Fundamentos de la Dirección de Proyectos

Mg.Ing°Ricardo C. Aguirre Parra

•1 •30/04/2019
 Bienvenidos!

 Por favor apagar los teléfonos celulares

 No olviden de llenar su hoja de evaluación

•2
 Objetivos
 Conocer los motivos por los cuales algunos proyectos
fracasan y otros tienen éxito.
 Discutir las tareas fundamentales que hacen a la
Administración de un Proyecto
 Perspectiva general de la Administración de Proyectos y
las disciplinas que la conforman.
 Mencionar estándares, metodologías y frameworks
existentes.

•3
 ¿Qué es un proyecto?

 Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear

un producto, servicio o resultado único (PMI).

 Una forma de organizar actividades que no pueden ser

tratadas dentro de los límites operativos normales de la
organización.

 La capacidad de producir productos y/o servicios de una

empresa está dada por la capacidad para llevar a adelante
sus proyectos

•4
 ¿Probabilidades de éxito?

CHAOS Report (1994)

Exitosos
16%
Cancelados
31% Grande: 2.3 M
Mediano: 1.3 M
Chico: $ 400.000

Terminados
53%

Fuente: Standish Group - 1994

•5
 ¿Causas de fracaso?
Causas de fracaso %
1. Falta de input de usuarios 12,8
2. Req. y especificaciones incompletas 12,3
3. Cambios en req. y especificaciones 11,8
4. Falta de respaldo ejecutivo 7,5
5. Incompetencia tecnológica 7,0
6. Falta de recursos 6,4
7. Falsas espectativas 5,9
8. Objetivos no claros 5,3
9. Tiempos no realistas 4,3
10. Nuevas tecnologías 3,7
Otros 23,0
•6
 Receta para el éxito (1998)
Standish Group

Receta del éxito: CHAOS 10 (1998) %

1 - Respaldo ejecutivo 18,0
2 - Usuarios involucrados 16,0
3 - Experiencia del project manager 14,0
4 - Objetivos de negocio claros 12,0
5 - Alcances mínimos 10,0
6 - Infraestructura de software estándar 8,0
7 - Requerimientos "base" en firme 6,0
8 - Metodología formal 6,0
9 - Estimaciones confiables 5,0

10- Otros criterios (hitos pequeños, mejor

planificación, staff competente, ownership) 5,0
•7
 ¿Cómo evolucionó?
Standish Group

Éxito Cancelados Terminados Costos Tiempos Alcances

1994 16% 31% 53% 189% 222% 61%
1995 27% 40% 33%
1998 26% 28% 46% 69%
2000 28% 23% 49% 45% 63% 67%
2003 34% 15% 51%

 ¿Calidad?
 ¿Costos de mantenimiento?
 ¿Costo de oportunidad?

•8
 Areas de Experiencia del PM
 Fundamentos de la dirección de proyectos
 Ciclo de vida
 Grupos de Procesos (5)
 Areas de Conocimiento (9)
 Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación
 Comprensión del entorno del proyecto
 Conocimientos y habilidades de dirección general
 Habilidades interpersonales
 Comunicación efectiva, Influencia en la organización,
Liderazgo, Motivación, Negociación y gestión de conflictos,
Resolución de problemas.
•9
 Contexto de la Dirección de Proyectos
 Programas
 Portfolios
 Subproyectos
 Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)
 Objetivos de negocio
 Optimiza recursos de la organización
 Gestiona riesgo general
 Información consolidada y visión empresarial
 Stakeholders (Interesados)
 Cliente, sponsor, usuarios, equipo de desarrollo, etc.

•10
 Influencias
 Estructuras: Funcional / Matricial / Orientada a proyectos
Define:
 Autoridad del PM
 Disponibilidad de recursos
 Quien controla el presupuesto
 Rol del PM
 Culturas y estilos de organización
Valores, normas, convicciones, políticas y procedimientos,
percepción de relaciones de autoridad, ética laboral y horario
de trabajo.
 Métodos
•11
 •12

Organización funcional
Coordinación
Director
del proyecto ejecutivo

Gerente Gerente Gerente Gerente Gerente

funcional funcional funcional funcional funcional

Personal Personal Personal

Personal Personal Personal

Personal Personal Personal

Las casillas grises representan al personal que participa en

las actividades del proyecto.
 •13

Organización orientada a proyectos

Coordinación Director
ejecutivo
del proyecto

Gerente de proyecto Gerente de proyecto Gerente de proyecto

Personal Personal Personal

Personal Personal Personal

Personal Personal Personal

Las casillas grises representan al personal que participa en

las actividades del proyecto.
 •14

Organización matricial

Director
ejecutivo

Gerente Gerente Gerente Gerente Gerente

funcional funcional funcional funcional funcional

Personal Personal Personal

Personal Personal Personal

Director de proyecto Personal Personal

Coordinación
del proyecto
 Fundamentos de la Dir. Proyectos (1)

