupos Áreas clave
externos implicados internas

Matriz
DAFO
Decisiones Acciones Líneas
estratégicas estratégicas estratégicas

PLAN ESTRATÉGICO
+ cuadros de mando
 PLAN ESTRATÉGICO
+ cuadros de mando

El PLAN ESTRATÉGICO puede tener los siguientes

elementos:

• Una INTRODUCCIÓN, con la presentación de la

institución, el objetivo del Plan, los antecedentes,
la metodología utilizada, los participantes, los
principales pasos del proceso, el tiempo de vigencia
y el sistema de seguimiento y de evaluación
• La MISIÓN
• La VISIÓN
• Los principales elementos del FODA
• Los EJES ESTRATÉGICOS
• Los CUADROS DE MANDO
 PLAN ESTRATÉGICO
+ cuadros de mando

EJES ESTRATÉGICOS

• Líneas básicas de desarrollo de la institución

• Agrupan un objetivo o varios que tienen un
ámbito común
• Coherentes con la Misión, la Visión y el FODA
• No tienen por qué abarcar todos los aspectos
importantes de la institución.
• Es necesario priorizar
• Homogéneos
• Muy pocos (5-10?)
• Son como un armario
con su distribución
Esquema de un CUADRO DE MANDO

Objetivos Estratégicos
Objetivos Operativos
Acciones
Responsables
Indicadores
Estándar-Objetivo Calendario
Recursos
Valoración
 PLAN ESTRATÉGICO
+ cuadros de mando

OBJETIVOS

Objetivos Estratégicos Objetivos Operativos

• Finalidades a conseguir para poder
alcanzar la visión de futuro de la
institución.
• Declaraciones amplias, no
específicas, sin fecha
• Ámbitos distintos, aunque todos
relacionados con el EJE
correspondiente
• Homogéneos
• Pocos (1-3 por cada EJE)
• Viables, de acuerdo con el FODA
Mejorar la calidad de la docencia, para conseguir
resultados adecuados a los requerimientos del entorno
• Actuaciones generales orientadas
a conseguir cada uno de los
objetivos estratégicos
• Diferenciables, distinguibles
• Pocos (4-5 por cada Objetivo
Estratégico)
. Planificación de la docencia
. Implantación de metodologías activas
 PLAN ESTRATÉGICO
+ cuadros de mando

ACCIONES
• Pasos individuales o de grupo, necesarios para llegar a
conseguir los objetivos operativos
• Permiten distribuir tareas y responsabilidades, calendario,
recursos, indicadores, seguimiento y evaluación
• Realistas (consultar DAFO)
• Pueden estar encadenadas y depender unas de los resultados
de la anterior (formar-proyectar-implementar...)
• Muy pocas (1-3). Las estrictamente necesarias
Responsables
• Tiene que sentirse “propietario” del proceso y participar en
él desde el punto 0. Deberá rendir cuentas
• Con nombres y apellidos
• No es necesario que sean siempre los jefes
 PLAN ESTRATÉGICO
+ cuadros de mando

Indicadores
• Instrumentos de medida

• Pocos, pero significativos (especialmente pensando en

los clientes)
• Pueden ser de tiempo, de coste, de actividad, pero
mejor de resultados.
• Cuantitativos o cualitativos
• Preferible un pequeño “sistema” de indicadores que no
uno solo
• Fáciles de obtener
• Permiten introducir medidas correctoras
 PLAN ESTRATÉGICO
+ cuadros de mando

Estándar-Objetivo
• Resultados deseados o previstos o nivel que se pretende
alcanzar. Lo más concreto posible
Calendario
• Una fecha concreta (no un período).
• Permite realizar un seguimiento lo más preciso posible y
reaccionar a tiempo
• Viable
• Si se planifica por 4 años, distribuir las acciones
Recursos
• Los costes totales de cada acción, o por lo menos los
costes añadidos, si los hay
• Si la suma de los recursos necesarios no es viable, es
necesario rehacer el cuadro: Calendario, Estándar,
Acciones e incluso objetivos
 ¿... y después qué?
1. Seguimiento y evaluación del Plan Institucional
- controlando su correcta periodificación
- evaluando para tomar decisiones

2. Despliegue a grandes sectores y áreas

- planes sectoriales coherentes con el plan institucional
- base para una buena DPO
- seguimiento, evaluación y revisión

3. Despliegue a las unidades

- planes estratégicos de cada unidad coherentes con el plan
institucional y con los planes sectoriales
- seguimiento, evaluación y revisión

