Diseño e implementación de la

metodología para la Gestión del

Cambio bajo el cumplimiento del
numeral 6.3 de la NTC ISO
9001:2015 en la Electrificadora de
Santander S.A E.S.P.

Laura Juliana Gómez Chávez

Junio-Diciembre 2018
Director: William Hoyos Supervisor: Víctor Range
0 OBJETIVOS
1

OBJETIVO GENERAL

Diseñar e implementar la metodología para la gestión del cambio

aplicable a todo el alcance del Sistema de Gestión Integrado de la
95
Electrificadora de Santander S.A E.S.P y sus partes interesadas,
dando así cumplimiento al requisito 6.3 Planificación de cambios de
%
la NTC ISO 9001:2015.

OBJETIVOS
ESPECÍFICOS

• Documentar el procedimiento de gestión del cambio mediante la

elaboración de la guía metodológica y los formatos que ella
requiera.
• Divulgar y capacitar en la metodología diseñada.
• Implementar la metodología de gestión del cambio.
• Realizar seguimiento del estado de las acciones para la gestión del
cambio a través del aplicativo SVE.
• Medir el nivel de apropiación SGI y la metodología de gestión del
cambio.
 0 ANTECEDENTES
2
Actualización a
NTC ISO 9001:2015
Nuevo requisito: 6.3
Planificación de los cambios
201 201
5 8
Certificación Auditoría recertificación
NTC ISO 9001:2008 bajo nueva versión

Definir
acciones No conformidad
0 DOCUMENTACIÓN
3

EPM ESSA
Cambios en equipos físicos, Cambios que impacten y sean
operacionales y organizacionales pertinentes al SGI y tengan efecto
en relación con activos físicos directo con la estrategia de ESSA.
0 DOCUMENTACIÓN
3

GIMDP010- Guía metodológica gestión del

cambio

FIMDP009-Identificación y gestión del

cambio
0 METODOLOGÍA
4

Cambios 8.2 Gestión del cambio

NTC ISO 55001:2015

6.3 Planifación de cambios

NTC ISO 9001:2015
Consecuencias
Art. 2.2.4.6.26 Gestión del cambio
Decreto 1072:2015

-Cambios equipos físicos

-Cambios organizacionales
Riesgos Responsable -Cambios operacionales
s

Recursos - Cambios permanentes

- Cambios temporales

Duración máxima
Necesarios
de 6 meses
0 PASOS METODOLOGÍA
5
GIR y Calidad de vida

Validación de Plan de
Reconomimiento
riesgos y implementación
del cambio
peligros

1 2 3 4 5 6

Verificación y
Revisión inicial Aprobación cierre
por el iniciador Mejora en la SVE
del cambio

Lista de chequeo
(3) ítems en “NO”

Aplica la metodología
0 RESULTADOS
6
34 PROCESOS IMPACTADOS

6
17 12
no aplicaron para
aplicaron la no generan
gestión del
metodología cambios
cambio

44% validaron riesgos

88% aprobados

100% plan de
implementación
definido

81% mejoras
cargadas SVE
0 RESULTADOS
6
Aplicaron la metodología:
PROCESO
Gestión de documentos
Gestión del desempeño,
desarrollo de las personas y
aprendizaje
CAMBIO PROCESO CAMBIO
Modernización del centro de
Operación del sistema de control
ENTER
energía eléctrica
Atención de solicitudes de
Venta de productos y conexión simplificada para
Módulo de aprendizaje servicios y vinculación de auto generadores (AGPE-GD)
HCM clientes

Gestión de proyectos de Nuevas instalaciones

Selección y vinculación del infraestructura locativa administrativas sede San Gil
talento humano Módulo de selección y
vinculación HCM

Contratación Cierre de anillos en la

Planeación de la
contratación
Administración de contratos
Gestión de la disponibilidad infraestructura de red
ARIBA del servicio de TI
Adquisición de un equipo
CORE de alta disponibilidad

Atención de solicitudes
Gestión de niveles de
servicio TI
Administración del catálogo
de servicio de TI
Gestión de incidentes
Identificación de
Administración de bienes de transformadores de
REMEDY inventario distribución en el sistema de
información
Seguimiento a la Estructuración del proceso
formulación estratégica de gestión social

Gestión cambios
 0 RESULTADOS
6
No aplicaron para la metodología: No generan cambios:
PROCESO CAMBIO PROCESO
Mercadeo de Administración de
Seguimiento a la AVANZA productos y la nómina y
gestión y resultados de servicios prestaciones
procesos sociales
Administración de
Formulación Objetivos del Prestación de la compensación
estratégica direccionamiento servicios de
estratégico transporte
Prestación de Gestión de
Diseño o ajuste de servicios de desvinculación de
procesos Objetivos del SGI laboratorio talento humano
Gestión de la
Venta de productos y Mantenimiento de información
servicios y vinculación Formularios web T&D financiera de
de clientes vinculación de activos.
clientes

Atención clientes
Gestión contable Transferencia de Administración de
conocimiento procesos
disciplinarios

Administración de Implementar proceso Gestión de

asuntos de seguridad cuotas partes por comunicaciones
social cobrar
Gestión de la
configuración
0 EJEMPLO
6
4 “no” en lista de chequeo Revisión inicial por el iniciador del cambio
0 EJEMPLO
6
Validación de riesgos y peligros