Ciclo de vida
 Entregables
 Fases (Cascada, espiral, iterativo, incremental, …)

Grupos de procesos
 Inicio
 Planificación
 Ejecución
 Seguimiento y control
 Cierre

•15
 Fases en el ciclo de vida

Fuente: PMBOK 3rd Edition

•16
 Fundamentos de la Dir. Proyectos (2)
Areas del Conocimiento
 Alcances
 Tiempos
 Costos
 Calidad
 Recursos Humanos
 Comunicaciones
 Riesgos
 Adquisiciones
 Gestión de la Integración del Proyecto
•17
 Gestión de Alcances
Incluye los procesos necesarios para asegurarse de que el
proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo
requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente.

 Planificación
 Definición  Enunciado del alcance
 Armado de la WBS (Work Breakdown Structure) - EDT
(Estructura de desglose del trabajo)
 Verificación
 Control

•18
 WBS – Work Breakdown Structure

Fuente: PMBOK 3rd Edition

•19
 Fundamentos de la Dir. Proyectos (2)
Areas del Conocimiento
 Alcances
 Tiempos
 Costos
 Calidad
 Recursos Humanos
 Comunicaciones
 Riesgos
 Adquisiciones
 Gestión de la Integración del Proyecto
•20
 Gestión del Tiempo
 Definición de actividades
 Secuencia de actividades
 Estimación de recursos
 Duración de las actividades
 Desarrollo del cronograma
 CPM (Critical Path Method) / PERT (Program Evaluation
Review Technique)
 CCM (Critical Chain Method)  TOC (Theory of Constraints)
 Control del cronograma
 EVM (Método de Valor Ganado), lo vemos más adelante...

•21
 Diagrama de redes

Fuente: PMBOK 3rd Edition

•22
 CPM – Camino crítico

•T1 •T2 •T4

•T3 •T5

•T7 •Fin
•T6

 Camino critico: Es la cadena mas larga de pasos dependientes

•23
 CCM – Cadena crítica

•Fin
•T1 ra •T2 rb •T4 rc

•T3 rb •T5 ra

•T6 rd
•T7

 Cadena critica: cadena mas larga de pasos dependientes por recursos compartidos.

•24
 Fundamentos de la Dir. Proyectos (2)
Areas del Conocimiento
 Alcances
 Tiempos
 Costos
 Calidad
 Recursos Humanos
 Comunicaciones
 Riesgos
 Adquisiciones
 Gestión de la Integración del Proyecto
•25
 Gestión de Costos
 Estimación de costos
 Tipos de estimaciones según la etapa del proyecto
 Orden de magnitud (-50% a +100%)
 Presupuesto definitivo (-10% a +15%)
 Técnicas de estimación
 Estimación por analogía
 Tarifas de costos por recursos
 Estimación ascendente
 Estimación paramétrica (líneas de código, puntos de función, etc.)
 Análisis de propuestas / licitaciones

 Presupuesto
 Control de costos
 EVM (Método de Valor Ganado)
•26
 Valor ganado (Earned Value)
Método de medición del rendimiento que integra medidas del
alcance del proyecto, costo y cronograma.

 Valor planificado (PV): costo presupuestado.

 Valor ganado (EV): cantidad presupuestada realmente completado.
 Costo real (AC): costo total incurrido en la realización de la
actividad.
 CV (Cost variance) = EV – AC
 SV (Schedule variance) = EV – PV
 CPI = EV / AC
 SPI = EV / PV
 ETC (Estimated to complete)
 EAC (Estimated at completion)

•27
 EVM – Earned Value Method

Fuente: PMBOK 3rd Edition

•28
 Fundamentos de la Dir. Proyectos (2)
Areas del Conocimiento
 Alcances
 Tiempos
 Costos
 Calidad
 Recursos Humanos
 Comunicaciones
 Riesgos
 Adquisiciones
 Gestión de la Integración del Proyecto
•29
 Gestión de Calidad
Calidad es “el grado en el que un conjunto de
características inherentes cumple con los requisitos”
(American Society for Quality, 2000).
Reconoce la importancia de:
 Satisfacción del cliente = conformidad con los requisitos
+ ser adecuado para el uso.
 Prevención sobre la inspección = el costo de prevenir
normalmente es menor que el costo de corregir.
 Responsabilidad de dirección = proporcionar los
recursos necesarios.
 Mejora continua = ciclo Plan-Do-Check-Act (Shewhart y
Deming)
•30
 Gestión de Calidad
Debe abordar tanto la gestión del proyecto como el producto del
proyecto.