4. Revisión, renovación y siguientes vueltas de todo

- nuevo Plan Estratégico Institucional, nuevos planes sectoriales,
nuevos planes de las Unidades
PLAN ESTRATEGICO
EJEMPLO
PLANEACION TACTICA
 ¿QUE ES LA PLANEACION TACTICA?
• Es el nivel de planeación encargada de llevar a cabo
los planes específicos para la consecución de los
objetivos estratégicos de una organización.
• Planes específicos desde las áreas funcionales
lideradas por funcionarios medios, utilizando los
recursos efectivamente inspirados en las políticas
organizacionales y proyectando las acciones a
mediano plazo.
¿Qué ES PLANEACION TACTICA?

Utilización de
Objetivos
recursos
estratégicos
(Tiempo y
(metas)
espacio)

Planeación
táctica

Políticas
Decisiones organizacionales
sistemáticas (lineamientos y
normas)
¿QUE LUGAR OCUPA LA PLANEACION TACTICA?

• En una organización, la Planeación Táctica ocupa el segundo

lugar.
• Es la encargada de diseñar los planes a mediano plazo y
proyectar las actividades a nivel departamental de la
empresa.
• Concreta los lineamientos de la planeación estratégica y
abre el campo de acción especifica para la planeación
operativa.
¿QUE LUGAR OCUPA LA PLANEACION TACTICA?
Planeación
operativa

Planeación
Táctica

Planeación
estratégica
 INTERACCION ENTRE
PLANEAMIENTO ESTRATEGICO, TACTICO Y OPERACIONAL
COMO SE COMPLEMENTA MUTUAMENTE LOS
PLANES ESTRATEGICOS Y TACTICOS
PLANES ESTRATEGICOS
Dejar de invertir en los negocios no esenciales y
concentrarse en el crecimiento de los negocios esenciales AYUDAR
GUIAR ALCANZAR

PLANES TACTICOS

PLANES ESTRATEGICOS PLANES PRODUCCION PLANES PERSONAL PLANES FINANCIEROS

Desafiar mercados regionales Centralizar las operaciones Entrenar y capacitar al Reducir costos y aumentar
con productos de la empresa de las fabricas mas eficientes personal para aumentar la las utilidades marginales en
productividad. los productos
PLANEACION TACTICA
EJEMPLO
 ¿Cómo SE HACE EFECTIVA LA PLANEACION
TACTICA?
• Por medio de planes en áreas especificas tales como:
• Área financiera: distribución equitativa del dinero para
minimizar costos en las actividades de la empresa.
• Área de mercadotecnia: atención al cliente, calidad del
producto o servicio, post venta, valor agregado, etc.
• Producción: mayor productividad en menor tiempo con la
utilización de técnicas y metodologías innovadoras.
• Recursos humanos: Selección, Inducción, Capacitación,
Motivación personal.
 ¿Cómo SE HACE EFECTIVA LA PLANEACION
TACTICA?

Planeación
táctica

Plan de Plan de Plan de recursos

Plan financiero
mercadotecnia producción humanos
PLANIFICACION OPERATIVA
 PLANIFICACION OPERATIVA

• Es un instrumento indispensable de teorización y organización en la cual

toda planificación cumple en su elaboración y ejecución los siguientes
principio:
• Participación: todas las personas de una organización participan en la
planificación.
• Realismo: La planificación es real y como que se ataca un problema en las
distintas organizaciones.
• Flexibilidad: Adecuaciones a las circunstancias, métodos a alcanzar,
sistemas de evaluación, hacer los cambios.
• Unidad: Trabajar en equipo para poder alcanzar una meta especifica.
• Precisión: Ser claro y conciso, consistente en planificar con claridad y
exactitud.
 PLANIFICACION OPERATIVA

• En la planificación operativa se debe responder a las siguientes

preguntas:
• ¿Quién se quiere hacer?
• ¿Quién va a ejecutar la tarea?
• ¿Cómo se va a desarrollar el plan?
• ¿Cuándo se va a realizar?
• ¿Cuándo debe hacerse?
• ¿Con que recursos?
• ¿Cuál es el objetivo y la meta?
PLANIFICACION OPERATIVA
Ejemplo
 TRABAJO PARCIAL
• REALIZAR UN ESTUDIO RESPECTO A ESPORTACIONES (de cítricos,
paltos, quinua, etc) DONDE INCLUYA:
• PLANEACION ESTRATEGICO
• PLANEACION TACTICA
• PLANEACION OPERACIONAL