Aprobación del cambio

0 EJEMPLO
6
Plan de implementación y aprobación
0 EJEMPLO
6
Cargue de mejora en SVE
0 DIVULGACIÓN
7

Jornadas de capacitación
SGI a conocedores

Jornada capacitación SGI

San Gil

12 grupos primarios
Jornada capacitación SGI
Socorro

39
Jornada capacitación SGI
procesos divulgados
Barbosa

Jornada capacitación SGI

Barranca
0 DIVULGACIÓN
7

Comuniquémonos
 0 SEGUIMIENTO
8
Cronograma de citas:

Cronograma de divulgación:
0 SEGUIMIENTO
8

Trazabilidad:
09 NIVEL DE APROPIACIÓN

Objetivo:

 Sistema de Gestión
Integrado
 Sistema de Gestión de
Activos
 Decreto 1072:2015

964
trabajadores
0 NIVEL DE APROPIACIÓN
9

Respondieron: 7
795 trabajadores 13 áreas zonas de influencia de
82% participación la compañía

- 8 Directivos - ASC - SDZS - Barbosa

- 28 profesionales 4 - ASSA -SDZN - Barrancabermeja

- 37 profesionales 3 - Secretaría -AGC - Cimitarra

- 98 profesionales 1 - Auditoría -SSL - Málaga

- 300 técnicos - Gerencia - San Alberto

- 171 altamente calificados - Generación - San Gil

- 30 calificados - AFI - Socorro

- 1 auxiliar - Proyectos

- Gestión operativa
0 NIVEL DE APROPIACIÓN
9
ÁREA % DE APROPIACIÓN GESTIÓN
DEL CAMBIO

92%
ASC
92%
ASSA
100%
SECRETARIA Propósito de la
88%
AUDITORIA gestión de cambio
GERENCIA 100%

93%
GENEREACIÓN
54%
AFI
100%
PROYECTOS
92%
GESTIÓN OPERATIVA
787 trabajadores
92%
SSL
96%
SDZS
96%
SDZN
90%
AGC
NIVEL DE APROPIACÓN 91%
GESTIÓN DEL CAMBIO
0 NIVEL DE APROPIACIÓN
9

Zonas

San San
ZONA Barbosa Barranca Cimitarra Málaga Alberto Gil Socorro Respondieron

Respondieron 22 120 13 22 31 37 18 263

Correcto 22 109 13 22 27 36 17 246

% Apropiación
Zona 100% 91% 100% 100% 87% 97% 94% 94%

Cargos

ALTAMENTE
P4 P3 P2 P1 TÉCNICO CALIFICADO AUXILIAR
CALIFICADO
84% 83% 89% 89% 97% 85% 100% 100%
0 NIVEL DE APROPIACIÓN
9

Gestión de Decreto SGI

activos 1072:2015

83 86 88
% % %

86
%
Nivel de
apropiación
2018
09 NIVEL DE APROPIACIÓN

68 75 86
% % %
Nivel de apropiación Reto 2018 Nivel de apropiación
2017 2018

Aumento del 18% en el nivel de

apropiación del SGI
1 Conclusiones
0

El1diseño e implementación de la metodología de gestión del cambio

.
Reconocer los riesgos y consecuencias que traería al SGI de ES

Responsables de su implementación y los recursos

necesarios.

2Durante la implementación de la metodología

.
Cuellos de botella : etapas de identificación de riesgos del
aprobación por parte del profesional 4

Falta de gestión por parte de los conocedores del proce

P4
Solicitar actualización de matriz de riesgos y rea
aprobaciones.
1 Conclusiones
0

3 El cumplimiento de las acciones de plan de

. implementación
Evaluar y documentar como mejora en la Suite Visión
Empresarial
Tiempos y responsables estipulados en la mejora
realizada.

4 nivel de apropiación del SGI y gestión del cambio

Alto
.
Espacios de capacitación del SGI en la sede principal y
zonas, grupos primarios y comunicados internos

Superar el porcentaje de apropiación del SGI del

2017 en un 18%
Superar metas establecidas por gerencia
en un 11%
1 Recomendación
1

Para el éxito de la metodología de gestión del

cambio

Integración y compromiso por parte de los roles

del SGI

Necesaria la comunicación entre conocedores y

asesores metodológicos, aprobaciones del P4,
proceso GIR y calidad de vida.

Sin sinergia entre estas partes, se

estanca la metodología o toma
mucho tiempo en que esta avance.
10 ACTIVIDADES VARIAS

Capacitaciones SGI

Apoyo en logística de las

capacitaciones del SGI
Calificación y consolidación
de resultados de las
evaluaciones de nivel de
apropiación del SGI.

Auditoría

Apoyo en logística segundo ciclo de auditoría 2018

Asistencia a auditorías como Auditor observador

Apoyo a procesos con el cargue de mejoras en la

SVE
10 ACTIVIDADES VARIAS

Brújula II

Actualización de formato cierre de brechas Proyecto Brújula.

Avanza

Creación del nuevo de formato para la identificación de mejoras.

Comunicados
internos
Elaboración de comunicados internos para temas relacionados al SGI.
10 ACTIVIDADES VARIAS

Suite Visión

Ajuste presentaciones Planes de emergencia y Políticas ESSA.

Encuesta SGI

Apoyo en la creación y cargue de encuesta SGI.

Instructivos

Revisión de instructivos (12) para homologación del proceso

Gestión pérdidas de energía eléctrica.
Presentó:
Laura Juliana Gómez Chávez