La gestión de calidad complementa la dirección de proyectos y ambas

disciplinas reconocen la importancia de:
 Satisfacción del cliente = conformidad con los requisitos + ser adecuado
para el uso.
 Prevención sobre la inspección = el costo de prevenir normalmente es
menor que el costo de corregir.
 Responsabilidad de dirección = proporcionar los recursos necesarios.
 Mejora continua = ciclo Plan-Do-Check-Act (Shewhart y Deming)

Normalmente, el “costo de calidad” lo debe asumir la organización y no el

proyecto.

•31
 Gestión de Calidad
 Planificación  Normas de calidad relevantes
 Plan de gestión de calidad
 Métricas de calidad

 Aseguramiento
 Auditorías de calidad
 Análisis de procesos

 Control
 Inspección
 Diagrama de Pareto
 Diagrama de causa y efecto
 Otros diagramas (de control, de flujo, histograma, etc.)

•32
 Diagrama de Pareto

Fuente: PMBOK 3rd Edition

•33
 Diagrama de Causa y Efecto

Fuente: PMBOK 3rd Edition

•34
 Diagrama de Control

Fuente: PMBOK 3rd Edition

•35
 Diagrama de Control

Fuente: PMBOK 3rd Edition

•36
 Estándares y marcos referenciales
 PMBOK - Project Management Body of Knowledge (PMI)
 PRINCE2 - PRojects IN a Controlled Environment
Office of Government Commerce (OGC) – UK
 OPM3 - Organisational Project Management Maturity
Model (PMI)
 ISO 10006:2003, Quality management systems - Guidelines
for quality management in projects
 RUP – Rational Unified Process
 CMM – Capability Maturity Model (SEI)
 Métodos ágiles (SCRUM)
 MSF (CMMI / Agile) – Microsoft Solutions Framework
•37
 Manifesto for Agile Software Development

We are uncovering better ways of developing

software by doing it and helping others do it.
Through this work we have come to value:
 Individuals and interactions over processes and tools
 Working software over comprehensive documentation
 Customer collaboration over contract negotiation
 Responding to change over following a plan
That is, while there is value in the items on
the right, we value the items on the left more.
http://agilemanifesto.org
•38
 SCRUM Framework
•Daily Scrum Meeting
• Done since last meeting
• Plan for today •24 hours
• Obstacles?

• Estimation Meeting
•Sprint Planning Meeting •SprintReview Meeting
•Backlog tasks •30 days • Demo features to all
• Review Product Backlog
•expanded • Retrospective
•Commit to 30 days
• Sprint Goal
•by team

•Vision
•Product Backlog
•Potentially Shippable
•Prioritized Features
•Sprint Backlog •Product Increment
•desired by Customer
•Features assigned to Sprint
•Estimated by team

•39
 CMM – Capatility Maturity Model

•40
 CMM – Capatility Maturity Model

•41
 Fundamentos de la Dir. Proyectos (2)
Areas del Conocimiento
 Alcances
 Tiempos
 Costos
 Calidad
 Recursos Humanos
 Comunicaciones
 Riesgos
 Adquisiciones
 Gestión de la Integración del Proyecto
•42
 Gestión de Recursos Humanos
 Planificación
 Diseñar la organización del proyecto (OBS)
 Decidir hacer o contratar
 Establecer habilidades necesarias
 Establecer roles y responsabilidades

 Armar el equipo del proyecto

 Negociar la obtención
 Influir en las prácticas de reclutamiento
 Contratar

 Gestionar el equipo del proyecto

 Team building
 Sistema de reconocimiento
 Entrenamiento
 Comunicación
 Velar por la performance del equipo

•43
 Gestión de Recursos Humanos (2)
 Conducción de grupos humanos
 Liderar
 Negociar
 Resolver problemas
 Comunicar

 Tipos de autoridad
 Formal
 Coercitiva
 Referente
 Reconocedor (Reward)
 Experto
•44
 Gestión de Recursos Humanos (3)
 Estilos de dirección
 Laissez-faire (dejar hacer)
 Autocrático
 Democratico

 Resolución de conflictos
 Resolución (Confrontation – Problem Solving)
 Compromiso
 Suavización
 Forzada
 Retirada

•45
 Motivación
 Teoría de Maslow
 Auto actuación
 Estima
 Necesidades sociales
 Seguridad
 Necesidades fisiológicas

 Teoría X e Y de McGregor
 Teoría de Herzberg y de las Expectativas (Expectancy)

Tao de los líderes = el líder presta atención a cómo ocurren las

cosas, ese es el principio único.

•46
 Fundamentos de la Dir. Proyectos (2)
Areas del Conocimiento
 Alcances
 Tiempos
 Costos
 Calidad
 Recursos Humanos
 Comunicaciones
 Riesgos
 Adquisiciones
 Gestión de la Integración del Proyecto
•47
 Gestión de las Comunicaciones

 Planificación
 Quien, qué, cuándo, cómo, por quien.
 Distribución de la información
 Informes de rendimiento
 Gestión de las comunicaciones

•48
 Comunicaciones interpersonales

 Comprender el exacto sentido e intención de los mensajes de

las otras personas con las cuales nos relacionamos.
 Comunicación franca y sin jerarquías.
 Ganar la aceptación de los otros, de nuestras ideas y de
nosotros mismos.
 Si las ideas nacen de un miembro del equipo mucho mejor!
 Es muy importante el cómo se dicen las cosas.

•49
 Team Building

 Ser un comunicador eficaz y fomentar la comunicación

 Reunión de lanzamiento (Kick-off)
 Reuniones periódicas “efectivas”
 War room
 Estructura organizacional de tipo matricial (Tight Matrix)
 ...

•50
 Niveles de comunicación
1. Hechos: comentamos lo que hacemos
2. Opinión: nos relacionamos desde lo que pensamos
3. Creencias / experiencia de vida: comunicamos lo que
creemos, nuestra experiencia de vida, aquellas cosas que nos
marcaron para bien o para mal. Compartimos valores que
aprendimos o que queremos vivir.
4. Sentimientos: revelamos nuestros límites. Somos
vulnerables.
5. Necesidades y deseos: desnudamos lo que necesitamos.
6. Nos encontramos con nuestro ser más profundo y con el ser
más profundo del otro: soy yo mismo sin máscaras.
7. Nuestro yo más profundo puede desbordar o abrirnos a
lo que el viviente cree, necesita, siente y es… Es la
experiencia de Dios, al alcance de todos.
•51
 Fundamentos de la Dir. Proyectos (2)
Areas del Conocimiento
 Alcances
 Tiempos
 Costos
 Calidad
 Recursos Humanos
 Comunicaciones
 Riesgos
 Adquisiciones
 Gestión de la Integración del Proyecto
•52
 Gestión de Riesgos

 Planificación de la gestión de riesgos

 Identificación de riesgos
 Análisis cualitativo
 Análisis cuantitativo
 Planificación de respuestas
 Seguimiento y control

•53
 Fundamentos de la Dir. Proyectos (2)
Areas del Conocimiento
 Alcances
 Tiempos
 Costos
 Calidad
 Recursos Humanos
 Comunicaciones
 Riesgos
 Adquisiciones
 Gestión de la Integración del Proyecto
•54
 Gestión de las Adquisiciones

 Planificación – Determinación de la necesidad de

contratar o comprar
 Planificación de la contratación
 Recepción de propuestas
 Presupuestos / Propuestas
 Licitaciones
 Selección de vendedores
 Administración de contratos
 Cierre de contratos

•55
 Fundamentos de la Dir. Proyectos (2)
Areas del Conocimiento
 Alcances
 Tiempos
 Costos
 Calidad
 Recursos Humanos
 Comunicaciones
 Riesgos
 Adquisiciones
 Gestión de la Integración
•56
 Gestión de la Integración

 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

 Desarrollar el enunciado del Alcance del Proyecto
preliminar
 Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto
 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto
 Supervisar y controlar el trabajo del proyecto
 Control integrado de cambios
 Cierre del proyecto

•57
 Integración

Alcance Calidad Costo

Riesgos

Tiempo

•58
 Integración
Area / Proceso Iniciación Planificación Ejecución Control Cierre
Supervisar y Controlar
el trabajo
Integración
Acta de constitución Dirigir y gestionar Control integrado de
del Proyecto Plan de Gestión ejecución cambios Cerrar el proyecto
Planif. Alcances
Alcance Definición Alcances Verificación Alcance
Crear EDT Control de Alcance
Def. Actividades
Def. Secuencia Act.
Tiempos Estimación Recursos
Estimación Duración Control del
Desa. Cronograma cronograma
Estimación Costos
Costo
Presup. Costos Control de costos
Aseguramiento
Calidad
Planificación Calidad Calidad Control de calidad
Adq. Equipo Proyecto Gestión Equipo
Recursos Humanos
Planificación RRHH Des. Equipo Proyecto Proyecto
Informar rendimiento
Comunicaciones
P. Comunicaciones Distribución Info Gestionar interesados
P.Gestión de Riesgos
Identific. Riesgos
Riesgos Análsis Cualitativo
Análisis Cuantitativo Seguimiento y control
Planif. Respuestas de riesgos
P. Compras y Adq. Solicitar respuestas
Adquisiciones
P. Contrataciones Seleccionar Vendedor Adm. de contratos Cierre de contratos

•59
 Integración
Planificación
Product Desc
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Strategic Plan
Proj. Selection Criteria ALCANCES TIEMPOS TIEMPOS TIEMPOS
Historical Info
Activity List 6.2 Proj Netw Diag 6.4
5.2 6.1 Activity Schedule
Scope Planning Activity Definition Sequencing Development

Scope Stmt WBS,Scope Smt. Upd

TIEMPOS Activ. Dur. Estimates
Inicio
----------------------------------- ALCANCES Activity List 6.3 Proj Schedule
Activity Duration Risk Mgmt Plan
COSTOS Estimating
ALCANCES 5.3 Project Schedule
COSTOS
Scope Definition
7.1 Resource
5.1 Initiation Planning COSTOS Cost Estimates 7.3 Cost Baseline
Cost Budgeting
WBS,Scope Smt. Upd
7.2
WBS Cost Estimating

Proj. Charter Risk Mgmt Plan

INTEGRACION
PM Ident. & Assign
RIESGOS
Constraints
Assumptions 4.1 Project Plan
WBS 11.1
Development
Risk Management
Planning

CALIDAD Recursos Humanos Recursos Humanos ADQUISICIONES

ADQUISICIONES

8.1 9.1 Organizational 9.2 12.2 Solicitation

12.1 Procurement
Quality Planning Planning Staff Acquisition Planning
Planning

Comunicaciones
RIESGOS RIESGOS RIESGOS
RIESGOS
Risks,
11.3 11.4 11.5
10.1 11.2 Triggers
Qualitative Risk Quantitative Risk Risk Response
Communications Risk Identification
Analysis Analysis Planning
Planning

Ejecución Control
------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------
INTEGRACION Comunicaciones INTEGRACION
Perf. Reports
Change Requests
4.2 Project Plan 10.3 Performance 4.3 Integrated
Execution Reporting Change Control

Recursos
CALIDAD ALCANCES ALCANCES TIME
Humanos

8.2 5.4 5.5 Scope 6.5

9.3 Team
Quality Assurance Scope Verification Change Control Schedule Control
Development

ADQUISICIONES ADQUISICIONES Comunicaciones

COSTOS CALIDAD RISK
Proposals
12.3 12.4 10.2 Information 11.6
Solicitation Source Selection Distribution 7.4 8.3 Risk Monitoring
Cost Control Quality Control and Control

ADQUISICIONES

Contract
12.5 Contract
Administration

Cierre
----------------------------------------------------------
Comunicaciones
ADQUISICIONES
Contract File
Formal acceptance
10.4
12.6 and Closure

•60
Administrative
Contract Closeout
Closure
 Conclusiones
 No hay una metodología mejor que otra, todo depende
de cada caso en particular.
 Evaluar donde estamos parados y aplicar cambios
gradualmente.
 ¿Por donde empezamos?
 Las personas (equipo de trabajo y nosotros mismos)
 Las “habilidades interpersonales” pueden ser desarrolladas. Nos afectan
tanto en el trabajo como en nuestra vida privada.
 Los procesos, herramientas y técnicas.

•61
 Referencias
 PMBOK - Project Management Body of Knowledge
 www.pmi.org Project Management Institute
 http://agilemanifesto.org/ Manifesto for Agile Software
Development
 www.microsoft.com/msf Microsoft Solution Framework
 http://www.sei.cmu.edu/ Software Engineering Institute (CMM)
 http://www.gantthead.com/ Resources for IT PM
 http://www.pmvalue.com.ar PMValue – Consultoría, capacitación
 http://www.idp-proyectos.com.ar/ IDP Proyectos – Consultoría,
capacitación
 http://www.iaap.com.ar Instituto Argentino de Administración de
Proyectos – Consultoría, capacitación
 www.viainfo.com.ar Vía Informática - Slides de esta presentación
y artículos varios.

•62
 ¿Temas de interés?
 Gestión de Recursos Humanos y Comunicaciones
 Gestión de Requerimientos
 Gestión de Riesgos
 SCRUM
 CMM – Capability Maturity Model (SEI)
 MSF – Microsoft Solutions Framework
 ¿Otros?

•63